Weitere Aufgaben, wenn Sie das Lohnprogramms wechseln
- Erstellen und Versenden Sie die digitalen Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft für das laufende Jahr. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen. Im Notfall können Sie auch hier auf sv.net zurückgreifen.
- Speichern oder Drucken Sie die Lohnkonten aller Mitarbeiter:innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden. Dazu zählen auch die Kolleg:innen, die vor dem Wechsel zu lexoffice ausgeschieden sind.
- Speichern oder Drucken Sie die Lohnjournale des laufenden Jahres. Für den Fall, dass Sie die Lohnsteuer-Anmeldung einmal im Quartal oder einmal im Jahr abgeben müssen, kann das später hilfreich sein.
- Prüfen Sie bitte, mit welchen Krankenkassen Sie besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen haben und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber.
- Prüfen Sie die Verträge mit Ihrem Softwarehersteller bzw. Ihrem Lohnbüro und kündigen Sie rechtzeitig. Klären Sie mit Ihrem Steuerbüro ggf. eine Anpassung der Verträge. Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung mit lexoffice Lohn & Gehalt erledigen wollen, ist die Steuerkanzlei auf Wunsch auch nur einen Klick entfernt.
Vorbereitungsarbeiten im Lohnprogramm von lexoffice
- Vor der ersten Lohnabrechnung müssen Sie natürlich in erster Linie Ihre Mitarbeiter:innen anlegen und die Firmendaten vervollständigen. Hierfür haben wir auch eine praktische Checkliste.
- Wenn Sie im laufenden Jahr (nicht im Januar 😉) mit uns starten, müssen Sie ggf. Vortragswerte für Ihre Mitarbeiter:innen eingeben.
- Anschließend sollten Sie die Umlagesätze Ihrer Krankenkassen anpassen. Aber nur, wenn Sie besondere schriftliche Vereinbarungen mit den Kassen getroffen haben.
- Denken Sie bitte auch an Ihre Berufsgenossenschaft und Ihre Mitgliedsnummer und Pin dort.
Die erste Lohnabrechnung mit lexoffice Lohn & Gehalt
Mit der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:
- lexoffice erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden. Hier erfahren Sie, welche Meldungen lexoffice noch verschickt.
- wenn Sie auch unsere Buchhaltung im Einsatz haben, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege.
- die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit
Hinweis: Hier lesen Sie, wie und wann Beitragsnachweise mit lexoffice abgegeben werden.
Wann ist der beste Zeitpunkt, wenn Sie das Lohnprogramm wechseln wollen?
Es hält sich hartnäckig das Gerücht, das ein Wechsel des Lohnprogramms am besten mit dem Jahreswechsel einhergeht. Das Lohnprogramm wechseln ist aber generell jederzeit möglich und auch „unterjährig“ deutlich einfacher, als Sie vielleicht denken.
Der wesentliche Unterschied zwischen dem unterjährigen Wechsel und dem Umstieg zum Jahreswechsel ist die Notwendigkeit von sog. Vortragswerten.
Das klingt komplizierter als es ist. Denn es handelt sich um nur zwei Werte: Das SV-Brutto und die SV-Tage. Und diese finden Sie einfach auf der letzten Lohnabrechnung ihrer Mitarbeiter.
Details können Sie hier nachlesen:
Wir freuen uns, wenn Sie mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter:innen zum lexoffice Lohnprogramm wechseln. Gerne begleiten unsere zertifizierten Entgeltabrechner:innen im Support Sie bei dieser Umstellung.