Freiberufler

Wer ist Freiberufler?

Die Definition per Gesetz sagt aus, dass ein Freiberuf oder freier Beruf eine selbstständig ausgeübte Tätigkeit bestimmter Berufsgruppen ist.

Ein kleiner Überblick über die gängigsten Freiberufe nach Kategorien:

• Beratende Berufe – Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin, Steuerberater:in, Wirtschaftsprüfer:in
• Bildende und erzieherische Berufe – Dozent:in, Erzieher:in, Ergotherapeut:in, Lehrer:in, Logopäde oder Logopädin
• Kreative und künstlerische Berufe – Fotograf:in, Friseur:in, Gärtner:in, Goldschmied:in, Künstler:in, Modedesigner:in, Musiker:in, Silberschmied:in
• Medizinische Berufe – Arzt oder Ärztin, Diplom-Psycholog:in, Hebamme, Krankengymnast:in, Tierarzt oder Tierärztin, Zahnarzt oder Zahnärztin
• Schriftstellerische Berufe – Dolmetscher:in, Journalist:in, Schriftsteller:in, Übersetzer:in, Werbetexter:in
• Wissenschaftliche Berufe – Biolog:in, Lebensmittelchemiker:in, Umweltanalytiker:in, Wissenschaftler:in

Ihnen allen ist gemein, dass sie besondere berufliche Qualifikationen haben und eigenverantwortlich ihre Dienstleistungen verrichten. Die umfassenden Legaldefinitionen, wer alles Freiberufler ist, sind im Einkommensteuergesetz (EStG) und im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) niedergeschrieben.

Unterschiede zwischen gewerblicher und freiberuflicher Tätigkeit

Die Unterschiede zwischen Gewerbetreibenden und Freiberufler:innen finden sich vor allem im Steuerrecht. Freiberufler:innen müssen keinen Jahresabschluss und keine Bilanz erstellen. Ihre Steuern werden über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erfasst.

Für die freien Berufe ist zudem keine Gewerbeanmeldung notwendig. Dadurch zahlen Freiberufler:innen auch keine Gewerbesteuer.

Handelt es sich bei dem freien Beruf um einen Beruf aus den entsprechenden Handwerkskammern, müssen allerdings die Zulassung und die Mitgliedschaft in dieser Kammer erworben werden.

Da nicht bei allen Tätigkeiten eindeutig klar ist, ob es sich um eine gewerbliche oder freie Tätigkeit handelt, ist es in manchen Fällen ratsam, sich über die notwendigen Anmeldungen zu informieren. Im absoluten Zweifelsfall kann beim Finanzamt eine steuerliche Einstufung beantragt werden. Diese Einstufung ist anschließend auch für das Finanzamt bindend.

Was ist der Unterschied zwischen selbständig und freiberuflich?

Freiberufliche Tätigkeiten sind eine Unterform der Selbstständigkeit. Innerhalb der Selbstständigkeit wird zwischen Gewerbe, Freiberuf und Freelance unterschieden.

Ein Gewerbe muss beim Gewerbeamt angemeldet werden.

Freie Berufe sind die sogenannten Katalogberufe. Für sie muss kein Gewerbe angemeldet werden. Freiberufler:innen können auch Mitarbeiter:innen anstellen.

Freelance ist sozusagen eine Unterkategorie der freien Berufe, wobei Freelancer:innen vor allem in künstlerischen Bereichen tätig sind. Freelancer:innen arbeiten für viele unterschiedliche Kunden und Kundinnen und machen alles alleine von der Akquise bis zum Abschluss des Auftrags.

Checkliste – Freiberufler:in werden

Um einen freien Beruf auszuüben, müssen einige Schritte befolgt werden:

• Anmeldung beim Finanzamt. Dafür ist unter Umständen ein Nachweis der fachlichen Eignung nötig. Beispielsweise, wenn es sich um eine medizinische Tätigkeit handelt.
• Registrierung bei einer zuständigen Kammer. Sofern es sich um eine kammerpflichtige Tätigkeit handelt. Beispiele dafür sind Steuerberater:innen, Ärzte und Ärztinnen oder Notare und Notarinnen. Auch für die Registrierung kann eine fachliche Eignung notwendig sein.
• Eintragung der Rechtsform. Bei einer alleinigen Tätigkeit handelt es sich um ein Einzelunternehmen. Wenn sich mehrere Freiberufler:innen zusammenschließen, muss es sich bei der Rechtsform entweder um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder eine Partnergesellschaft (PartG) handeln.
• Eintrag bei einer Berufsgenossenschaft, sofern dieser notwendig ist.
• Eröffnung eines Geschäftskontos. Beispielsweise das lexoffice Geschäftskonto für Freiberufler:innen.
• Versicherungen abschließen. Welche Versicherungen notwendig und sinnvoll sind, hängt stark von der Tätigkeit ab. Möglich sind Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Unfallversicherung, Rechtsschutzversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung und Berufshaftpflichtversicherung.
• Anmeldung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sofern es Angestellte gibt.
• Beauftragung eines Steuerberaters beziehungsweise einer Steuerberaterin, sofern Sie die Steuern nicht komplett selbst erledigen wollen.

