Quittung

Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg über den Empfang einer Zahlung oder einer anderen Leistung. Der Begriff geht auf das Wort „quitt“ zurück, das die Begleichung einer Schuld bezeichnet.

Warum sind Quittungen wichtig?

Eine Quittung bestätigt den Erhalt einer Ware, Leistung oder – wie in den meisten Fällen – einer Zahlung. Ihre wichtige Funktion besteht darin, die Erfüllung einer Schuld nachzuweisen. In dieser Hinsicht ist die Quittung bei einer Barzahlung vergleichbar mit dem Kontoauszug bei einer Überweisung. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB, §368) ist deshalb jeder Empfänger einer Ware, Leistung oder Zahlung dazu verpflichtet, auf Nachfrage ihren Erhalt zu quittieren. Dies gilt unabhängig davon, was er erhalten hat.

Welches Format muss eine Quittung haben?

Weit verbreitet ist der Einsatz sogenannter Quittungsblöcke. Hierbei handelt es sich um eine Art Heft mit mehreren heraustrennbaren Vordrucken für Quittungen. Jeder Vordruck besitzt einen Durchschlag, sodass der Herausgeber der Quittung ein Duplikat selbst behalten kann. Die Nutzung eines Quittungsblocks ist praktisch, weil die Vordrucke alle erforderlichen Angaben enthalten. Ihre Verwendung ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Solange alle nötigen Informationen aufgeführt sind, kann die Quittung grundsätzlich jedes Format haben. Rein rechtlich reicht ein einfaches Blatt Papier aus. Auch eine Rechnung kann eine Quittung sein, sofern auf ihr der Empfang der Zahlung (inklusive Datum und Unterschrift) bestätigt ist. Eine typische Phrase hierfür ist „Betrag (dankend) erhalten“.

Was muss eine Quittung enthalten?

Die Quittung muss die erhaltene Leistung oder Ware benennen und eine Bestätigung enthalten, dass diese erbracht wurde. Darüber hinaus ist es wichtig, den Bruttopreis und den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %) anzugeben. Eine Quittung ist stets mit dem Empfangsdatum und -ort zu versehen und von dem Empfänger zu unterschreiben. Dessen Name und Anschrift müssen ebenfalls auf der Quittung zu finden sein. Sobald eine dieser Angaben auf der Quittung fehlen, ist sie laut §125 BGB ungültig. Darüber hinaus macht der Gesetzgeber keine Vorgaben über die Form einer Quittung.

Welche Folgen hat eine fehlerhafte Quittung?

Unvollständige oder fehlerhafte Quittungen können ein Problem für die Buchführung darstellen. Dies gilt insbesondere für fehlende oder falsche Angaben zur enthaltenen Umsatzsteuer. Ist diese nicht korrekt ausgezeichnet, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Das heißt, dass das Finanzamt die bezahlte Umsatzsteuer nicht als solche anerkennt und den Erstattungsanspruch streicht. Umgekehrt müssen Zahlungsempfänger mit umsatzsteuerfreien Umsätzen (wie Ärzte), die unrechtmäßig Umsatzsteuer auf ihren Quittungen ausweisen, diese tatsächlich auch an das Finanzamt abführen.

Fehler vermeiden mit Online-Buchhaltungs-Software

Um fehlende oder falsche Angaben bei der Ausstellung von Quittungen zu vermeiden, empfiehlt sich die Nutzung einer Online-Buchhaltungs-Software wie „lexoffice“. Über ein spezielles Tool lässt sich eine Quittungsvorlage erstellen, in der automatisch der Nettobetrag und der zugehörige Umsatzsteuerbetrag berechnet und ausgewiesen werden. Dadurch lassen sich beim Ausstellen von Quittungen – im Vergleich zur Papierversion – Zeit sparen und Rechenfehler vermeiden. Die so erstellen Quittungen genügen automatisch den gesetzlichen Vorgaben und werden daher immer von Gläubigern und Finanzamt als Zahlungsbeleg anerkannt.