GoBD

Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)

GoBD ist das Kürzel für die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff. Die klassischen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind eine traditionsreiche Sammlung aus geschriebenen und ungeschriebenen Regelungen für den Kaufmann. Sie wurden geschaffen, damit ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Unternehmenslage und die damit verbundenen Geschäftsvorfälle erhalten kann. Um der zunehmenden Digitalisierung im Geschäftsleben Rechnung zu tragen und die bestehenden Grundsätze steuerrechtlich mehr zu konkretisieren, hat das Bundesministerium für Finanzen im Jahr 2014 die GoBD herausgegeben. Seit Januar 2015 gültig löst das Regelwerk der GoBD die bisherigen Vorschriften”Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” und “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” ab.

Die Einhaltung dieser Grundsätze, zum Beispiel mit leistungsfähigen Programmen wie lexoffice, ist gleich aus zwei Gründen wichtig. Zum einen helfen die GoBD dem Kaufmann dabei, sein Geschäft solide, strukturiert und nachvollziehbar zu führen. Zum anderen ist die Nichteinhaltung der GoBD mit einer ganzen Reihe von unter Umständen gravierenden Sanktionen verbunden.

Die wichtigsten Grundlagen über die GoBD, ihre Kernaussagen, Strafen bei Nichtbeachtung sowie Informationen über die hilfreiche Software lexoffice finden Sie im folgenden Überblick kompakt zusammengefasst.

Digitale Erweiterung der GoB

Während sich die klassischen GoB auf die früher ausschließlich verwendeten Dokumente in Papierform beziehungsweise deren Archivierung bezogen, sind die GoBD die konsequente Erweiterung in Bezug auf die digitale Erfassung und Speicherung aller relvanten Geschäftsvorfälle. Es geht konkret also auch um digitale Daten, Datensätze sowie elektronisch erfasste und verschickte Dokumente, die die Geschäftstätigkeit steuerrechtlich nachweisen. Programme wie lexoffice machen dies möglich.

Die GoBD umfassen die Hauptbuchführung sowie relevante Nebensysteme. Aufzeichnungs- und buchführungspflichtige Vorgänge gibt es beispielsweise im System von Kasse und Rechnungslegung, in der Materialwirtschaft oder bei der Zeiterfassung. Für die vollständige und korrekte Erfassung aller steuerrelevanten Vorgänge nach den GoBD, etwa mit lexoffice, ist alleine der Steuerpflichtige verantwortlich.

Das Vier-Säulen-Modell

Die umfangreichen Anforderungen, die die GoBD an den Steuerpflichtigen stellen, werden mithilfe des Konzeptes des sogenannten “Vier-Säulen-Modells” klarer strukturiert und können somit einfacher eingehalten werden. Spezielle Software wie lexoffice unterstützt dies. Zu einem durchdachten Kontroll- und Protokollumfeld kommen hierbei die Dokumentation aller relevanten Geschäftsvorfälle – zum Beispiel durch lexoffice -, die Integrität der verwendeten Daten (zum Beispiel der Stammdaten) und die Migrationsbeständigkeit, die alle Aufzeichnungen auch bei Änderungen im Bereich der EDV stabil archiviert und verwaltet. Baut die IT eines Unternehmens mithilfe von lexoffice auf diesen vier Säulen auf, sind die GoBD umso einfacher zu erfüllen. Denn eine spezialisierte und gleichzeitig leistungstarke Software wie lexoffice bietet wertvolle Unterstützung rund um die professionelle Umsetzung der GoBD in der täglichen Unternehmenspraxis .

GoBD – Sie sind in der Verantwortung

Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung und der Aufzeichnungen sind Sie als Unternehmer grundsätzlich selbst. Dies gilt ebenfalls, wenn Sie diese Arbeiten oder Teile davon Dritten zum Erledigen übertragen haben. Als Dritter im Sinne der GoBD gilt auch der Steuerberater oder das Buchhaltungsbüro.

Die GoBD schreiben vor, dass alle Geschäftsvorfälle systematisch erfasst und durch übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen aufgezeichnet werden müssen. Jeder Geschäftsvorfall muss grundsätzlich durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden. Liegt kein Fremdbeleg vor, müssen Sie einen Eigenbeleg erstellen.

