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Arbeitsplatz und Arbeitsmittel

Wo arbeiten Ihre Mitarbeiter? Welche Arbeitsmittel können Sie als Arbeitgeber heutzutage voraussetzen – welche nicht?

In der Gründungsphase war alles noch ganz einfach: Konzepte wurden am Küchentisch geschrieben, Kontakte im Café gepflegt und die Buchhaltung auf dem Sofa erledigt. Mit den ersten Mitarbeitern stellt sich Ihnen aber die Frage: Wo wird ab jetzt gearbeitet?  Gemeinsam im Büro oder im Coworking Space oder remote vom Home-Office?

Eigene Geschäftsräume mit wertiger Ausstattung in einer guten Lage sind eine Investition, die sich in der Gründungsphase nur wenige Firmeninhaber*innen leisten können oder wollen: Schließlich wird sich in der Regel erst noch zeigen, in welchem Tempo Ihr Unternehmen sich entwickelt, ob Meeting-Räume benötigt werden und wie viele Mitglieder Ihr Team langfristig haben wird. Innovative alternative Lösungen sind gefragt: Mobiles Arbeiten, daheim oder im Mietbüro mit flexibler Vertragsbindung.

Auf einen Coworking Space auszuweichen ist wiederum nicht in jeder Region so einfach, wie sich das anhört – die modularen Arbeitsplätze „to go“ liegen zwar im Trend, das heißt aber noch lange nicht, dass jede mittelgroße oder Kleinstadt Ihnen dann auch eine gute Auswahl bietet. Im Jahr 2016 gab es weltweit erst rund 11.100 Coworking Spaces – es kommen zwar dank wachsender Zahlen der digitalen Arbeitsnomaden übergreifend weitere hinzu. Doch auch in Deutschland sind schickere größere Workspaces mit vielen Möglichkeiten bisher vor allem in Großstädten und Ballungszentren anzutreffen.

Wenn Sie hier für sich oder Mitarbeitende einen guten Platz ergattern, bekommen Sie Ihr lokales Business-Netzwerk gleich mitgeliefert. Kleinere Start-ups und Selbstständige sowie „remote“ arbeitende Angestellte können in einem Coworking Space ganz flexibel Arbeitsplätze und Infrastruktur anmieten: So entstehen neue Communities, Networking wird branchenübergreifend gefördert. Für Coworking Spaces werden großflächige offene Büros mit Telefonkabinen und einzeln anmietbaren Meetingräumen kombiniert, einige Spaces vermieten zusätzlich auch geschlossene einzelne Räume als feste Adresse und fast alle nutzen ihre Räumlichkeiten für regionale Events und Business-Happenings, Vorträge und Meet-ups.

Arbeitsplatz und Arbeitsmittel werden im Coworking Space größtenteils gestellt

Coworking ist besonders interessant für Mitarbeitende, die gerne flexibel und remote arbeiten möchten, aber das Bedürfnis verspüren, Arbeit und Privatleben komplett voneinander zu trennen: So, wie es zuhause selbst mit einem separaten Arbeitszimmer nur selten machbar ist.

Der Aufwand für Kommunikation und Abstimmung steigt, wenn Ihre Team-Mitglieder in unterschiedlichen Städten an Coworking-Orten arbeiten – aber auch dann, wenn sich alle gemeinsam in einem Coworking Space zusammenfinden. Die Arbeit im locker organisierten Coworking Space ist nicht jedermanns Sache, so wie auch Großraumbüros in Unternehmen nicht allen gefallen: Wer viele Telefonate führt, trotz digitaler Technik Produkte oder Papiere transportieren muss oder auf rundum flexible Zeiteinteilung auch außerhalb genormter Öffnungszeiten angewiesen ist, wird in einem Coworking Space wahrscheinlich auf Dauer nicht froh.

Das heimische Büro bietet diese Freiheiten, ohne zusätzliche Kosten. Mobil arbeiten vom Home-Office aus klingt daher zunächst nach einer rundum idealen Einstiegslösung für Arbeitsplatz und Arbeitsmittel für Ihre ersten Mitarbeiter*innen – doch ist es tatsächlich so unkompliziert, wie es klingt?

Daheim arbeiten liegt im Trend – auch als Survey-Thema

Laut einer aktuellen Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW) arbeiten nur zwölf Prozent aller Arbeitnehmer*innen 2019 in Deutschland ganz oder teilweise vom Home-Office aus – und dass, obwohl 40 Prozent theoretisch von zu Hause aus arbeiten könnten und gern würden. Die Unternehmen selbst sind noch nicht bereit, teils aufgrund traditioneller Führungsmodelle und dem Wunsch nach Aufsicht, teils weil man digital noch nicht so weit ist, Daten sicher remote bereit zu stellen und virtuell zusammen zu arbeiten.

Es ist für alle Beteiligten ein Lernprozess, die Kontrolle abzugeben und ergebnisorientiert zu arbeiten – statt darauf zu beharren, dass Mitarbeitende zu bestimmten Stunden an einem bestimmten Platz sitzen und starr Vorgegebenes tun.

