Erfolgreich Forderungsmanagement betreiben: Die korrekte Mahnung

Richtig mahnen, pünktlich an sein Geld kommen

Die Dienstleistung ist erbracht, die Ware geliefert – aber Ihr Kunde hat trotzdem noch nicht bezahlt. Die Gründe dafür sind unterschiedlich: Mal liegt es daran, dass Unternehmen ihren Kunden großzügige Zahlungsziele einräumen. Mal ist die Rechnung noch gar nicht verschickt. Und immer wieder lässt sich so mancher Kunde viel Zeit, seine Rechnungen zu begleichen und verschafft sich somit gewissermaßen einen günstigen Kredit. Manche Kunden zahlen sogar überhaupt nicht. Dann heißt es für den Unternehmer Mahnungen zu schreiben und das ausstehende Geld einzutreiben.

Sie tun sich schwer damit, Mahnungen zu schreiben? Dann können Sie selbst dazu beitragen, dass solche Situationen erst gar nicht entstehen. Denn professionelle Unternehmer zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihre Forderungen zügig in Rechnung stellen. Achten Sie darauf, dass die Rechnungen korrekt und vollständig sind. So mancher Kunde ist sehr spitzfindig, wenn es darum geht, die Rechnung nicht sofort zu begleichen. Achten Sie daher darauf, dass ab einem Rechnungsbetrag von 150 Euro folgende Punkte in Ihrer Rechnung enthalten sind:

  • Name und Adresse des leistenden Unternehmers
  • Name und Adresse des Kunden
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
  • Nettoentgelt
  • Minderung des Entgelts
  • Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (so man umsatzsteuerpflichtig ist)
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen

Tipp: Wenn es sich um eine bewegliche Sache handelt, können Sie den Eigentumsvorbehalt in Ihre Rechnung aufnehmen. Dann sichern Sie sich das Eigentum an der Ware zu, bis der Kaufpreis vollständig gezahlt ist.

Nehmen Sie außerdem Zahlungstermine in Form von konkrete Kalenderdaten in Ihre Rechnungen auf. Beispiel: „Zahlbar bis 10. Oktober 2016“. Dann können Sie gegebenenfalls auf das Versenden einer Mahnung verzichten, da Ihr Kunde nach Verstreichen des Termins automatisch in Verzug gerät.

Fälligkeit und Verzug: Der feine Unterschied

Wichtig: Bei Rechnungen und Mahnungen müssen Sie zwischen den Begriffen Fälligkeit und Verzug unterscheiden. Unter Fälligkeit versteht man den Zeitpunkt, ab dem Sie von Ihrem Kunden verlangen können, dass dieser die Rechnung bezahlt. Sie selbst können die Fälligkeit im Vertrag, den Sie geschlossen haben, bestimmen – zum Beispiel binnen eines bestimmten Zeitraums oder zu einem festgelegten Datum. Ist kein Fälligkeitstermin ausdrücklich vereinbart, muss der Schuldner grundsätzlich unverzüglich zahlen. Unverzüglich bedeutet: Sie haben Ihre Leistung erbracht. Wenn Sie in Ihren Rechnungen ein Zahlungsziel aufnehmen, tritt die Fälligkeit mit dem Datum des Zahlungsziels ein. Achtung: Obwohl eine Rechnung fällig ist, befindet sich Ihr Kunde nicht automatisch in Verzug.

Es gibt drei Varianten, wie Ihr Schuldner in Verzug geraten kann:

  1. Sie schicken Ihrem Kunden eine Mahnung.
    Ihr Schuldner erhält eine Mahnung von Ihnen, die ihn auffordert, die fällige Forderung zu begleichen. Damit befindet sich der Schuldner im Verzug.
  2. Sie setzen einen Termin für die Zahlung.
    Sie müssen keine Mahnung versenden, wenn Sie im Vertrag oder auf der Rechnung ein konkretes Datum benannt haben, bis wann die Forderung zu begleichen ist. Lässt der Schuldner die Zahlungsfrist verstreichen, befindet er sich ab dem Tag im Zahlungsverzug, der auf den letzten Tag der Zahlungsfrist folgt.
  3. Ein Unternehmens-Kunde zahlt 30 Tage lang nicht.
    Ist Ihr Schuldner ein Unternehmer, kommt er grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug, wenn er bis dahin nicht bezahlt hat.

