Arbeitgeber haben viele Pflichten, die sie einhalten müssen. Eine davon ist die Aufbewahrungspflicht bestimmter Dokumente wie der Personalakte. Welche Aufbewahrungsfristen bei Personalunterlagen wichtig sind und was außerdem noch beachtet werden muss, lesen Sie hier.
Aufbewahrungsfristen von Personalakten
Worauf Arbeitgeber achten müssen
Welche Aufbewahrungsfristen sind bei Personalakten einzuhalten?
Prinzipiell ist zu beachten: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie der Arbeitnehmer Ansprüche geltend machen könnte, wie z. B. das Geltendmachen von Schadensersatzansprüchen oder die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses (Tipp: Nutzen Sie zu Erstellung des Arbeitszeugnisses die kostenlosen lexoffice Vorlagen). Relevant sind in diesem Zusammenhang Verjährungsfristen. Falls keine kürzeren Ausschlussfristen gelten, beträgt die Frist für arbeitsrechtliche Ansprüche 3 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs. Die Verjährungsfrist beginnt dabei immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Konkret: Ab dem 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet. Bis zum Ende der Verjährungsfrist ist es zumutbar, dass Arbeitgeber alle Personalunterlagen aufbewahren.
Eine über die 3 Jahre hinausgehende Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen gibt es für bestimmte Lohn- oder Sozialversicherungsunterlagen. Wenn diese Teil der Personalakte sind, dann müssen die entsprechenden Fristen berücksichtigt werden. Die besonderen Fristen sind im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht oder im Steuerrecht geregelt.
Sonstige Aufbewahrungsfristen im Arbeitsrecht
Das Arbeitsrecht sieht eine gesetzliche Pflicht vor, Arbeitszeit, die 8 Stunden pro Tag übersteigt, aufzuzeichnen. Diese Dokumentationen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Wer Minijobber oder kurzfristig Beschäftigte anstellt, muss zudem den Beginn, die Dauer und das Ende der täglichen Arbeitszeit festhalten. Die Aufzeichnung muss dabei zeitnah erfolgen: Spätestens 7 Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag des Minijobbers oder kurzfristig Beschäftigten.
Mehr zum Thema Dokumentationspflichten lesen Sie hier.
Aufbewahrungsfristen im Sozialversicherungsrecht
Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgte, aufbewahren. Übrigens: Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht drohen Strafgelder in Höhe von bis zu 50 000 EUR.
Beispiel: Fand 2018 eine Betriebsprüfung statt, dann müssen die notwendigen Unterlagen bis zum 31.12.2019 aufbewahrt werden.
Für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind, gilt im Normalfall eine 6-Jahresfrist. Diese ist immer dann ausreichend, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer während des aktiven Arbeitsverhältnisses eintritt oder aber bis spätestens 6 Jahre nach Ablauf der letzten Lohnzahlung. Wenn ein Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge aber erst nach mehr als 6 Jahren seit Ende seines Arbeitsverhältnisses in Anspruch nimmt, müssen die relevanten Aufzeichnungen und Unterlagen bis dahin aufbewahrt werden. Diese verlängerte Aufbewahrungsfrist kann bis zu 30 Jahre betragen.
Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht
Um Behörden im Rahmen von Betriebsprüfungen den Zugang zu den notwendigen Daten zu ermöglichen, sind auch im Steuerrecht Aufbewahrungspflichten festgehalten. Für das Lohnkonto, das für die Lohnsteuer relevant ist, gilt eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Für die Berechnung der Frist ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen.
Beispiel: Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2019 ist bis zum 31.12.2025 aufzubewahren.
Für die übrigen Unterlagen, die für die Lohnsteuer relevant sind (wie z. B. Fahrtkosten, Reisekostenabrechnung, Freistellungsbescheinigungen, Arbeitszeitlisten etc.) gilt ebenfalls eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Falls die Lohnunterlagen aber auch für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre. Diese verlängerte Frist gilt z. B. für Lohnlisten und Lohnsteuerdokumente, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Inventurunterlagen und Inventarlisten.
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Aufbewahrung von Personalakten?
Allgemein gilt, dass bei der Personalakte datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden müssen. Seitdem die DSGVO in Kraft getreten ist, müssen Unternehmen in Datenschutzerklärungen Angaben zur Erhebung der personenbezogenen Daten machen. Konkret: Welche Daten erhoben werden, auf welcher Grundlage dies geschieht und wie lange diese Informationen gespeichert werden. Für den Arbeitgeber gilt außerdem: Er muss die Personalakten sorgfältig aufbewahren und bestimmte Informationen, z. B. Angaben über den Gesundheitszustand oder über die Persönlichkeit, besonders schützen.
Über die Dauer der Speicherung verarbeiteter Daten entscheidet der Zweck der Datenerhebung. Arbeitgeber müssen bei der Personalakte auch das in der DSGVO festgelegte Recht auf Vergessenwerden beachten: Spätestens dann, wenn die personenbezogenen Daten nicht mehr für die ursprünglichen Zwecke gebraucht werden, müssen sie vom Unternehmen gelöscht werden. Wenn ein Gesetz hingegen Aufbewahrungsfristen festlegt, dann sind diese Fristen für die Dauer der Speicherung zu berücksichtigen. Was Arbeitgeber sonst noch beim Schutz von Mitarbeiterdaten beachten müssen, lesen Sie hier.
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