Kontointegration in die Buchhaltung

Die Vorteile wenn das Geschäftskonto mit der Buchhaltungssoftware zusammenpassen

Die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer wollen und müssen sich gerade beim Start in ihr Geschäft stürzen. Sie müssen Umsätze generieren, Kunden anwerben, etwas für die Eigenwerbung tun oder Mitarbeiter finden. Der ganze Bürokram wird dann häufig am letzten Wochenende im Monat erledigt, wenn plötzlich die Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird. Dabei muss die Buchhaltung weder lästig noch stressig sein. Selbst ohne große Vorkenntnisse lassen sich die meisten Schritte für eine ordentliche Buchführung schnell und einfach und quasi nebenbei erledigen. Voraussetzung dafür ist nicht zwingend die Hilfe eines Steuerberaters, sondern vielmehr einer geeigneten Buchhaltungssoftware und natürlich die strikte Trennung von privatem und geschäftlichem Zahlungsverkehr.
Wickeln Sie also ihren gesamten geschäftlichen Zahlungsverkehr über Ihre Geschäftskonto ab, lassen sich sämtliche Buchungsdaten automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen. So landen die Daten der Mietzahlungen für die Büroräume, der Mitarbeitergehälter ebenso wie die Abrechnungen der Firmen-Kreditkarte ohne weiteres Zutun im Buchhaltungsprogramm. Von Kunden bezahlte Rechnungen werden ebenso automatisch erfasst wie Kredite oder Überbrückungshilfen. Statt also sämtliche Buchungen händisch in die Buchhaltungssoftware einzugeben, lässt sich im Buchhaltungsprogramm ein automatischer Zugriff auf das Geschäftskonto einrichten, so dass die Buchungen ohne weiteres Zutun in der Software weiter bearbeitet werden können. Das funktioniert nicht nur, wenn der Solopreneur selbst digital bucht. Vielmehr kann auch der Steuerberater auf die Buchungsdaten seines Mandanten zugreifen. Nimmt also der Kleinunternehmer seine Buchungen selbst vor, kann er digitale und vorkontierte Buchungen und Belege an den Steuerberater übertragen. Dazu sollte das Buchhaltungsprogramm gängige Formate wie zum Beispiel Datev unterstützen. Durch diesen Automatismus werden Arbeitsabläufe schneller und effizienter und vor allem weniger fehleranfällig.
Praktisch sind automatische Buchungen vor allem dann, wenn als Ergänzung für das Buchhaltungsprogramm eine App verfügbar ist. Mit der passenden App gehört das Chaos um unauffindbare oder nicht zuzuordnende Belege der Vergangenheit an. Schließlich erfasst und erkennt die App via Smartphone Belege. Die digitalisierten Belege werden in der Cloud gespeichert und liegen dort für die Buchhaltungssoftware bereit. Sie werden automatisch den Buchungen auf dem Geschäftskonto zugeordnet.

Bei vielen Banken gibt es zudem beim Online-Banking die Möglichkeit, die verschiedenen Einnahmen und Ausgaben zu kategorisieren. So lassen sie sich übersichtlich in eine grafische Darstellung bringen, um jederzeit verfolgen zu können, wie sich Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum hinweg entwickeln. Ob und wann der richtige Zeitpunkt für Investitionen oder für zusätzliche Kredite ist, lässt sich besser erkennen.
Auf den Kontoauszügen, für die es im geschäftlichen Umfeld eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gibt, tauchen keine privaten Ausgaben aus. So muss das Finanzamt auch nicht erfahren, welche Geschenke die Ehefrau zum Geburtstag erhalten hat.
Wer viele Bank-Transaktionen zu bewältigen hat, kann bei manchen Banken sogar ein Unterkonto zu seinem Geschäftskonto einrichten. Mit diesem Zwei-Konten-Modell lassen sich dann sogar Einnahmen und Ausgaben getrennt voneinander abwickeln. Das erleichtert unter anderem am Ende des Quartals die Abgabe der Umsatzsteuererklärung.
Bei vielen Banken, die Geschäftskonten anbieten, gibt es darüber hinaus noch die Möglichkeit, eine Software einzusetzen oder die verschiedenen Buchungsdaten für die eigenen Buchhaltung oder für den Steuerberater aufbereitet zu exportieren. Die einzelnen Buchungen werden dann automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen. Der Steuerberater oder der Soloselbstständige kann daraus zum Beispiel die Umsatzsteuererklärung generieren und aus der Software heraus an das Finanzamt weiterleiten.

Vorteile getrennter Konten:

  • kein Vermischen privater und geschäftlicher Einnahmen und Ausgaben
  • einfacheres Budgetieren und verfolgen von Engpässen beim Firmenkapital
  • einfachere Buchhaltung
  • Belege für private Ausgaben müssen nicht gesammelt werden
  • Einrichten des Lastschriftverfahrens
  • kein Ärger mit der Bank
  • einfacher Export der Buchungsdaten in die Buchhaltungssoftware
  • eigene Giro- oder Kreditkarte

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