Stornorechnung

So erstellt man eine Stornorechnung

Die meisten Unternehmen kommen fast täglich mit der Stornorechnung in Kontakt. Der Begriff „Storno“ bedeutet etwas zu löschen, aufzulösen oder rückgängig zu machen. Bei einer Stornorechnung handelt es sich demnach um eine Form der Rechnung, die andere Rechnungen zurücknimmt, wenn die Beträge bereits auf dem Geschäftskonto eingegangen sind.

Was ist eine Stornorechnung?

Die Stornorechnung ist auch als Rechnungsrückerstattung oder Rechnungskorrektur bekannt. Diese Synonyme erklären bereits, wann eine Stornorechnung ausgestellt werden muss. Es gibt zwei Gründe dafür, eine Stornorechnung zu schreiben:

  • es wurde eine falsche Rechnung erstellt
  • die in der Originalrechnung ausgewiesene Leistung wurde nicht, nur teilweise oder auf ungenügende Weise erbracht

In der Regel geht einer Stornorechnung eine Reklamation von Kund:innen voraus. Sie können sie aber auch aus eigenem Handeln erstellen, wenn Ihnen auffällt, dass Sie auf einer vorangegangenen Rechnung einen Fehler gemacht haben.

Fehler in Rechnungen dürfen nicht einfach korrigiert werden. Weder von Rechnungssteller:innen noch von Rechnungsempfänger:innen. Die richtige Reaktion auf eine fehlerhafte Rechnung ist die Stornorechnung. Werden untersagterweise Korrekturen auf einer fälschlich erstellten Rechnung vorgenommen, kann das Probleme mit dem Finanzamt nach sich ziehen.

Beispiele, wann Sie eine Stornorechnung ausstellen müssen:

Ein:e Kund:in bestellt in Ihrem Baustoffhandel 50 Säcke Sand. Sie erstellen dementsprechend eine Rechnung über die 50 Säcke Sand.

Durch Lieferengpässe haben Sie leider momentan nur 40 Säcke Sand auf Lager. Sie können also nur 40 Säcke Sand liefern und bleiben 10 Säcke Sand schuldig, bis Sie diese wieder auf Lager haben.

Da die Bestellung nicht komplett erfüllt werden konnte, müssen Sie eine Stornorechnung über die gesamten 50 Säcke Sand erstellen. Neben der Stornobestätigung für die 50 Säcke Sand, erstellen Sie dann eine neue Rechnung über 40 Säcke Sand, die Sie wie vereinbart geliefert haben.

Berechnen Sie einen falschen Betrag für die Sandsäcke, müssen Sie das ebenfalls durch eine Stornorechnung korrigieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Betrag zu hoch oder zu niedrig war.

Eine Stornorechnung ist also immer dann notwendig, wenn eine Rechnung aus einem oder mehreren Gründen nicht korrekt ist. Sie ersetzt aber nicht die ursprüngliche Rechnung, sondern nimmt diese nur zurück. Sie müssen zusätzlich noch eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben schreiben.

Zweck der Stornorechnung

Der Sinn hinter der Stornorechnung ist vielfältig. Man könnte meinen, dass es ausreicht, eine fehlerhafte Originalrechnung einfach ohne weiteren Aufwand auszugleichen. Allerdings spricht die Buchführungspflicht dagegen. Sie müssen für alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge Belege haben und diese müssen korrekt sein.

Überweisen Sie beispielsweise die Differenz eines zu hoch angesetzten Rechnungsbetrags zurück an ein:n Kund:in, stimmt bei  beiden Parteien die Buchhaltung nicht mehr. Das kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht mehr stimmt und es zu Schwierigkeiten bei der Umsatzsteuerrückzahlung kommt.

Es kann auch dazu führen, dass Ihre Lagerbestände nicht mehr stimmen. Das schlägt sich in der Bilanz nieder und kann zu komplettem Chaos bei der Erstellung des Jahresabschlusses führen. Die Kosten für den Buchhaltungsservice und die Steuerberatung, die das für Sie wieder gerade biegt, wollen Sie sich lieber sparen.

Eine Stornorechnung erstellen

Wie in der normalen Rechnung gibt es auch für die Stornorechnung Vorgaben. Diese sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Im Grunde gleicht sie  im Aufbau der normalen Rechnung. Es gibt aber ein paar kleine Unterschiede, die die Rechnungsrückerstattung als Stornorechnung auszeichnet.

