Wichtige Dokumente für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen
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Zum Wesen der Lohnabrechnung gehört eine Vielzahl an Dokumenten für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihre Arbeitnehmer. Diese Dokumente stellen wir Ihnen einfach und übersichtlich in lexoffice Lohn & Gehalt sowohl zum Druck als auch zum Download zur Verfügung.
Der Verdienstnachweis (Synonyme sind: Entgeltnachweis, Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung) dient dem Arbeitnehmer dazu, das erhaltene Entgelt zu prüfen und nachzuvollziehen.
Das Lohnprogramm von lexoffice erstellt dieses Dokument automatisch mit dem Abschluss der monatlichen Lohnabrechnung und stellt es Ihnen als Arbeitgeber zum Download zur Verfügung. Sie verteilen es dann weiter an Ihre Mitarbeitenden.
Mit unserem neuen Self Service stellen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Lohnabrechnungen einfach digital zur Verfügung. Automatisch und direkt nach der Abrechnung. Reduzieren Sie Papierkram und Kosten.
Eine Anfrage wie „Chef, ich brauch meine Lohnabrechnung von März nochmal. Hab ich verlegt.“ bereitet Ihnen dann keine Kopfschmerzen mehr. Ihre Mitarbeiter:innen können sich in einer solchen Situation einfach selbst helfen. Schön, oder?
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Angestellten bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern wie Krankenkassen, Renten- oder Unfallversicherungsträgern zu melden. Neben dem Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung gibt es noch weitere Anlässe, die eine Meldung zur Sozialversicherung erfordern (mehr dazu in unserem Artikel „Meldungen zur Sozialversicherung“).
lexoffice Lohn & Gehalt erstellt und versendet alle Sozialversicherungsmeldungen automatisch.
Der Beitragsnachweis ist nichts anderes als eine detailliertere Übersicht, auf der Beiträge an die einzelnen Sozialversicherungszweige (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung und Umlagen) pro Krankenkasse zusammengefasst sind. Die am Ende ausgewiesene Summe, muss vom Arbeitgeber an die jeweilige Krankenkasse abgeführt werden.
lexoffice Lohn & Gehalt, als zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm, erstellt und versendet diese Beitragsnachweise automatisch und fristgerecht. Für die Zahlung stellen wir Ihnen neben einer Zahlungsliste auch eine SEPA Datei für eine einfache Online Überweisung zur Verfügung.
In der Zahlungsliste sind alle sich aus der Lohnabrechnung ergebenden Finanztransaktionen getrennt nach Überweisung, Lastschrift und Bar aufgeführt.
Daneben stellen wir Ihnen einen SEPA-Überweisungsträger ( SEPA XML-Datei, auch „Lohnsammler“ genannt) zur einfachen Überweisung per Online-Banking zur Verfügung. Mitarbeiter noch einfacher bezahlen geht mit unserem integrierten Online-Banking.
Arbeitgeber sind verpflichtet, die fällig gewordene Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt anzumelden und sie fristgerecht abzuführen. Hierzu zählen einerseits die vom Arbeitnehmer einbehaltene Lohnsteuer, andererseits aber auch die im Rahmen der Pauschalierung der Lohnsteuer angefallenen Beträge.
lexoffice Lohn & Gehalt erstellt und versendet die Lohnsteueranmeldung automatisch und pünktlich an Ihr zuständiges Finanzamt.
Die Lohnsteuerbescheinigung ist eine vom Arbeitgeber für die am Ende des Kalenderjahres bei ihm beschäftigten und für solche Arbeitnehmer, die im Laufe des Jahres bei ihm ausgeschieden sind, auszustellende Bescheinigung (§ 41b EStG).
Auch die Lohnsteuerbescheinigung erstellt lexoffice automatisch und meldet Sie an das zuständige Finanzamt. Für Ihre Mitarbeiter drucken Sie das Dokument aus und händigen es gemeinsam mit der Lohnabrechnung für den Januar oder Februar des Folgejahres aus.
In dem Musterdokument zeigen wir Ihnen den Erstattungsantrag Arbeitsunfähigkeit (U1) aus dem AAG-Verfahren. Daneben erstellt und versendet lexoffice Lohn & Gehalt automatisch die Erstattungsanträge Beschäftigungsverbot (U2) und Mutterschaft (U2) aus dem AAG-Verfahren.
Durch den automatisierten Versand ist sichergestellt, dass Sie die Ihnen zustehende Rückerstattung der Entgeltfortzahlung von der Krankenkasse erhalten. Lassen Sie keinen Cent liegen!
Jedes Unternehmen muss jährlich zur Beitragsberechnung der gesetzlichen Unfallversicherung einen digitalen Lohnnachweis einreichen.
Die Beiträge werden für jedes Unternehmen individuell berechnet. Dafür sind drei Bestandteile wesentlich: Die Beitragsberechnung orientiert sich erstens an dem Umlagesoll der Berufsgenossenschaft. Zweitens nach den Lohnkosten des Unternehmens und drittens nach dem Gefahrtarif des Unternehmens.
Auch dieses Dokument erstellt und verschickt lexoffice automatisch und fristgerecht an die Berufsgenossenschaften.
Die Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld benötigen Sie für die Rückerstattung des Kurzarbeitergeldes durch die Arbeitsagentur. Das Dokument entspricht dem offiziellen Vordruck der Arbeitsagentur (Kug-108).
lexoffice erstellt dieses Dokument automatisch mit dem Abschluss der monatlichen Lohnabrechnung (wenn Kurzarbeit abgerechnet wurde) und stellt es Ihnen als Arbeitgeber zum Download zur Verfügung. Sie senden es dann zusammen mit dem Leistungsantrag an die Arbeitsagentur.
Folgende weitere Dokumente stellen wir Ihnen mit Ihrer Lohnabrechnung zur Verfügung:
Weitere Meldungen und Bescheinigungen erhalten Sie fallbezogen auf Anfrage per E-Mail.
Interessant im Zusammenhang mit den Dokumenten aus der Lohnabrechnung ist der DSGVO-konforme Schutz der Mitarbeiterdaten. Lesen Sie hier unseren Artikel zum Datenschutz am Arbeitsplatz
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