Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen: Abgesichert gegen Zahlungsausfall

Sehr ärgerlich für jeden Selbstständigen: Der Auftrag ist erledigt, die Leistung erbracht, die Ware geliefert – und trotzdem bezahlt der Kunde die Rechnung nicht. Manchmal liegt es nur daran, dass eine Kollegin in der Buchhaltung krank ist und den Betrag nicht anweisen kann. Immer wieder lassen Kunden jedoch ganz bewusst Zahlungsfristen verstreichen, weil sie nicht genug Geld auf dem Konto haben. Schlimmer noch, wenn die Zahlungsbedingungen von vorneherein mit langen Zahlungszielen versehen wurden.

Sie haben es in der Hand, mit individuellen Zahlungsbedingungen flüssig zu bleiben und sich gegen Zahlungsausfall abzusichern. Wann Ihre Kunden bezahlen und wie Sie Ihnen Zahlungsbedingungen vorgeben, ist nicht nur wesentlich für Ihren Forderungseingang, sondern manchmal sogar für den Fortbestand des Unternehmens. Mit einem konsequenten Forderungsmanagement vom Kunden-Check über die zügige Rechnungsstellung und das konsequente Mahnwesen bis hin zur gerichtlichen Durchsetzung der Forderungen minimieren Sie die Risiken und kommen schneller zu Ihrem Geld.

Zahlungsbedingungen gehören in den Vertrag

Wichtig ist: Zahlungsbedingungen, mit denen Sie den Takt vorgeben, sollten Sie bereits im Vertrag festhalten. Nur so können Sie Ihren individuellen Zahlungsbedingungen Geltung verschaffen. Mit Ihren Zahlungsbedingungen bestimmen Sie den Zeitpunkt der Zahlung – was Sie hier durchsetzen können, ist Verhandlungssache. Aber auch Ihre Marktposition spielt eine Rolle: Denn Ihren Zahlungsbedingungen stehen die Einkaufs- und Zahlungsbedingungen der Kunden gegenüber.

Welche Zahlungsbedingungen empfehlenswert sind

Folgende Zahlungsbedingungen sind zu empfehlen:

  • Zahlung bei Auftragsvergabe (Vorauszahlung),
  • Teilzahlungen im Voraus,
  • Zahlung innerhalb eines Zahlungsplans (zum Beispiel nach Baufortschritt),
  • Zahlung mit Skonto,
  • Zahlung vor bzw. bei Übergabe.

Um Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen als Zahlungsbedingung festzulegen, ist es ratsam, stichhaltige Gründe zu nennen. So können Sie den Kunden davon überzeugen, dass diese Art der Zahlungsbedingung notwendig für die Zusammenarbeit ist. Als Gründe sind beispielsweise Materialeinkauf möglich oder das Freihalten eines längeren Projektzeitraums. Sie können auch einen Nachlass anbieten, wenn Sie als Zahlungsbedingung eine vorzeitige Zahlung verlangen. Dann haben Sie zwar etwas weniger Geld auf dem Geschäftskonto, müssen dafür aber geringere Finanzierungskosten aufwenden und können sicher sein, dass die Zahlung vor Auftragsabwicklung eingeht.

Bei Zahlungsbedingungen an eigene Finanzierungskosten denken

Wichtig ist: Mit Ihren Zahlungsbedingungen räumen Sie ein Zahlungsziel ein. Und dieses Zahlungsziel müssen Sie selbst wiederum finanzieren, da Ihre Fixkosten weiterlaufen. Solche Finanzierungskosten berücksichtigen viele Unternehmen nur selten. Geben Sie Ihrem Kunden also einen Anreiz, das gesteckte Zahlungsziel nicht komplett auszuschöpfen. Eine Möglichkeit ist es, Skonto als Zahlungsbedingung anzubieten. Damit gewähren Sie dem Kunden ein wenig Rabatt, wenn er zeitig seine Rechnung begleicht.

Gewöhnen Sie sich außerdem an, Rechnungen unverzüglich zu schreiben – auch bei Abschlagszahlungen. In vielen kleineren Unternehmen ist es üblich, dass die Buchhaltung oder der Inhaber nur ein- oder zweimal im Monat Rechnungen schreibt. Damit gewähren Sie Ihrem Kunden unnötigerweise – und unbewusst – eine weitere Zahlungsbedingung: ein längeres Zahlungsziel. Dadurch steigen nicht nur Ihre Finanzierungskosten, sondern auch das Ausfallrisiko der Forderungen nimmt beträchtlich zu.

Gesetzliche Regeln für Zahlungsbedingungen zwischen Unternehmen

Tipp: Vor einiger Zeit hat der deutsche Gesetzgeber EU-Vorgaben zu fairen Zahlungsbedingungen in deutsches Recht umgesetzt und das „Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr“ verabschiedet. Seitdem können Abnahme- und Zahlungsbedingungen nicht mehr beliebig vereinbart werden – und damit können vor allem größere Auftraggeber Sie als Dienstleister nicht mit langen Zahlungsfristen unter Druck setzen.

Das Gesetz gilt für alle Geschäfte zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Privatkunden bleiben außen vor. Die entscheidenden Punkte des Gesetzes sind:

  • beschränkte Zahlungsfristen für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber,
  • Höchstgrenzen für Überprüfungs- und Abnahmefristen,
  • ein höherer Verzugszinssatz in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz sowie eine
  • Pauschale für den Verzugsschaden in Höhe von 40 Euro.

Tipp: Die Verzugsschadenspauschale können Sie in jedem Fall in Rechnung stellen, wenn eine Zahlung überfällig wird. Damit sollen die Kosten für das interne Mahnwesen, mögliche Rechtsberatung oder andere Ausgaben gedeckt werden. Es ist unerheblich, ob Ihnen tatsächlich bereits Kosten entstanden sind oder nicht. Sollten Sie aber bereits nachweislich höhere Ausgaben gehabt haben, weil Sie Ihrem Geld hinterherlaufen müssen, dürfen Sie diese natürlich geltend machen. Übrigens: Sowohl auf Verzugszinsen als auch auf den Schadenersatz ist keine Umsatzsteuer zu berechnen und zu entrichten.