Kleinunternehmen und ihre steuerliche Sonderbehandlung

Erzielt ein Gewerbebetrieb oder ein:e Freiberufler:in nur niedrige Umsätze, gehören sie zu den Kleinunternehmen. Für Kleinunternehmen gelten besondere Regeln in Bezug auf das Steuerrecht. Welche das sind und welche Vorteile diese Sonderbehandlung bringt, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Ein Hinweis vorab: Da die Kleinunternehmerregelung genau in diesem Wortlaut im Umsatzsteuergesetz festgehalten ist, verzichten wir darauf, sie als Kleinunternehmer:innenregelung zu gendern.

Was ist ein Kleinunternehmen?

Die steuerlichen Regeln für Kleinunternehmen sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgehalten. Paragraf 19 des UStG behandelt die Kleinunternehmerregelung. Diese wurde explizit für Unternehmen mit einem geringen Umsatz geschaffen, um diesen Steuererleichterungen zu ermöglichen.

Der Unterschied zwischen Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Ein Kleinunternehmen ist aber nicht zu verwechseln mit einem Kleingewerbe. Während der Begriff Kleinunternehmen aus dem Steuerrecht stammt, handelt es sich beim Kleingewerbe um einen Begriff aus dem Handels- und Gewerberecht. Kleingewerbe müssen beispielsweise die im Handelsgesetzbuch (HGB) für Gewerbe vorgeschriebene doppelte Buchführung nicht beachten.

Kleingewerbe: Steuern und Freibetrag

Außerdem haben Kleingewerbe gewisse steuerliche Vorteile. Bis zu einem Freibetrag von 24.500,00 Euro im Jahr müssen Kleingewerbe keine Gewerbesteuer bezahlen. Eine Bilanz und Inventur müssen Kleingewerbetreibende nicht vornehmen und auch der Jahresabschluss muss nicht veröffentlicht werden.

Die Formen des Kleinunternehmens und des Kleingewerbes können sich durchaus überschneiden. Kleinunternehmer:innen, die ein Gewerbe betreiben gelten auch als Kleingewerbetreibende. Nicht gewerbliche Kleinunternehmer:innen haben aber nichts mit dem Kleingewerbe zu tun. Kleingewerbe hingegen gelten nur dann als Kleinunternehmen, wenn sie die entsprechenden Vorgaben für ein Kleinunternehmen erfüllen.

Einnahme-Überschuss-Rechnung für Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Was sowohl für Kleinunternehmen als auch für Kleingewerbe gilt, ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), mit der beide Formen ihren Gewinn am Ende des Geschäftsjahres ermitteln müssen.

Kleingewerbe: Umsatz und Umsatzgrenze

Im Gegensatz zum Kleinunternehmen können Sie ein Kleingewerbe nicht selbst als Form für Ihr Unternehmen wählen. Bei der Gewerbeanmeldung gibt es dafür keine Auswahl. Ihr Unternehmen wird aber automatisch als Kleingewerbe eingestuft, solange Ihr Jahresgewinn im laufenden Jahr unter 60.000,00 Euro liegt. Auch da findet sich eine Überschneidung zum Kleinunternehmen, da die Kleinunternehmerregelung die gleiche Kleinunternehmer Grenze setzt.

Ein Kleinunternehmen anmelden

Für die Gründung eines Unternehmens, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Auf diesem Fragebogen sind für Sie zwei Absätze von besonderer Bedeutung, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen als Kleinunternehmer:in zu führen:

  • Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer
    Hier entscheiden Sie direkt, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen. Dazu müssen Sie nur ein Kreuz an der entsprechenden Stelle machen. Bei der Einschätzung für die Summe der Umsätze dürfen Sie dabei aber natürlich nicht die vorgegebenen Grenzen für die Kleinunternehmerregelung überschreiten.
  • Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen
    Das gilt ebenso für diesen Punkt, auch wenn der sich nicht direkt auf die Umsatzsteuer bezieht. Liegen Ihre Einschätzungen für Ihre Einkünfte zu hoch, beißt sich das sozusagen mit dem Wunsch, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden. Achten Sie also darauf, dass Sie bei jeder Einschätzung die Grenzen einhalten.

Haben Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung komplett und richtig ausgefüllt, ist die Anmeldung als Kleinunternehmen bereits abgeschlossen.

Sie können mit jeder Rechtsform den Kleinunternehmerstatus nutzen. Am häufigsten findet man ihn bei Freiberufler:innen und wie oben beschrieben bei Kleingewerben. Bei GmbHs oder anderen Gesellschaften ist er eher selten, aber möglich.