Diese Herausforderungen sind wenig erstaunlich, denn das herkömmliche Modell ist leichter zu erklären und zu überprüfen, wenn auch nicht unbedingt erfolgreicher. Ganz im Gegenteil arbeiten Menschen motivierter und mehr, wenn sie Vertrauen erleben und sich entwickeln können, und wenn sie sich ihren Arbeitsplatz aussuchen dürfen.

Eine Umfrage von „AirBnB for Work“ vom Jahresende 2018 ermittelte, dass 83 Prozent der Deutschen sich im Home-Office für genauso produktiv wie im Büro halten.

Das berichtet Horizont.net und nennt als einen der Gründe, dass kleinere Workspaces beliebter als Großraumbüros sind. Befragt wurden naturgemäß eher Menschen, die beruflich auf Reisen gehen und daher bei AirBnB for Work registriert sind – eine Zielgruppe, die ihre mobile Produktivität besser einschätzen kann als Angestellte und Vorgesetzte, die das Thema nur theoretisch betrachten.

Der Trend geht zur „Heimarbeit“

Ohnehin hängen die schwankenden Ergebnisse der Umfragen zum Home-Office sehr davon ab, wer die Fragen beantwortet hat. Wenn mehr als 850 Geschäftsführer und Personalverantwortliche von Unternehmen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom befragt werden, stellt man beispielsweise gleich mal vorsorglich mit fest, dass die durchgeführte Umfrage tatsächlich repräsentativ für die Gesamtwirtschaft sei: Laut „Bitkom Research“ setzen aktuell nur 4 von 10 Unternehmen auf die Möglichkeit, Mitarbeiter auch von zuhause aus arbeiten zu lassen – 46 Prozent der in dieser Befragung erfassten Unternehmen gehen aber davon aus, dass der Anteil ihrer Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, in den kommenden fünf Jahren steigen wird. Die anderen rund 50 Prozent erwarten einen konstant bleibenden Anteil.

In der Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft des Umfrageinstituts IDG Research Services aus München in Kooperation mit weiteren Partnern wiederum wurden im Sommer 2018 zwar wieder Entscheider*innen, aber auch ebenso viele oder mehr Arbeitnehmende befragt.

Dabei empfanden 79 Prozent der befragten Mitarbeiter*innen ihren Arbeitsplatz als noch sehr weit entfernt von ihren Vorstellungen und träumten besonders von flexibler Zeiteinteilung:

Während 60 Prozent der Frauen gerne die Möglichkeit hätten, aus dem Home-Office zu arbeiten, ist für Männer der standortunabhängige Datenzugriff der wichtigste Aspekt.

Home-Office ist nicht gleich Home-Office

Mobil arbeiten zu können ist zum Beispiel zunächst einfach nur eine digitale Option, die noch nichts über die Flexibilität der Zeiteinteilung aussagt. Für eine zufriedenstellende Zusammenarbeit auf Entfernung ist es also wesentlich, die gegenseitigen Erwartungshaltungen abzuklären:

  • Während es selbstverständlich ist, dass Mitarbeiter*innen mit Kundenkontakt zu den Zeiten zur Verfügung stehen, in denen die Kundschaft Ansprechpartner braucht, sind alle anderen Optionen Verhandlungssache.  Freie Zeiteinteilung rund um die Uhr zum Beispiel, oder ob eine Tracking-Software zur Erfassung der Zeiten mitlaufen soll oder rein ergebnisorientiert gearbeitet wird – während die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten an sich durch Sie als Arbeitgeber*in aber nicht ganz entfallen darf.
  • Arbeitsumfang, Erreichbarkeit, Reporting, Präsenz, Teilnahme an Besprechungen und Teilzeitregelungen: Nichts davon ergibt sich von selbst aus der Möglichkeit, daheim zu arbeiten, alles bedarf der schriftlichen Vereinbarung, um Missverständnisse zu vermeiden und Rechte zu sichern.
  • Grundsätzlich gilt für den Arbeitnehmer das Arbeitszeitgesetz auch am Arbeitsplatz zu Hause. Der Mitarbeiter darf also nicht länger als acht Stunden pro Tag arbeiten, aber wann – das darf variieren. Immer dann, wenn es mehr zu tun gibt, kann der Arbeitstag zwar auf bis zu zehn Stunden verlängert werden – unter folgender Bedingung: Die mehr geleisteten Stunden müssen innerhalb der nächsten sechs Monate ausgeglichen werden. Im Durchschnitt darf niemand innerhalb von sechs Kalendermonaten länger als acht Stunden pro Werktag arbeiten.

Auch die zur Verfügung stehende Ausrüstung kann je nach Arbeitsplatz und Firma sehr unterschiedlich ausfallen. In vielen Fällen kümmern sich Arbeitgeber nämlich nicht um die Basis-Ausstattung des Arbeitsplatzes, sondern gehen davon aus, dass diese automatisch gegeben ist: Tisch, Stuhl sind bereits vorhanden – dazu noch ein Firmenlaptop, fertig.

