Eine Pflicht von Arbeitgebern ist es, Sozialversicherungsbeiträge vor dem Monatsabschluss zu ermitteln und an die Krankenkasse zu melden. In diesem Zusammenhang spielen Beitragsnachweis und Beitragsschätzung eine wichtige Rolle. Wir zeigen, was es über diese zu wissen gibt.
Beitragsnachweis & Beitragsschätzung
Was Arbeitgeber wissen müssen
Was ist der Beitragsnachweis?
Für jeden Abrechnungszeitraum müssen die Sozialversicherungsbeiträge für die Beschäftigten berechnet werden. Mit dem Beitragsnachweis teilen Arbeitgeber der jeweiligen Einzugsstelle (also der Krankenkasse) die Höhe und Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge mit, die sie zahlen müssen. Der Beitragsnachweis wird der Einzugsstelle elektronisch übermittelt.
Was ist die Beitragsschätzung?
Wenn Angestellte nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt werden, kommt es vor, dass zum Zeitpunkt der Beitragsfrist die Gesamtstunden des laufenden Monats noch nicht bekannt sind. Es fehlen also noch Arbeitsstunden, die für die Berechnung notwendig wären. In einem solchen Fall findet eine Beitragsschätzung statt.
Von der Beitragsschätzung sind Unternehmen betroffen, die das Arbeitsentgelt monatlich auf Stundenbasis berechnen. Das ist meist der Fall in der Gastronomie, in Speditionen, Handwerksbetrieben, im Einzelhandel oder überall dort, wo Aushilfskräfte mit monatlich unterschiedlichen Arbeitszeiten eingesetzt werden.
Wie funktioniert die Beitragsschätzung?
Auf Grundlage der vergangenen Monate wird ein Schätzwert ermittelt. Damit ein Ausgleich stattfinden kann, muss dann die Differenz zwischen dem Schätzwert und dem realen Entgelt in den nächsten Monat übertragen werden. Im Folgemonat besteht das Beitragssoll dann aus der geschätzten Höhe der Beitragsschuld des aktuellen Monats und dem eventuell übrigbleibenden Restbeitrag des Vormonats. So bildet sich quasi eine Kette von Schätzwerten, weil im Folgemonat automatisch eine Abweichung entsteht.
Wie einfach die Beitragsschätzung in lexoffice funktioniert, lesen Sie hier.
Bis wann muss der Beitragsnachweis erfolgen?
Der Arbeitgeber muss den Beitragsnachweis spätestens 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge übermitteln. Das heißt, dass der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn, konkret: um 0.00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der jeweiligen Einzugsstelle vorliegen muss.
Falls der Beitragsnachweis nicht fristgerecht eingereicht wird, schätzt die Krankenkasse die Beitragsschuld. Dabei ist es ihr überlassen, worauf sie sich bei der Schätzung stützt. Um Druck auf den Beitragsschuldner auszuüben ist es zulässig, dass sich die Krankenkasse bei der Schätzung des Arbeitsentgelts am oberen Rand der möglichen Spanne orientiert. Eine Schätzung durch die Krankenkasse wird daher meist höher ausfallen.
Was passiert bei gleichbleibendem Entgelt?
Wenn sich die Höhe des beitragspflichtigen Entgelts und damit auch die Beitragshöhe nicht monatlich ändert, kann der Arbeitgeber den Beitragsnachweis als Dauerbeitragsnachweis kennzeichnen. Dann muss der Einzugsstelle erst dann wieder ein neuer Beitragsnachweis übermittelt werden, wenn sich die Beitragshöhe ändert.
Achtung: Trotz gleichbleibenden Entgelts kann es notwendig sein, einen neuen Beitragsnachweis zu übermitteln. Zum Beispiel bei einer Beitragssatzänderung oder der Erhöhung von Beitragsbemessungsgrenzen.
Was ist der Null-Beitragsnachweis?
Vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Pandemie ist der Null-Beitragsnachweis besonders relevant: Aufgrund unbezahlten Urlaubs, Krankengeldbezugs oder Ähnlichem kann es vorkommen, dass in einem Monat keine Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen U1, U2 oder Insolvenzgeldumlagen fällig sind. In einem solchen Fall ist trotzdem ein Beitragsnachweis einzureichen. Dieser Nachweis wird dann Null-Nachweis genannt. Diese Regelung ist natürlich nur für die Monate zu beachten, in denen die Beschäftigten auch noch gemeldet sind.
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