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Gesetzesänderungen 2022

und Ihre Umsetzung in lexoffice Lohn & Gehalt

Gesetzliche Änderungen kommen ja nicht nur mit dem Jahreswechsel. Insbesondere im Bereich Lohn & Gehalt gibt es einige aktuelle Gesetzesänderungen, die sowohl Sie als Arbeitgeber:in als auch Ihre Beschäftigten betreffen.

Wir zeigen, was inhaltlich auf Sie zukommt, was Sie tun müssen, was lexoffice für Sie tut und wie die Änderungen in Ihrem Lohnprogramm umgesetzt werden.

Das ändert sich

Aus dem zweiten Energie-Entlastungspaket steht die Auszahlung der Energiepreispauschale an. Ab dem 01. Oktober gilt der neue Mindestlohn und auch neue Verdienstgrenzen inkl. einem Bestandsschutz für Midijobs. Ab Januar kommt die eAU aus der Pilotphase.

Alles Wissenswerte haben wir Ihnen in den folgenden Artikeln zusammengestellt:

Wer bekommt welche Entlastung auf welchem Weg:

Steuerentlastungsgesetz

So wird sie an Beschäftigte bei KMU und Selbstständige ausgezahlt:

Energiepreispauschale

Ab Oktober gelten neue Kennzahlen bei Lohn & Gehalt:

Mindestlohn & Verdienstgrenzen

Die Digitalisierung des Krankenscheins:

eAU

Unser Webinar zu den Gesetzesänderungen

Wir haben die anstehenden gesetzlichen Änderungen in einem Webinar vorgestellt und dabei auch gezeigt, wie sich die Neuerungen im Lohnprogramm von lexoffice zeigen.

Die Aufzeichnung des Webinars:

Die Präsentation aus dem Webinar gibt es hier zum Download >>

Während des Webinars kamen einige Fragen auf, die wir hier gerne beantworten.

Fragen und Antworten zu den Themen aus dem Webinar

Energiepreispauschale

Generell: Zur Umsetzung der EPP mit lexoffice finden Sie folgende Support Artikel in unserem Support Center:

Sie haben Fragen oder Feedback zur Umsetzung der EPP in lexoffice? Dann schreiben Sie uns gerne an lohn@lexoffice.de

Kann die Energiepreispauschale auch bei Midi-Jobs von lexoffice abgerechnet werden wenn keine Lohnsteuer bei dem Mitarbeiter anfällt.
Antwort: Das kommt ganz darauf an. lexoffice wird die Energiepreispauschale auch dann bei Mitarbeiter:innen eintragen, wenn für diese in mindestens einem Monat des Jahres 2022 Lohnsteuer abgeführt wurde. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Lohnsteuer im September anfällt.

Wir haben eine Angestellte, die erst Werkstudentin, dann Pflichtpraktikantin und nun zum 01.09. wieder Werkstudentin ist. Sie bekommt in lexoffice nicht die EPP, obwohl sie abgerechnet wurde zuvor. Es hat sich hier nur die Anstellungsart geändert. Kann man hier nichts machen?
Antwort: Ohne einen Blick auf das Beschäftigungsverhältnis zu werfen, ist diese Frage nicht zu beantworten. Bitte wenden Sie sich an unseren Support und erteilen Sie bitte die Supportfreigabe. Dann bekommen wir heraus, was das Problem ist.

Berührt die Energiepreispauschale die Grenze der Geringfügigen? / Wie sieht das mit der Versteuerung der EPP bei Minijobbern aus ? Dürfen Sie dann mehr als 450 € verdienen oder wird die EPP zusätzlich zu den 450 € gerechnet? Würde ja heißen, dass sie 750 € in dem Monat verdienen. Wie handhabe ich das? / Was passiert mit der EPP bei einem Minijobber der schon 5400 Euro im Jahr hat?
Antwort: Nein, die EPP berührt nicht die Minijobgrenze. Diese Lohnart ist sozialversicherungsfrei und somit aus Sicht der SV “unsichtbar”. Und da diese Mitarbeiter:innen keine Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse & Co.) haben, hat man aus Vereinfachungsgründen definiert, das hier keine extra Steuer fällig wird. Heißt Brutto entspricht Netto für diese Zielgruppe.

Wir haben einen Mitarbeiter der uns zum 16.09. verlässt. Bekommt er von uns die EPP? Ein neuer Mitarbeiter beginnt am 17.09. bekommt er das dann von seinem alten Chef?
Antwort: Der relevante Stichtag für die Auszahlung der EPP mit dem Septembergehalt ist eine Beschäftigung zum 01.09.2022. Heißt in diesem Fall, das der ausscheidende MA die EPP von Ihnen bekommt und der neue MA noch von seinem alten AG.

Wie kann ich mir die 300 Euro zurückholen, wenn ich keine Lohnsteuervorauszahlung leiste, da ich nur eine Aushilfe bzw. eine Werkstudentin angestellt habe?
Antwort: Wenn Sie keine Lohnsteuervorauszahlungen leisten, dann zahlen Sie als AG die EPP auch nicht an Ihre MA aus. Ihre Mitarbeitenden erhalten die EPP dann mit der Einkommenssteuererklärung 2022.