Ausstattung im Home-Office kommt vom Arbeitgeber

Digitale Nomaden machen uns zwar vor, dass man am Küchentisch oder auf dem Sofa zusammengekauert werkeln kann. Für das konsequente Abarbeiten komplexer Vorgänge tagein tagaus ist das allerdings keine ideale Voraussetzung. Eine gute Basisausstattung schont Nerven und Gesundheit und sorgt dafür, dass man im Namen Ihres Unternehmens professionell auftritt.

Tatsächlich werden die Arbeitsmittel im Home-Office üblicherweise von Ihnen als Arbeitgeber gestellt, spätestens sobald Ausstattung benötigt wird, die nicht vorausgesetzt werden kann. Spannend ist deshalb die Frage, ob Sie dem Arbeitnehmer dann vielleicht eine „Miete“ oder einen Ausgleich für den Arbeitsplatz zuhause zahlen müssen: Steht gar kein Arbeitsplatz in den Firmenräumen zur Verfügung, gibt es also keine Alternative oder Wahl, muss Ihr Unternehmen den hierfür verwendeten Raum entweder vom Mitarbeiter anmieten oder eine monatliche Kostenpauschale für Nutzung, Energie, Heizungs-, Reinigungs- und sonstige Unterhaltskosten zahlen.

Die Details der Ausstattung von Arbeitsplatz und Arbeitsmittel sind dann wieder Verhandlungssache und sollten ebenfalls schriftlich vereinbart werden.

Außerdem gilt: Sobald ein Arbeitsplatz im Home-Office dauerhaft genutzt wird, unterliegt er den Arbeitsschutzbestimmungen. Je nach Aufgabe können dann zum Beispiel bestimmte Vorgaben hinsichtlich der Büromöbel, der Raumgröße sowie zur Beleuchtung greifen – ebenso wie Vorgaben zu Bildschirmgeräten, Tastatur und Software. Als Unternehmer*in müssen Sie zudem die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen überwachen und regelmäßig überprüfen.

Nur sehr wenige Firmen stellen ergonomische Möbel oder sorgen für ein zusätzliches Budget, mit dem diese angeschafft werden können, ergab eine Umfrage unter 1.000 Mitarbeiter*innen. Ein rückenschonender Stuhl oder ein höhenverstellbarer Tisch sind allerdings ebenso wie ein hochwertiges Notebook und die entsprechende Software eine wesentliche Grundlage für die erfolgreiche Arbeit im Home-Office.

Teil von Arbeitsplatz und Arbeitsmittel: Die Unfallversicherung

Grundsätzlich stehen Arbeitnehmer unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, Mitarbeitende im Home-Office sind ebenfalls gesetzlich unfallversichert. Allerdings kommt die Versicherung unter bestimmten Kriterien nicht für einen Unfall auf: Sie müssen für eine gesonderte Absicherung sorgen, die auch für den Weg zur Toilette, zum Briefkasten oder in die Kaffeeküche greift, denn bei einem solchen Arbeitsunfall während der Arbeitszeit gilt die gesetzliche Unfallversicherung nicht.

Vernünftige Absicherung, Pauschalen für eine wertige Internetverbindung und ergonomische Möbel: Wenn Sie an der Ausstattung sparen und damit an den Mitarbeiter*innen, dann drücken Sie Ihre Kosten an der falschen Stelle und zahlen später durch Krankheitsausfälle drauf.

Mix von Home-Office und Präsenz-Meetings

Wir empfehlen, von Anfang an festzulegen, dass Ihr Team sich auch „live“ trifft und zwar regelmäßig und zu festgelegten Zwecken, um sich und die gemeinsamen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und zu einer Firmenmannschaft zusammenzuwachsen, auch wenn ein Coworking Space oder das Home-Office der Arbeitsplatz der Wahl für alle ist.

Es lohnt sich, diese Vereinbarungen professionell aufzusetzen und jedes Detail zu beachten: Werden gleichlautende Home-Office Regelungen für alle Mitarbeitenden getroffen, ist nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf (10.09.2014 – 12 Sa 505/14) die Beendigung der Home-Office-Beschäftigung nämlich nicht mehr ohne weiteres möglich.

Sie sollten sich daher rechtlich beraten lassen und dafür sorgen, dass Ihre Vereinbarungen so flexibel sind wie Sie selbst – wenn Ihr Business wächst, möchten Sie ganz nach Bedarf ins Coworking oder in eigene Räume wechseln können, ohne dass Mitarbeitende sich rechtlich gegen die Aufgabe eines gewohnten Platzes auf dem heimischen Sofa wehren können.

Als die Person mit der unternehmerischen und finanziellen Verantwortung sollten Sie sich solche Optionen grundsätzlich offenhalten: Denn nur wenn Ihre Firma blüht und gedeiht, gibt es schließlich langfristig überhaupt Arbeitsplätze, über deren Location man sich Gedanken machen kann.