Definition: Was ist eine Registrierkasse?
Eine Registrierkasse ist ein elektronisches Gerät, das zur Erfassung und Abrechnung von Verkäufen von Waren oder Dienstleistungen genutzt wird. Sie dient dazu, Bargeldumsätze oder Kartenzahlungen zu registrieren, Belege (Kassenbons) zu erstellen und alle Kassiervorgänge lückenlos aufzuzeichnen. Typische Bestandteile sind eine Tastatur, ein Display, eine Geldlade und ein Drucker für Belege. Moderne Registrierkassen erfüllen außerdem die gesetzlichen Anforderungen der GoBD und sind mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet.
Registrierkassen: Offene und geschlossene Kassensysteme
Bei Registrierkassen unterscheidet man zwischen offenen und geschlossenen Kassensystemen:
Geschlossenes Kassensystem: Elektronische Kasse (stand alone)
Bei einer Registrierkasse mit geschlossenem System kommen die Soft- und Hardwarekomponenten von einem Hersteller und sind in der Regel in einem Gerät integriert. Diese Stand-Alone-Kassen können programmiert werden. Das Erfassen von Verkäufen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen ist möglich. Der Zugang zur Kasse erfolgt meist über einen – mechanischen – Schlüssel. Auf diese Weise können die Umsätze mehrerer Verkäufer oder Bediener getrennt erfasst werden. Mit dem Chefschlüssel sind weitere Funktionen wie Storno, Zwischensumme oder Tagesendsumme abrufbar. Deshalb müssen Sie z. B. im Supermarkt immer erst auf den Marktleiter und seinen Schlüssel warten, wenn dem Kassierer ein Fehler unterlaufen ist. Diese Kassensysteme kommen häufig z. B. im Einzelhandel, bei Frisören oder anderen Ladengeschäften zum Einsatz.
Registrierkassen mit einem geschlossenen Kassensystem sind nicht so fehleranfällig wie Systeme mit einem offenen System. Allerdings hat erst genanntes den Nachteil, dass die Abhängigkeit groß ist, da sowohl die Soft- als auch die Hardware von einem Unternehmen bereitgestellt werden.
Offenes Kassensystem: PC-Kasse im Netz
Bei der Registrierkasse mit einem offenen System müssen Soft- und Hardware nicht unbedingt vom selben Hersteller kommen. Zumeist dient ein PC als Server, auf dem eine spezielle Kassensoftware installiert wird. Diese Kassen stehen in permanenter Verbindung zu dem Server. Die Programmierung erfolgt entweder an der Kasse selbst oder einfacher über den PC. Die Umsätze, Steuersätze etc. werden dem Server gemeldet und dort gespeichert. Über Mobilgeräte (z. B. Orderman) können beispielsweise in der Gastronomie Bestellungen an Theke oder Küche weitergegeben werden. Mit Scannern können Artikel erfasst und mit der Kasse abgerechnet werden. Die verkauften Artikel gehen direkt als Bestandsminderung in die Bestandsbuchhaltung ein.
Der Vorteil des offenen Kassensystems besteht für Sie darin, dass Sie von den Herstellern unabhängiger sind. Sie können exakt die Hard-und Software kombinieren, die Sie brauchen.
Vereinfachte Registrierkassenbelege: Diese Vorteile gelten für Kleinunternehmer
Bevor sich Unternehmer mit dem Thema der Registrierkassen beschäftigen, sollten sie erst klären, ob sie Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts (§ 19 UStG) sind. Darunter fallen Einzelgewerbetreibende, deren Umsätze im Vorjahr nicht über 25.000 Euro (bis 2024: 22.000 Euro) und im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro (bis 2024: 50.000 Euro) liegen. Als Kleinunternehmer kann man auf die Anwendung des Umsatzsteuerrechts verzichten. Man muss also keine Umsatzsteuer bezahlen und hat im Gegenzug keinen Vorsteuerabzug.
Der Vorteil liegt in der einfacheren Handhabung: Es muss nicht geprüft werden, ob ein Umsatz umsatzsteuerfrei ist oder dem Steuersatz von 19 % oder 7 % unterliegt. Hierüber muss auch bei den erzeugten Registrierkassenbelegen nicht differenziert werden.
Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder Bilanzierung?
Zur Gewinnermittlung in der Einkommensteuer muss normalerweise eine Bilanz erstellt werden. Liegen die Jahresumsätze auf Dauer nicht über 800.000 Euro und die Gewinne nicht über 80.000 Euro, kann der Kleinunternehmer als Gewinnermittlung die Einnahmen-Überschussrechnung (kurz EÜR = „4-3-Rechnung“) wählen. Freiberufler können stets die EÜR anwenden.
Hier gilt als Gewinn die Differenz von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Auch hier sind Bargeschäfte in den Kassenaufzeichnungen zu erfassen. Allerdings muss ein Kassenendbestand nicht ermittelt werden, sofern kein bargeldintensiver Betrieb vorliegt. Welche Betriebe bargeldintensiv sind, erklären wir weiter unten im Artikel.
Erfassung von Kasseneinnahmen und -ausgaben
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden. Werden Waren mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen veräußert, müssen Unterlagen hierzu geführt und aufbewahrt werden. Das gilt natürlich auch im Dienstleistungsbereich. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 8 Jahre.
Kassenaufzeichnungen in der EÜR
Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden. Für die Ordnungsmäßigkeit der Registrierkasse sind folgende Aufzeichnungen notwendig:
- Die Erfassung der Tageseinnahmen in einer Summe ist ausreichend, wenn sich die Einzelbeträge aus den unter Aufzeichnungspflichten genannten Belegen ergeben (Kassenstreifen, Journale). Ansonsten ist jede Einnahme getrennt aufzuzeichnen und zu belegen,
- Betriebsausgaben müssen einzeln aufgezeichnet und mit Belegen (Eingangsrechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden.
- Kartenzahlungen (EC-Karte, Kreditkarte) sind gesondert zu vermerken, um eine Doppelerfassung als Kasseneinnahme und Bankzugang zu verhindern.
- Private bare Einlagen oder Barentnahmen sind zu vermerken.
Das Feststellen eines Kassenbestandes ist insoweit nicht notwendig. Anderes gilt bei bargeldintensiven Betrieben.
Bargeldintensive Betriebe
Als bargeldintensiv gelten Betriebe, deren Umsätze überwiegend bar vereinnahmt werden. Das sind z. B. Bäckereien, Metzgereien, Gaststätten und Imbisse, Frisöre und Kosmetikstudios. Hier sind – auch bei EÜR – weitere Aufzeichnungspflichten zu beachten:
- Zählen des tatsächlichen Kassenbestandes nach einem gewissen Zeitraum, am besten am Ende jedes Tages,
- Abgleich des gezählten Kassenbestandes mit dem Kassenbestand laut Kassensystem. Dabei werden Kassenausgaben (bezahlte Rechnungen, Bankeinzahlungen, Barentnahmen) bzw. sonstige Kassenzugänge (Bankabhebung, bare Einlagen) einbezogen, die im Laufe des Tages getätigt wurden,
- De facto entspricht dies der Führung eines Kassenbuches (s. u.).
In jedem Fall sind die Kassenaufzeichnungen unveränderbar und GoBD-konform vorzunehmen. Das bedeutet:
- Aufzeichnung in Papierform mit Kugelschreiber (kein Bleistift) und Unterschrift oder
- Erfassung in einem revisionssicheren unveränderbaren Buchhaltungsprogramm.
Wichtig: Der Eintrag in eine veränderbare Excel-Tabellereicht für die Ordnungsmäßigkeit nicht aus.
Kassenbuch
Wird der Gewinn durch Bestandsvergleich mit Bilanzerstellung ermittelt, ist ein Kassenbuch zu führen (s. o. bargeldintensive Betriebe). Hierzu ist Folgendes zu tun:
- Der Kassenendbestand muss täglich durch Zählen ermittelt werden.
- Der Abgleich mit dem Kassen-Soll laut Kassensystem muss hergestellt werden.
