Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Gesetzliche Aufbewahrungsfristen“?

Grundsätzlich sind Sie als Unternehmer verpflichtet, egal in welchem kleinen oder großen Rahmen Sie auch tätig sein mögen, sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu halten. Diese Pflicht erstreckt sich generell auf geschäftliche Unterlagen ebenso wie auf alle Rechnungen, Kontoauszüge und Buchungsbelege mit dem Ziel, diese Dokumente bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt lückenlos vorlegen zu können. Erst einmal geht der Fiskus nämlich davon aus, dass die in einer Steuererklärung gemachten Angaben stimmen und zwar ohne dass die kompletten Unterlagen eingereicht werden müssen. Dieser Vertrauensvorschuss setzt jedoch andererseits die Überprüfbarkeit aller Unterlagen voraus.

Für wen sind die Aufbewahrungsfristen gültig?

Immer dann, wenn Sie nach dem Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, müssen Sie den Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen genügen. Diese Verpflichtung zur Aufbewahrung für ein Dokument ist immer handels- oder steuerrechtlich begründet. Die Einzelheiten zu den jeweiligen Fristen sind vor allem in der Abgabenordnung (AO) geregelt und festgesetzt. Jedoch müssen auch andere Gesetze, wie beispielsweise das Handelsgesetzbuch (HGB) im Rahmen der Aufbewahrungsfristen herangezogen werden. Darüber hinaus gibt es noch eine große Anzahl an Verordnungen wie zum Beispiel die Gewerbeordnung, die die Fristen für die Aufbewahrung bestimmen. In einzelnen Fällen kann jedoch das Finanzamt gemäß § 148 Satz 1 AO Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht machen.

Die Aufbewahrungspflichten gemäß der AO

In § 147 Abs. 1 Nr. 5 der Abgabenordnung wird eine Grundregel für die Aufbewahrungspflicht aufgestellt. Danach sind alle Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind, geordnet aufzubewahren. Hierzu führt der Gesetzgeber weitere Dokumente im einzelnen auf, wie beispielsweise

  • Geschäfts- und Handelsbriefe, die in Empfang genommen, sowie Kopien, die versendet wurden
  • Bücher, Inventare, Aufzeichnungen, Lageberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen zur Anmeldung beim Zoll

Dokumente, die nach dem Handelsgesetzbuch der Aufbewahrungspflicht unterliegen

Für Kaufleute gelten nach dem HGB, § 257, Abs. 1 die Aufbewahrungspflichten für folgende Dokumente:

  • Buchungsbelege
  • Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen etc.
  • Empfangene Handelsbriefe sowie Kopien der versendeten Briefe

Die Art und Weise der Aufbewahrung

Da Sie als Unternehmens- und oder Existenzgründer rechtlich zur Aufbewahrung von Dokumenten über mehrere Jahre verpflichtet sind, obliegt die Form der Aufbewahrung Ihrer eigenen Verantwortung. Auf jeden Fall müssen Sie sicherstellen, dass die Unterlagen jederzeit eingesehen werden können. Ebenso existieren hinsichtlich der Form der Aufbewahrung Vorschriften des Gesetzgebers.
Die wichtigste in diesem Zusammenhang ist die Lesbarkeit der Dokumente, die Sie auch noch nach Jahren gewährleisten müssen. So müssen gemäß § 14 Abs.1 Satz 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) Rechnungen zehn Jahre lesbar sein, das bedeutet, dass Sie von Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt wurden und die im Verlauf der Jahre nicht mehr leserlich sind, Kopien anzufertigen haben, die zusammen mit den entsprechenden Rechnung aufzubewahren sind.

Hier für Sie aus der Fülle der Aufbewahrungsarten ein kurzer (und daher nicht vollständiger) Überblick:

  • Im Original müssen Sie Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen gemäß § 147 Abs. 2 AO aufbewahren.
  • Als bildliche Wiedergabe sind, gemäß §§ 14,14b des Umsatzsteuergesetzes, Handels- und Geschäftsbriefe und Rechnungen aufzuheben.
  • Für elektronisch übermittelte Rechnungen ist zu beachten, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüf-Pfad für den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen können muss.
  • Alle sonstigen Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen in Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufbewahrt werden.
  • Originär digitale Unterlagen und Dokumente sind so aufzubewahren, dass die maschinelle Auswertung ermöglicht wird.

Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen gelten zehn oder sechs Jahre. Diese ergeben sich aus § 147 Abs. 2 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 1,4 sowie 4 a der Abgabenordnung und dem § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist und wann ist sie beendet?

Meist ist der Schluss des Kalenderjahres der Zeitpunkt, an dem die Aufbewahrungsfrist beginnt, wobei dasjenige Kalenderjahr ausschlaggebend ist, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde, respektive die Aufzeichnung oder der Buchungsbeleg entstand. Dagegen gilt für Verträge die Aufbewahrungsfrist erst dann, wenn die Vertragsdauer, beispielsweise bei Mietverträgen, abgelaufen ist.

Warum ist es wichtig, dass Sie sich als Unternehmens- und/oder Existenzgründer mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beschäftigen?

Alle Personen, die hauptberuflich geschäftlich tätig sind, haben sich strikt an die strengen gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen der betroffenen Dokumente zu halten. Zuwiderhandlungen werden als Ordnungswidrigkeiten und sogar als Straftaten geahndet. Damit Sie nicht in Gefahr geraten, sich in irgendeiner Weise „schuldig“ zu machen, sei es aus Unwissenheit gerade zu Beginn Ihres Unternehmensaufbaus, ist es absolut ratsam, wenn Sie sich mit diesem umfassenden Themenkomplex in allen Einzelheiten vertraut machen!

Warum ist die Nutzung einer Online-Buchhaltungs-Software wie „lexoffice“ im Zusammenhang mit dem Thema „Gesetzliche Aufbewahrungsfristen“ sinnvoll?

Damit Sie innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen alles richtig machen, ist ein klares Ordnungssystem bei den einzelnen Dokumenten im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit unabdingbar. Genau in diesem Punkt kommt die übersichtliche und multifunktionale Buchhaltungs-Software „lexoffice“ zum Tragen. Aufgrund der vielen nützlichen Tools, nicht nur bei Ihrer buchhalterischen Tätigkeit, haben Sie alle Zahlen immer im Blick.

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