Wie verhält es sich mit Mitarbeitern, welche aufgrund Elternzeit nur einen halben Monat gearbeitet haben?
Antwort: Solange die Elternzeit im laufenden Jahr 2022 begonnen hat und der betroffene Mitarbeiter einen (steuerpflichtigen) Arbeitslohn erhalten hat, bekommt er die Energiepreispauschale mit lexoffice ausbezahlt. Ansonsten über die Einkommensteuererklärung.

Meine Mitarbeiterin arbeitet bei mir und einem anderen AG in Teilzeit. Bei mir zahlt sie keine Lohnsteuer. Beim anderen AG sicherlich. Heißt das, dass der andere AG die EP automatisch zahlt und ich damit nichts zu tun habe?
Antwort: Für die Auszahlung der EPP ist der Hauptarbeitgeber zuständig und aus dem geschilderten Sachverhalt heraus ist das das andere arbeitgebende Unternehmen. In lexoffice Lohn & Gehalt haben Sie bei der Mitarbeiterin bei Mehrfachbeschäftigung die entsprechenden Angaben hinterlegt.

Was ist mit Werkstudenten, bei denen keine Lohnsteuer anfällt und der einzige MA ist?
Antwort: Generell können Werkstudenten können die Energiepreispauschale erhalten. Wenn Sie eine jährliche Lohnsteueranmeldung vornehmen, kann die Auszahlung der EPP aber nicht über lexoffice erfolgen. Der:die Werkstudent:in bekommt die EPP über die Einkommenssteuererklärung.

In unserer Firma werden nur Minijobber mit Pauschsteuer beschäftigt, wie kann ich diesen die EPP auszahlen.
Antwort: Dazu empfehlen wir diesen Support Artikel, der Voraussetzungen und Vorgehen beschreibt: https://support.lexoffice.de/de-form/articles/6521874-energiepreispauschale-fur-minijobber-innen

Ich habe einen 450;- € Jobber, der Arbeitssuchend gemeldet ist, muss ich dem das bezahlen oder macht das das Arbeitsamt.
Antwort: Die Agentur für Arbeit zahlt die 300,00 EUR Energiepreispauschale nicht aus. Für Minijobber zahlt der Arbeitgeber die Energiepreispauschale aus, wenn diese schriftlich bestätigen, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt.

Gibt es die Energiekostenpauschale auch für Arbeitnehmer, die in Teilzeit beschäftigt sind? / Was ist mit Festangestellten, die nur 25h arbeiten und dadurch keine Lohnsteuer bezahlen?
Antwort: Der Umfang der Beschäftigung ist nicht entscheidend. Wenn alle Voraussetzungen (zum nachlesen: https://support.lexoffice.de/de-form/articles/6485307-voraussetzungen-und-ausschlusskriterien-zur-auszahlung-der-energiepreispauschale) erfüllt sind, kann die EPP an Teilzeitbeschäftigte über lexoffice ausgezahlt werden.
Arbeitnehmer:innen sind grundsätzlich anspruchsberechtigt. Ist die Auszahlung nicht über die Septemberabrechnung mit lexoffice möglich, erhalten diese Personen die EPP über die Einkommenssteuererklärung 2022.

Was ist, wenn die Lohnsteuer unter 300,00 liegt?
Antwort: Die Höhe der Lohnsteuer ist nicht entscheidend.

Wie sieht es mit der Energiepreispauschale bei kleinen Arbeitgebern aus, die ausschließlich Minijobber beschäftigen. Können diese die Energiepauschale vom Finanzamt erstattet bekommen? Kann dies über Lexoffice abgerechnet werden?
Antwort: Arbeitgeber, die ausschließlich Minijobber mit Pauschsteuer abrechnen und damit keine Lohnsteuer-Anmeldung abgeben, sind von der Auszahlung der Energiepreispauschale (EPP) ausgenommen. Die betroffenen Mitarbeiter erhalten die EPP entweder über ihren Hauptarbeitgeber oder die Steuererklärung im kommenden Jahr.

Wie mache ich das bei einem Unternehmen, wenn ich bei Lexoffice die jährliche Lohnsteueranmeldung ausgewählt habe?
Antwort: Bei einer jährlichen LStA kann die EPP nicht mit lexoffice ausbezahlt werden. Ihre Beschäftigten erhalten die EPP über die Einkommenssteuererklärung 2022.

Warum ist es programmtechnisch nicht möglich die Energiepreispauschale bei jährlicher Abgabe der Lohnsteuer dem Arbeitnehmer auszuzahlen? Rein rechtlich wäre dies ja möglich…
Antwort: Wir mussten die Entscheidung treffen, Jahresmelder nicht mit abzubilden. Die im Webinar vorgestellten Themen sind nur ein Ausschnitt der Themen, die wir bearbeiten müssen, um Ihnen ein Programm anbieten zu können, das aktuelle und rechtssichere Lohnabrechnungen ermöglicht. Unter den Umständen waren die Jahresmelder für uns nicht machbar.
Unserer Einschätzung nach, ist auch der Abstand zwischen der Auszahlung jetzt im September und der Rückforderung über die LStA im Januar sehr lang.

Wann kann man denn mit der Zahlung vom FA rechnen?
Antwort: Es gibt ja heute bereits Fälle, in denen negative Lohnsteuerbeträge entstehen. Und die werden i.d.R. kurzfristig ausgeglichen. Jetzt haben wir hier aber eine Sondersituation, weil hier u.U. sehr viele zum gleichen Zeitpunkt negative LStA rausschicken. Wir empfehlen, schonmal die Telefonnummer vom Arbeitgeberservice des für sie zuständigen Finanzamts rauszusuchen und ort ggf. nachzufragen.

