Zahlungsbedingungen

Gesetzliches Zahlungsziel auf Rechnungen in Deutschland angeben

Indem Sie bereits bei der Rechnungsstellung eine Angabe zum gesetzlichen Zahlungsziel machen, bleiben Sie liquide und sichern sich so gegen Zahlungsausfall ab. Denn: In welchem Zeitraum Ihre Kunden die Rechnung begleichen und wie Sie Ihnen Zahlungsbedingungen vorgeben, ist nicht nur wesentlich für Ihren Forderungseingang, sondern manchmal sogar für den Fortbestand des Unternehmens. Um die Risiken des Zahlungsausfalls zu minimieren, sollten Sie ein effektives Forderungsmanagement betreiben. Dazu gehören:

  • Kunden-Check
  • Zügige Rechnungsstellung
  • Gesetzliche Zahlungsfristen gemäß BGB auf der Rechnung angeben
  • Konsequentes Mahnwesen
  • Notfalls gerichtliche Durchsetzung der Forderung

Damit es zum letzten Schritt der gerichtlichen Durchsetzung aber gar nicht erst kommen muss, erklären wir Ihnen hier die Bedeutung eines Zahlungsziels sowie alles zu den gesetzlichen Regelungen des Zahlungsziels bei Rechnungen. Erfahren Sie außerdem Wichtiges über die Fristen beim Zahlen und Stellen von Rechnungen und setzen Sie Ihren Kunden sinnvolle Zahlungsfristen, um keine finanziellen Ausfälle zu riskieren.

Was ist ein Zahlungsziel & wie ist die offizielle gesetzliche Frist?

Viele Unternehmer, allen voran Existenzneugründer fragen sich vielleicht, was heißt Zahlungsziel eigentlich genau? Um den Unternehmer zu schützen und zeitliche Verzögerungen oder gar Zahlungsausfälle zu vermeiden, hat der Gesetzgeber die Handhabung der Rechnungsleistung exakt definiert. Das gesetzliche Zahlungsziel bei Rechnungen ist nach §286 BGB ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Wurde die Rechnung innerhalb dieses Zeitraums nicht beglichen, ist der Schuldner in Verzug geraten. Die Zahlungsfrist beginnt übrigens mit dem Eingang der Rechnung.

Merke: Wenn Sie selbst kein Zahlungsziel in der Rechnung festlegen, gilt für die Zahlung die offizielle Frist von 30 Tagen. Eine Rechnung ohne die Angabe einer Frist ist jedoch nicht zu empfehlen. Formulieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen immer deutlich, zum Beispiel: „Rechnung zahlbar bis 15.07.“

Welche Fristen zur Rechnungsbegleichung sind möglich?

Oberste Priorität bei der Rechnungsstellung ist die Formulierung eines Zahlungsziels. Zum einen schaffen Sie damit gegenüber Ihrem Kunden eine gewisse Verbindlichkeit. Zum anderen behalten Sie so selbst optimalen Überblick über ausstehende Zahlungen. Wenn kein Zahlungsziel angegeben ist, gilt in der Regel die gesetzlich definierte Zahlungsfrist (30 Tage). Daneben haben Sie die Möglichkeit, mit Ihren Kunden individuelle Fristen zu vereinbaren. Welche Zahlungsziele gibt es zum Beispiel?

  • Standard-Zahlungsziel mit Fälligkeit der Rechnung laut BGB innerhalb von 30 Tagen (offizielle Fälligkeit bei Rechnungen ohne konkrete Angabe eines Zahlungsziels)
  • Rechnung mit Zahlungsziel sofort. Eine Zahlungsfrist nach welcher der Betrag der Rechnung sofort fällig ist, kommt oft in Zusammenhang mit Vorauszahlungen vor. In diesem Fall wird die Leistung erst nach Erhalt des Rechnungsbetrags erbracht.
  • Zahlungsziel bzw. -frist der Rechnung innerhalb von 7 Tagen

Wenn Sie Ihre Zahlungsfrist setzen ist die Formulierung „sofort“ teilweise etwas schwierig, weil es dafür keine exakte Definition gibt. Zudem benötigen manche Kreditinstitute trotz Online Banking bis zu 3 Werktagen, um das Geld von einem auf das andere Konto zu transferieren. Das offizielle Zahlungsziel liegt bei 30 Tagen. Wenn Sie davon abweichen und Ihren Kunden einen individuellen Zahlungszeitraum einräumen möchten, empfiehlt sich eine Zahlungsvereinbarung, nach welcher der Rechnungsbetrag innerhalb von 10 Werk- oder 14 Wochentagen fällig ist. Das räumt Ihrem Kunden einen ausreichend großen Zeitraum ein, um die Rechnung zu begleichen. Gleichzeitig sorgt es zudem auf Unternehmensseite für einen reibungslosen finanziellen Ablauf.

Merke: Eine angemessene Frist zur Zahlung einer Rechnung liegt für Leistungsempfänger und Leistungserbringer zwischen 3 und 30 Tagen. Das kommt auch darauf an, ob Sie ein gesetzliches Zahlungsziel für eine Dienstleistungsrechnung vereinbaren, ein Zahlungsziel für eine  Handwerkerrechnung festlegen oder zum Beispiel Waren geliefert haben.