Achtung: Ist Ihr Kunde ein Verbraucher, müssen Sie ihn ausdrücklich auf die Verzugsregelung hinweisen. Hier hilft ein Passus in der Rechnung, etwa: „Sie geraten spätestens 30 Tage nach Erhalt dieser Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB)“.

Erst Unklarheiten beseitigen, dann mahnen

Mit einer Mahnung sind Sie auf der sicheren Seite. Denn spätestens mit der Mahnung kommt Ihr Kunde in Verzug. Trotzdem gilt: Schicken Sie nicht sofort ein unhöfliches Schreiben, wenn mal eine Zahlung ausbleibt. Klären Sie zunächst, ob

  • es Unstimmigkeiten bei der Abnahme gab,
  • die Rechnung überhaupt eingetroffen ist,
  • der zuständige Ansprechpartner in der Buchhaltung des Kunden krank oder in Urlaub ist oder
  • der Kunde tatsächlich nicht zahlen will oder kann.

Viele dieser Fragen lassen sich durch Telefonate mit Auftraggeber und Buchhaltung klären. Häufig hilft zusätzlich ein höfliches Erinnerungsschreiben statt einer Mahnung. Weisen Sie aber in diesem Schreiben bereits darauf hin, dass ab dem Fälligkeitstermin Zinsen verlangt werden.

In der Vergangenheit war es üblich, stufenweise drei Mahnungen zu versenden. Das führte bei zahlungsunwilligen Kunden dazu, dass sie auf die ersten beiden Mahnungen erst einmal nicht reagiert haben. Die Praxis zeigt außerdem, dass der persönliche Anruf und das Nachhaken beim säumigen Zahler mehr Erfolg versprechen als das mehrfache schriftliche Mahnen.

Wenn Sie schriftlich mahnen wollen, bezeichnen Sie mehrere Mahnungen nicht als „1. Mahnung“ oder „2. Mahnung“. Sie können Ihre Mahnung schon kurz nach Fälligkeit der Rechnung versenden. Achten Sie aber darauf, dass Sie Verzugszinsen erst berechnen dürfen, wenn der Kunde sich tatsächlich in Verzug befindet.

Nicht vergessen: Verzugszinsen und Verzugsschadenspauschale

Seit 2014 dürfen Sie – zumindest zwischen Unternehmern – einen höheren Verzugszinssatz sowie eine Verzugsschadenspauschale berechnen. Der Verzugszinssatz beträgt nun 9 Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz. Komplett neu ist die Pauschale für den Verzugsschaden in Höhe von 40 Euro. Mit diesem Betrag sollen die Kosten für das interne Mahnwesen, mögliche Rechtsberatung oder andere Ausgaben gedeckt werden. Sie dürfen diesen Betrag im Verzugsfall sofort berechnen – es kommt nicht darauf an, ob diese Kosten tatsächlich entstanden sind oder nicht. Sollten nachweislich höhere Ausgaben angefallen sein, können auch diese geltend gemacht werden. Bei Geschäften mit Verbrauchern dürfen Sie Verzugszinsen in Höhe von derzeit 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz berechnen. Wie hoch der jeweilige Basiszinssatz ist, können Sie auf den Seiten der Bundesbank nachlesen.

Ob Sie eine oder mehrere Mahnungen verschicken, bleibt Ihnen überlassen. Dies hängt auch davon ab, wie Sie Ihren Kunden einschätzen. Entscheidend ist, beim letzten Schreiben darauf hinzuweisen, dass in der Folge rechtliche Schritte eingeleitet werden. Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, sollten Sie einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen beauftragen.