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Bescheinigungswesen

Automatisch erledigt –
Anträge schneller genehmigt

So individuell Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind, so individuell sind auch ihre Lebenssituationen. Werdende Eltern, kranke Kinder, der nahende Renteneintritt, Krankengeld, eine Reha-Maßnahme… Alle diese Situationen erfordern Anträge bei Kassen, Ämtern und Behörden und diese wiederum brauchen alle Bescheinigungen, um diese Anträge zu bearbeiten.

Und von wem wollen die Ämter, Kassen und Behörden diese Bescheinigungen? Von Ihnen als Arbeitgeber:in natürlich! Und damit Sie sich damit gar nicht herumschlagen oder aufhalten müssen, erstellt und verschickt das Lohnprogramm von lexoffice alle Bescheinigungen automatisch. Zertifiziert rechtssicher.

Bescheinigungen einfach automatisiert

Insbesondere bei kleineren Unternehmen ist das Ausstellen dieser Bescheinigungen kein Alltag einer gut ausgestatteten Personalabteilung, sondern ein mit viel Zeit, Kopfzerbrechen und nervenraubenden Formularen verbundener Aufwand, den man doch gerne mit effektiveren Tätigkeiten verbringt.

Dank lexoffice sind Sie für alle diese Situationen gut gerüstet. Auch wenn eine:r Ihre:r Mitarbeiter:innen eine Bescheinigung braucht, die Ihnen noch völlig unbekannt ist, erstellt und verschickt lexoffice diese einfach automatisch im Hintergrund:

  • vollständig automatisiert
  • rechtssicher zertifiziert von den Behörden und Ämtern
  • kann nicht vergessen werden
  • kein einlesen in unbekannte Sachverhalte notwendig
  • keine unbrauchbaren Onlineformulare ausfüllen
  • keine Extrakosten

Und das Beste: Ihre Mitarbeiter:innen können sich auf Sie als Arbeitgeber:in verlassen. Ihre Anträge werden durch die automatisch erstellten Bescheinigungen zügiger bearbeitet.

Grafik: Automatisches Bescheinigungswesen in lexoffice

Um die folgenden Lebenssituationen und Bescheinigungen geht es im Einzelnen:

Vorbereitet für den Renteneintritt – Sondermeldung 57

Im Falle eines nahenden Renteneintritts kommt die Rentenversicherung (elektronisch) auf Sie als Arbeitgeber:in zu und fordert eine Bescheinigung aktiv an. lexoffice erledigt das ganz automatisch.

Zuzahlung bei Reha-Maßnahmen – ZUZA

Bei der ZUZA geht es um eine Entgeltbescheinigung zur Befreiung von Zuzahlungen beim Erhalt von Rehabilitationsmaßnahmen.

Die Deutsche Rentenversicherung schreibt dazu: „“Ein Arbeitnehmer, welcher eine gewisse Einkommensgrenze unterschreitet, wird von der Zuzahlung in Bezug auf Rehabilitationsleistungen ganz oder teilweise befreit. Die Zuzahlungsbefreiung wird durch die Rentenversicherung, unter Voraussetzung der Einwilligung des Betroffenen, geprüft, indem bereits abgerechnete Entgeltwerte elektronisch angefordert und vom Arbeitgeber elektronisch zurückgemeldet werden.”

Die Anfrage der Rentenversicherung geht via lexoffice Lohn & Gehalt bei Ihnen als Arbeitgeber:in ein. lexoffice erstellt die Bescheinigung dann automatisch und meldet diese entsprechend an die RV zurück. Sie müssen nichts tun und Ihr:e Arbeitnehmer:in bekommt (hoffentlich) schnellstmöglich die Zusage für die Befreiung von den Zuzahlungen.

Elterngeld – BEEG

Beim BEEG geht es um die Entgeltbescheinigung bei Antrag auf Elterngeld gemäß BundesElterngeld- und ElternzeitGesetz. Arbeitgeber:innen müssen im Rahmen von Anträgen auf Elterngeld alle relevanten Entgeltdaten der jeweiligen Beschäftigten elektronisch an die Rentenversicherungsträger übermitteln. Diese handeln im Auftrag der für Elterngeld zuständigen Behörden.

