Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder kurz EÜR – hinter diesem komplizierten Namen verbirgt sich ein vereinfachtes Verfahren der Gewinnermittlung für das Finanzamt. Dabei werden Betriebsausgaben und -einnahmen gegenübergestellt. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) darf von Freiberuflern und Kleinunternehmen angewendet werden, die aufgrund bestimmter Voraussetzungen zu einer einfachen Buchführung berechtigt sind. Alle anderen Unternehmen führen im Rahmen der doppelten Buchführung eine sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) durch.

Umgangssprachlich ist die EÜR auch als „4/3-Rechnung“ bekannt. Damit ist § 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) gemeint, in dem die die gesetzlichen Grundlagen festgehalten sind. Konkrete Hinweise, wie die EÜR durchzuführen ist, finden sich auch in der Abgabenordnung (AO), insbesondere in § 158.

Wer darf eine EÜR durchführen?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) stellt für Unternehmer eine erhebliche Erleichterung dar, da sie weniger aufwendig ist als die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Der Gesetzgeber berechtigt folgende Unternehmen bzw. Personen zu einer einfachen Buchführung und damit zu einer EÜR:

  • Freiberufler (wie etwa Rechtsanwälte, Ärzte, Heilpraktiker, Architekten, Journalisten, etc.) unabhängig von ihrem Umsatz und Gewinn
  • Gewerbliche Unternehmen oder Selbstständige, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und die nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erzielen
  • Landwirtschaftliche Betriebe, die nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erzielen

Vorsicht: Wer freiwillig eine doppelte Buchführung wählt, obwohl er dazu nicht verpflichtet ist, darf keine EÜR erstellen!

Eine weitere Erleichterung sieht der Gesetzgeber für Kleinunternehmer vor, die einen Umsatz von weniger als 17.500 Euro pro Jahr aufweisen. Sie müssen nicht das vom Finanzamt vorgegebene Formular verwenden, sondern dürfen eine formlose Einnahmen-Ausgaben-Übersicht erstellen.

Zweck der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die EÜR dient der Gewinn- oder Verlustermittlung. Mit der EÜR werden ganz einfach die jährlich anfallenden Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Übersteigen die Betriebseinnahmen die Ausgaben, spricht man von einem Gewinn. Sind dagegen die Ausgaben höher als die Einnahmen, handelt es sich um einen Verlust.

Der Gewinn eines Unternehmens stellt für das Finanzamt eine wichtige Grundlage für die Besteuerung dar. Beispielsweise beeinflusst der Gewinn die Höhe der Umsatzsteuer, der Einkommenssteuer sowie allfälliger Körperschafts- und Gewerbesteuern.

Grundlage der EÜR: das Zufluss- und Abflussprinzip

Die EÜR basiert auf dem sogenannten Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet, dass nur die Beträge zählen, die tatsächlich zu- und abfließen. Nicht das Datum der Rechnungsstellung ist daher entscheidend, sondern das Datum, an dem eine Zahlung tatsächlich geleistet wird. Stellt der Unternehmer beispielsweise im Dezember eine Rechnung aus, die der Kunde erst im Januar bezahlt, dann darf die Einnahme erst im Januar berücksichtigt werden. Darin besteht der wichtigste Unterschied zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) im Rahmen der doppelten Buchführung, wo der Zeitpunkt entscheidend ist, an dem eine Forderung entsteht.

Eine wichtige Ausnahme vom Zufluss- und Abflussprinzip stellen regelmäßig wiederkehrende Zahlungen dar. Hier gilt die sogenannte 10-Tage-Regelung: Werden regelmäßig anfallende Einnahmen oder Ausgaben (z.B. Gehälter oder Miete) bis zu 10 Tage vor oder 10 Tage nach dem 31. Dezember geleistet, dann zählen sie zu dem Wirtschaftsjahr, in das sie tatsächlich gehören.

Aufbau einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Grundsätzlich gliedert sich eine EÜR in Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Zu den typischen Betriebseinnahmen zählen beispielsweise:

  • Einnahmen für Warenverkäufe oder Dienstleistungen
  • Eingenommene Umsatzsteuer
  • Sachentnahmen
  • Private Nutzung von Telefon oder Fahrzeugen

Unter Betriebsausgaben fallen:

  • Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen
  • Löhne und Gehälter der Mitarbeiter
  • Abschreibungen
  • Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
  • die an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer

Grundsätzlich gilt: Umsatzsteuerfreie Umsätze werden getrennt von umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen erfasst. Größere Anschaffungen mit einer längeren Nutzungsdauer, beispielsweise Kfz, Möbel oder Computer, dürfen nicht direkt zu den Ausgaben gerechnet werden. Sie gelten als Betriebsvermögen, für das jährliche Abschreibungen abgezogen werden – die Ausgaben werden somit auf mehrere Jahre verteilt. Davon ausgenommen sind geringwertige Wirtschaftsgüter, die weniger als 150 Euro gekostet haben.

Aufzeichnungspflichten im Rahmen der EÜR

Die Einnahmen und Ausgaben werden in der EÜR einzeln aufgegliedert und chronologisch geordnet. Zum Nachweis müssen für alle Einnahmen und Ausgaben Belege vorliegen, die das Finanzamt überprüfen kann. Für diese Belege gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten. Für Originalbelege beträgt dieser Zeitraum beispielsweise 10 Jahre. Auch Privatentnahmen und Privateinlagen müssen belegt werden!

EÜR mit Online-Buchhaltungs-Software erstellen

Zwar ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR) eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Dennoch gilt es eine Reihe von Regeln zu beachten, damit die Rechnung am Ende korrekt ist und den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Für Selbstständige, Kleinunternehmer und Gründer stellen Online-Buchhaltungs-Programme wie „lexoffice“ eine erhebliche Erleichterung dar: Sie vereinfachen die Aufzeichnung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben über eine intuitive Benutzeroberfläche, die kein Buchhaltungs-Vorwissen voraussetzt. Anschließend lässt sich mit wenigen Klicks eine korrekte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR) erstellen, die den Vorgaben des Finanzamts entspricht.

Als Kleinunternehmer, Freiberufler oder Gründer ist es somit nicht nötig, externe Dienstleister für die EÜR in Anspruch zu nehmen – oder aber wertvolle eigene Zeit und Mühe zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten zu investieren.