Haben Minijobber Anspruch auf die Energiepauschale? Die auch Rente beziehen?
Antwort: Ja, Minijobber haben Anspruch auf die EPP. Unter welchen Voraussetzungen sie die EPP an Minijobber:innen mit lexoffice auszahlen können, lesen sie hier https://support.lexoffice.de/de-form/articles/6521874-energiepreispauschale-fur-minijobber-innen

Kann man den Anmeldezeitraum Lohnsteuer jetzt noch wechseln von jährlicher auf vierteljährlicher Zahlung?
Antwort: Das Finanzamt legt den Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer fest. Basierend auf der Höhe der für das vergangene Jahr fälligen Lohnsteuer.
Theoretisch können sie das in lexoffice natürlich umstellen und die EPP auszahlen. Praktisch allerdings wird das FA bei einem Jahresmelder eine unterjährige LStA ablehnen. Das heißt, Sie zahlen die 300€ aus und bekommen sie aber nicht wieder. Das wäre vielleicht lösbar, aber nicht sehr elegant und sauber und mit viel Aufwand und Ärger verbunden.

Wenn jemand im Jahr 2022 Krankengeld erhalten hat, bekommt er dann auch die Energiepauschale?
Antwort: Wenn 2022 in mindestens einem Monat Lohnsteuer abgeführt wurde, erhalten auch Mitarbeiter, die im September Krankengeld erhalten, die EPP.

Ich habe einen Minijobber, der in seiner unbezahlten Elternzeit bei mir beschäftigt ist. Ist der Minijob dann sein erstes Arbeitsverhältnis oder sein ruhendes Arbeitsverhältnis, in dem er sich in Elternzeit befindet?
Antwort: Die Frage, welcher Arbeitgeber die Energiepreispauschale auszahlt wird daran festgemacht, wo das erste Dienstverhältnis ausgeübt wird. Bei steuerpflichtigen Mitarbeitern lässt sich das an der verwendeten Steuerklasse ablesen (1 – 5). In Ihrem Fall wäre wohl der Arbeitgeber zuständig, bei dem der betroffene Mitarbeiter aufgrund der Elternzeit nicht arbeitet. Laut FAQs „Energiepreispauschale (EPP)“ erhalten diese Mitarbeiter jedoch keine EPP über den Lohn, sondern über die Steuererklärung. Falls der betroffene Mitarbeiter sowohl Elternzeit als auch Minijob bei Ihnen ausübt, erlaube ich mir keine Antwort – dieser Fall ist meines Wissens nicht beschrieben. Sie sollten einen Steuerberater konsultieren.

Ich habe nur eine Minijobberin angestellt. Gibt es eine Möglichkeit, wie ich Ihr doch die EPP auszahlen kann?
Antwort: Ihre Minijobberin erhält die EPP mit der Einkommenssteuererklärung 2022.

Wenn beide Ehepartner arbeiten, wer bekommt die EPP?
Antwort: Anspruchsberechtigt sind einzelne Personen und nicht Haushalte, d.h. in dem Fall erhalten beide arbeitende Eheleute die EPP.

Ich habe eine jährliche Lohnsteuer-Anmeldung. Wie funktioniert hier die Auszahlung der EPP. / Wie ist bei jährlicher Lohnsteueranmeldung vorzugehen?
Antwort: Firmen, die ihre Lohnsteuer jährlich anmelden, können die Energiepreispauschale nicht mit lexoffice auszahlen. Beschäftigte erhalten die EPP über die Einkommensteuererklärung 2022.

Wir haben einen Mitarbeiter (Minijobber), der volle Erwerbsminderungsrente bezieht. Mit dem Entlastungspaket 3 sollen Rentner im Dezember ja ebenfalls die Energiepauschale von 300 Euro erhalten. Diese wird der Mitarbeiter ja nun nur einmalig erhalten. Kann er aussuchen, ob er sich diese über den Arbeitgeber auszahlen lassen will oder muss er warten, bis er diese über seine Rentenzahlung erhält?
Antwort: Ist der Mitarbeiter anspruchsberechtigt und sie erfüllen alle Voraussetzungen zur Auszahlung der EPP, dann erhält der Minijobber jetzt mit der Septemberabrechnung die EPP. Das Entlastungspaket 3 ist Stand jetzt noch nicht fixiert und auch keine Zeitpunkte für die einzelnen Maßnahmen definiert.

Woran macht Lexoffice fest, ob ein MA die EPP erhält ? Ich habe den Fall, daß unser GF für 3 Unternehmen zuständig ist. Er hat in einer Gesellschaft ein Gehalt. In einer zweiten Firma wird nur der Firmen-Pkw abgerechnet. Da ich für diese Lohnart zwingend ein Einkommen in lexoffice vorliegen haben muss, erhält er in der zweiten Firma (Pkw-Abrechnung) ein gehlt von 1,- €. Wie stelle ich sicher, dass er nur in einer Firma die EPP erhält?
Antwort: lexoffice zahlt die EPP an Mitarbeiter, die einer Hauptbeschäftigung nachgehen. Bei Geschäftsführern, die auf “Steuerkarte” arbeiten, kann eigentlich nur bei einem Beschäftigungsverhältnis eine der Steuerklassen 1 – 5 zugeordnet sein. Dort gibt es die EPP.