Anerkennung als Freiberufler

Allein aufgrund einer Berufsbezeichnung wird jedoch der Status des Freiberuflers nicht automatisch vom Finanzamt anerkannt. Es wird für jeden Einzelfall geprüft, ob tatsächlich die Kriterien erfüllt sind. Wichtig ist hier die Abgrenzung zu einer gewerblichen Tätigkeit, wie etwa dem Betreiben einer Gaststätte oder einer Hundeschule. Nicht verwechselt werden darf der Status des Freiberuflers mit der Tätigkeit eines freien Mitarbeiters. Die letztere Bezeichnung resultiert allein aus der Art und Weise, wie das Beschäftigungsverhältnis gestaltet ist. Ebenso sind Selbstständige in der Land- und Forstwirtschaft keine Freiberufler.

Bei der Ausübung einer selbstständigen Tätigkeit kann es aber durchaus zu Mischformen zwischen freiem Beruf und Gewerbebetrieb kommen. Beispielsweise dann, wenn ein Autor seine Bücher in einem eigenen Online-Shop vertreibt. Stellt ein Informatiker Trivialsoftware her, kann er ebenfalls den freiberuflichen Status verlieren. Konsequenz wäre dann, dass er zur Abgabe der Gewerbesteuer verpflichtet ist. Ein ähnliches steuerliches Verhältnis entsteht, wenn neben der Dienstleistung Ware an den Kunden gebracht wird, der Physiotherapeut etwa Matten und Gymnastikbänder verkauft. Dies fällt unter Gewerbe und muss beim zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden.

Eine freiberufliche Tätigkeit anmelden

Auch, wenn Sie als Freiberufler:in keinen Gewerbeschein brauchen, müssen Sie sich um einige Anmeldungen kümmern, die mit der Freiberuflichkeit einhergehen. Gewerbe oder nicht, an dem ein oder anderen Amt kommt niemand vorbei.

Die Gewerbeanmeldung dürfen Freiberufler:innen übrigens freiwillig trotzdem vornehmen. Wenn Sie also mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit gerne auch ein Gewerbe betreiben müssen, ist Ihnen das gestattet. Dadurch kommen dann aber weitere Pflichten auf Sie zu, die wir in diesem Artikel nicht berücksichtigen. Unter anderem ist dann ein Eintrag ins Handelsregister notwendig, den Sie sonst als Freiberufler:in nicht benötigen.

Freiberuf anmelden: Finanzamt

Wenig überraschend ist die erste wichtige Anmeldung Ihrer freiberuflichen Tätigkeit die beim Finanzamt. Spätestens vier Wochen nach der Aufnahme Ihrer Tätigkeit müssen Sie beim Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anfordern und ausfüllen.

Für Sie als Freiberufler:in sind im Fragebogen vor allem zwei Punkte wichtig:

• Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen – Sie müssen Ihre Einkünfte für das erste und das nachfolgende Geschäftsjahr schätzen, damit das Finanzamt Sie steuerlich einstufen kann. Dabei sollten Sie mit Bedacht vorgehen, um die Schätzung weder zu hoch noch zu niedrig anzusetzen. Ansonsten können hohe Vorauszahlungen oder Nachzahlungen die Folge sein.
• Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer – hier können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, um von Vorauszahlungen für die Umsatzsteuer befreit zu werden. Allerdings dürfen Sie dann die Umsatzsteuer weder ausweisen noch geltend machen. Sie haben also nicht die möglichen Nachteile der Umsatzsteuer zu fürchten, können aber auch nicht von den möglichen Vorteilen profitieren. Als Tipp kann gesagt werden, dass die Kleinunternehmerregelung vor allem dann sinnvoll ist, wenn Sie für Ihre freiberufliche Tätigkeit nicht viel Geld in Waren oder Hilfsmittel stecken, von denen Sie sich die Umsatzsteuer zurückholen könnten. Investieren Sie hingegen viel, ist das Absetzen der Umsatzsteuer vermutlich ein finanzieller Vorteil.