- Beim Abgleich sind sonstige Kassenbewegungen (Entnahmen, Einlagen, Barausgaben, Gutscheine, Storni, Trainingsbuchungen) mit einzubeziehen.
Anforderungen an Aufzeichnungen bei Registrierkassen nach GoBD
Elektronische Kassensysteme müssen die nachstehenden Anforderungen erfüllen:
Aufbewahrung der Kassenbelege
Alle Belege sind 8 Jahre aufzubewahren.
Einzelaufzeichnungspflicht
Jede Bonierung und jeder Tastendruck bzw. „Touch“ wird von der Kasse erfasst. Damit entsteht ein elektronischer Beleg, der nach den GoBD einzeln aufzuzeichnen und aufzubewahren ist. Die Zusammenfassung oder Verdichtung der Verkäufe an einen Kunden oder die ausschließliche Speicherung in einem Betrag ist nicht zulässig.
Aufzuzeichnen sind alle dem Kassensystem eingegebenen Informationen. Insbesondere:
- Datum der Eingabe
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Waren bzw. Leistung
- Betrag
- Umsatzsteuer bzw. Umsatzsteuersatz
Werden mit einer Registrierkasse Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege oder Gutscheine) erstellt, sind auch diese aufzubewahren. Aufzubewahren sind auch die fortlaufend nummerierten Tagesendsummenbons.
Achtung
Alleinige Aufbewahrung von Tagesendsummenbons reicht nicht
Die alleinige Aufbewahrung von Tagesendsummenbons (Z-Bons) zum Nachweis eines ordnungsmäßigen Kassensystems ist nicht mehr zulässig.
Der bisherige Verzicht auf Einzelaufzeichnungen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt beim Einsatz von Registrierkassen nicht mehr.
Ursprungsformat
Elektronische Registrierkassen und PC-Kassen erzeugen Belege und Daten. Diese Belege und Daten sind in ihrem Ursprungsformat (csv etc.) aufzubewahren. Das gilt für Papierform wie für digitale Daten. Je nach Kassensystem sind dies z.B.:
- Kassenstreifen, Tagesendsummenbons
- Speicherjournale, Umsatzdateien
Die Aufbewahrung nur in gedruckter Form ist unzulässig.
Zusätzlich müssen die digitalen Daten auswertbar sein. Dazu werden sie i. d. R. in einem Listenformat abgespeichert. Die Strukturinformationen, d. h. der Aufbau der Listen, muss ebenfalls digital vorgehalten werden.
Auswertungen
Aufgrund der Einzeleingaben erzeugen die Kassen die gängigen Journale und sonstige statistische Auswertungen. Darüber hinaus werden z. B. Arbeitszeiten der Bediener, deren Umsätze etc. erfasst. Auch diese Daten sind digital und unveränderbar vorzuhalten.
Programmierungen, Stammdaten, Speicherzugriffe
Aufbewahrungspflichtig sind ebenso alle Protokolle über Programmierungen (z. B. Eingeben von Bedienern, Artikeln, Preisen und Steuersätzen oder Einrichten von Schnittstellen zu anderen Modulen), Auslesen von Zwischensummen, Tagesendsummen oder sonstige Zugriffe auf den Speicher und Löschen von Journalen und sonstige „Nullstellungen“.
Digitaler Datenzugriff
Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau müssen alle steuerrelevanten Daten dem Finanzamt digital zugänglich gemacht werden.
Einsatzort
Bei mobilen Kassen (z. B. Orderman) sind auch die konkreten Einsatzorte und -zeiträume zu protokollieren und aufzubewahren.
Verfahrensdokumentation
Um die Kasse überprüfen zu können, muss dem Betriebsprüfer auf Wunsch auch eine Verfahrensdokumentation der Kasse zur Verfügung gestellt werden. Diese enthält folgende Informationen:
- das eingesetzte Aufzeichnungssystem
- die Betriebsabläufe bei der Kassenführung
- Programmier- und Stammdaten (sowie deren Änderungsdaten)
- Handbücher des eingesetzten Systems
- Bedienungs- und Programmieranleitungen des eingesetzten Systems
Kassen-Nachschau
Seit 2018 ist eine unangemeldete „Kassen-Nachschau“ durch das Finanzamt beim Unternehmer möglich. Vorlagepflichtig sind die aufzubewahrenden Aufzeichnungen der Registrierkasse.