Wie sieht es mit Azubis aus, die im September angefangen haben?
Antwort: Auszubildende sind grundsätzlich anspruchsberechtigt. Neben den im Vortrag genannten Voraussetzungen (https://support.lexoffice.de/de-form/articles/6485307-voraussetzungen-und-ausschlusskriterien-zur-auszahlung-der-energiepreispauschale), muss am 01.09.2022 ein Beschäftigungsverhältnis bestehen, damit die Energiepreispauschale mit der Lohnabrechnung ausgezahlt werden kann.

Bekommen Minijobber mit Pauschbesteuerung – wenn es andere Beschäftigte gibt – trotzdem die EPP?
Antwort: Ja. Details dazu hier https://support.lexoffice.de/de-form/articles/6521874-energiepreispauschale-fur-minijobber-innen

Wie verhält sich das, wenn ein Minijobber bei uns angemeldet ist, aber nicht im September arbeiten wird?
Antwort: Die Frage ist: hat der Minijobber im September ein aktives (sprich: ungekündigtes) Beschäftigungsverhältnis? Wenn ja, kann es die EPP geben.

Ich hätte eine Frage bezüglich meiner Auszubildenden. Und zwar hat diese einen Bruttolohn i.H.v. 608,00 bzw. ab September i.H.v. 696,00 EURO. Lohnsteuer entrichte ich keine. Muss sich meine Auszubildende die Energiepreispauschale, wie die Minijobber, dann auch über ihre Einkommensteuererklärung selbst holen.
Antwort: Laut FAQs „Energiepreispauschale (EPP)“ erhalten auch Azubis die Energiepreispauschale.

Ich beschäftige im mein Eiscafé, Schüler unter 18 Jahre. Bekommen sie auch die EPP? / Steht meinem Minijobber, der volljährig ist, Schüler auch die EPP zu.
Antwort: Es sind uns keine Einschränkungen bzgl. Schüler:innen oder Altersgrenzen bekannt.

Muss die EPP gemacht werden, auch wenn der Mitarbeiter sie nicht will?
Antwort: Ein Verzicht auf die EPP ist meines Wissens nicht vorgesehen.

Wie behandelt man bzgl. der Energiekostenpauschale Minijob-MA, die gleichzeitig auch noch eine Selbständigkeit haben?
Antwort: Der:die Minijobber:in bekommt die EPP über den AG oder, wenn das nicht möglich ist, über die Einkommenssteuererklärung. Selbstständige erhalten Sie nur über eine Minderung der zu zahlenden Einkommensteuer-Vorauszahlung, wenn sie ausschließlich selbstständig sind.

Bekommen auch Mitarbeiter, die keine deutsche Staatsbürgerschaft haben die EPP?
Antwort: Die Staatsbürgerschaft ist nicht entscheidend. Es kommt darauf an, ob der Mitarbeiter seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland hat. Wenn dem so ist, greifen dieselben Regeln für den Erhalt der EPP, wie für alle anderen auch.

Bekommt auch ein AN, der keine Steuer entrichten muss (zu geringer Verdienst) die EPP?
Antwort: Ja.

Wie läuft die Auszahlung bei Mitarbeitern, die am 01.09.2022 ihren ersten Beschäftigungstag im Unternehmen haben? Der Abruf der Lst-Merkmale erfolgt ja erst automatisch beim Auslösen der Lohnabrechnung.
Antwort: lexoffice fragt direkt nach der vollständigen Anlage des Mitarbeiters die ELStAM an. Die Rückmeldung dauert in der Regel weniger als einen Tag. Sobald die ELStAM vorliegen (und eine Steuerklasse 1 – 5 vorliegt), wird die EPP automatisch zugeordnet. Mit diesem Wissen im Hinterkopf, empfiehlt es sich, die Mitarbeiter mit mindestens 1 Tag Vorlauf vor der Abrechnung anzulegen. Werden die ELStAM erst nach der Septemberabrechnung eingelesen, verschiebt sich die Auszahlung der EPP um einen Monat. Die EPP geht in beiden Fällen nicht verloren.

Alle meine Mitarbeiter werden zum 01.09.2022 angemeldet. also keine Lohnsteuer für Vormonate. Kann die Pauschale trotzdem ausgezahlt werden?
Antwort: Der Einbehalt der Energiepreispauschale muss nach Regelung durch das BMF zwingend mit der Lohnsteuer-Anmeldung für August 2022 (im Fall von Monatsmeldern) erfolgen. Der Einbehalt der Energiepreispauschale in lexoffice erfolgt automatisch mit der Septemberabrechnung. Dann fordert lexoffice die ausbezahlte EPP vom Finanzamt zurück. Das ist nur möglich, wenn eine Lohnsteuer-Anmeldung für August 2022 in lexoffice vorliegt.

Für eine Firma, die ihre erste Abrechnung mit lexoffice im September erledigt, liegt jedoch keine Datengrundlage für den August vor. Daher ist keine automatische Berichtigung möglich und das ist der Grund, weswegen Sie bei einem Abrechnungsstart ab September 2022 keine EPP mit lexoffice ausbezahlen können. Die betroffenen Mitarbeiter holen sich die EPP über die Einkommensteuererklärung.

