Quittung

Was ist eine Quittung?

Die Quittung ist ein schriftlicher Beleg, der den Empfang einer Zahlung oder einer anderen Leistung bestätigt, im Gegensatz zur Rechnung, die über die Verpflichtung der Begleichung eines bestimmten Betrages informiert.

Beide Belegsformen haben aber Gemeinsamkeiten. Welche das sind und wann Sie eine erstellen müssen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

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Der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung

Der größte Unterschied zwischen Quittungen und Rechnungen liegt darin, dass die Quittung ausschließlich bestätigt, dass eine Zahlung getätigt, eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde. Die Rechnung hingegen liefert Informationen darüber, was die Ware oder die Dienstleistung kostet, und beinhaltet eine Zahlungsfrist für die Begleichung dieser Kosten.

Eine Quittung bestätigt unter anderem eine Barzahlung, wie den Kassenbon, den Sie an der Ladentheke erhalten – sofern der Kassenbon die erforderlichen Pflichtangaben einer Quittung enthält. Bestellen Sie hingegen ein Produkt im Internet und überweisen Sie den Betrag dafür später, ist das eine Zahlung auf Rechnung. Diese belegt also, dass eine Zahlung bereits erfolgt ist, die Rechnung informiert darüber, dass eine Ware oder Dienstleistung noch bezahlt werden muss.

Außerdem gibt es Unterschiede bei den Pflichtangaben, einer Quittung und einer Rechnung. Die Rechnung ist detaillierter und muss bestimmte Angaben enthalten, die nur für Rechnungen gelten.

Die Pflichtangaben einer Quittung

Formell gesehen gibt es keine gesetzlich geltenden Ansprüche über den Aufbau. Sie darf sowohl handschriftlich als auch elektronisch erstellt werden. Meistens wird ein sogenannter Quittungsblock verwendet. Das ist im Prinzip nichts anderes als ein Notizblock mit vorgefertigten Vorlagen, die Sie einfach ausfüllen und heraustrennen können. Dabei bleibt immer ein Duplikat zurück. Die Originalquittung müssen Sie dem/der Zahlungsleistenden aushändigen. Die Kopie ist für Sie und für Ihre Buchhaltung.

Was muss auf einer Quittung stehen? Sie dient, wie zuvor erwähnt, als Bestätigung, aber sie ist auch ein Nachweis für die Buchhaltung, damit Sie wissen, woher das Geld kommt. Daher enthält sie einige Pflichtangaben, die über eine reine Bestätigung des Empfangs einer Ware, Dienstleistung oder Zahlung hinausgehen.

Diese Angaben sind verpflichtend:

• die Bezeichnung des Dokuments als „Quittung“
• Bruttopreis
• Datum und Ort der Ausstellung der Quittung
• Leistungsart (Zahlung, Warenlieferung, Dienstleistung etc.)
• Leistungsmenge (Stückzahl von Ware, Stunden für Dienstleistung etc.)
• Umsatzsteuerbetrag und in Klammern den ausgewiesenen Steuersatz (falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind; andernfalls ein Verweis auf die Kleinunternehmerregelung)
• Unterschrift des oder der Quittungsersteller:in (zusätzlich Stempel)

Im Gegensatz zur Rechnung kann bei der Quittung also auf eine Durchnummerierung wie bei der Rechnungsnummer und die Angabe der Steuernummer verzichtet werden.

Die quittierte Rechnung

Es kann vorkommen, dass die Quittung zur Rechnung wird. Enthält diese zusätzlich die Pflichtangaben einer Rechnung, kann sie auch als Rechnung genutzt werden. Auch Kleinbetragsrechnungen bis zu 250,00 EUR enthalten die gleichen Pflichtangaben. In dem Fall gilt sozusagen immer die Quittung als Rechnung.

Andersherum kann auch eine Rechnung zur Quittung werden. Das ist der Fall, wenn Sie auf der Rechnung bestätigen, dass diese bereits bezahlt wurde. Dafür müssen Sie das Zahlungsdatum angeben und mit einer Unterschrift bestätigen.

Wird eine Quittung zur Rechnung oder andersherum, spricht man von einer quittierten Rechnung. In der Buchhaltung ändert sich die jeweilige Bewandtnis nicht.

Quittungen schreiben als Privatperson

Grundsätzlich ist es Privatpersonen erlaubt, eine zu erstellen. Vorweg sei aber gesagt, dass es keine Verpflichtung gibt, bei einem Privatverkauf eine Quittung zu schreiben. Normalerweise ist ein Privatverkauf mit der Bezahlung des Betrags und der Übergabe der Ware abgeschlossen. Allerdings entsteht die Quittierungspflicht, sobald nach einer Quittung gefragt wird.

