Was ist eine Rechnungsvorlage?
Eine Rechnungsvorlage, auch Musterrechnung genannt, ist ein Entwurf zum Verfertigen einer Rechnung, in dem alle wichtigen Inhalte bereits vorgegeben sind. Eine solche Vorlage können Sie für alle Rechnungen, die Sie schreiben, verwenden. Dieses Muster brauchen Sie dann nur noch jeweils individuell anzupassen, denn auch bei einer Rechnungsvorlage ist es entscheidend, dass alle vorgeschriebenen Bestandteile enthalten sind.
Welche Arten von Rechnungsvorlagen sind gebräuchlich?
Zum ersten gibt es Musterrechnungen in Form eines einfachen Word- oder Excel- Dokuments. Dabei haben Excel-Ausführungen im Gegensatz zu Word-Dokumenten den Vorteil, dass bestimmte Rechenschritte von der Excel- Funktion erledigt werden können. So brauchen Sie beispielsweise nicht jedes Mal die Mehrwertsteuer manuell auszurechnen.
Deutlich komplexere Lösungen bieten verschiedene Buchhaltungsprogramme an, die Sie kaufen und auf Ihrem Computer installieren müssen.
Darüber hinaus gibt es Software-Ausführungen, die in der Cloud laufen und die Sie nicht kaufen und installieren müssen.
Da alle drei Möglichkeiten sowohl ihre Vor- als auch ihre Nachteile haben, verraten wir Ihnen am Ende der Ausführungen die perfekte Lösung im Zusammenhang mit Rechnungsvorlagen.
Welche Rechnungs-Pflichtangaben müssen Sie in einer Rechnung aufführen?
Welche Angaben unerlässlich sind, ist in § 14 des Umsatzsteuergesetzes ersichtlich. Damit Ihre Rechnungen als Geschäftsdokumente vom Finanzamt anerkannt werden, sind folgende Komponenten zwingend erforderlich:
- Die Anschrift sowie der Name der leistenden Firma
- Die Anschrift und der Name der Person, die die Leistung erhält
- Der Termin der Leistung oder der Lieferung
- Art sowie Umfang der Dienstleistung beziehungsweise Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren
- Die gegebenenfalls nach Steuersätzen gegliederten Netto-Beträge
- Die jeweils hierauf entfallenden steuerlichen Beträge
- Das Rechnungsdatum, also das Datum der Ausstellung
- Die Rechnungsnummer, die Sie nur einmalig vergeben dürfen
- Die Umsatz-Identifikationsnummer oder die Steuernummer des Rechnungsstellers
Die Besonderheiten bei sogenannten „Kleinbetragsrechnungen“
Diese Art der Rechnungen können Sie bis zu einem Bruttobetrag von 250,00 Euro ausstellen. Hier genügen folgende Angaben:
- Anschrift und Name der leistenden Firma
- Das Ausstellungsdatum
- Die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Das entsprechende Entgelt inklusive des Steuerbetrages für die sonstigen Leistungen oder die Produkte, und zwar in einer Summe
- Der anzuwendende Steuersatz oder der Hinweis auf die Befreiung von der Steuer
Bitte beachten Sie, dass allgemeine Aussagen wie beispielsweise „inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer“ nicht ausreichend sind. Sollten Sie in einer Rechnung Leistungen abrechnen, für die verschiedene Steuersätze Gültigkeit haben, müssen Sie für diese Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, exakt die jeweiligen Summen angeben. Natürlich gibt es auch hier Ausnahmen von der Regelung, denn die Erleichterungen gelten in folgenden Fällen nicht:
- Im Rahmen innergemeinschaftlicher Lieferungen gemäß § 6a UStG
- Sofern Sie einen grenzüberschreitenden Versandhandel gemäß § 3c UStG betreiben
- Innerhalb von Reverse-Charge-Leistungen gemäß § 13 b UStG
Warum sollten Sie sich mit dem Thema „Rechnungsvorlage“ beschäftigen?
In diesem Zusammenhang geht es weniger um die Rechnungsvorlage an sich, sondern vielmehr um die Elemente (gesetzlich vorgeschrieben!), die eine Rechnung enthalten muss. Daher ist es natürlich für Sie, als Unternehmensgründer, von elementarer Bedeutung, dass Sie sich mit allen Fakten rund um die Erstellung der Rechnung vertraut machen.
Warum ist die Nutzung einer Online-Buchhaltungs-Software wie „lexoffice“ im Zusammenhang mit dem Komplex „Rechnungsvorlage“ sinnvoll?
Sicherlich freut es jeden Unternehmer, wenn er Rechnungen schreiben kann. Wenn Sie dies jedoch, wie oben beschreiben, mit Excel oder Word erledigen, dann kostet Sie die Erstellung einfach viel zu viel Zeit, die Sie bestimmt lieber in den Aufbau Ihrer Existenz investieren. Mit dieser ebenso kompakten wie intelligenten Buchhaltungs-Software „lexoffice“ dagegen können Sie im Handumdrehen Rechnungen (sogar mit Ihrem persönlichen Design!) und Angebote erstellen und mit wenigen Klicks natürlich auch verwalten. Darüber hinaus haben Sie ebenso die Möglichkeit, Ihre Zahlungen mithilfe des integrierten Online-Bankings zu buchen und zwar (auch) von unterwegs mobil per App. Daher benötigen Sie mit „lexoffice“ auch keine gesonderten Rechnungsvorlagen.
So ist die Nutzung von „lexoffice“ gerade für Sie, als Existenzgründer, einfach die perfekte Lösung!
