Die Erstellung einer korrekten Buchführung gilt unter Gründern als eine der höheren Hürden des Einstiegs ins Geschäftsleben. Tatsächlich muss jedoch niemand mehr Angst vor der doppelten Buchführung oder der Einnahmeüberschussrechnung haben. Gut gepflegte und bewährte Software schafft heutzutage eine sichere EDV-Grundlage für die Buchführung. Alle Geschäftsvorgänge werden zeitlich und sachlich lückenlos in Zahlen gefasst. Die klassischen Buchungen, die früher mit Papier und Stift vorgenommen wurden und eine ganze Abteilung beschäftigen konnten, werden dank der Buchhaltungs-Software simultan von der Elektronischen Datenverarbeitungsanlage getätigt.
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, seine Bücher ordnungsgemäß zu führen. So steht es in § 238 des Handelsgesetzbuches. Diese jahrhundertealte Pflicht zur jederzeit nachprüfbaren Buchführung gilt selbstverständlich auch für die EDV-Buchführung. In den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV (Datenverarbeitungs-) -gestützter Buchführungssysteme (GoBS) hat der Gesetzgeber die Regelungen für die klassische Papier-Buchführung auf die EDV-unterstützten Varianten übertragen. Auch in der papierlosen Buchführung muss jeder Geschäftsvorfall retrograd und progressiv prüfbar sein. Einmal erfolgte Buchungen dürfen nicht verändert werden. Hinsichtlich der Verfahrensdokumentationen und Aufbewahrungspflichten gelten unverändert die Richtlinien des allgemeinen Buchhaltungswesens.
Der klassische Buchhalter war ein geduldiger Mensch. Posten um Posten trug er handschriftlich ein und stellte die Daten nach den Regeln seiner Zunft zu übersichtlichen Vergleichen zusammen. Der klassische Buchhalter musste die Kunst der Buchhaltung von der Pike auf lernen, denn es gab keine Maschine, die ihm die Arbeit der Bilanzierung abgenommen hätte. Heute kann der Intellekt für andere Aufgaben genutzt werden. Das unvergleichlich größere und reaktionsschnellere Speichervermögen der EDV Buchhaltung macht die umständliche Registrier- und Vergleichsarbeit zu einer Sache von wenigen Sekunden. Denn die eingegebenen Daten werden dank der intelligenten Software nicht nur erfasst, sondern durch logische Bezüge miteinander verknüpft und nach von Ihnen definierten Aspekten ausgewertet. So bringen Sie innerhalb eines Bruchteils der sonst üblichen Arbeitszeit Übersicht in Ihre Stamm- und Bewegungsdaten und leiten daraus verschiedene nützliche Resultate ab.
Zu den Stammdaten zählen alle Größen, die innerhalb Ihres Unternehmens über längere Zeit stabil bleiben. Dazu gehören der Kontenplan und die Bezeichnungen der Konten. Die Gliederung der Bilanz ist ebenso stabil wie Kunden- und Lieferantendaten sowie die Daten Ihres Unternehmens. Stammdaten stellen bei Geschäftsanalysen die Auswertungskriterien dar – wie viele Kunden haben Sie aus welcher Branche, wie hoch ist die Zahl der Filialen?
Bewegungsdaten, der Name verrät es bereits, sind dynamisch. Sie verändern sich schnell, meist von Geschäftsvorfall zu Geschäftsvorfall. Die Soll-und-Haben Konten zählen ebenso zu ihnen wie alle Buchungsdaten und -belege. Bewegungsdaten liefern bei Geschäftsanalysen die Fakten – wie hoch ist der Umsatz pro Kunde oder pro Filiale?
Die Vernetztheit der EDV Buchhaltung stellt ihren großen Vorteil dar. Binnen Bruchsekundenteilen vergleicht die Software Daten und stellt relevante Zusammenhänge her. Erfassen von Buchungsvorgängen und ihre Verarbeitung sind ein Arbeitsschritt. Automatisch werden alle Geschäftsvorfälle protokolliert. Fälligkeitslisten sind mit einem Mausklick zu generieren. Ebenfalls automatisch können jederzeit Gewinn- und Verlustrechnungen erstellt werden. Mit einer EDV Buchhaltung legen Sie problemlos Statistiken zu Ihrem Geschäftsverlauf an. Ebenso leicht ist die Umsatzsteuervoranmeldung aufgestellt. Des weiteren verschaffen Sie sich einen raschen Überblick Ihrer Kontenstände und können diese ausdrucken.
EDV Buchführung spart jede Menge Zeit, die für kreative unternehmerische Dinge eingesetzt werden kann. Aber sie hilft nicht nur Aufwand vermeiden, sondern ist auch der beste Garant gegen Fehler und Versäumnisse. Gerade für Neulinge auf dem Gebiet der Buchführung sollte das eine große Beruhigung sein, denn Fehler und Unvollständigkeiten in den Büchern können hohe Geldstrafen und sogar den Entzug der Gewerbeberechtigung nach sich ziehen. Programme wie „lexoffice“ besitzen Prüfroutinen, die alle Angaben gegenchecken und bei Unstimmigkeiten Alarm schlagen. Und die programmimmanenten Updates garantieren Ihnen, dass Sie sich in Ihrer Buchführung immer auf dem neusten Gesetzesstand befinden.
