Compliance

Definition Compliance

Unter Compliance versteht man die Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Regelungen und Richtlinien in einem Unternehmen. Werden diese verletzt, kann das eine persönliche Schadensersatzhaftung für die Geschäftsleitung zur Folge haben.

Zu den Pflichten des Compliance-Managements gehört beispielsweise die arbeitsrechtliche Einhaltung der Datenschutz-Auflagen. Des Weiteren muss das Unternehmen im Rahmen von Compliance aber auch für die Einhaltung von steuer- und handelsrechtlichen Bestimmungen sorgen.

Welche Themen gehören zu Compliance?

Der Themenbereich Compliance erweitert sich unregelmäßig durch neue Regelungen und Richtlinien. Gesetze werden durchgehend angepasst, verfeinert oder erweitert. Das hat einen Einfluss auf Compliance.

Die Verfehlungen von Unternehmen dringen nicht immer an die Öffentlichkeit, deshalb ist vielen Unternehmer:innen gar nicht bewusst, wie breit das Themenfeld Compliance ist.

Zu Compliance gehören diese Bereiche:

• Korruptionsprävention
• Insidergeschäfte
• Geldwäsche
• Bekämpfung von Terrorismus
• Kartell- und Wettbewerbsrecht
• Betrugsprävention
• Arbeitssicherheit
• Datenschutz
• das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz
• Informationsschutz
• Exportkontrolle
• Verhaltenskodex, Grundsätze und Werte
• Geschenke und Zuwendungen
• Sponsoring
• Interessenkonflikte
• Produkte
• Umweltschutz
• Pflichtendelegation
• Qualitätsmanagement

All diese Bereiche sind gesetzlich durch festgelegte Regelungen verankert und erfordern die Einhaltung dieser Gesetze.

Rechtliche Grundlagen und Anforderungen

Die rechtlichen Grundlagen für Compliance sind weitreichend und können sogar über die Landesgrenzen hinausgehen. Bei Auslandsgeschäften müssen auch die gesetzlichen Regelungen anderer Staaten beachtet werden, sofern diese nicht stark vom nationalen Grundrecht abweicht.

In Deutschland ist die Grundlage für Compliance in mehreren Rechtsformulierungen zu finden:

Im Arbeitsrecht hat Compliance eine besondere Bedeutung. Das bereits erwähnte allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sieht vor, dass alle Menschen unabhängig von Geschlecht, Glauben, Ethnie und allen weiteren Merkmalen gleich behandelt werden müssen. Es darf also niemand beim Gehalt, der Auswahl der Aufgaben oder sonstigen Entscheidungen benachteiligt werden.

Zum Arbeitsrecht gehören aber beispielsweise auch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das die Regelungen für die Arbeitszeitbegrenzungen festlegt oder das Mutterschutzgesetz (MuSchG), das Mütter und deren Kind schützt.

Je nach Rechtsform betreffen ein Unternehmen mehr oder weniger gesetzliche Regelungen. So müssen sich börsennotierte Gesellschaften auch an den deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) halten, der Vorschriften für die Unternehmensführung enthält.

Auch der Handel mit Wertpapieren oder die Handhabung von Krediten sind in eigenen Gesetzen wie dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) oder dem Kreditwesengesetz (KWG) festgelegt und müssen beachtet werden.

Dazu kommen aber auch Regelungen, die nicht explizit in Gesetzen festgelegt sind. Dazu gehören beispielsweise firmeninterne Richtlinien wie die Vertretung der Werte oder der Verhaltenskodex. Aber auch die Grundsätze ehrbarer Kaufleute, die bereits seit dem 12. Jahrhundert eine gewisse Gültigkeit besitzen. Diese Grundsätze setzen kooperative und nachhaltige Handlungen voraus, die nicht darauf abzielen, anderen Kaufleuten zu schaden, um dadurch einen Vorteil zu erreichen.

Im Grunde umfasst Compliance also alle wichtigen Gesetze, die in Verbindung mit einem Unternehmen stehen, aber auch die Verhaltensrichtlinien, die einzelne Branchen und Bereiche selbst erschaffen haben, um den fairen Wettbewerb aufrechtzuerhalten.

Compliance Ziele

Das Ziel von Compliance ist die Einhaltung all dieser Gesetze und Richtlinien von allen Mitarbeiter:innen, Angestellten, Führungskräften und der Chefetage. Das gesamte Unternehmen und jeder darin hat sich im Rahmen von Compliance an diese Vorgaben zu halten.

Mit der Einrichtung eines Compliance-Managements wird dafür gesorgt, dass diese Ziele erreicht werden und Fehlverhalten vermieden wird.

Zum übergeordneten Ziel gibt es aber auch einige Ziele, die mit dem Compliance-Management zusätzlich erreicht werden können:

• höhere Effizienz und Effektivität
• höhere Mitarbeitermotivation
• Begrenzung und Minimierung der Risiken
• Verbesserung des Unternehmensansehens
• Korruptionsprävention im Vertrieb
• Transparenz

Compliance-Management im Unternehmen einführen

Ein Compliance-Management im eigenen Unternehmen zu etablieren, ist mit ein wenig Aufwand verbunden. Allen voran steht die Definition von Compliance für das eigene Unternehmen und die Entscheidung, wie das Management aussehen soll, inklusive des verfügbaren Budgets.

Wichtig ist auch, die Kompetenzen des Compliance-Managements festzulegen. Am besten funktioniert das, wenn das Compliance-Management wie ein Projekt behandelt wird. Dabei wird mit einer Projektleitung und einem Projektplan gearbeitet.

Die Vorgehensweise des Compliance-Managements sollte so aussehen, dass mit einem zuvor festgelegten Dokumentationsverfahren Defizite, Regelverstöße und Fehlverhalten festgehalten werden. Anschließend werden diese dokumentierten Vorfälle aufgearbeitet und nach Lösungen gesucht, um diese in Zukunft zu vermeiden.

Dabei können auch Dinge festgehalten werden, die kein Regelverstoß sind, aber kurz davor stehen, einer zu sein oder einen anderen Regelverstoß hervorrufen könnten. Schließlich soll das Compliance-Management auch der Prävention von weiteren Regelverstößen dienen.

Die im Compliance-Management entschiedenen Maßnahmen werden in den betrieblichen Regelprozess aufgenommen, um ähnliche Verstöße in Zukunft zu vermeiden.

Durch die stetigen Veränderungen in Gesetzen und auch in der Arbeitsweise, ist das Compliance-Management ein ständiger Prozess, der niemals abgeschlossen ist.

Fazit

Compliance ist ein wichtiger Aspekt in allen Unternehmen. Die Einhaltung von gesetzlichen Regelungen und internen Richtlinien stehen dabei im Fokus. Um diese einzuhalten, anzupassen oder zu verbessern, ist ein Compliance-Management nötig. Die Einführung eines Compliance-Managements kann zwar aufwendig sein, aber das Ergebnis lohnt sich entsprechend. Regelverstöße können nicht nur interne Probleme verursachen, sondern im schlimmsten Fall auch hohe Strafen nach sich ziehen.