Haben Sie den Fragebogen komplett ausgefüllt und abgeschickt, erhalten Sie kurz darauf vom Finanzamt eine Steuernummer, die Sie für alle zukünftigen steuerlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit benötigen. Dazu gehören übrigens auch die von Ihnen ausgestellten Rechnungen. Darauf muss die Steuernummer angegeben sein. Außerdem benötigen Sie die Steuernummer natürlich für Ihre Steuererklärung.

Eine freiberufliche Tätigkeit bei der Standeskammer anmelden

Manche Berufe sind kammerpflichtig. Das bedeutet, dass Sie sich auch mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit bei einer bestimmten berufsständischen Kammer anmelden müssen. Diese Standeskammern sind:

• Apothekenkammer
• Architektenkammer
• Ärztekammer
• Standeskammer für beratende Ingenieure
• Notarkammer
• Patentanwaltskammer
• Rechtsanwaltskammer
• Steuerberaterkammer
• Tierärztekammer
• Wirtschaftsprüferkammer
• Zahnärztekammer

Wollen Sie bestimmte Werbemaßnahmen für Ihre Freiberuflichkeit ergreifen, sollten Sie sich zuvor bei Ihrer Standeskammer informieren. Manche Kammern erlauben nur beschränkte Möglichkeiten, Werbung zu machen.

Anmeldung bei der Künstlersozialkasse

Künstler:innen, Publizist:innen und andere kreative oder künstlerische Freiberufler:innen müssen Beiträge an die Künstlersozialkasse (KSK) zahlen. Dadurch sind sie sozialversichert.

Die KSK stellt also die Leistungen aus Renten-, Pflege- und Krankenversicherung für künstlerische und schriftstellerische Freiberufler:innen.

Der jeweilige Beitrag kommt zur Hälfte von den Freiberufler:innen, die andere Hälfte stammt aus Zuschüssen vom Bund und Abgaben von Unternehmen wie Verlagen, Rundfunkanstalten und Galerien, die die künstlerischen und publizistischen Werke auf die eine oder andere Weise verwerten.

Berufsgenossenschaft

Berufsgenossenschaften sind für die Unfallversicherung zuständig. Das gilt auch für Freiberufler:innen. Arbeitsunfälle oder arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren werden von den Berufsgenossenschaften abgehandelt.

Außerdem sind Berufsgenossenschaften für den Arbeitsschutz zuständig.

Eine Anmeldung bei einer Berufsgenossenschaft muss spätestens eine Woche nach Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit erfolgen.

Im Freiberuf Angestellte anmelden

Auch als Freiberufler:in dürfen Sie Mitarbeiter:innen anstellen. Vor der ersten Anstellung müssen Sie aber eine Betriebsnummer beantragen. Diese bekommen Sie vom Betriebsnummern-Service der Agentur für Arbeit.

Die Bearbeitung kann zwei bis drei Werktage dauern. Beantragen Sie die Betriebsnummer also rechtzeitig, damit Sie Ihre:n erste:n Arbeitnehmer:in auch zum gewünschten Zeitpunkt anstellen können.

Die Betriebsnummer benötigen Sie, um Mitarbeiter:innen bei der Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden zu können.

Freiberufler Steuern

Wird die Kleinunternehmergrenze von derzeit 22.000 Euro Umsatz im ersten Jahr überschritten oder wurde auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, sind Freiberufler zur Zahlung von Umsatzsteuer verpflichtet. Ausgenommen sind hier wenige Berufssparten wie Bildung und Kultur oder Humanmedizin. Eines haben alle Freiberufler aber gemeinsam: Unabhängig von der Höhe des Gewinns darf dieser durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) errechnet werden. Zur Erstellung einer Bilanz sind Selbstständige in freien Berufen nicht verpflichtet.

Diese Regelung gilt sogar dann, wenn Freiberufler sich zur Ausübung ihrer Tätigkeit Mitarbeiter verpflichten. Auch für Zusammenarbeit in einer Personengesellschaft wie der GbR, der Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder einer Partnergesellschaft, sind die Vorschriften für freie Berufe anzuwenden. Eine weitere Möglichkeit der Zusammenarbeit, ohne den freiberuflichen Status zu verlieren, findet sich in einer Genossenschaft. In der Dienstleistungsgenossenschaft besteht für jeden freiberuflich Tätigen die Möglichkeit, rechtlich wie wirtschaftlich frei zu agieren.

Einkommensteuer für Freiberufler:innen

Selbstständige unterliegen genau wie Arbeitnehmer:innen der Einkommensteuerpflicht. Das gilt also auch für Freiberufler:innen.