Weitere Anmeldungen als Kleinunternehmen

Je nach Branche müssen Sie auch als Kleinunternehmer:in weitere Schritte beachten, die für Sie wichtig sind:

  • Mitgliedschaft in den entsprechenden Kammern
    Als gewerbliche:r Kleinunternehmer:in müssen Sie der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer beitreten.
    Sind Sie Freiberufler:in hängt die Beitrittspflicht vom Beruf ab. Unter anderem sind Ärzt:innen, Anwält:innen und Steuerberater:innen dazu verpflichtet, ihrer entsprechenden Kammer beizutreten.
  • Anmeldung Ihrer Mitarbeiter:innen
    Kleinunternehmer:innen beschäftigen nur selten Angestellte. Sollte dies aber der Fall sein, benötigen Sie dafür eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit und müssen Ihre Mitarbeiter:innen dort anmelden.
  • Geschäftskonto eröffnen
    Vor allem Freiberufler:innen nutzen gerne einfach ihr Privatkonto auch für ihre kleinunternehmerischen Geschäfte. Ein Geschäftskonto hat aber einige Vorteile.
  • Versicherungen abschließen
    Für Unternehmen jeglicher Größe gibt es bestimmte Versicherungen, die sinnvoll sind. Seien es Absicherungen bei versehentlichen Schäden oder Schutz vor Betriebsausfällen. Als Selbstständige:r sollten Sie nichts dem Zufall überlassen.

Keine Umsatzsteuer: Kleinunternehmen und ihre Steuerbefreiung

Haben Sie sich dazu entschieden, die Kleinunternehmerregelung für Ihr Unternehmen zu nutzen, gelten für Sie besondere Regeln. Diese betreffen vor allem die Umsatzsteuer, weshalb die Kleinunternehmerregelung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auch unter dem Punkt der Umsatzsteuer zu finden ist.

Als Kleinunternehmer:in müssen Sie laut dem UStG keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt weiterleiten. Das erspart Ihnen die Umsatzsteuervoranmeldungen und die Erstellung der Jahresumsatzsteuererklärung.

Allerdings dürfen Sie auch keine Umsatzsteuer abziehen. Rechnungen, die Sie erhalten und auf denen Umsatzsteuer ausgewiesen ist, müssen Sie also komplett bezahlen und können sich die Umsatzsteuer später nicht zurückholen.

Die Kleinunternehmerregelung ist deshalb vor allem für Freiberufler:innen und Gewerbetreibende interessant, die selbst nicht viele Rechnungen erhalten, weil sie für ihr Unternehmen wenige Dienstleistungen in Anspruch nehmen und nur selten Waren einkaufen müssen.

Hohe Ausgaben? Umsatzsteuerpflicht kann sich lohnen!

Sobald die Ausgaben steigen, kann sich die Kleinunternehmerregelung nicht mehr bewähren, da Sie bares Geld liegen lassen, wenn Sie keine Umsatzsteuer absetzen können.

Nehmen wir zum Beispiel mal ein:e Autor:in: Zu Beginn der Schreibtätigkeit halten sich die Ausgaben für den oder die Autor:in vermutlich in überschaubaren Grenzen. Ein Laptop, um darauf zu schreiben. Eine Packung Bleistifte, einen Anspitzer und einen Notizblock, um Ideen schnell hinkritzeln zu können. Damit kann das Schreiben dann auch schon beginnen.

Im Verlauf der Schreibtätigkeit – sofern diese ernsthaft angegangen wird und nicht nur Liebhaberei bzw. Hobby ist – fallen dann aber weitere Ausgaben an: Vielleicht ist ein Schreibprogramm, das explizit für Autor:innen entwickelt wurde, doch besser als Word. Für die Korrektur muss ein Drucker inklusive Patrone und einem Rotstift her. Anschließend folgen Lektorate und Korrektorate. Jemand muss das Buchcover erstellen. Marketing kostet auch was. Und auch sonst findet sich ja immer noch etwas, für das es sich lohnt, Geld auszugeben. Ein bequemerer Bürostuhl. Oder gleich ein komplett eigenes Arbeitszimmer?

Sie sehen, die Ausgaben können sich ab einem bestimmten Punkt stark anhäufen und auf fast alle Ausgaben fällt Umsatzsteuer an.

Weitere Steuern als Kleinunternehmen

Tatsächlich sind Sie als Kleinunternehmer:in von so ziemlich allen Steuern befreit, sofern Sie die entsprechenden Freigrenzen nicht überschreiten.