Unbare Vorgänge
Bei Zahlungen mittels EC-Karte (EC-Cash) oder Kreditkarte (EFT – Electronic Funds Transfer = elektronischer Kapitaltransfer per Chip- oder Magnetstreifenkarte) muss ein Abgleich mit den Bankdaten und der Buchführung möglich sein.
Schecks sind wie Bargeld zu behandeln. Die Scheckeinreichungen und Einzahlungen auf dem Bankkonto müssen mit den Kassenausgängen abgestimmt werden können.
Aktuelle Gesetzesvorgaben für Registrierkassen
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Kassensysteme müssen seit dem 31. März 2021 über eine „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“ verfügen. Diese umfasst
- ein Sicherheitsmodul,
- ein Speichermedium und
- eine einheitliche digitale Schnittstelle für den Datenzugriff des Finanzamts.
Belegausgabepflicht bzw. Bonpflicht
Über jeden elektronisch erfassten bzw. generierten Geschäftsvorfall muss seit dem 01.01.2020 ein Beleg bzw. Kassenbon ausgestellt werden. Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- das Datum der Belegausstellung sowie den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- interne Transaktionsnummer
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (sofern vorhanden, vgl. Übergangslösung)
- Betrag und Zahlungsart (Bar, EC, ...)
- Signaturzähler
- Prüfwert
Der Beleg kann in Papierform oder auch – bei Zustimmung des Empfängers – in einem elektronischen Standardformat (PDF, JPG, …) ausgegeben werden.
Anders als z. B. in Italien ist der Kunde nicht verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen. Ungeachtet dessen besteht jedoch weiterhin ein Anspruch des Kunden auf eine Quittung (§ 368 BGB). Nicht entgegengenommene Belege müssen beim Aussteller nicht aufbewahrt werden.
Grundsätzlich ist eine Befreiung von der Belegausgabepflicht möglich. Der Nachweis einer dazu notwendigen „sachlichen oder persönlichen Härte“ dürfte sich schwierig gestalten. Allein der Hinweis auf Kostenersparnis ist kein Argument.
Mitteilungspflicht für Kassensysteme
Unternehmen sind seit dem 1. Januar 2025 dazu verpflichtet, ihr eingesetztes elektronisches Kassensystem und die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung an das Finanzamt zu melden. Aufgrund einer fehlenden elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wurde die Mitteilungspflicht zunächst ausgesetzt. Seit dem 1. Januar 2025 ist es nun möglich, die Meldung elektronisch über das Programm “Mein ELSTER” oder die ERiC-Schnittstelle zu melden.
Unternehmen, die ihr Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 angeschafft haben, waren verpflichtet, die Meldung bis zum 31. Juli 2025 durchzuführen.
Für alle nach dem 1. Juli 2025 angeschafften Kassensysteme gilt: Die Meldung der Inbetriebnahme bzw. Außerbetriebnahme des elektronischen Kassensystems muss innerhalb eines Monats an das Finanzamt erfolgen.
Folgende Pflichtangaben sind elektronisch zu übermitteln:
- Eigener Name und Steuernummer
- Zertifizierungs-ID des BSI und Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (sofern vorhanden, vgl. Übergangslösung)
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte / Einsatzort
- Seriennummer des Aufzeichnungssystems (lt. Hersteller)
- Datum der Anschaffung / des Leasingsbeginns
- Datum der Außerbetriebnahme (innerhalb eines Monats nach Beendigung)
Info
Geplante Einführung einer Registrierkassenpflicht 2027
Laut dem Koalitionsvertrag der schwarz-roten Regierung soll ab 2027 eine Registrierkassenpflicht für Betriebe mit einem jährlichen Umsatz von über 100.000 Euro eingeführt werden. Im Gegenzug soll die bestehende Kassenbonpflicht abgeschafft werden.