Die RV schreibt dazu: „“BEEG soll Eltern die Antragstellung in Bezug auf Elterngeld vereinfachen. Somit werden Daten, die bereits an anderer Stelle vorliegen, unter Voraussetzung der Einwilligung der Betroffenen, abgerufen bzw. an die zuständigen Behörden übermittelt.”

Bescheinigung BEEG: Elterngeld

Der Ablauf ist hier analog ZUZA, d.h. die ANfrage der RV geht ein, lexoffice erstellt die Bescheinigung und meldet sie direkt zurück. Und auch hier soll das automatische elektronische Verfahren eine schneller Abwicklung ermöglichen und werdende Eltern unterstützen.

Arbeitsbescheinigung bei Arbeitslosigkeit – BA BEA

Das ist ein elektronisches Meldeverfahren zwischen Arbeitgeber:innen und der Agentur für Arbeit mit dem Ziel, dass die BA Leistungen für ausscheidende Mitarbeiter:innen berechnen kann. Bisher brauchte man einen Zettel vor Ende der Beschäftigung (Arbeitsbescheinigung), auf denen diverse Details zur ablaufenden Beschäftigung (inkl. Details zur Vergütung) standen. Das soll nun verpflichtend elektronisch erfolgen.

Das BEA-Verfahren der Arbeitsagentur beinhaltet 3 Bescheinigungen:

  • Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III zur Beantragung von Arbeitslosengeld
  • EU-Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III zur Beantragung von Arbeitslosengeld in einem EU-Land außerhalb D
  • Bescheinigung über Nebeneinkommen nach § 313 SGB III bei Beschäftigung während Bezug von Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld der BA

Weiterführende Infos auf www.arbeitsagentur.de

Die Pflicht, Bescheinigungen nur noch online zu übermitteln, gilt ab dem 1. Januar 2023 für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden, können Sie die Bescheinigungen noch in Papierform oder maschineller Form einreichen. Das gilt auch für zu bescheinigende Nebeneinkommen für 2022.

Ab 2024 werden Sie die Bescheinigungen ganz einfach mit lexoffice erledigen können. Zwischenzeitlich nutzen Sie bitte sv.net.

Entgeltbescheinigungen EEL

Damit Mitarbeiter:innen, für die Sie als Arbeitgeber:in keine Entgeltfortzahlung (mehr) leisten dennoch ihre Miete zahlen können, erhalten sie von der Krankenkasse sog. Entgeltersatzleistungen (EEL). Mit der automatischen Erstellung und Übertragung stellen Sie als lexoffice Kund:in sicher, dass ihr Personal so schnell wie möglich Krankengeld und Co. erhalten.

Ein wichtiger Zusatznutzen für Sie: Arbeitgeber:innen erfahren, welche Krankheiten zusammengerechnet werden dürfen und kommen so schneller aus der Pflicht, Entgeltfortzahlung leisten zu müssen. Eine Win-Win-Situation!

Entgeltbescheinigungen werden u.a. gebraucht für:

  • Krankengeld
  • Kinderkrankengeld
  • Mutterschaftsgeld
  • Übergangsgeld
  • uvw.

Krankschreibung per eAU – die häufigste aller Bescheinigungen wird digital

Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aka Krankmeldung) befindet sich aktuell in der Pilotphase und wird zum 01. Januar 2023 für alle Beteiligten verpflichtend.

Alles Wissenswerte können Sie hier nachlesen >>

Die lexoffice Produktverantwortlichen Alex Freigang und Felix Müller haben die eAU auf der lexpresso 2022 vorgestellt. Den Vortrag finden Sie als Videoaufzeichnung hier >>

lexoffice Lohn & Gehalt hat den neuen Prozess bereits umgesetzt und testet ihn seit Anfang 2022 mit Pilotkund:innen.

eAU: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Geprüft, getestet, ausgezeichnet und zertifiziert

GKV-Zertifikat lexoffice