Für die Umsatzsteuer gilt eine Umsatzschwelle von 22.000,00 Euro Umsatz im laufenden Jahr. Die Prognoseschwelle für das folgende Jahr liegt bei 50.000,00 Euro. Werden diese Grenzen nicht überschritten, müssen Sie keine Umsatzsteuer zahlen. Aber Vorsicht: sobald Sie mit Ihrem Kleinunternehmen eine dieser Grenzen überschreiten, müssen Sie zur Regelbesteuerung wechseln und die Kleinunternehmerregelung gilt nicht mehr.

Als Kleinunternehmer:in sind Sie von der Einkommensteuer befreit, solange Ihr Gewinn den Freibetrag von jährlich 10.347,00 Euro (Stand 2022) nicht übersteigt. Dieser Freibetrag gilt für jede:n Steuerzahler:in in Deutschland.

Gewerbesteuer müssen Sie als Kleinunternehmer:in erst ab dem Freibetrag von 24.500,00 Euro im Jahr bezahlen. Das gilt allerdings nicht, wenn Sie die Rechtsform der GmbH wählen. Dann müssen Sie ab dem ersten Euro Gewinn die Gewerbesteuer an das Finanzamt zahlen.

Die Rechnungsstellung als Kleinunternehmen

Dadurch, dass Sie als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen, gelten gewisse Regeln für die Rechnungsstellung.
Kurz zusammengefasst, stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer aus, dürfen die Vorsteuer nicht auf erhaltenen Rechnungen abziehen und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung machen.

Wichtig ist, dass jede Rechnung, die Sie ausstellen, folgenden Zusatz enthält:

„Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Weisen Sie versehentlich doch mal Umsatzsteuer auf einer Rechnung aus, müssen Sie diese an das Finanzamt abgeben, wie bei der Umsatzsteuer üblich.

Vorteile und Nachteile des Kleinunternehmens

Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie sinnvoll ist, müssen Sie selbst entscheiden.

Die Vorteile beziehen sich vor allem auf die Steuern und die Buchhaltung. Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, also ist das Schreiben der Rechnungen einfacher und Sie müssen keine Umsatzsteuer voranmelden. Die Buchhaltung gestaltet sich dadurch ebenfalls einfacher.

Die Nachteile beziehen sich ebenfalls auf die Steuern, aber auch auf das Image. Sie können keine Vorsteuer geltend machen und auch Ihre Kund:innen können das bei Ihren Rechnungen nicht. Zudem hängt Ihnen das Image eines sehr kleinen Unternehmens an. Im Ausland gibt es keine Kleinunternehmerregelung, Sie können bei Auslandsgeschäften also nicht davon profitieren. Zudem droht Ihnen Ärger, wenn Sie die verpflichtende Umstellung zur Regelsteuerung verpassen.

In dieser Tabelle haben wir die Vorteile und Nachteile noch einmal übersichtlich für Sie zusammengefasst:

Vorteile

Nachteile

Rechnungen ohne Umsatzsteuer sind einfacher zu schreiben

Vorsteuer kann weder von Ihnen noch Ihren Kund:innen geltend gemacht werden

Keine Umsatzsteuervoranmeldung

Image eines kleinen Unternehmens

Aufwand in der Buchhaltung geringer

Keine Vorteile im Ausland

Drohender Ärger mit dem Finanzamt, wenn Umstellung nicht ordnungsgemäß vollzogen wird

Insgesamt überwiegen die Nachteile zwar knapp, aber Sie müssen die Vorteile natürlich auch in Relation zu Ihrem Unternehmen betrachten, um eine sinnvolle Entscheidung zu fällen.

Sie haben ein Wahlrecht, wenn es um die Kleinunternehmerregelung geht. Das bedeutet, Sie sind nicht dazu verpflichtet, ein Kleinunternehmen zu gründen, egal wie hoch oder niedrig Ihr Umsatz ausfällt.

Sie können bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, indem Sie das Kreuz an der anderen Stelle machen. Sie können aber auch jederzeit zur Regelbesteuerung wechseln.

Sobald Sie die Regelbesteuerung nutzen – egal, ob von Beginn an oder zu einem späteren Zeitpunkt -, sind Sie für fünf Jahre daran gebunden. Sie dürfen also erst nach fünf Jahren wieder einen Antrag auf einen Wechsel zur Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt stellen. Dafür reicht ein formloses Schreiben, das den entsprechenden Antrag enthält, aus.