EPP bei Werkstudenten
Antwort: Werkstudenten können die Energiepreispauschale erhalten.

Ich beabsichtigen einen Werkstudenten ab 01.09.2022 einzustellen, dessen Vertrag beim alten Arbeitgeber zum 31.08.2022 ausläuft. Bekommt er die Energiepauschale von mir?
Antwort: Kurze Antwort: ja, der Werkstudent kann die Energiepreispauschale erhalten.

EPP bei Azubis
Antwort: Auszubildende können die Energiepreispauschale erhalten.

EPP bei Midijobbern
Antwort: Midijobber in Hauptbeschäftigung (Steuerklassen 1, 2, 3, 4 oder 5) erhalten die Energiepreispauschale.

Wie läuft es denn mit der EPP wenn sich die Lohnsteuer unter 100€ mntl. beläuft?
Antwort: Die Höhe der Lohnsteuer ist nicht entscheidend.

Bekommt ein Mitarbeiter die EPP, wenn der Mitarbeiter im September unbezahlten Urlaub genommen hat?
Antwort: Solange der betroffene Mitarbeiter im laufenden Jahr 2022 mindestens in einem Monat (steuerpflichtiges) Arbeitsentgelt erhalten hat, kann er die Energiepreispauschale bekommen.

Wie ist es bei einer Ersatzbescheinigung, die durch das FA ausgestellt ist?
Antwort: lexoffice unterstützt leider keine Lohnsteuerabzugsmerkmale gem. Ersatzbescheinigung. Betroffene Mitabeiter:innen müssen sich die Energiepreispauschale über die Steuererklärung holen.

Spielt Lexoffice die 300 € für die berechtigten Mitarbeiter:innen automatisch ein? Werden die 300 € in der Lohnabrechnung (!) automatisch eingespielt oder muss ich eine Lohnart hinzufügen für den Monat?
Antwort: Ja, lexoffice ermittelt automatisch, ob die Energiepreispauschale gewährt werden darf und versendet die Rückforderung an das Finanzamt.

Wir sind ein kleiner gemeinütziger Verein und melden die Lohnsteuer jährlich an. Eigentlich würde ich gerne die Energiepreispauschale meinen Arbeitnehmern auszahlen. Habe ich das aber richtig verstanden, dass das zwar gesetzlich möglich wäre, aber ich mit lexoffice nicht machen kann? | Wie bekommen Mitarbeiter:innen von Unternehmen bei denen die LSt. jährlich abgerechnet wird, die Energiepauschale? | Kann man den Mitarbeiter*innen, auch wenn man jährlich die Lohnsteuer abführt trotzdem die Pauschale im September z.B. über Sonderzahlung auszahlen?
Antwort: Firmen, die ihre Lohnsteuer jährlich anmelden, können die Energiepreispauschale nicht mit lexoffice auszahlen.

Mitarbeiter mit Startdatum 01.09 erhalten also die Pauschale, wenn alle anderen Voraussetzungen vorliegen?
Antwort: Genau, neben den im Vortrag genannten Voraussetzungen, muss am 01.09.2022 ein Beschäftigungsverhältnis bestehen, damit die Energiepreispauschale mit der Lohnabrechnung ausgezahlt werden kann.

Eltern in der Elternzeit, die das Elterngeld bekommen und das dem Arbeitgeber mitteilen, bekommen die EPP vom Arbeitgeber. Das ist mein Kenntnisstand, gerne prüfe ich noch, aber so habe ich die FAQ vom BMF verstanden. | Ein Arbeitnehmer befindet sich zum 1. September 2022 in Elternzeit. Bekommt er trotzdem die EPP?
Antwort: Solange die Elternzeit im laufenden Jahr 2022 begonnen hat und der betroffene Mitarbeiter einen (steuerpflichtigen) Arbeitslohn erhalten hat, bekommt er die Energiepreispauschale mit lexoffice ausbezahlt. Ansonsten über die Einkommensteuererklärung.

Habe nicht ganz verstanden, wie die Überprüfung über Elstam (Elster) funktionieren soll. Könnten Sie das bitte nochmal erklären. Müssen wir als AG was machen oder läuft es direkt über Sie?
Antwort: lexoffice fragt die aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Kinderfreibetrag usw) direkt beim Finanzamt am. Dazu verwendet es u. a. die steuerliche Identifikationsnummer. Schlägt das fehl, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem lexoffice. Sie können überprüfen, ob der Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale geklappt hat, indem Sie die Mitarbeiterdetails in lexoffice aufrufen und nachschauen, ob die Angaben im Bereich “Lohnsteuer” schreibgeschützt (also unveränderbar) dargestellt sind. Ist dem so, müssen Sie nichts weiter tun. Falls es Probleme beim Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale gab, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Verstehe ich das richtig, dass ich im Prinzip nichts weiter machen muss (im lexoffice)? Und nur den veränderten Betrag überweisen muss?
Antwort: Die Energiepreispauschale ist eine Lohnart, die im Rahmen der Lohnabrechnung versteuert und an die Mitarbeiter:innen ausbezahlt wird. Sie ist in der Überweisung an Ihre Mitarbeiter:innen enthalten. Sie müssen keine gesonderten Zahlläufe o. ä. organisieren.
Parallel wird die Energiepreispauschale mit der aktuellen Lohnsteuer-Anmeldung verrechnet. Je nach Ergebnis überweisen Sie dem Finanzamt entsprechend weniger Lohnsteuer oder Sie erhalten eine Erstattung. Falls Sie ein Lastschrift-Mandat erteilt haben, passiert das automatisch.
Kurzum: alles, wie immer. Sie müssen nichts weiter machen.

