Workflow

Was ist ein Workflow? Als Workflow wird die Gesamtheit aller Arbeitsabläufe bezeichnet. Im Alltag Ihres Unternehmens oder Ihres Büros laufen viele Fäden zusammen. Wichtig ist es, diese Fäden zusammenzuhalten und gekonnt zu managen. Ab einer gewissen Organisationsgröße ist der Workflow nur durch automatisierte Prozesse möglich. Geschieht dies uneffektiv, entstehen Ihrem Unternehmen zusätzliche und letztlich vermeidbare Kosten. Umgekehrt eröffnet ein professionelles und softwaregestütztes Workflow-Management Möglichkeiten, Ihre Betriebskosten zu reduzieren.

Arten von Workflow

Der Workflow ist ein gesamtes Gefüge, aber er kann durch unterschiedliche Ansätze bestimmt werden:

Aktivitätszentrierter Ansatz

Wie der Name es schon sagt, stellt der aktivitätszentrierte Ansatz die Aktivität in den Fokus des Workflows. Dabei werden Rollen innerhalb des Unternehmens definiert, die die Mitarbeiter:innen einnehmen. Diese Rollen führen Aktivitäten aus, die Ergebnisse erzielen, auf denen weitere Aktivitäten anderer Rollen aufbauen. So entsteht ein durchgehender, flüssiger Ablauf, bei dem immer Aktivität besteht.

Beim aktivitätszentrierten Workflow steht demnach eine Ende-Anfang-Beziehung über allem. Wenn eine Aktivität endet, beginnt die nächste Aktivität. Damit das funktioniert, müssen alle Abläufe im Unternehmen perfekt aufeinander abgestimmt sein.

Dokumentenzentrierter Ansatz

Der dokumentenzentrierte Workflow ist auch als ergebnisorientierter Workflow bekannt. Dabei stehen die Ergebnisse im Fokus. Diese Ergebnisse basieren wiederum auf Dokumenten, daher der Name dieser Art von Workflow.

Die Reihenfolge hängt von Bedingungen und Produktflüssen ab, die mit dem aktuellen Zustand von Ergebnissen verbunden sind. Beispielsweise kann ein Pflichtenheft erst dann erstellt werden, wenn das Lastenheft fertig ist.

Tipp: Sie planen ein neues Projekt? Laden Sie sich die kostenlose lexoffice Lastenheft Vorlage und Pflichtenheft Vorlage herunter.

Einen Workflow definieren

Workflow wird nur möglich durch Kommunikation. Als Basis dient die kommunizierte Arbeitsvorgabe an jede:n Mitarbeiter:in, jede Ebene und Abteilung. Dazu gehören Meetings, Mitarbeiter:innengespräche, Schulungen und Fortbildungen. Diese Prozesse sind schon für kleine Unternehmen nur effektiv mit softwaregestützten Systemen zu managen.

Effektivität entsteht durch Gliederungen. Die gesamten Ströme des Workflows werden so in nachvollziehbare und logisch verbundene Einzelprozesse unterteilt.

Ein Beispiel:

Jede eingehende Rechnung Ihres Unternehmens wird in verschiedenen Schritten bearbeitet. Sie wird an den oder die zuständige:n Mitarbeiter:in vergeben, der oder die sie auf Richtigkeit überprüft, in das System verbucht, zur Zahlung freigibt und dann archiviert.

Allein in diesem beispielhaft gewählten Prozess treten bei jedem Unterschritt mögliche Probleme auf. Durch Fehler, verzögerte Weitergabe oder einer fehlenden Person in der Mitarbeiter:innenkette entstehen Reibungsverluste mit zeitlichen und finanziellen Folgen. Gute Workflowplanung hält die Kommunikation zu jedem Prozess offen, legt Zuständigkeit und Verantwortlichkeit für jeden Schritt fest und definiert auch alternative Lösungen. Dies ist nur bei effektiv und exakt gestaltetem Workflow möglich.

Workflow-Management

Grundsätzlich ist Workflow-Management auch analog möglich. Die zum Teil schon hochkomplexen Arbeitsprozesse in geschäftlichen Unternehmungen der letzten Jahrhunderte beweisen das. Aber die äußeren Bedingungen haben sich in den letzten 30 bis 50 Jahren entscheidend gewandelt:

Geschäftliche Abläufe müssen heute

• in ihrer nie dagewesenen Komplexität,
• von wenigen Mitarbeiter:innen und
• unter zunehmendem Zeitdruck

bewältigt werden. Dies sind Argumente für eine Digitalisierung solcher Prozessabläufe. Dies spricht nicht gegen die Menschen eines Unternehmens. Zunehmend wird heute gerade auch bei Ihnen jenes kreative Potenzial der Mitarbeiter:innen anderorts gebraucht, das durch digitalisierte Abläufe freigesetzt werden kann.

Elemente eines guten Arbeitsablaufs

Ein festgelegter Workflow hat immer gleichbleibende Elemente:

• Es gibt einen Auslöser (Trigger) und einen Abschluss.
• Der Workflow setzt sich aus diversen Arbeitsschritten (Aktionen, Tätigkeiten, Aktivitäten) zusammen, die sowohl seriell als auch parallel ablaufen.
• Wiederkehrende Muster und Schemata lassen sich erkennen.
• Ein definierter Status gibt das Ende eines Vorgangs vor.
• Arbeitsschritte werden den jeweiligen Beteiligten zugeordnet.
• Es hält Wissen, Tools und Dokumente vor, die notwendigerweise genutzt werden.