Beispiele für Vorteile und Nachteile des Kleinunternehmens

Manchmal kann die Kleinunternehmerregelung positiv sein, manchmal aber auch negativ. Hier ein paar Beispiele:

  • Vorteil: Preisvorteil beim Verkauf an eine:n Privatkund:in
    Sie bieten eine Dienstleistung zum Preis von 200,00 Euro an. Dabei ist gemäß der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Ein:e Wettbewerber:in bietet die gleiche Dienstleistung zum gleichen Preis an, muss aber Umsatzsteuer ausweisen. Dadurch steigt die Rechnung für den oder die Kund:in auf 238,00 Euro. Für Privatkund:innen ist Ihr Angebot also eindeutig günstiger.
  • Nachteil: Vorsteuer und Einfuhrumsatzsteuer
    Sie brauchen einen neuen Laptop. Der Nettopreis für das gewünschte Modell liegt bei 1.799,00 Euro. Die Rechnung enthält zusätzlich die Umsatzsteuer von 341,81 Euro. Diese können Sie sich als Kleinunternehmer:in nicht vom Finanzamt zurückholen.

Gleiches gilt für die Einfuhrumsatzsteuer, wenn Sie im Ausland Waren für Ihr Unternehmen einkaufen. Auch diese können Sie nicht steuerlich absetzen.

Der Wechsel zur Regelbesteuerung

Stellen Sie fest, dass sich die Kleinunternehmerregelung für Sie nicht mehr lohnt, können Sie zur Regelbesteuerung wechseln. Sobald Sie zur Regelbesteuerung gewechselt sind, müssen Sie Umsatzsteuer berechnen, dürfen aber auch den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.

Unter bestimmten Umständen müssen Sie automatisch vom Kleinunternehmen zum Regelunternehmen wechseln. Überschreitet Ihr Kleinunternehmen die jährlichen Umsatzgrenzen, haben Sie keine Wahl mehr. Diese Grenzen betragen wie weiter oben beschrieben 22.000,00 Euro Jahresumsatz im laufenden Jahr oder 50.000,00 Euro im Folgejahr. Überschreitet Ihr Jahresumsatz diese Grenzen, gilt die Kleinunternehmerregelung nicht mehr für Ihr Unternehmen.

Diese Grenzen sind auch entscheidend, wenn Sie, wie oben beschrieben, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Ihre Schätzungen dürfen nicht über diesen Grenzen liegen, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen.

Die Grenze von 50.000,00 Euro im Folgejahr ist natürlich nur abzuschätzen. Dabei sollten Sie aber vorsichtig sein. Steigt Ihr Umsatz über 50.000,00 Euro im Jahr, obwohl Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wird das Finanzamt stutzig. Eine Prüfung kann die Folge sein und wenn Sie nicht nachweisen können, dass es sich dabei um einen ehrlichen Prognose-Irrtum handelt, müssen Sie die Umsatzsteuer auf das gesamte Geschäftsjahr inklusive Verzugszinsen nachzahlen. Zudem droht Ihnen eine Anklage wegen Steuerhinterziehung.

Nehmen Sie diese Grenzen also ernst und schätzen Sie den Umsatz des Folgejahres so gut es geht ein, wenn Sie denken, dass die 50.000,00 Euro überschritten werden könnten. Im Zweifelsfall fahren Sie immer besser, wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln, statt hinterher in Probleme zu geraten.

Für einen Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung reicht ein formloses Schreiben an das für Ihr Unternehmen zuständige Finanzamt. Das Schreiben muss eine Formulierung enthalten, die auf den Verzicht der Besteuerung als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG und den Wechsel zur Regelbesteuerung gemäß § 19 Abs. 2 UStG verweist. Außerdem gehört in das Schreiben eine Schätzung der Jahresumsatzsteuer.

Kleinunternehmen oder nicht?

Die Selbstständigkeit als Kleinunternehmer:in kann Vorteile bringen, wenn sich Ihre Ausgaben in Grenzen halten. Geben Sie viel Geld aus, hat das Kleinunternehmen aber eher Nachteile und Sie sollten zur Regelbesteuerung übergehen. Dann müssen Sie zwar Umsatzsteuer zahlen, können Sie sich aber auch wieder zurückholen. Bei größeren Ausgaben wiegt das am Ende meistens mehr, als die gesparten Vorauszahlungen. Einzig der wenige Aufwand bei der Erstellung von Rechnungen und der Buchführung bleibt ein dauerhafter Vorteil des Kleinunternehmens.