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Arbeitszeugnisse rechtssicher ausstellen

Streit, Ärger und zeitaufwendige Missverständnisse vermeiden

Ob die Mitglieder ihres Teams nur ein aktuelles Zwischenzeugnis wünschen, weil sich einiges getan hat oder ob jemand Ihr Unternehmen verlässt: Sie vermeiden Missverständnisse, Konflikte und Streitigkeiten vor Gericht, wenn Sie lernen, wie Arbeitszeugnisse rechtskräftig ausgestellt werden. So lassen sich Zeit, Geld und Nerven sparen – ein faires und transparentess Verhalten bei einem Abschied zahlt außerdem auf Ihr „Employer Branding“ ein.

Als Arbeitgeber*in sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Beschäftigten ein Arbeitszeugnis auszustellen, insbesondere bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – aber auch als Zwischenzeugnis, wenn gewünscht.

Allerdings muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin das Arbeitszeugnis jeweils usdrücklich verlangen; von sich aus müssen Sie nicht aktiv werden – eine Ausnahme gilt nur bei einem Ausbildungsverhältnis, dann ist der Arbeitgeber sogar verpflichtet, grundsätzlich ein Zeugnis auszustellen, auch ganz ohne Aufforderung

Zwischenzeugnisse müssen Sie zwar der Rechtslage nach nur dann ausstellen, wenn ein so genannter triftiger Grund besteht. Allerdings ist der Wunsch eines Team Members, über ein Zwischenzeugnis den eigenen Entwicklungsstand festzuhalten und etwas über die aktuelle Einschätzung zu erfahren, das über ein Mitarbeitergespräch hinausgeht, tatsächlich bereits ein ausreichender Grund.

Denn es wird automatisch zu Verstimmungen führen, wenn ein Zwischenzeugnis verweigert wird. Für Mitarbeitende ist es in der Regel eine größere Überwindung, eine Bewertung von Chef oder Chefin anzufordern und dabei auch noch eine Frist zu setzen, so wie es bei Arbeitszeugnissen üblich ist.

Der Wunsch nach einem Zwischenzeugnis alleine sollte also triftig genug sein, die Gelegenheit zu einem Gespräch zu nutzen und dieser Bitte nachzukommen.

Während auch geringfügig Beschäftigte Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, bekommen Selbstständige und freie Mitarbeiter kein Zeugnis – aber nach Ihrem Ermessen als Auftraggebender und auf Anfrage eventuell eine Referenz oder die Möglichkeit, Projekte als Arbeitsproben vorzuweisen.

Arbeitnehmer haben ansonsten immer dann einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, nachdem sie ihre Tätigkeit in der Firma beendet haben. Sie können aber in der Zeit zwischen Kündigung und dem letzten Arbeitstag ein vorläufiges Arbeitszeugnis einfordern, das jedoch nicht das Abschlusszeugnis zum Firmenaustritt ersetzen kann.

Wenn jemand Ihre Firma verlässt und um ein Zeugnis bittet, müssen Sie eines erstellen und von einer gebräuchlichen Frist von einigen Wochen ausgehen, in denen es erwartet wird, sofern kein unerwarteter Aufwand entsteht. Wer ein Zeugnis will, hat bis zu drei Jahre nach Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen Zeit, es zu beantragen.

Einfaches Zeugnis und qualifiziertes Zeugnis

Ausscheidende Mitarbeitende können sich zwischen einem einfachen Zeugnis und einem qualifizierten Zeugnis entscheiden und müssen dann aber auch akzeptieren, dass die Erstellung der aufwendigeren Bescheinigung etwas länger dauern kann. Schließlich wollen Sie das Arbeitszeugnis rechtssicher ausstellen und dabei fair vorgehen, das Feedback anderer und gegebenfalls fachlichen Rat einholen. Ein schlampig aufgesetztes Arbeitszeugnis wirft außerdem kein gutes Licht auf das Unternehmen, das es ausstellt.

In einem einfachen Zeugnis sind neben den Angaben zur Person nur die Dauer der Anstellung und der Einsatzbereich vermerkt, dabei ist besonders wichtig, dass die genauen Tätigkeitsangaben aufgelistet werden. Eine Bewertung ist nicht enthalten. So lange in Ihrem Betrieb Unterlagen über die jeweilige Person vorgehalten werden, zum Beispiel aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, kann das einfache Zeugnis eingefordert werden.

Beim qualifizierten Arbeitszeugnis sieht es anders aus. Jeder, der länger als sechs Wochen in einem Unternehmen beschäftigt war, hat Anspruch auf eine qualifizierte Beurteilung. Hier wird neben den Basis-Angaben auch eine Beurteilung der Leistung gefordert, nämlich als Nachweis und Bewertung über die Leistungen während der vorangegangen Tätigkeit. Das Dokument wird zum qualifizierten Zeugnis, weil Sie die sozialen Kompetenzen des Arbeitnehmers beurteilen.

