Ein Rechnungsvordruck ist ein vorgefertigtes Dokument, in dem an bestimmten Stellen alle für eine korrekte Rechnung erforderlichen Angaben gemacht werden können. Den Rechnungsvordruck gibt es sowohl in der klassischen Papierform als auch in der Form einer digitalen Buchungsmaske.
Rechtliche Grundlagen
Wenn ein Unternehmen an ein anderes Unternehmen oder an einen Endkunden Produkte oder Dienstleistungen verkauft, hat dies Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie auf den Bereich der Umsatzsteuer. Um diese Vorgänge von der Sache, der Höhe der finanziellen Transaktion und dem Zeitpunkt der Zahlung her einwandfrei zu belegen, ist ein geeignetes Dokument nötig. Dieses Dokument muss nicht unbedingt die Bezeichung Rechnung tragen. Es ist prinzipiell jedes Dokument geeignet, auf dem alle für eine Rechnung erforderlichen Pflichtangaben erfasst sind. Das Wesen der Rechnung und alle Bestandteile, die für dieses Dokument erforderlich sind, werden im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Paragraf 14 beschäftigt sich mit dem Titel Ausstellung von Rechnungen.
Verschiedene Interessen im Fokus der Rechnungserstellung
Die Erstellung einer Rechnung, die auf Basis einer Lieferung oder Leistung verursacht ist, ist im Hinblick auf unterschiedliche Personen oder Einrichtungen wichtig.
Das Unternehmen benötigt die auf der Rechnung gemachten Angaben für seine ordnungsmäßige Buchführung, an die sich der Jahresabschluss mit den Mindestbestandteilen von Bilanz und GuV anknüpft. Aus diesem Grund sind eine Menge der Angaben von Rechnungen auch für die laufende Buchführung relevant.
Der Kunde kann auf einer Rechnung genau nachprüfen, ob die vereinbarten Produkte geliefert wurden beziehungsweise Leistungen erbracht wurden und auch korrekt in Sache und Höhe berechnet worden sind.
Das Finanzamt sieht die Höhen, in denen Mehrwertsteuer vom Kunden (im Rahmen des Kaufpreises) erhalten wurde und inweieweit ein Unternehmer einem anderen Unternehmen, zum Beispiel beim Kauf von Rohstoffen, Vorsteuer gezahlt hat. Aus diesen Werten ergibt sich die sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie die Tatsache, ob beim Jahresabschluss eine Zahllast oder ein Erstattungsanspruch an das Finanzamt herauskommt.
Erforderliche Pflichtangaben auf einer Rechnung
Es sind gewisse Angaben nötig, die aus einer Rechnung ein korrektes und für alle Interessenten ein nachvollziehbares Dokument machen. Hierzu gehören der Name und die Adresse dessen, der die Rechnung ausstellt, sowie dessen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID. Auch vom Empfänger der Rechnung sind Name und Adresse wichtig (bei Unternehmen als Kunden auch Steuernummer und Umsatzsteuer-ID). Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer tragen und das aktuelle Datum tragen. Weil genaue Datum einer Lieferung oder Leistung vom Rechnungdatum abweichen kann, ist auch dieses auf einer Rechnung anzugeben. Die Produkte und Leistungen sind auf der Rechnung ebenfalls zu beschreiben und in ihrer jeweiligen Menge anzugeben. Es sind im Hinblick auf den Preis sowohl der Brutto- als auch der Nettopreis anzugeben. Auch der Betrag der Umsatzsteuer sowie der Prozentsatz (zum Beispiel 19 % oder 7 %) sind auf der Rechnung anzugeben.
Ausnahmeregelungen für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind durch enschlägige steuerrechtliche Vorschriften von der Umsatzsteuer befreit. Sie zahlen an das Finanzamt keine Umsatzsteuer und können diese im Gegenzug aber auch als duchlaufenden Posten nicht abziehen. Daher ist es nicht erforderlich, dass die Rechnung eines Kleinunternehmers eine Umsatzsteier ausweist. Als Kleinunternehmer gelten laut Steuerrecht alle Betriebe mit einem Umsatz, der pro Jahr unter der Grenze von 17.500 Euro liegt.
Rechnungsvordrucke in Word oder Excel erhältlich
Die Vereinfachungen, die ein Rechnungsvordruck den Sachbearbeitern eines Unternehmens bietet, sind groß. So ist es möglich, den Briefkopf und das Logo der betreffenden Firma auf dem Rechnungskopf bereits fertig vorzuformatieren. Es können zum Beispiel für bestimmte Kunden, die immer wieder bestellen, schon feste Adresssätze erstellt werden. Dies alles wird mithilfe bestimmter Funktionen möglich, die bewährte Programm von MS Office bieten. So ist es in Word mögloch, Templates mit allen für die Rechnung erforderliche Angaben zu nutzen. Die Tabellenkalkulation von Excel bietet den Anwendern aber noch einen weiteren Vorteil. Die für die Berechnung von Steuer oder Gesamtpreis erforderlichen Formeln können in einer Exceltabelle gleich vorab eingegeben und gespeichert werden. Dennoch gibt es auch bei Word und Excel noch eine Menge Daten, die manuell eingegeben werden müssen. Hilfe bietet hier ein spezielles Online-Buchungs-Programm, das im Rahmen seiner Software zudem auch gleich einen praktischen Rechnungsvordruck anbietet.
Online-Software als komfortable Alternative
Die Nutzung einer Online-Buchhaltungs-Software wie lexoffice macht sich in Zusammenhang mit der Rechnungserstellung gleich auf vielfache Weise bezahlt. Das Programm ermöglicht bedarfsgerechte Berechnungen und reduziert auf diese Weise die auf dem manuellen Rechenweg möglichen Fehlerquellen. So ist es auch möglich, die betreffenden Steuersätze nur mit einem Klick auszuwählen und auf den Nettobetrag aufzuschlagen, damit sich der Gesamtpreis für eine Ware oder Dienstleistung errechnet.
Zudem ist es bei einem Programm wie lexiffice mölglich, gleich benötigte Daten in die Buchhaltung zu übernehmen. Ein Beispiel dafür ist die Umsatzsteuer. Deren Berechnung ist für die Voranmeldung der Umsatzsteuer ans Finanzamt wichtig. Zudem ergeben die aufsummierten Beträge der erhaltenen und gezahlten Umsatzsteuer am Jahresende auch die Information, ob gegenüber dem Finanzamt ein Erstattungsanspruch oder eine Zahllast vorliegt. Fazit: Die Online-Software lexoffice erspart eine Menge Zeit und Kosten, auch im Hinblick auf den Rechnungsvordruckund die damit verbundene Fakturierung.
