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Lohnprogramm wechseln

Wie und wann Sie am besten wechseln

Das Erstellen (lassen) der monatlichen Lohnabrechnung ist für den Großteil der Unternehmer:innen ein wiederkehrendes, aber notwendiges Übel. Ob Sie die Abrechnung mit dem Lohnprogramm Ihrer Wahl erstellen oder die Aufgabe an ein Lohn- bzw. Steuerbüro ausgelagert haben: Es kostet Zeit und Nerven. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für Viele auch eine mythische Blackbox. Dabei sind mindestens 90% der Abrechnungen Routineaufgaben und damit voll automatisierbar. Wollen Sie deshalb Ihr Lohnprogramm wechseln? Wir zeigen, wie das geht.

Wenn Sie nach einer Alternative zu Ihrem Lohnprogramm von Datev, Lexware, Sage, Wiso, sv.net etc. suchen, sollten Sie folgende Kriterien nach Ihren Vorstellungen abklopfen:

  • Nutzerfreundlichkeit: Wie gut kommen Sie mit der Bedienung des Programms zurecht?
  • Funktionsumfang: Deckt die Lohnsoftware alle für Sie relevanten Funktionen ab? Hat der Anbieter bewiesen, dass er auf gesetzliche Änderungen zeitnah reagiert und neue Funktionen umsetzt?
  • Service & Support: Wie unterstützt Sie das Lohnprogramm während der Abrechnung und bei Fragen? Gibt es direkt in der Software Unterstützung? Reagiert der Support innerhalb einer akzeptablen Zeit auf Ihr Anliegen? Werden Tutorials oder Webinare angeboten?
  • Preis: Passt das Preis-Leistungs-Verhältnis zu Ihrem Unternehmen?

Gibt es eine Möglichkeit, das Programm für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kostenlos zu testen, sollten Sie diese nutzen. Stellen Sie im Test alle für Sie relevanten Abrechnungsszenarien (Beschäftigungsverhältnisse, Lohnarten, Abwesenheiten usw.) nach und vergleichen Sie die Ergebnisse. Wenn alles passt, dann wird es Zeit: lassen sie uns das Lohnprogramm wechseln.

Das Lohnprogramm wechseln

Sie haben nach einer einfacheren Lösung für Lohn- und Gehaltsabrechnung gesucht und mit lexoffice Lohn & Gehalt eine gefunden. Sie kennen unseren Funktionsumfang und die Vorteile. Und Sie fragen sich jetzt, wann und wie Sie am besten das Lohnprogramm wechseln können? Wir zeigen, wie es geht.

Offene Korrekturen erledigen (lassen)

Nach dem Wechsel zu lexoffice sind keine rückwirkenden Änderungen mehr an den alten Monaten möglich! Aus diesem Grund sollten Sie vor der letzten Lohnabrechnung im alten Programm prüfen, ob Sie alle offenen Rückrechnungen und Korrekturen bzgl. Arbeitsstunden und Fehlzeiten erledigt haben.

Ummeldung bei den Krankenkassen (Systemwechsel)

Mit der letzten Abrechnung im alten Lohnprogramm müssen für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter die besondere Krankenkassenmeldung mit Grund 36 (Abmeldung wegen sonstiger Gründe oder wegen Systemwechsel) erstellt und verschickt werden.

Falls Sie die Krankenkassenmeldung mit Grund 36 nicht mit Ihrem bisherigen Lohnprogramm abgeben können, sollten Sie sich manuell mit sv.net behelfen.

lexoffice gibt beim ersten Monatsabschluss mit lexoffice Lohn & Gehalt automatisch eine besondere Anmeldung ab und schließt den Systemwechsel damit ab. Bitte melden Sie Ihre Mitarbeiter:innen nach dem Systemwechsel nicht manuell neu an.

Mitarbeiter bekommt Lohnabrechnung im Self Service

Weitere Aufgaben, wenn Sie das Lohnprogramms wechseln

  • Erstellen und Versenden Sie die Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft für das laufende Jahr. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen. Im Notfall können Sie auch hier auf sv.net zurückgreifen.
  • Speichern oder Drucken Sie die Lohnkonten aller Mitarbeiter:innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden. Dazu zählen auch die Kolleg:innen, die vor dem Wechsel zu lexoffice ausgeschieden sind.
  • Speichern oder Drucken Sie die Lohnjournale des laufenden Jahres. Für den Fall, dass Sie die Lohnsteuer-Anmeldung einmal im Quartal oder einmal im Jahr abgeben müssen, kann das später hilfreich sein.
  • Prüfen Sie bitte, mit welchen Krankenkassen Sie besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen haben und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber.
  • Prüfen Sie die Verträge mit Ihrem Softwarehersteller bzw. Ihrem Lohnbüro und kündigen Sie rechtzeitig. Klären Sie mit Ihrem Steuerbüro ggf. eine Anpassung der Verträge. Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung mit lexoffice Lohn & Gehalt erledigen wollen, ist der Steuerberater auf Wunsch auch nur einen Klick entfernt.

Vorbereitungsarbeiten im Lohnprogramm von lexoffice

  • Vor der ersten Lohnabrechnung müssen Sie natürlich in erster Linie Ihre Mitarbeiter:innen anlegen und die Firmendaten vervollständigen. Hierfür haben wir auch eine praktische Checkliste.
  • Wenn Sie im laufenden Jahr (nicht im Januar 😉) mit uns starten, müssen Sie ggf. Vortragswerte für Ihre Mitarbeiter:innen eingeben.
  • Anschließend sollten Sie die Umlagesätze Ihrer Krankenkassen anpassen. Aber nur, wenn Sie besondere schriftliche Vereinbarungen mit den Kassen getroffen haben.
  • Denken Sie bitte auch an Ihre Berufsgenossenschaft und Ihre Mitgliedsnummer und Pin dort.

Die erste Lohnabrechnung mit lexoffice Lohn & Gehalt

Mit der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:

  • lexoffice erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden. Hier erfahren Sie, welche Meldungen lexoffice noch verschickt.
  • wenn Sie auch unsere Buchhaltung im Einsatz haben, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege.
  • die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit

Hinweis: Hier lesen Sie, wie und wann Beitragsnachweise mit lexoffice abgegeben werden.

Wann ist der beste Zeitpunkt, wenn Sie das Lohnprogramm wechseln wollen?

Es hält sich hartnäckig das Gerücht, das ein Wechsel des Lohnprogramms am besten mit dem Jahreswechsel einhergeht. Das Lohnprogramm wechseln ist aber generell jederzeit möglich und auch „unterjährig“ deutlich einfacher, als Sie vielleicht denken.

Der wesentliche Unterschied zwischen dem unterjährigen Wechsel und dem Umstieg zum Jahreswechsel ist die Notwendigkeit von sog. Vortragswerten.

Das klingt komplizierter als es ist. Denn es handelt sich um nur zwei Werte: Das SV-Brutto und die SV-Tage. Und diese finden Sie einfach auf der letzten Lohnabrechnung ihrer Mitarbeiter.

Details können Sie hier nachlesen:

Wir freuen uns, wenn Sie mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter:innen zum lexoffice Lohnprogramm wechseln. Gerne begleiten unsere zertifizierten Entgeltabrechner:innen im Support Sie bei dieser Umstellung.

Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden

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