Der Inhalt des Belegs ist von dessen Funktion abhängig, Belege sind zum Beispiel

  • Rechnungen,
  • Kontoauszüge,
  • Auftragsbestätigungen,
  • Verträge,
  • Quittungen über Barvorgänge

Damit ein Dokument die Belegfunktion erhalten kann, muss es Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum enthalten – sofern es sich um ein Papierdokument handelt. In den GoBD ist festgelegt: Liegen elektronische Belege vor, müssen Sie diese Angaben durch die Verbindung mit einem Datensatz, der diese Angaben enthält, herstellen.

GoBD – Struktur für Ihre Ablage

Wichtig: Sie dürfen nicht einfach planlos Belege sammeln, sondern die Ablage muss laut GoBD nach einer bestimmten Ordnung aufgebaut sein. Grundsätzlich ist zwar kein bestimmtes Ordnungsprinzip vorgeschrieben. Aufzeichnungen müssen jedoch leicht nachvollziehbar und ebenso leicht den Belegen zugeordnet werden können.

Achten Sie außerdem darauf, Buchungen grundsätzlich getrennt zu erfassen. Werden Geschäftsvorfälle nicht getrennt (einzeln) verbucht, verstößt das laut GoBD grundsätzlich gegen das Prinzip der Buchführungsklarheit und -ordnung. Deshalb dürfen beispielsweise bare und unbare Geschäfte oder steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze nicht einheitlich oder zusammengefasst verbucht werden.

GoBD: Durchblick für Dritte

Jeder Buchungsvorgang muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können. Hier gilt weiter der Buchhaltergrundsatz “keine Buchung ohne Belege”. In den GoBD ist außerdem festgelegt, dass Sie Bücher und Aufzeichnungen so führen müssen, dass ein sachkundiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen kann. Dies gilt sowohl für die Geschäftsvorfälle als auch für die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.

Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen grundsätzlich täglich aufgezeichnet und verbucht werden. Allerdings hält die Finanzverwaltung in den GoBD fest, dass das Erfassen unbarer Vorgänge innerhalb von zehn Tagen unbedenklich ist.

Periodengerechte Aufzeichnungen sowohl bei Buchhaltungspflichtigen als auch bei nicht Buchhaltungspflichtigen sind unter folgenden Bedingungen möglich:

  • Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats werden bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern oder in vergleichbaren Aufzeichnungen erfasst und
  • organisatorisch ist sichergestellt, dass die fraglichen Unterlagen bis zur Erfassung nicht verloren gehen und verändert werden können.

Aufgezeichnete Geschäftsvorfälle dürfen nicht verändert werden. Ihr ursprünglicher Inhalt muss immer feststellbar bleiben. Auch der Buchungszeitpunkt muss immer erkennbar sein. Die GoBD schreiben vor, dass Sie Änderungen elektronischer Buchungen protokollieren müssen. Ebenso dürfen elektronische Belege grundsätzlich nicht verändert werden. Sind Änderungen dennoch notwendig, dürfen sie ebenfalls dokumentiert werden.

Datensicherheit beweisen

Sie müssen nachweisen, welche Schritte Sie gewählt haben, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Sowohl in Papierform als auch elektronisch müssen die Belege zeitnah gegen Verlust und Veränderung gesichert werden. Das ist zum Beispiel möglich durch

  • laufende Nummerierung,
  • Ablage und
  • zeitgerechte Erfassung.

Elektronische Daten sicher aufbewahren

Eingehende elektronische Dokumente und Buchungsbelege müssen in dem Format gespeichert werden, in dem Sie sie bekommen haben. So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen.

Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß. Achtung: Wird die Buchhaltung beispielsweise anlässlich einer Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäß verworfen, darf der Prüfer schätzen.

Und ebenfalls wichtig: Als Unternehmer tragen Sie die alleinige Verantwortung dafür, dass die Software, die Sie einsetzen, den Anforderungen der GoBD entspricht. Mögliche Zertifikate von Software-Anbietern bestätigen dies nicht – und auch die Finanzbehörde bescheinigt dies nicht.