So muss ein Arbeitszeugnis aussehen

Diese äußere Form muss das Zeugnis haben:

Es muss in gedruckter Form vorliegen und verschickt werden, per E-Mail reicht hier nicht aus. Ebenfalls nicht erlaubt sind handschriftlich verfasste Arbeitszeugnisse oder welche mit Durchstreichungen. Das Papier darf nicht fleckig sein, auch ein ganz neutrales Papier ist nicht erlaubt: Ohne eine Unterschrift und ohne Briefkopf des Unternehmens ist das Arbeitszeugnis ungültig (BAG, Az.: 5 AZR 182/92).

Arbeitszeugnisse müssen nicht unbedingt vom Chef persönlich unterzeichnet werden, es kann auch von einem offiziellen Vertreter des Arbeitgebers unterschrieben werden – so lange im Zeugnis deutlich steht, dass diese Person dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt war (Az.: 9 AZR 392/00).

Das gehört in ein Arbeitszeugnis:

  • Angaben zu Aufgaben und Leistungen
  • Bewertungen zur Leistung
  • Beurteilung des Engagements
  • Einschätzung der Fachkenntnisse
  • branchenspezifische Details
  • Noten bzw. entsprechende Formulierungen

„Frau Meier Müller erledigte die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ entspricht einer 1, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ einer 2, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ oder „stets zu unserer Zufriedenheit“ eher einer 3.

Schlechtere Beurteilungen, also „zu unserer Zufriedenheit“ (Note 4) oder „insgesamt zu unserer Zufriedenheit“ dürfen Arbeitgeber zwar notieren, allerdings liegt die Beweislast dann bei Ihnen, wenn Ihr*e Ex-Mitarbeitende*r dagegen klagt.

Ein Zeugnis sollte grundsätzlich wohlwollend formuliert sein, das ist die Grundregel. Eindeutig negative Bewertungen stehen dem entgegen und dürfen nicht vorkommen. Kritik gibt es also nur verschleiert, die berühmtesten Floskeln kann sich inzwischen dank Google, Ecosia & Co. jede*r übersetzen:

»Herr Müller arbeitete mit größter Genauigkeit«, heißt übersetzt, er ist ein nerviger Korintenkacker. War er »gesellig«, war zuviel Alkohol im Spiel, ein Schwerpunkt auf Einfühlungsvermögen verweist auf störende allgegenwärtige Flirtversuche.

Werden Selbstverständlichkeiten wie Pünktlichkeit betont, heißt das: Viel mehr ging da auch gar nicht.

Laut Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 11.12.2012, Az.: 9 AZR 227/11) muss ein Zeugnis nicht mit Bedauern, Dank und Zukunftswünschen abschließen – gerade deshalb ist die Aussagekraft des Schlussabsatzes am höchsten.

Bedauern Sie es außerordentlich, einen fähigen MItarbeiter zu verlieren, bedanken sich und wünschen alles Gute – oder bedauern Sie ohne weitere Floskel und danken ebenfalls nahezu neutral? Wenn Sie ein Lob mit vergeben möchten, sollten Sie im Zeugnis besonders dick lobend auftragen.

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Herr Dr. Peter H. M. Rambach ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Seine Online-Schulung »So geht´s: Arbeitszeugnisse rechtssicher ausstellen – Streit und Ärger vermeiden!« Ihnen, was Sie bei der Zeugniserstellung sowohl formell als auch inhaltlich beachten müssen. Wann ist ein Zwischenzeugnis, wann ein Endzeugnis zu erteilen? Welche Standarformulierungen können Sie verwenden und welche Formulierungen sind gefährlich und streitanfällig? Sind das für die Zeugniserteilung geforderte Wohlwollen und der Wahrheitsgrundsatz Gegensätze und wie lösen Sie scheinbare Widersprüche?

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Theoretisch kann ein neuer Arbeitgeber sogar darauf klagen, wenn ein Zeugnis nachweislich unwahr ist, von Mitarbeiterrechten ganz zu schweigen: Wenn die Existenz davon abhängt, dass Bewerbungen eine Chance haben, gibt es wenig Spielraum für Fehler.

Wichtig:

Sollten Sie sich im Streit von Mitarbeiter*innen trennen, empfehlen wir auf jeden Fall, für die Erstellung des Zeugnisses eine Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen – anders geht es bei Abmahnungen und Konflikten in der Regel nicht gut aus und man sieht sich vor Gericht.

Denn kaum ein Thema bietet mehr Streitpunkte im Arbeitsrecht als das Arbeitszeugnis. Das Statistische Bundesamt verzeichnete bereits 2006 mehr als 30.000 Zeugnisklagen – Warnung genug, keine eigene einzureihen und sorgfältig auf rechtssichere Arbeitszeugnisse zu achten.