Die Höhe der Einkommensteuer hängt von der Höhe der Einnahmen ab. Nach Abzug der Ausgaben von den Einnahmen ergibt sich das Einkommen. Dabei werden alle Einkünfte aus selbstständiger Arbeit berücksichtigt, aber auch alle Ausgaben, die für die Ausübung dieser selbstständigen Arbeit notwendig sind.

Die Einkommensteuer steigt mit dem erwirtschafteten Gewinn. Allerdings gilt auch für Selbstständige und somit Freiberufler:innen die jährliche Freigrenze von 10.908,00 Euro. Bis zu dieser Grenze muss keine Einkommensteuer gezahlt werden.

Ab jedem Euro darüber fällt Einkommensteuer an und steigt mit dem Einkommen. Der niedrigste Steuersatz liegt bei 14 Prozent. Der Höchststeuersatz liegt bei 45 Prozent. Dabei spricht man auch von der Reichensteuer.

Die Einkommensteuer wird über Abschlagszahlungen an das Finanzamt entrichtet. Die Grundlage für die Höhe der Einkommensteuerabschlagszahlungen ist die Höhe der Einkommensteuer aus dem Vorjahr. Im ersten Jahr basiert der Wert auf einer Schätzung.

Die Stichtage für die Abschlagszahlungen sind die zehnten Tage jedes dritten Monats des Jahres. Also namentlich:

• 10. März
• 10. Juni
• 10. September
• 10. Dezember

Die Abschlagszahlungen können überwiesen werden oder durch eine Einzugsermächtigung des Finanzamts eingezogen werden.

Am Ende des Jahres verrechnet das Finanzamt die gezahlten Abschlagszahlungen mit der tatsächlichen Höhe der Einkommensteuer. Daraus entsteht entweder eine positive oder eine negative Differenz. Haben Sie mehr Einkommensteuer gezahlt, als tatsächlich berechnet, bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück. Andersherum müssen Sie Steuern nachzahlen.

Umsatzsteuer und Vorsteuer für Freiberufler:innen

Die Umsatzsteuer beziehungsweise Mehrwertsteuer erhebt das Finanzamt auf fast alle Produkte und Dienstleistungen. Die Umsatzsteuer wird als Vorsteuer an das Finanzamt überwiesen. Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Umsatzsteuer, die Sie im Freiberuf für Rechnungen gezahlt haben, die Ihnen von Dritten ausgestellt werden.

Gegenüber der Vorsteuer steht die Umsatzsteuer, die Sie selbst ausweisen. Sie nehmen also auch Umsatzsteuer ein. Diese gehört aber dem Finanzamt.

Am Ende des Jahres werden Vorsteuer und ausgewiesene Umsatzsteuer gegenübergestellt und wie bei der Einkommensteuer ergibt die Differenz eine Nachzahlung oder eine Erstattung.

Freiberufler:innen haben die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie keine Vorsteuer zahlen müssen, im Umkehrschluss aber auch keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Das bedeutet, Sie müssen keine Umsatzsteuer nachzahlen, bekommen aber auch keine zurück.

Die Kleinunternehmerregelung kann dann sinnvoll sein, wenn Ihre Ausgaben sehr gering sind. Haben Sie hohe und regelmäßige Ausgaben, lohnt es sich in der Regel, die Umsatzsteuer auszuweisen, da es dann in den meisten Fällen zu einer Erstattung am Ende des Jahres kommt.

Die Kleinunternehmerregelung kann aber nur dann angewendet werden, wenn der Jahresumsatz 22.000,00 Euro nicht übersteigt.

Abb. 2: Vor- und Nachteile der freiberuflichen Tätigkeit

Wichtige Fristen für Freiberufler:innen

Zu den wichtigen Fristen für Freiberufler und Freiberuflerinnen gehören vor allem die steuerlichen Anmeldungs- und Zahlungszeiträume.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss immer spätestens bis zum zehnten Tag des Folgemonats erfolgen.

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, entfällt diese Pflicht.

Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung wird einmal im Jahr erstellt. In der Regel gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung. Die Abgabefrist ist der 31. Juli des Folgejahres.

Auch die Abgabe der Umsatzsteuererklärung entfällt, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Einkommensteuererklärung

Um die Einkommensteuererklärung kommen Sie auch mit der Kleinunternehmerregelung nicht herum. Die muss von jeder steuerpflichtigen Person in Deutschland erstellt werden. Es sei denn, das Einkommen liegt unter dem Grundfreibetrag von 10.908,00 Euro.

Wie auch die Umsatzsteuererklärung muss die Einkommensteuererklärung spätestens am 31. Juli des Folgejahres beim zuständigen Finanzamt vorliegen.