Diese Angaben müssen in jeder Stornorechnung leicht zu finden sein:

  • Name und Anschrift des oder der Rechnungsersteller:in
  • Name und Anschrift des oder der Rechnungsempfänger:in
  • Datum der Rechnungserstellung
  • Steuernummer des oder der Rechnungserstellung oder alternativ die Umsatzsteuer-ID
  • Die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung, die storniert wird
  • Eine fortlaufende Stornorechnungsnummer
  • Ein Hinweis darauf, dass es sich um eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur handelt
  • Das Erstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung, die storniert wird
  • Der Betrag der ursprünglichen Rechnung, die storniert wird, als Nettobetrag und Bruttobetrag
  • Die Umsatzsteuer des ursprünglichen Rechnungsbetrags, der storniert wird
  • Eine Auflistung der ursprünglichen Lieferungen und Leistungen, deren Rechnung storniert wird
  • Datum des Liefer- oder Leistungszeitraums bzw. Datum der Lieferung oder Leistung

Der größte Unterschied zur normalen Rechnung bei der Stornorechnung ist die doppelte Rechnungsnummer. Neben der ursprünglichen Rechnungsnummer müssen Sie auch eine fortlaufende Stornorechnungsnummer verwenden.

Fortlaufende Rechnungsnummern können nach mehreren Systemen verwendet werden. Es gibt keine genauen Vorschriften dafür. Wichtig ist nur, dass Sie keine Rechnungsnummer doppelt verwenden. Für Ihre Stornorechnungen können Sie also dasselbe System nutzen wie für Ihre normalen Rechnungen.

Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice werden Rechnungsnummern und auch Stornorechnungsnummern übrigens automatisch erstellt.

Übrigens sind fehlende Pflichtangaben in einer Rechnung ebenfalls ein Grund für eine inkorrekte Rechnung, die dementsprechend zurückgenommen werden muss. Auch in dem Fall müssen Sie eine Stornorechnung schreiben. Achten Sie aber darauf, dass darin alle hier aufgeführten Pflichtangaben enthalten sind.

Der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift

Neben der Stornorechnung gibt es auch noch die Gutschrift, die ebenfalls verwendet werden kann, wenn bei einer Abrechnung von Leistungen oder Lieferungen etwas schiefgelaufen ist. Allerdings bestehen zwischen der Stornorechnung und der Gutschrift Unterschiede. Beide Begriffe werden seit dem Jahr 2013 rechtlich klar getrennt und zu unterschiedlichen Zwecken verwendet.

Die Unterschiede liegen vor allem darin, dass eine Gutschrift im Gegensatz zur Stornorechnung die vorangegangene Rechnung nicht zurücknimmt. Die aktuelle Rechnung bleibt also aktiv und muss weiterhin beglichen werden. Eine Gutschrift dient also nicht der Rücknahme einer Rechnung, sondern mehr als Ausgleich eines Teils einer Rechnung. Eine Gutschrift kann aber auch völlig unabhängig von einer Rechnung ausgestellt werden. Die Stornorechnung hat hingegen immer einen Bezug zu einer vorangegangenen Rechnung.

Im umsatzsteuerlichen Sinne ist die Gutschrift eine umgekehrte Rechnung und weist auch alle Angaben auf, die eine normale Rechnung beinhaltet. Der Betrag der Gutschrift muss positiv sein. Auf der Stornorechnung hingegen ist der Betrag negativ, da ja Geld zurückgeht bzw. eine Rechnung und der darauf enthaltene Gesamtbetrag nichtig gemacht werden.

Stornorechnung und Gutschrift werden aus kaufmännischer und steuerrechtlicher Sicht unterschiedlich gewertet: Die kaufmännische Sicht erkennt die Stornorechnung als eine Gutschrift an. Aus steuerrechtlicher Sicht muss zwingend zwischen Stornorechnung und Gutschrift unterschieden werden.

Eine Stornorechnung ist dann notwendig, wenn eine fehlerhafte Rechnung bereits beglichen wurde und das Geld auf dem Geschäftskonto eingegangen ist. Haben Sie den Fehler früh genug erkannt und die Rechnung wurde noch nicht bezahlt, reicht es, eine korrekte Rechnung zu versenden.