Einnahmenüberschussrechnung – leicht gemacht

Einnahmenüberschussrechnung: Gewinn ermitteln leicht gemacht

Auf welche Art und Weise Sie Ihren Gewinn ermitteln, bleibt Ihnen überlassen. Zur Wahl stehen die Bilanzierung und die Einnahmenüberschussrechnung. Die Einnahmenüberschussrechnung erleichtert die Gewinnermittlung. Denn hier genügt es, die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüberzustellen. Sie müssen keine umfangreiche Buchführung einrichten oder Bilanzen aufstellen. Am Ende jeden Geschäftsjahrs müssen Sie lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen – nach der einfachen Formel:

Betriebseinnahmen ./. Betriebsausgaben = Gewinn/Verlust

Freiberufler dürfen sich immer die Einnahmenüberschussrechnung aussuchen, gleichgültig, welchen Umsatz oder Gewinn sie erwirtschaften. Das unterscheidet sie von anderen Selbstständigen. Gewerbetreibende dürfen nur dann ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, wenn

  1. der Jahresumsatz 600.000 Euro nicht übersteigt und
  2. der Jahresgewinn sich auf höchstens 60.000 Euro beläuft.

Darüber hinaus wird jeder Unternehmer, der im Handelsregister eingetragen ist, buchführungspflichtig. Die Konsequenz: Er ist verpflichtet zu bilanzieren – und darf keine Einnahmenüberschussrechnung mehr vornehmen.

Einnahmenüberschussrechnung – oder auch 4/3-Rechnung

Die Einnahmenüberschussrechnung ist eine einfache Art, seinen Gewinn zu ermitteln. Es gelten keine besonderen Vorschriften – außer der, die der Einnahmenüberschussrechnung ihren Namen »4/3-Rechnung« gegeben hat: In § 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz ist vorgeschrieben, was es bedeutet, eine Einnahmenüberschussrechnung zu machen.

»Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens sind in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufzunehmen.«

Bei der Einnahmenüberschussrechnung sind einfache Aufzeichnungen völlig ausreichend. Trotzdem müssen Sie sich an einige Vorgaben halten:

  • Schreiben Sie alle Einnahmen und Ausgaben so auf, dass ein Dritter sie leicht überprüfen kann.
  • Die Aufzeichnungen müssen fortlaufend sein und außerdem das Datum und den genauen Verwendungszweck enthalten.
  • Die Einnahmen und Ausgaben müssen netto sowie getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen aufgestellt werden.
  • Für alle betrieblichen Anschaffungen müssen Sie ein Anlageverzeichnis führen.

Mit Zufluss-Abfluss-Prinzip Gewinn steuern

Die Gewinnermittlung bezieht sich bei der Einnahmenüberschussrechnung immer auf das Kalenderjahr. Entscheidend ist das sogenannte Zufluss-/Abfluss-Prinzip – und damit das Jahr der Zahlung. Wann eine Forderung fällig ist, ist bei der Einnahmenüberschussrechnung nicht wichtig. Das bedeutet:

  • Einnahmen werden in dem Jahr berücksichtigt, in dem sie tatsächlich auf dem Konto eingegangen sind.
  • Ausgaben werden in dem Jahr berücksichtigt, in dem sie tatsächlich gezahlt worden sind.

Einzige Ausnahme vom Zufluss-Abfluss-Prinzip ist die sogenannte Zehn-Tage-Regel. Diese betrifft regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben wie Mieten, Zinsen oder Versicherungsprämien. Hier gilt:

  • Zahlungen am Jahresende für das Folgejahr Einnahmen und Ausgaben, die zwischen dem 22. und dem 31. Dezember gezahlt werden, aber das nachfolgende Jahr betreffen, werden steuerlich erst im Folgejahr angerechnet.
  • Zahlungen im Januar für das Vorjahr Einnahmen und Ausgaben, die zwischen dem 1. und dem 10. Januar für das Vorjahr gezahlt werden, werden steuerlich noch im Vorjahr berücksichtigt.

Die Zehn-Tage-Regel betrifft auch die Umsatzsteuer-Vorauszahlung – zumindest die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Dezember oder das vierte Quartal. Diese ist am 10. Januar fällig, betrifft aber noch das Vorjahr. Wird sie bis zum 10. Januar bezahlt, gehört der Betrag steuerlich auf jeden Fall in das vorangegangene Wirtschaftsjahr.

Einnahmenüberschussrechnung: Formulare, Formulare

Ab einer Umsatzgrößenordnung von 17 500 Euro im Jahr müssen Sie für Ihre Einnahmenüberschussrechnung das Formular »Anlage EÜR« der Finanzverwaltung nutzen. Liegen Ihre Einnahmen unterhalb dieser Grenze, dürfen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben ohne Vorgaben aufstellen und eine individuelle Einnahmenüberschussrechnung vornehmen. Allerdings müssen Ihre Daten für Dritte – sprich für das Finanzamt und seine Prüfer – nachvollziehbar sein.

Mit der Anlage EÜR ist es noch nicht getan. Zusätzlich zur Anlage EÜR müssen Sie beim Finanzamt ein Anlageverzeichnis über sämtliche Wirtschaftsgüter im Unternehmen einreichen. Und den Gewinn (oder Verlust), den Sie in Ihrer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, müssen Sie zusätzlich in das Formular »Anlage S« für Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit übertragen. Alle Formulare müssen Sie – inklusive des Mantelbogens der Steuererklärung – elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Dies funktioniert entweder über das Elster-Portal oder über die gängigen Buchführungsprogramme.

Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz – Ihre Wahl

Jeder Unternehmer darf seinen Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, aber nicht alle müssen. Die Entscheidung fürs Bilanzieren kann aber im Einzelfall gute Gründe haben, zum Beispiel, weil eine Bilanz Rückstellungen oder Teilwertabschreibungen erlaubt. Manchmal sind es die Kreditgeber, die mit Blick auf größere Transparenz eine Bilanzierung verlangen. In jedem Fall sollte dieser Schritt – der übrigens immer nur zu Beginn eines Jahres möglich ist – wohlüberlegt sein und keinesfalls ohne die Beratung eines Fachmanns getan werden. Denn die Anforderungen an diese Art von Buchführung sind sehr viel höher als bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Die Bilanzierung verwirklicht das System der »doppelten Buchführung«. Jeder Geschäftsvorfall ist unter den Aspekten der Herkunft und der Verwendung doppelt – einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite – zu buchen. Alle Geschäftsvorfälle werden also doppelt erfasst:

  • Jeder Vorfall wird doppelt gebucht.
  • Der Gewinn wird auf doppelte Art und Weise ermittelt, und zwar zum einen in der Bilanz, zum anderen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Aufgrund der hohen Komplexität sollten Bilanz und GuV stets von einem Steuerberater erstellt werden. Ob die Bilanzierung für Sie tatsächlich sinnvoller ist als eine Einnahmenüberschussrechnung, müssen Sie ebenfalls mit Ihrem Berater klären. Grundsätzlich gilt jedoch: Die Vorschriften, um eine Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen, sind wesentlich einfacher zu handhaben. Als Einnahmen-Überschuss-Rechner dürften Sie es somit stets leichter haben.