Steuervorauszahlungen

Die Steuervorauszahlungen müssen nicht immer direkt mit der Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit an das Finanzamt übermittelt werden. Das Finanzamt setzt Sie selbst in Kenntnis, wenn es Steuervorauszahlungen von Ihnen verlangt. Das kann auch mal zwei bis drei Jahre dauern, da das Finanzamt gerne abwartet, wie sich das Einkommen entwickelt.

Die Fristen für die Steuervorauszahlungen sind aber immer gleich und erfolgen quartalsweise am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.

Wichtige Versicherungen für Freiberufler:innen

Als Freiberufler:in sollten Sie verschiedene Versicherungen abschließen.

Kranken- und Pflegeversicherung

Eine Krankenversicherung muss in Deutschland abgeschlossen werden. Sie können zwischen einer privaten und der gesetzlichen Krankenversicherung wählen.

Für Künstler*innen und Publizist*innen gibt es die Künstlersozialkasse (KSK), die Beiträge zur Hälfte übernimmt.

Rentenversicherung

Die KSK übernimmt auch die Rentenversicherung.

Für die meisten Freiberufler:innen in kammerpflichtigen Berufen sind hingegen die Versorgungswerke der einzelnen Kammern für die Altersvorsorge da. Dadurch kann man sich als Freiberufler:in von einer Rentenversicherungspflicht befreien.

Die Rentenversicherungspflicht gilt nicht für alle Berufe und Tätigkeiten. Alle anderen dürfen aber freiwillig in die Rentenversicherung einzahlen.

Berufsgenossenschaft und Unfallversicherung

Die Berufsgenossenschaften sind für die Unfallversicherung von Selbstständigen und Arbeitnehmer:innen zuständig. Unfallversicherungen werden unter anderem bei Arbeitsunfähigkeit und Berufskrankheiten aktiv.

Für manche freie Berufe muss eine Mitgliedschaft in der entsprechenden Berufsgenossenschaft abgeschlossen werden. Für alle anderen ist eine freiwillige Mitgliedschaft möglich.

Berufsunfähigkeitsversicherung

Selbstständige sollten unbedingt über eine Berufsunfähigkeitsversicherung nachdenken. Die Einnahmen brechen im schlimmsten Fall von heute auf morgen ein und dann ist eine Absicherung wichtig.

Dabei sollten Sie auch darauf achten, welchen Schutz die entsprechenden Versicherungen bieten und die auswählen, die am besten passt und die beste Absicherung bietet.

Berufshaftpflicht- und Betriebshaftpflichtversicherung

Haftpflichtversicherungen sind für Selbstständige sinnvoll, um sich gegen Schadensansprüche abzusichern. Dabei kann von Falschberatung bis zu Sachschäden alles versichert werden.

Freiberufler:innen in medizinischen Berufen sind dazu verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen.

Die Betriebshaftpflicht hingegen ist vor allem für Freiberufler:innen sinnvoll, bei denen Kunden und Kundinnen oder deren Eigentum zu Schaden kommen können. Beispielsweise im eigenen Ladengeschäft, wo jemand ausrutschen kann oder bei Kund:innen vor Ort, wo mal was während der Arbeit kaputtgehen kann.

Buchhaltung für Freiberufler leichtgemacht

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung stellt eine relativ einfache Form dar, Geschäftsvorgänge zu verbuchen. Jedoch will die Buchhaltung zuverlässig geführt werden, es heißt Steuertermine zu beachten, Liquiditätsprüfungen vorzunehmen und Belege elektronisch zu erfassen.

Wer diese Arbeiten nicht ganz seinem Steuerberater überlassen möchte, ist mit einer Buchhaltungssoftware bestens beraten. Es gibt die perfekt auf Freiberufler zugeschnittene Variante, die ohne große Vorkenntnisse bedient werden kann.

Fazit

Freiberufler:innen sind Selbstständige, die in Katalogberufen tätig sind. Obwohl sie nicht viele Verpflichtungen haben, sollten sie sich über bestimmte Faktoren wie Versicherungen und Steuern Gedanken machen, da es viele Möglichkeiten gibt, der Freiberuf zu bestreiten.

Insgesamt gelten aber die gleichen Fristen und Vorgaben wie bei allen anderen Selbstständigen auch. Freiberufler:innen werden dementsprechend steuerlich gleich behandelt. Sie dürfen aber auf die Erstellung von Bilanz und Jahresabschluss verzichten, weil sie nicht der doppelten Buchführung verpflichtet sind. Dadurch verringert sich der Aufwand im Freiberuf bei der Buchführung.