Bekommen Mitarbeiter, die Leistungen vom Jobcenter beziehen und zwischen 100-200 € monatlich dazuverdienen, die Energiekostenpauschale vom Arbeitgeber oder vom Jobcenter?
Antwort: Entscheidend für die Energiepreispauschale sind u. a. ein Eintritt vor oder am 01.09.2022, das eine Hauptbeschäftigung vorliegt und das in mindestens einem Monat vor September 2022 steuerpflichtiges Arbeitsentgelt geflossen ist. Mitarbeiter, wie in der Frage beschrieben, erhalten die Energiepreispauschale vom Arbeitgeber.

Wird die EPP für Selbstständige dann mit der USt-VA automatisch berücksichtigt oder wie wird das laufen?
Antwort: Für Selbstständige, die im Jahr 2022 eine Einkommensteuervorauszahlung leisten, verringert sich die zum 10. September dieses Jahres fällige Zahlung ans Finanzamt um den Betrag der Energiepreispauschale. Kurzum: in lexoffice muss in dieser Sache nichts getan werden.

Mindestlohn & Minijob

Wie hoch ist die Gehaltsgrenze worauf keine Lohnsteuer entrichtet werden muss?
Antwort: Der Grundfreibetrag hängt von einigen Faktoren ab und Sie können diesen am besten mit dem Lohnsteuer-Rechner des Bundesministeriums der Finanzen selbst errechnen: https://www.bmf-steuerrechner.de/bl/bl2022/eingabeformbl2022.xhtml

Heißt das, ich muss meiner 450 EUR Kraft ab Oktober 520 zahlen? / Muss ein Minijobber dann ab Oktober automatisch 520 € verdienen? Oder bleibt es bei 450 € und er arbeitet weniger Stunden?
Antwort: Man muss nicht auf 520€ zwingend erhöhen. Es steigt aber auch der Mindestlohn auf 12€ pro Stunde. Das sollte man jetzt überprüfen, ob das Verhältnis Stunden + Stundenlohn (min. Mindestlohn) und Minijobgrenze passt. Man kann bei 450€ bleiben oder die neue Grenze ausreizen.

Ich habe einen sozialversicherungspflichtigen Rentner eingestellt und dieser bekommt 485€. Aufgrund der Familienkasse (Krankenversicherung) kann dieser nicht als Minijobber eingestellt werden, da er sonst aus der Familienkasse fliegt. Wie gehe ich hier vor? Ausgezahlt bekommt er 427€ Netto.
Antwort: Hier muss das Entgelt entsprechend angehoben werden, sodass es wieder über der Geringfügigkeitsgrenze liegt.

Zählt für die Midi-Job-Grenze das reine Brutto-Gehalt oder zählt die Anhebung durch eine 1%-Versteuerung mit rein? Beispiel: Mein Angestellter bekommt 1400€ Bruttogehalt, hinzu kommt 269€ für die Fahrzeugnutzung.
Antwort: Alle sv-pflichtigen Bezüge zählen mit in die Betrachtung.

Ist es nicht so, dass das Finanzamt einen 13. Monatslohn unterstellt und somit nur 12×520/13=480€ verdienen dürfte? Bzw. auch ein 13. Lohn nicht immer fest geregelt ist und somit bei Auszahlung von 520€ die Gefahr der Überzahlung besteht?
Antwort: Ab dem 1.10.2022 darf ein:e Minijobber:in gelegentlich bis zu zwei Kalendermonate innerhalb eines Zeitjahres über 520 € verdienen. Und zwar bis maximal das doppelte der Geringfügigkeitsgrenze von 520 €, also 1040 €. So ergibt sich also auf Jahressicht ein maximaler Verdienst vom 14-fachen der Minijobgrenze, also 7280 €. Weitere Infos gibt es auch auf der Website der Minijobzentrale >>

Kann ich bei einmaliger Überschreitung der Minijob-Grenze in einem Monat einfach für den Monat die Gehaltszahlung erhöhen im lexoffice, ohne dass dadurch der Status Minjob verlorengeht?
Antwort: Ja, in lexoffice kann das Entgelt entsprechend erhöht werden. Allerdings müssen die entsprechenden Grenzen zunächst selbstverantwortlich eingehalten werden. Unterstützende Validierungen wollen wir nach und nach ergänzen.

eAU

Was ist, wenn ein MA nur einen Tag krank ist und nicht extra zum Arzt geht?
Antwort: Wenn Ihre Regelung keine Krankschreibung ab Tag 1 erfordert, dann ist das okay. Der Erstattungsantrag ist nicht an eine eAU geknüpft. Dieser Prozess läuft weiter wie bislang auch.

Wie ist das mit der Krankmeldung bei privat versicherten Personen?
Antwort: Bei Privatversicherten läuft’s weiterhin mit Papier-AUs.