Beispiel 14-tägige Zahlungsfrist

Wann müssen nun Ihre Kunden eine Rechnung mit beispielsweise 14-tägigem Zahlungsziel laut Gesetz bezahlen? Ist die Rechnung zum Beispiel am 01.03. bei Ihrem Kunden eingegangen, müsste dieser die Zahlung spätestens am 15.03. geleistet haben. Fällt der 15.03. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Zahlungsfrist bei dieser Rechnung laut §193 BGB am darauffolgenden Werktag.

Zahlungsbedingungen gehören in den Vertrag

Zahlungsbedingungen sollten Sie bereits im Vertrag festhalten. Das Zahlungsziel auf der Rechnung ist eigentlich Pflicht dafür, dass Klarheit über die Zahlungsbedingungen gegeben ist. Wichtig ist aber, dass Sie das Zahlungsziel nicht nur in der Rechnung formulieren. Das gilt insbesondere, wenn Sie bei der Rechnungsstellung von den offiziellen Zahlungsbedingungen nach dem BGB abweichen. Dann nämlich müssen Sie individuelle Zahlungsbedingungen vorab mit dem Kunden vertraglich festlegen.

Welche Zahlungsbedingungen sind empfehlenswert?

Es empfiehlt sich also, gesetzliche Regelungen von Zahlungsbedingungen bei der Rechnungsstellung schon im Vertrag festzulegen. Hier finden Sie einige Beispiele von Zahlungsbedingungen, die Sie individuell auf Ihre Ziele ausrichten können:

  • Zahlung bei Auftragsvergabe (Vorauszahlung)
  • Teilzahlungen im Voraus
  • Zahlung innerhalb eines Zahlungsplans (Zum Beispiel nach Baufortschritt. Hier ist es empfehlenswert, sich bei Rechnungen an den Zahlungszielen bzw. –fristen nach der VOB zu richten)
  • Zahlung mit Skonto
  • Zahlung vor bzw. bei Übergabe

Um Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen als Zahlungsbedingung festzulegen, ist es ratsam, stichhaltige Gründe zu nennen. So können Sie den Kunden davon überzeugen, dass ein gesetzliches Zahlungsziel unter Kaufleuten mit dieser Art der Zahlungsbedingung notwendig für die Zusammenarbeit ist. Gründe für die Angabe von Zahlungsfristen bei der Rechnungsstellung auf Handwerkerrechnungen, Rechnungen an privat oder an andere Unternehmen sind beispielsweise:

  • Materialeinkauf
  • Freihalten eines längeren Projektzeitraums

Sie können auch einen Nachlass anbieten, wenn Sie als Bedingung auf Ihrer Rechnung einen vorzeitigen Zahlungstermin verlangen. Dann haben Sie zwar etwas weniger Geld auf dem Geschäftskonto, müssen dafür aber geringere Finanzierungskosten aufwenden und können sicher sein, dass die Zahlung vor Auftragsabwicklung eingeht.

Wichtig ist nur: Eine Rechnung ohne konkrete Angabe des Zahlungsziels kann zu unangenehmen Missverständnissen zwischen Geschäftspartner führen.

Was bedeutet es, wenn das Zahlungsziel nicht eingehalten wird?

Im Geschäftsalltag kommt es immer wieder vor, dass Kunden Zahlungsfristen nicht einhalten, besonders wenn das Zahlungsziel nicht konkret angegeben ist. In diesem Fall sollten Sie Ihrem Kunden zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zukommen lassen. Für Unternehmen ist es allerdings wichtig, ausstehende Verbindlichkeiten im Blick zu behalten und die Zahlung zeitnah einzufordern. Schließlich gewähren Sie Ihren Kunden mit einer nicht gezahlten Rechnung einen Kredit, für den Sie die Kosten zahlen.

Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm von lexoffice haben Sie jederzeit optimalen Überblick über ausstehende Rechnungen. Direkt im Programm können Sie gegebenenfalls eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung schreiben, wenn das Zahlungsziel nicht eingehalten oder auch die Erinnerung nicht beachtet wurde. So managen Sie Ihre Zahlungseingänge und vergessen keine ausstehende Rechnung.

Wichtig: Wenn Sie Ihrem Kunden eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schicken, müssen Sie darin eine neue Zahlungsfrist festlegen. Außerdem müssen Sie Ihn ganz klar darauf hinweisen, dass er die bisherige Zahlungsfrist überschritten hat.

Übrigens: Eine gesetzliche Einspruchsfrist bei falschen Rechnungsangaben gibt es nicht. Wenn Sie von einem anderen Unternehmen eine falsche Rechnung erhalten haben, ist es nur wichtig, dass Sie umgehend und schriftlich Widerspruch einlegen.

Welche Vorteile hat es, eine Frist zur Zahlung zu geben?

