Was ist eine Stornorechnung und wann wird sie benötigt?
Aus verschiedenen Gründen, wie beispielsweise einem Fehler, Warenrückgaben, Stornierungen von Dienstleistungen oder nachträglichen Preisanpassungen, kann es notwendig sein, eine bestehende Rechnung zu ändern bzw. zu korrigieren. Dabei können zwei Fälle eintreten: Ist die Rechnung noch nicht bezahlt, kann die Rechnung durch eine abgeänderte Version unter derselben Rechnungsnummer neu ausgestellt werden.
Ist die Zahlung der Rechnung jedoch bereits veranlasst oder abgeschlossen, ist diese Vorgehensweise nicht mehr möglich. Stattdessen bedarf es jetzt einer Stornorechnung zur Rechnungskorrektur. Diese Stornorechnung bezieht sich dabei auf die Ursprungsrechnung und macht diese unwirksam. Anschließend kann eine neue Rechnung unter einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt werden.
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Wie muss eine Stornorechnung aussehen?
Der Inhalt einer Stornorechnung unterscheidet sich zunächst nicht von dem einer normalen Rechnung. Auch auf der Stornorechnung sind nach § 14 UStG folgende Pflichtangaben zu finden:
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers - Ausstellungsdatum der Stornorechnung
- Rechnungsnummer (Stornorechnungen erhalten eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer)
- Menge, Art und Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen
- Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
- Gegebenenfalls einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Trotzdem gibt es Unterschiede zwischen Rechnungen und Stornorechnungen. Besonders wichtig bei der Stornorechnung ist der Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Eine Zuordnung sollte eindeutig erfolgen und muss mindestens durch die Angabe des Datums und der Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung ersichtlich sein. Ein weiterer Unterschied zur eigentlichen Rechnung ist die Art der Buchung. Anders als die Rechnung weist die Stornorechnung lediglich negative Beträge auf. Durch Verrechnung der ursprünglichen Rechnung und der Stornorechnung ergibt sich so eine Annullierung bisheriger Beträge.
Um bei der nächsten Stornorechnung auf der sicheren Seite zu sein, verwenden Sie ein Stornorechnung-Muster oder direkt ein Rechnungsprogramm von Lexware.
Was ist bei einer Stornorechnung zu beachten?
Die Verwendung einer Stornorechnung ist einfach und übersichtlich. Trotzdem gibt es einige Punkte zu beachten, wenn Sie Rechnungskorrekturen durchführen:
Muss jeder Fehler in einer Rechnung korrigiert werden?
Haben sich ein oder mehrere Fehler in Ihre Rechnung eingeschlichen, empfiehlt sich in jeder Hinsicht eine Korrektur. Besonders die Pflichtangaben sollten Sie genau überprüfen und in jedem Fall berichtigen. Eine Rechnungskorrektur können Sie für jeden Fehler vornehmen, aber nicht jeder Fehler muss zwingend korrigiert werden. Findet sich beispielsweise lediglich ein Tippfehler in der Produktbeschreibung und der Inhalt der Rechnung ist weiterhin ohne Einschränkungen verständlich, ist eine Korrektur der Rechnung nicht notwendig.
Der Begriff der Gutschrift
Seit 2013 ist der Einsatz von Gutschriften zur Rechnungskorrektur nicht mehr zulässig. Der rechtssichere Weg führt seitdem ausschließlich über die Stornorechnung. Um Missverständnisse mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie auch im Schriftverkehr anstatt Gutschrift nur die Begriffe Rechnungskorrektur, Stornorechnung und Korrekturrechnung verwenden.
Achtung
Verwechslungsgefahr beim Begriff „Gutschrift“
Für Stornorechnungen wird umgangssprachlich trotzdem häufig der Begriff der Gutschrift verwendet. Dabei handelt es sich um eine Gutschrift im kaufmännischen Sinne. Diese sollte nicht mit der Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn verwechselt werden, die durch Leistungsempfänger als „Rechnung“ ausgestellt wird.
Kann ein Kunde die Rechnung selbst korrigieren?
Nein, die Korrektur einer Rechnung ist nur durch den Aussteller möglich. Dies ist gesetzlich geregelt und kann auch durch Absprachen nicht geändert werden. Um Missverständnisse mit dem Finanzamt zu verhindern, sollte hier der korrekte Ablauf stets eingehalten werden.
Was muss bei einer Stornorechnung alles aufbewahrt werden?
Bei einer Rechnungskorrektur müssen die Ursprungsrechnung, die Stornorechnung und die neue, korrigierte Rechnung 10 Jahre lang aufbewahrt werden, um eine korrekte Buchhaltung zu garantieren.
Gibt es eine zeitliche Begrenzung für Rechnungskorrekturen?
Nein, es gibt keine gesetzlichen Einschränkungen, wie weit rückwirkend Rechnungskorrekturen vorgenommen werden dürfen. Auch Fehler, die erst nach langer Zeit auffallen, können so jederzeit korrigiert werden. Trotzdem können steuerliche Aspekte relevant werden, wenn die Korrektur in einem späteren Jahr erfolgt und eine rückwirkende Rechnungskorrektur vom Finanzamt nicht anerkannt wird.
Wann ist keine rückwirkende Rechnungskorrektur möglich?
Damit eine rückwirkende Rechnungskorrektur möglich ist, muss eine Rechnung folgende Mindestangaben ausweisen:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Leistungsbeschreibung
- Nettorechnungsbetrag
- Ausgewiesene Umsatzsteuer
Fehlt eine dieser Angaben, ist keine rückwirkende Rechnungskorrektur möglich. Folglich muss die Rechnung vom Leistungserbringenden storniert und anschließend eine neue, korrekte Rechnung ausgestellt werden. Dies hat steuerliche Konsequenzen. Wurde für die fehlerhaft ausgestellte Rechnung bereits der Vorsteuerabzug geltend gemacht, so fordert das Finanzamt diese zurück. Zusätzlich werden nach § 233a AO Nachzahlungszinsen für diesen in der Vergangenheit liegenden Zeitraum fällig. Die Vorsteuer kann der Unternehmer über die neu ausgestellte Rechnung im aktuellen Besteuerungszeitraum erneut geltend machen; auf den Zinsen bleibt er jedoch sitzen. +
Was gibt es noch zum Thema Steuern zu beachten?
Eine Rechnungskorrektur sollte immer durch eine Stornorechnung und anschließende Neuausstellung der Rechnung erfolgen. Wird die Ursprungsrechnung nicht zunächst storniert, führt dies zu Problemen mit dem Finanzamt. Denn gemäß Umsatzsteuergesetz verlangt das Finanzamt von Ihnen in diesem Fall, dass Sie für beide Rechnungen Umsatzsteuer abführen. So entsteht eine doppelte Steuerbelastung.
Zur doppelten Steuerbelastung kann es auch kommen, wenn Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug aus der Ursprungsrechnung und der neuen Rechnung geltend machen. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, in der neuen Rechnung explizit darauf hinzuweisen, dass die stornierte Ursprungsrechnung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Umgekehrt kann eine fehlerhafte Rechnung aber auch dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht zulässt.