Woher weiß ich, dass die Krankheit von einem Arzt oder Krankenhaus festgestellt wurde?
Antwort: Das muss Ihnen Ihr:e Mitarbeiter:in mitteilen und Sie müssen auf diese Aussage vertrauen.

Welche KK ist denn zuständig, wenn der Minijobber privat krankenversichert ist?
Antwort: Die private KK. Bei Privatversicherten läuft’s weiterhin mit Papier-AUs.

Warum kommt die neue Frage, ob der AN „korrekt“ gemeldet hat? Gab es bisher ja nicht.
Antwort: Voraussetzung für den eAU Abruf ist die (gesetzlich geregelte) unverzügliche Mitteilung der kranken Person über Beginn und voraussichtliche Dauer der Krankheit. Mit der Checkbox soll sichergestellt werden, dass diese Mitteilung auch wirklich gemacht wurde und dass nicht zu viele eAU Abfragen an die Krankenkassen geschickt werden.

Was passiert wenn der Mitarbeiter am Samstag sich krankmeldet. Kein Arzt hat Samstags offen. Somit auch keine eAU wenn er montags wieder auf der Arbeit erscheint. Wie wird dieses dann verrechnet? Schwerpunkt der Frage ist ja die Rückerstattung durch die Kassen.
Antwort: Der Erstattungsantrag ist nicht an eine eAU geknüpft. Dieser Prozess läuft weiter wie bislang auch.

Woher weiß ich als Arbeitgeber, in welchem Zeitraum der MA krank ist?
Antwort: Sie tragen den Zeitraum ein, den Ihnen ihr:e Mitarbeiter:in meldet.

Ab wann sind diese Einstellungsmöglichkeiten für die AU-Abgabefrist in Lexoffice freigeschaltet?
Antwort: Standardmäßig liegt die Frist für die Abgabe einer eAU in lexoffice beim 4. Krankheitstag. Sie können die Einstellung je Mitarbeiter:in ändern, wenn Sie eine Krankheit erfassen, deren Beginn in der Zukunft liegt. Dann erscheint im Dialog der Krankheitserfassung die entsprechende Einstellungsmöglichkeit.

Warum werden bei einigen die Krankenkasse bei Abwesenheiten Krankmeldung angezeigt und bei einigen nicht?
Antwort: Bei Minijobber:innen geben Sie bislang in den Mitarbeiterdaten noch nicht die “echte” Krankenkasse an. Diese Angabe können Sie im Rahmen der eAU Abfrage bzw. Krankheitserfassung machen und auch ändern. Bei Mitarbeiter:innen, für die Sie bereits in den Mitarbeiterdaten die Krankenkasse erfasst haben, brauchen Sie diese Angabe nicht nochmal zusätzlich im Rahmen der eAU Abfrage eingeben.

Wie sieht es mit der eAU bei Minijobbern aus? wird die auch übermittelt?
Antwort: Ja. Dazu muss noch die “richtige” Krankenkasse angegeben werden. Also die, die auf der Plastikkarte steht, die die:der Minijobber:in beim Arztbesuch vorzeigt.

Was ist bei privaten Krankenversicherungen?
Antwort: Nein. Bei Privatversicherten läuft’s weiterhin mit Papier-AUs.

Wird Kind krank auch so eingetragen?
Antwort: Für die Freistellungen wegen der Pflege eines kranken Kindes gibt es keine eAU.

Was passiert wenn nicht der ganze Zeitraum genutzt wird?
Antwort: Wenn sich Ihr:e Arbeitnehmer:in gesund fühlt und schon früher wieder zur Arbeit kommt, obwohl sie noch krankgeschrieben ist, dann wird einfach die Krankheitszeit verkürzt in lexoffice angegeben.

Darf man vor der Rückmeldung der Krankenkasse schon abrechnen?
Antwort: Ja, kann und darf man. Allerdings besteht ohne eine klare Bestätigung die Gefahr, dass später, wenn die eAU da ist, Korrekturabrechnungen durchgeführt werden müssen, bspw. wenn ein abweichender Zeitraum bestätigt wird. Daher sollten Sie eine Krankheit so früh wie möglich in lexoffice eintragen, sodass noch genügend Zeit für eine Rückmeldung seitens der Krankenkasse bis zur Abrechnung besteht.

Da wir als AG keine Krankenscheine mehr erhalten: Bekommen wir als AG von der Krankenkasse die Mitteilung, ob und wann der Mitarbeiter ins KG fällt?
Antwort: Ja und nein. Da Ihnen nicht die Ursache, bzw. die zugrundeliegende Diagnose der Arbeitsunfähigkeit vorliegt, können sie diese Entscheidung nicht treffen. Ergänzend zu eAU wird lexoffice zukünftig sog. Vorerkrankungsanfragen absetzen können, durch die Sie als Arbeitgeber erfahren, welche Krankheiten zusammengehören. Dann erfahren Sie, ab wann ein Mitarbeiter Krankengeld bekommt. Die dazugehörige Entgeltbescheinigung wird lexoffice dann auch erstellen.

Werden die eAU dann in Lexoffice gespeichert?
Antwort: Ja, die eAU finden Sie in lexoffice im Abrechnungsassistenten an der jeweils bestätigten Abwesenheit.

Es gibt ja die Möglichkeit einer „Beteiligung“ der Krankenkasse. Gilt die dann auch ohne Nachweis in den ersten 3 Tagen?
Antwort: Ja.

