Workflow

Was ist ein Workflow?

Als Workflow wird die Gesamtheit aller Arbeitsabläufe bezeichnet.

Im Alltag Ihres Unternehmens oder Ihres Büros laufen viele Fäden zusammen. Wichtig ist es, diese Fäden zusammenzuhalten und gekonnt zu managen. Ab einer gewissen Organisationsgröße ist der Workflow nur durch automatisierte Prozesse möglich.

Geschieht dies uneffektiv, entstehen Ihrem Unternehmen zusätzliche und letztlich vermeidbare Kosten. Umgekehrt eröffnet ein professionelles und softwaregestütztes Workflow-Management Möglichkeiten, Ihre Betriebskosten zu reduzieren.

Einen Workflow definieren

Workflow wird nur möglich durch Kommunikation. Als Basis dient die kommunizierte Arbeitsvorgabe an jeden Mitarbeiter, jede Ebene und Abteilung. Dazu gehören Meetings, Mitarbeitergespräche, Schulungen und Fortbildungen. Diese Prozesse sind schon für kleine Unternehmen nur effektiv mit softwaregestützten Systemen zu managen.

Effektivität entsteht durch Gliederungen. Die gesamten Ströme des Workflow werden so in nachvollziehbare und logisch verbundene Einzelprozesse unterteilt.

Ein Beispiel:
Jede eingehende Rechnung Ihres Unternehmens wird in verschiedenen Schritten bearbeitet. Sie wird an den zuständigen Mitarbeiter vergeben, der sie aus Richtigkeit überprüft, in das System verbucht, zur Zahlung freigibt und dann archiviert.

Allein in diesem beispielhaft gewählten Prozess treten bei jedem Unterschritt mögliche Probleme auf. Durch Fehler, verzögerte Weitergabe oder einer fehlenden Person in der Mitarbeiterkette entstehen Reibungsverluste mit zeitlichen und finanziellen Folgen. Gute Workflowplanung hält die Kommunikation zu jedem Prozess offen, legt Zuständigkeit und Verantwortlichkeit für jeden Schritt fest und definiert auch alternative Lösungen. Dies ist nur bei effektiv und exakt gestaltetem Workflow möglich.

Workflow-Management

Grundsätzlich ist Workflow-Management auch analog möglich. Die zum Teil schon hochkomplexen Arbeitsprozesse in geschäftlichen Unternehmungen der letzten Jahrhunderte beweisen das. Aber die äußeren Bedingungen haben sich in den letzten 30 bis 50 Jahren entscheidend gewandelt:

Geschäftliche Abläufe müssen heute

  • in ihrer nie dagewesenen Komplexität,
  • von wenigen Mitarbeitern und
  • unter zunehmendem Zeitdruck

bewältigt werden. Dies sind Argumente für eine Digitalisierung solcher Prozessabläufe. Dies spricht nicht gegen die Menschen eines Unternehmens. Zunehmend wird heute gerade auch bei Ihnen jenes kreative Potenzial der Mitarbeiter anderorts gebraucht, das durch digitalisierte Abläufe freigesetzt werden kann.

Elemente eines guten Arbeitsablaufs

Ein festgelegter Workflow hat immer gleichbleibende Elemente:

  • Es gibt einen Auslöser (Trigger) und einen Abschluss.
  • Der Workflow setzt sich aus diversen Arbeitsschritten (Aktionen, Tätigkeiten, Aktivitäten) zusammen, die sowohl seriell als auch parallel ablaufen.
  • Wiederkehrende Muster und Schemata lassen sich erkennen.
  • Ein definierter Status gibt das Ende eines Vorgangs vor.
  • Arbeitsschritte werden den jeweiligen Beteiligten zugeordnet.
  • Es hält Wissen, Tools und Dokumente vor, die notwendigerweise genutzt werden.

Software für den Workflow

Selbst kleinste Unternehmen haben heute durch Digitalisierung, Onlinetechnik, Kommunikation und automatisiertes Bezahlwesen eine ganze Flut von Arbeitsprozessen zu bewältigen. Eine gute Softwarelösung bringt Ihnen folgende Vorteile:

  • Arbeitsprozesse werden klar definiert.
  • Die Verknüpfung aufeinander folgender Arbeitsschritte erfolgt automatisiert.
  • Die jeweilige Zuständigkeit ist damit klar geregelt.
  • Eine Vertretung einer Position ist definierbar.
  • Reibungs- und Zeitverluste, Kompetenzstreitigkeiten, andere Probleme und resultierende Konflikte werden vermieden.
  • Die Kommunikation wird klarer und einfacher.

Ein Aspekt soll auch erwähnt werden: Ein digitalisierte Workflow senkt Ihren Papierverbrauch dramatisch, was der Umwelt zu Gute kommt und Ihnen auch Kosten spart.

Software implementieren

Die passende moderne Bürosoftware ist schnell gefunden. Auch das Einpflegen in die Gesamtheit der Unternehmensabläufe ist unter fachmännischer Durchführung sehr einfach.
An diesem Punkt dennoch ein wichtiger Hinweis: Es lohnt sich, dass Sie hier am Punkt einer gravierenden Veränderung der Arbeitsabläufe alle Mitarbeiter mitnehmen. Im Klartext heißt das:

  • Bedenken und Unmut ernst nehmen und anerkennen
  • Anregungen aus der Belegschaft aufnehmen
  • auf die Veränderung seriös vorbereiten
  • großzügig notwendige Schulung bereitstellen
  • für die Umstellung Zeit einplanen

Heutige Software zur Workflow-Steuerung ist zwar für die meisten Menschen leicht zu bedienen. Das Einarbeiten geht unter optimalen Umständen schnell. Der eventuelle Widerstand liegt oft nicht im Programm begründet: Es sind die Mitarbeiter, die sich zunächst mit Veränderung schwer tun. Das ist menschlich. Ein Weg, positiv damit umzugehen, ist auf die Vereinfachung und Arbeitserleichterung zu fokussieren. Die einfache Handhabbarkeit sollte bei Ihrer Wahl des Softwareprogramms daher eine wichtige Rolle spielen.

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