Mit Ihren Zahlungsbedingungen räumen Sie ein Zahlungsziel ein. Und dieses Zahlungsziel müssen Sie selbst wiederum finanzieren, da Ihre Fixkosten weiterlaufen. Solche Finanzierungskosten berücksichtigen viele Unternehmen nur selten. Geben Sie Ihrem Kunden also einen Anreiz, das gesteckte Zahlungsziel nicht komplett auszuschöpfen. Eine Möglichkeit ist es, Skonto als Zahlungsbedingung anzubieten. Damit gewähren Sie dem Kunden ein wenig Rabatt, wenn er zeitig seine Rechnung begleicht. Auf diese Weise wird Ihr Eigenkapital geschont und Sie können dieses für langfristige Investitionen einplanen.

Gewöhnen Sie sich außerdem an, Rechnungen unverzüglich zu schreiben – ebenso bei Abschlagszahlungen. In vielen kleineren Unternehmen ist es üblich, dass die Buchhaltung oder der Inhaber nur ein- oder zweimal im Monat Rechnungen schreibt. Damit gewähren Sie Ihrem Kunden unnötigerweise eine weitere Zahlungsbedingung: ein längeres Zahlungsziel. Dadurch steigen nicht nur Ihre Finanzierungskosten, sondern auch das Ausfallrisiko der Forderungen nimmt beträchtlich zu.

Rechnungen ohne die Angabe einer Zahlungsfrist können schnell zu Missverständnissen führen. Gerade Privatverbrauchern, die sich mit den Gesetzmäßigkeiten nicht gut auskennen, ist dann oft nicht klar, wann die Zahlung einer Rechnung ohne Zahlungsziel fällig wird. Indem Sie Ihre Zahlungsbedingungen exakt definieren, treffen Sie klare Vereinbarungen und ermöglichen dem Kunden ein korrektes Einhalten des Zahlungsziels. Das sorgt in der Geschäftsbeziehung für Vertrauen.

Gesetzliche Regeln für Zahlungsbedingungen zwischen Unternehmen

Vor einiger Zeit hat der deutsche Gesetzgeber EU-Vorgaben zu fairen Zahlungsbedingungen in deutsches Recht umgesetzt und das „Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr“ verabschiedet. Seitdem können Abnahme- und Zahlungsbedingungen nicht mehr beliebig vereinbart werden – und damit können vor allem größere Auftraggeber Sie als Dienstleister nicht mit langen Zahlungsfristen unter Druck setzen. Das Gesetz gilt für alle Geschäfte zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Privatkunden bleiben außen vor. Die entscheidenden Punkte des Gesetzes sind:

  • Beschränkte Zahlungsfristen für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber
  • Höchstgrenzen für Überprüfungs- und Abnahmefristen
  • Höherer Verzugszinssatz in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz
  • Pauschale für den Verzugsschaden in Höhe von 40 Euro

Tipp: Die Verzugsschadenspauschale können Sie in jedem Fall in Rechnung stellen, wenn eine Zahlung überfällig wird. Damit sollen die Kosten für das interne Mahnwesen, mögliche Rechtsberatung oder andere Ausgaben gedeckt werden. Es ist unerheblich, ob Ihnen tatsächlich bereits Kosten entstanden sind oder nicht. Sollten Sie aber bereits nachweislich höhere Ausgaben gehabt haben, weil Sie Ihrem Geld hinterherlaufen müssen, dürfen Sie diese natürlich geltend machen.

Übrigens: Sowohl auf Verzugszinsen als auch auf den Schadenersatz ist keine Umsatzsteuer zu berechnen und zu entrichten.

Besondere Bedingungen in Bezug auf Zahlungsfristen

Die Fristen nach der Rechnungsstellung laut BGB sind nun geklärt. Selbst bei individuellen Vereinbarungen gilt natürlich immer, dass nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Sie als Unternehmer Rechnungen schnellstmöglich nach Erhalt der Rechnung bezahlen sollten. Folgende Fristen könnten für Sie zusätzlich interessant sein:

  • Zahlungsfrist Rechnung Steuerberater: Gibt es in Bezug auf die Bezahlung der Rechnung des Steuerberaters besondere Bestimmungen? Nein, auch hier gelten die gesetzlichen Rechnungsvorgaben und Zahlungsfristen.
  • Makler Rechnung Zahlungsfrist: Haben Sie mit Ihrem Unternehmen eine Immobilie gekauft oder gemietet oder ein Makler war an dem Geschäft beteiligt? Eine vorab vereinbarte Provision ist in diesem Fall sofort nach Abschluss des Kaufvertrags fällig.
  • Fälligkeit Rechnung Österreich: Pflegen Sie regelmäßigen Geschäftskontakt mit Unternehmen in Österreich? Grundsätzlich gilt auch hier eine Zahlungsfrist von 30 Tagen bei Rechnungen ohne Zahlungsziel. Österreichische Unternehmen können natürlich ebenso individuelle Vereinbarungen treffen. Eine Frist von länger als 60 Tagen ist gemäß der zweiten EU-Zahlungsverzugsrichtlinie allerdings nicht erlaubt.