Was haben diese Neuregelungen für Auswirkungen auf den U1 Erstattungsantrag, insbesondere wenn sich z.B. ein Mitarbeiter kurz vor Monatsende krank meldet und aktuell eine 4-Tages Frist abgewartet werden soll?
Antwort: Der Erstattungsantrag ist nicht an eine eAU geknüpft. Dieser Prozess läuft weiter wie bislang auch.

Kann dann die Krankheit nicht erst zum Monatsende in der Phase der Lohnabrechnung erfasst werden?
Antwort: Grundsätzlich geht das. Am besten ist es aber, wenn eine Krankheit sofort nach Bekanntwerden in lexoffice eingetragen wird, sodass bis zur Abrechnung noch die Möglichkeit für eine Rückmeldung der Krankenkasse besteht.

Wenn der Mitarbeiter nach der Erstbescheinigung für die nachfolgende Bescheinigung den Arzt wechselt, stellen beide eine Erstbescheinigung aus?
Antwort: Das ist nicht auszuschließen. Für die Lohnabrechnung spielt das eine untergeordnete Rolle.

Wie verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer in seiner Krankschreibung wieder zur Arbeit kommt?
Antwort: Das kann die:der Arbeitnehmer:in tun, die eAU wird allerdings bestehen bleiben.

Muss ein Arbeitnehmer ab 01.01.2023 grundsätzlich nicht mehr zum Arzt in den ersten 3 Krankheitstagen? Auch wenn vertraglich ab dem ersten Tag vereinbart wurde.
Antwort: Wenn vertraglich geregelt wurde, dass ab dem ersten Tag eine ärztliche Krankschreibung benötigt wird, dann muss die:der Arbeiternehmer:in auch zum Arzt. Ab 01.01.2023 wird dann lediglich die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch vom Arzt an die Krankenkasse übermittelt, sodass Sie diese bei der Krankenkasse ebenso elektronisch abfragen können.

Identifizierung

Kann man die Identifizierung auch ohne Smartphone machen. Ich besitze keine.
Antwort: Wir planen auch einen analogen Weg, sodass Sie sich über Partner-Paketshops identifizieren können.

Wenn 2 Mitarbeiter für Lohnabrechnung zuständig sind, müssen sich beide identifizieren?
Antwort: Ja. Beide müssen sich einmalig identifizieren.

Gibt es Probleme wenn man nicht DE ist?
Antwort: Das Identifizierungsverfahren wird eine Vielzahl an internationalen Ausweisdokumenten erkennen können.

In unserem Start-Up arbeiten Minderjährige, die auch Zugriff auf die Abrechnungen haben. Das Finanzamt sagt, das ist rechtlich zulässig:
Ist die Identifizierung auch für Minderjährige möglich?
Antwort: Für die Identifizierung wird lediglich ein Personalausweis benötigt. Ein Abgleich des Alters ist nicht vorgesehen.

Muss ich das bei jeder Anmeldung machen?
Antwort: Nein. Die Identifizierung wird einmalig durchgeführt. Außer Ihr Name ändert sich, dann müssen Sie sich noch einmal identifizieren.

Wird es eine Möglichkeit geben sich mit dem digitalen Personalausweis (z.B. AusweisApp2) zu identifzieren?
Antwort: Bislang ist ein automatisiertes Verfahren (Abfotografieren des Personalausweises) und ein Video-Verfahren, sowie ein Vor-Ort-Service geplant. Weitere Verfahren können in der Zukunft noch kommen.

Also ohne Kamera am PC oder App dann gar keine Lohnabrechungen mehr möglich?
Antwort: Wir planen auch einen analogen Weg, sodass Sie sich über einen Kurier an der Haustür identifizieren lassen können.

Was ist, wenn 2 Personen auf ein Konto zugreifen?
Antwort: Die Person, auf deren Name der lexoffice Account läuft, muss sich mit diesem Namen auch identifizieren.

Wird die Verifizierung über die Online-Ausweisfunktion funktionieren?
Antwort: Bislang ist ein automatisiertes Verfahren (Abfotografieren des Personalausweises) und ein Video-Verfahren, sowie ein Vor-Ort-Service geplant. Weitere Verfahren können in der Zukunft noch kommen.

Sonstige Fragen

Ist ein Tool in Planung bezüglich Corona-Quarantäne-Absonderungen?
Antwort: Nein.

Ich lebe an einem Ort ohne Mobilfunknetz. Gibt es für die SMS-Identifikation noch eine Alternative?
Antwort: Nein, aktuell gibt es dafür keine Alternative.

Kann ich über meine Firma auch an Minijobber eine Sonderzahlung wie z.B. Kindergartenpauschale leisten?
Antwort: Vor der Auszahlung derartiger Benefits / Gehaltsextras sollten Sie sich unbedingt mit Ihrem Steuerberater absprechen.

Wie sieht es aus wenn ein Mitarbeiter vom Jobcenter Förderung bekommt, da sollen wir keine Arbeitslosenversicherung zahlen – wie setze ich das um.
Antwort: lexoffice erlaubt es bei der Anlage eines Mitarbeiters zu kennzeichnen, ob eine Förderung durch die Agentur für Arbeit vorliegt. Bisher unterstützen wir die Förderung nach den Paragraphen § 16e SGB II und § 16i SGB II.

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