Lohnsteuer-Jahresausgleich

Was ist der Lohnsteuer-Jahresausgleich

Mit dem Lohnsteuer-Jahresausgleich wird die Differenz der fälligen Lohnsteuer mit dem tatsächlich bezahlten Betrag beglichen. Der Arbeitgeber hat dabei die Aufgabe, die beiden Summen miteinander zu vergleichen und einen zu hohen, einbehaltenen Betrag an den Arbeitnehmer zu erstatten. Die Gesetzgebung kennt verschiedene Regelungen, wann ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt werden muss und wann dies nicht geschehen darf. Lesen Sie dazu im Einkommensteuergesetz (EStG) § 42b nach.

Wann muss der Arbeitgeber einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen und wann darf er dies nicht tun?

Grundsätzlich haben nur unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Ausgleich der Lohnsteuer. Das gilt aber auch nur dann, wenn Sie während des gesamten Kalenderjahres beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt waren. Sind diese beiden Voraussetzungen gegeben, darf der Arbeitgeber grundsätzlich den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Verpflichtet ist er dazu aber nicht. Das gilt nur, wenn er am Jahresende mindestens zehn Arbeitnehmer angestellt hat.

In bestimmten Fällen können einzelne Arbeitnehmer vom Lohnsteuer-Jahresausgleich ausgeschlossen werden. Der Arbeitgeber darf den Ausgleich dann nicht durchführen. Das gilt beispielsweise, wenn der ein Freibetrag bei der Berechnung der Lohnsteuer berücksichtigt werden musste. Bezüglich der Frist für die Erstellung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs darf sich der Arbeitgeber höchstens bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahrs Zeit lassen.

So funktioniert der Lohnsteuerausgleich

Als Arbeitgeber haben Sie zunächst die Aufgabe, den Jahresarbeitslohn des jeweiligen Mitarbeiters zu ermitteln. Addieren Sie dazu all laufenden Gehälter und sonstigen Einkünfte, die der Arbeitnehmer im Laufe des Zeitraums erhalten hat. Aber Vorsicht: steuerfreie und pauschal versteuerte Bezüge werden dabei nicht berücksichtigt.

Darüber hinaus fallen Bezüge, die nach der Fünftelregelung ermäßigt besteuert wurden, ebenfalls nicht unter die Ausgleichsregelung. Diese kann der Arbeitnehmer jedoch explizit einfordern, wobei Sie die entsprechenden Beträge dann vollständig in die Berechnung mit aufnehmen müssen. Das ist für den Arbeitnehmer meist nicht von Vorteil und kommt in der Praxis nur selten vor.

Wenn ein Arbeitnehmer vor Beginn des Ausgleichsjahres das 64. Lebensjahr bereits vollendet hat und noch in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis steht, werden die Bezüge um den Altersentlastungsbetrag gekürzt.

Im weiteren Vorgehen müssen Sie den Betrag ermitteln, den der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres an Lohnsteuer abführen musste. Die Differenz müssen Sie dem Arbeitnehmer anschließend erstatten. Wurde allerdings zu wenig Lohnsteuer einbehalten, müssen Sie den Lohnsteuerabzug korrigieren bzw. diese Tatsache an das zuständige Finanzamt weitergeben. Diese wird dann eine Lohnsteuernachzahlung anfordern.

Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer

Neben dem Lohnsteuer-Jahresausgleich hat der Arbeitgeber auch für den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer einen Jahresausgleich vorzunehmen. Maßgebend sind die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge, die für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Kalenderjahr als Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen wurden.

Beim Kirchensteuer-Jahresausgleich ist die Jahreskirchensteuer mit dem Prozentsatz zu berechnen, der am Ort der lohnsteuerlichen Betriebsstätte gilt (8 % oder 9 %).

Der Ausgleich von Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ist jeweils ein eigenständiges Ausgleichsverfahren. Erstattungsbeträge sind an den Arbeitnehmer weiterzuleiten. Fehlbeträge sind bei zutreffendem Abzug während des Kalenderjahres nicht nachzufordern, auch nicht durch Verrechnung.

Aufzeichnungspflichten

Die Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs, die Berechnungen, das Ergebnis sowie die erstatteten Steuerbeträge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen. In der Lohnsteuerbescheinigung sind nur die um den Erstattungsbetrag verminderten Beträge auszuweisen.

Achtung

Arbeitgeberhaftung

Der Arbeitgeber haftet für die ordnungsmäßige Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs in gleicher Weise wie für die zutreffende Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Erstattet er dem Arbeitnehmer einen höheren Betrag als diesem zusteht, kann er wegen des zu Unrecht erstatteten Betrags in Haftung genommen werden.

Veranlagung zur Einkommensteuer

Hat der Arbeitgeber den Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchgeführt, ist dem Arbeitnehmer zu empfehlen, beim Finanzamt eine Veranlagung zur Einkommensteuer zu beantragen, sofern er nicht bereits von Amts wegen zu veranlagen ist. Diese Antragsveranlagung ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn beim Arbeitnehmer Änderungen der persönlichen Verhältnisse (z. B. Heirat) oder Steuerermäßigungsgründe (z. B. höhere Werbungskosten), die beim Lohnsteuerabzug nicht oder nicht vollständig berücksichtigt wurden, zum Tragen kommen.

Permanenter Lohnsteuer-Jahresausgleich

Der permanente Lohnsteuer-Jahresausgleich ist ein besonderes Verfahren zur Ermittlung des Lohnsteuerabzugs vom laufenden Arbeitslohn bereits während des Kalenderjahres und darf nicht mit dem betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich am Ende des Kalenderjahres verwechselt werden.