Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist die monatliche oder vierteljährliche Meldung der in einem Unternehmen angefallenen Umsatzsteuer an das Finanzamt.

Warum gibt es die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Unternehmen müssen grundsätzlich nach Ablauf eines Kalenderjahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben. In dieser werden die eingenommene Umsatzsteuer und die bereits abgeführte Vorsteuer gegeneinander aufgerechnet. Ergibt sich hieraus eine Differenz zugunsten des Finanzamtes, ist diese unmittelbar abzuführen. Bei einem Vorsteuerüberschuss bekommt das Unternehmen die Differenz von der Finanzbehörde erstattet.

Die Voranmeldung hat zwei Vorteile: Führen Unternehmen die eingenommene Umsatzsteuer regelmäßig an das Finanzamt ab, verteilt sich ihre Umsatzsteuerlast gleichmäßig auf das gesamte Kalenderjahr. Das bedeutet einerseits eine geringere finanzielle Belastung am Ende des Jahres beziehungsweise am Anfang des neuen Jahres. Andererseits ist das Risiko eines Zahlungsausfalls auf diese Weise für das Finanzamt geringer. Umgekehrt erhält der Unternehmer eine eventuelle Erstattung der Vorsteuer ebenfalls zeitnah und nicht erst nach Ablauf des Jahres.

Wer ist zur Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet?

Jedes Unternehmen, das in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbietet, muss dem Finanzamt in regelmäßigen Abständen mitteilen, welche Umsatzsteuer angefallen ist. Ausnahme: Kleinunternehmen, die einen Umsatz von weniger als 17.500 Euro pro Jahr erzielen, müssen keine Umsatzsteuer abführen. Sie sind demzufolge auch von der Pflicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit.

Die gesetzliche Grundlage für die Umsatzsteuer-Voranmeldung findet sich in §18 Umsatzsteuergesetz (UStG). Für die Berechnung der Umsatzsteuerlast und deren Meldung an das zuständige Finanzamt ist das Unternehmen selbst verantwortlich.

Wie oft muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen?

Die Häufigkeit der Umsatzsteuer-Voranmeldung hängt davon ab, wie hoch die Umsatzsteuerlast im Vorjahr war. Unternehmen, die mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer abgeführt haben, müssen quartalsweise, also alle drei Monate, eine Voranmeldung einreichen. Bei einer höheren Umsatzsteuerlast ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich an das Finanzamt zu übermitteln. Dies gilt auch für neu gegründete Unternehmen in den ersten beiden Geschäftsjahren. Lag die Umsatzsteuerlast im Jahr zuvor bei weniger als 1.000 Euro, befreit das Finanzamt das Unternehmen von der Voranmeldungspflicht.

Welche Informationen enthält die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Neben allgemeinen Informationen zum Unternehmen und dem zuständigen Finanzamt gibt es in der Umsatzsteuer-Voranmeldung zwei zentrale Angaben, aus denen sich die Umsatzsteuerlast berechnet. Dies sind zum einen die steuerpflichtigen Umsätze, die als gerundete Nettoumsätze auf Seite 1 einzutragen sind. Auf der zweiten Seite sind die abziehbaren Vorsteuerbeträge anzugeben, also die Umsatzsteuer, die der Unternehmer selbst bezahlt hat (zum Beispiel aus Rechnungen von Lieferanten).

Ein Beispiel für die Berechnung der Umsatzsteuerlast: Im ersten Quartal des Jahres nimmt ein Unternehmen 6.000 Euro ein, davon sind 19 % Umsatzsteuer. Das entspricht einem Nettobetrag von 5.042,02 Euro und einer Umsatzsteuer von 957,98 Euro, die an das Finanzamt abzuführen sind. Im selben Zeitraum hat das Unternehmen jedoch auch Ausgaben in Höhe von 2.500 Euro. Darin enthalten sind 2.100,84 Euro Nettobetrag und ebenfalls 19 % Umsatzsteuer, also 399,16 Euro, die das Finanzamt dem Unternehmen erstatten muss. Die Differenz zwischen eingenommener Umsatzsteuer und abgeführter Vorsteuer von 558,82 Euro ist mit der Voranmeldung an das Finanzamt zu bezahlen.

Welche Fristen gelten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Frist zur Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung endet immer am 10. Tag des Monats nach dem Anmeldezeitraum. Beispiel: Für das erste Quartal des Jahres ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. April einzureichen. Bei einer monatlichen Abgabe muss die Voranmeldung für den Monat Januar bis zum 10. Februar beim Finanzamt eingehen. Sollte ein Abgabetermin auf ein Wochenende (oder einen Feiertag) fallen, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Es gibt die Möglichkeit, die Meldefrist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen Monat zu verlängern („Dauerfristverlängerung“). Hierzu muss das Unternehmen einen Antrag bei seinem zuständigen Finanzamt stellen. Ist es zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet, muss der Antrag auf Dauerfristverlängerung bis zum 10. Februar beim Finanzamt eingehen. Bei einer vierteljährlichen Abgabe ist der Antrag bis zum 10. April des aktuellen Jahres abzugeben.

Achtung: Wer seine Umsatzsteuer-Voranmeldung zu spät abgibt, riskiert einen Verspätungszuschlag. Wie hoch dieser ist, liegt im Ermessen des Finanzamts.

Wie hilft die Online-Buchhaltungs-Software bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Seit dem Jahr 2005 müssen Unternehmer ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung über das Online-Portal ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Hierzu benötigen sie einen Zugang zu ELSTER ONLINE, den sie bei ihrem zuständigen Finanzamt beantragen. In Ausnahmefällen, in denen die elektronische Datenübermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Unternehmer wirtschaftlich oder persönlich nicht zumutbar ist, kann das Finanzamt die Übermittlung in Papierform gestatten (Härtefallregelung).

Das entsprechende Formular in ELSTER Online auszufüllen bedarf großer Sorgfalt. Teilweise sind Nettoumsätze und teilweise der Vorsteuerbetrag einzutragen. Bei jeder manuellen Übertragung können sich zudem weitere Fehler einschleichen. Deshalb empfehlen Experten die Nutzung einer Online-Buchhaltungs-Software wie „lexoffice“. Sie verfügt über eine Schnittstelle, über die Buchhaltungsdaten direkt in das ELSTER Formular übertragen werden. So lassen sich Eingabefehler vermeiden, die Umsatzsteuerlast wird korrekt berechnet und direkt an das Finanzamt übermittelt.