Workflow Vorteile

Wir sind im Verlauf dieses Artikels schon auf den ein oder anderen Vorteil von Workflows eingegangen, aber wollen diese noch einmal übersichtlich präsentieren:

Qualität

Die Qualität steigt durch geregelte Arbeitsabläufe. Dazu tragen auch die Verwendung von Vorlagen und der bessere Zugang zu Informationen bei. Gleichzeitig werden auch die Fehler reduziert, da eine bessere Ordnung entsteht.

Effizienz

Die Effizienz wird durch die Reduzierung von Wartezeiten und Beschleunigung von Arbeitsprozessen gesteigert. Das gelingt vor allem durch die Optimierung von Arbeitsprozessen.

Die Optimierung ist einfacher, wenn es sich um wiederkehrende Prozesse handelt. Einmalige Prozesse sind häufig zu individuell, um sie genau zu optimieren.

Die Effizienz hängt davon ab, wie reibungslos ein Ablauf funktioniert.

Transparenz

Die Transparenz erhöht sich durch klar verteilte Aufgaben. Es lässt sich leicht feststellen, welche:r Mitarbeiter:in an welchem Projekt arbeitet und wie lange es bis zur Fertigstellung dauert.

Kommunikation

Die Kommunikation verbessert sich durch den Zugang zu mehr Informationen, die unnötige Kommunikation senkt. Wenn jede:r Mitarbeiter:in weiß, wo die nötigen Informationen zu finden sind, müssen weniger Fragen gestellt werden.

Automatisierte Systeme können ebenfalls dazu beitragen. So kann beispielsweise eine automatische Information über die Fertigstellung von Projekten versendet werden oder die Informationen zu neuen Aufträgen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter:innen weitergeleitet.

Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit wird durch Aufgaben, die aufeinander aufbauen, gestärkt. Mitarbeiter:innen können erst dann mit der Arbeit beginnen, wenn sie die Ergebnisse ihrer Kollegen und Kolleginnen vorliegen haben. So entsteht ein bestenfalls reibungsloser Ablauf, bei dem die Aufgaben Hand in Hand weitergegeben werden.

Entscheidungen

Zudem lassen sich durch einen guten Workflow und das damit verbundene Monitoring Entscheidungen leichter treffen. Das Monitoring kann beispielsweise mit Management-Systemen durchgeführt werden.

Software für den Workflow

Selbst kleinste Unternehmen haben heute durch Digitalisierung, Onlinetechnik, Kommunikation und automatisiertes Bezahlwesen eine ganze Flut von Arbeitsprozessen zu bewältigen. Eine gute Softwarelösung bringt Ihnen folgende Vorteile:

• Arbeitsprozesse werden klar definiert.
• Die Verknüpfung aufeinander folgender Arbeitsschritte erfolgt automatisiert.
• Die jeweilige Zuständigkeit ist damit klar geregelt.
• Eine Vertretung einer Position ist definierbar.
• Reibungs- und Zeitverluste, Kompetenzstreitigkeiten, andere Probleme und resultierende Konflikte werden vermieden.
• Die Kommunikation wird klarer und einfacher.

Ein Aspekt soll auch erwähnt werden: Ein digitalisierter Workflow senkt Ihren Papierverbrauch dramatisch, was der Umwelt zugutekommt und Ihnen auch Kosten spart.

Software implementieren

Die passende moderne Bürosoftware ist schnell gefunden. Auch das Einpflegen in die Gesamtheit der Unternehmensabläufe ist unter fachmännischer Durchführung sehr einfach.
An diesem Punkt dennoch ein wichtiger Hinweis: Es lohnt sich, dass Sie hier am Punkt einer gravierenden Veränderung der Arbeitsabläufe alle Mitarbeiter:innen mitnehmen. Im Klartext heißt das:

• Bedenken und Unmut ernst nehmen und anerkennen
• Anregungen aus der Belegschaft aufnehmen
• auf die Veränderung seriös vorbereiten
• großzügig notwendige Schulung bereitstellen
• für die Umstellung Zeit einplanen

Heutige Software zur Workflow-Steuerung ist zwar für die meisten Menschen leicht zu bedienen. Das Einarbeiten geht unter optimalen Umständen schnell. Der eventuelle Widerstand liegt oft nicht im Programm begründet: Es sind die Mitarbeiter:innen, die sich zunächst mit Veränderung schwer tun. Das ist menschlich. Ein Weg, positiv damit umzugehen, ist auf die Vereinfachung und Arbeitserleichterung zu fokussieren. Die einfache Handhabbarkeit sollte bei Ihrer Wahl des Softwareprogramms daher eine wichtige Rolle spielen.

Fazit

Mit einem guten Workflow verbessern sich im Grunde alle Faktoren in Ihrem Unternehmen. Allerdings ist die Umsetzung vor allem davon abhängig, dass alle zusammenarbeiten und an einem Strang ziehen.

Die Planung für einen flüssigen Arbeitsablauf bezieht alle Bereiche und Prozesse im Unternehmen mit ein. Veränderungen werden überall vorgenommen und können zu Beginn überfordernd wirken. Damit ein guter Workflow entsteht, braucht es etwas Einarbeitungszeit. Das Ergebnis ist in der Regel aber langfristig von Vorteil.