Die E-Mail als Sonderfall – mit lexoffice erfassbar

In vielen Branchen beziehungsweise Unternehmensbereichen wird die E-Mail aus Gründen der Zeit- und Kostenersparnis dem Postweg vorgezogen. Immer dann, wenn die Mail einen Geschäftsbrief ersetzt oder als Beleg für eine Buchung gilt, ist sie aufgrund ihrer Relevanz für die steuerliche Erfassung und Behandlung selbstverständlich in Einklang mit den GoBD zu archivieren. Mit lexoffice ist dies problemlos möglich.

Sanktionen bei Missachtung der GoBD

Die Unternehmen hatten nach Maßgabe des Finanzministeriums bis zum Ablauf des Jahres 2016 Gelegenheit, ihre IT und Organisation auf die Anforderungen der GoBD, beispielsweise mit Unterstützung geeigneter Softwareprogramme wie lexoffice, abzustimmen. Ab Januar 2017 müssen Steuerpflichtige bei Missachtung der GoBD mit zum Teil empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon wegen formalen Fehler bei den GoBD ist es möglich, dass die beweisende Aussagekraft der unternehmenseigenen Buchführung angezweifelt wird. Im schlimmsten Fall wird die betroffene Buchführung des Steuerpflichtigen wegen Nichtkonformität mit den GoBD dann einfach verworfen und die steuerrelevanten Summen dann aufgrund einer Schätzung ermittelt. Nicht selten ist dies ein Vorgang, der wegen der Missachtung der GoBD zum Nachteil des Steuerpflichtigen geschieht. Mit einer GoBD-konformen Software wie lexoffice kann dies vermieden werden.

Hilfreiche Software lexoffice – GoBD zertifiziert

Viele Unternehmer ohne ein Programm wie lexoffice fühlen sich angesichts der Vielzahl der neuen Regelungen der GoBD überfordert. Die Online-Software lexoffice ist in diesen Fällen einer wertvolle Hilfe rund um die Einhaltung der GoBD, die dem Laien wie ein Dschungel aus Vorschriften erscheinen. Das Programm lexoffice ist GoBD zertifiziert. Das bedeutet, lexoffice schützt bei sachgemäßer Anwendung also auch vor den empfindlichen Sanktionen, die aus den Verstößen gegen die GoBD erwachsen können.

Mit lexoffice werden die wesentlichen Vorschriften der GoBD konsequent und nachprüfbar eingehalten. Das beginnt bei der lückenlosen und unveränderbaren Speicherung aller steuerrelevanten Buchungen beziehungsweise Belege durch das GoBD-konforme lexoffice und geht über die erforderliche Kenntlichmachung von Änderungen bis hin zu einer kontinuierlichen Anpassung der Software lexoffice im Falle neuer rechtlicher Vorschriften in Bezug auf die GoBD. Durch die GoBD-Zertifizierung entspricht lexoffice den Anforderungen des Bundesfinanzministeriums an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher. Wer seine gesamten relevanten Geschäftsprozesse mit lexoffice digitalisiert, erfährt also nicht nur eine wesentliche Arbeitserleichterung, sondern hat mit lexoffice auch immer die Gewissheit, sich mit lexoffice im steuerrechtlich vorgeschriebenen Rahmen der GoBD zu bewegen.

GoBD: Grenzen anderer Programme – nicht bei bei lexoffice

Immer wieder vertreten Unternehmer ohne lexoffice das Argument, ihrer Buchführung mühelos und GoBD-konform mit gängigen Office-Programmen wie Microsoft Word oder Excel nachkommen zu können. Doch werden diese Programme – vor allem im Vergleich mit einer Spezialsoftware wie lexoffice – genauer unter die Lupe genommen, fallen die Grenzen dieser einfach scheinenden Lösungen im Hinblick auf die Einhaltung der GoBD deutlich auf. Ausgangsbelege wie Angebote oder Rechnungen sind im Gegensatz zu lexoffice Nachhinein noch veränderbar, werden häufig nicht wie bei lexoffice zeitnah archiviert oder sind einfach nicht lückenlos vorhanden, wenn es an den Jahresabschluss geht. Mit einer GoBD-konformen Software wie lexoffice können die für diese Fälle drohenden Strafen bestmöglich vermieden werden. Damit spart lexoffice nicht nur Aufwand, sondern auch rechtliche Sanktionen.