Dabei müssen Sie im Prinzip nichts anderes beachten als bei den oben genannten Pflichtangaben angegeben. Mit einer Ausnahme: als Privatperson dürfen Sie natürlich keine Umsatzsteuer ausweisen. Deshalb lassen Sie diese Angabe weg und verweisen auf der Quittung darauf, dass es sich um einen Privatverkauf oder eine private Dienstleistung handelt.

Sonderformen der Quittung

Im Grunde ist eine Quittung schlicht eine Quittung. Es gibt aber trotzdem noch verschiedene besondere Arten, die für unterschiedliche Zwecke genutzt werden.

Die Ausgleichsquittung

Eine Ausgleichsquittung kann erstellt werden, wenn ein Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in beendet wird. Darin wird bestätigt, dass keine Ansprüche mehr bestehen.

Beispielsweise kann in der Ausgleichsquittung festgehalten werden, dass alle Entgeltabrechnungen, Arbeitspapiere und Zeugnisse dem oder der Arbeitnehmer:in übergeben wurden. Andersherum kann man auch festhalten, dass dem oder der Arbeitgeber:in die Büroschlüssel, Werkzeuge oder der Dienstwagen ausgehändigt wurden. Am Ende sollen keine Ansprüche mehr von einer Seite bestehen.

Problematisch kann eine Ausgleichsquittung dann werden, wenn seitens des oder der Angestellten eine Aussage unterschrieben werden soll, die einen allgemeinen Verzicht beinhaltet. Das kann bedeuten, dass seitens des Unternehmens noch Verbindlichkeiten offen sein könnten.

Im Zweifel muss natürlich erst einmal keine Unterschrift getätigt werden und Angestellte können sich zu den Inhalten rechtlich beraten lassen. Es ist auch möglich, ein Betriebsratsmitglied an die Seite zu holen, um eventuelle Missverständnisse zu klären.

Die Ausgleichsquittung ist auch als Erledigungsklausel oder Abgeltungsklausel bekannt.

Die Löschungsbewilligung

Löschungsbewilligungen stammen aus dem Grundbuchwesen und dienen der Zustimmung zur Löschung eines Grundbuchrechts.

Diese Sonderform der Quittung wird vor allem dann verwendet, wenn ein:e Kreditgeber:in Zustimmung zur Löschung von einem Grundstück als hinterlegte Kreditsicherheit zustimmen muss.

Die Bankquittung

Bei der Bankquittung handelt es sich um eine zusätzliche Bestätigung, dass eine Zahlung auf ein Konto erfolgt ist. Ein:e Lieferant:in bestätigt damit also den Erhalt einer Zahlung durch eine:n Kund:in. Die Quittung wird von der Bank ausgestellt.

Im Grunde sind alle nötigen Informationen auf einem Kontoauszug zu sehen. Deshalb werden Bankquittungen nur in ganz seltenen Fällen ausgestellt bzw. überhaupt angefordert. Der Vollständigkeit halber soll diese Form der Quittung hier aber nicht unerwähnt bleiben.

Bei gerichtlichen Mahnverfahren hat die Bankquittung eine höhere Bedeutung als ein Kontoauszug und hat dann eine Beweisfunktion.

Die Quittung in der Buchhaltung

Quittungen, die sich auf die Steuer in Ihrem Unternehmen auswirken, müssen Sie natürlich in der Buchhaltung erfassen. Damit Sie die einzelnen Geschäftsvorfälle besser zuordnen können, ist es sinnvoll, die Quittungen zu nummerieren. Eine Pflicht ist das aber wie bereits erwähnt nicht.

Quittungen können wie alle anderen Belege stichprobenartig vom Finanzamt überprüft werden. Deshalb gilt für Quittungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Im Falle einer verlorenen Quittung dürfen Sie eine Ersatzquittung ausstellen. Ist das nicht möglich, können Sie bei kleineren Beträgen einen Einzelbeleg schreiben. Dieser muss aber alle Pflichtangaben der Quittung enthalten. Eine Form muss dabei nicht eingehalten werden. Ein Einzelbeleg kann auch handschriftlich erstellt werden. Ersetzt er die Quittung, muss er natürlich auch für die Buchhaltung erfasst und aufbewahrt werden.

Das sollte aber wirklich nur im äußersten Notfall passieren. Fehlerhafte Quittungen oder zahlreiche Einzelbelege können Ihren Vorsteuerabzug gefährden, da das Finanzamt die gezahlte Umsatzsteuer eventuell nicht anerkennt. Dann wird Ihr Erstattungsanspruch gestrichen und im schlechtesten Fall entsteht durch die dadurch entstandene Diskrepanz sogar eine Nachzahlung.

Um das zu verhindern, können Sie unser Quittungsvorlage-Tool für die Erstellung Ihrer Quittungen verwenden. Dort tragen Sie einfach die verpflichtenden Angaben ein und das Tool erstellt Ihre Quittung.