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Compliance und Guidelines

Regelungen seitens des Arbeitgebers sind wichtig

Compliance klingt nach etwas, womit sich vor allem mittelständische und große Firmen auseinandersetzen müssen? Stimmt nicht. Auch kleinere Teams profitieren davon, wenn potenzielle Sollbruchstellen sauber kommuniziert werden und die Mitarbeiter auf ein Regelwerk zur Orientierung zurückgreifen können.

Erfahren Sie von uns, warum Compliance und Guidelines auch für Sie als Arbeitgeber kleiner Teams Themen sind und wie Sie eine praxistaugliche und dennoch aufwandsarme Umsetzung einplanen können.

Vielleicht haben Sie das auch schon erlebt: Eine der ersten Erfahrungen als neuer Chef oder frische Chefin ist häufig die Erkenntnis, dass Selbstverständlichkeiten gar nicht so selbstverständlich sind. Sie sehen etwas aus Ihrer Sicht, die Interpretation der Team-Mitglieder fällt aber überraschend anders aus.

Von Regeln für die gemeinsame Nutzung der Kaffeeküche bis hin zum Verhalten gegenüber potenzieller Kundschaft auf dem Messestand gibt es zahlreiche Möglichkeiten für unerwartete Verhaltens-Ausreißer, die nicht unbedingt in Ihrem Sinne sind. Denn fünf Personen –  das sind fünf individuelle Ansichten darüber, wie eine Situation verwaltet werden sollte.

Das kann herausfordernd, spannend und lehrreich sein, wenn es darum geht, ein Projekt aufzusetzen. Im Falle von gesetzlichen Bestimmungen ist der allgemein vorhandene Interpretationsspielraum allerdings auch ein handfestes Risiko.

Besonders in Zeiten des digitalen Wandels mit vielen neuen Spielregeln und ständig neuen Situationen im geschäftlichen Alltag sind daher Verhaltensregeln hilfreich, an denen Mitarbeiter sich online und offline orientieren können. Hier kommt zunächst Compliance ins Spiel:

Compliance ist kein abstrakter Begriff für die allgemeine Einhaltung von Gesetzen durch Mitarbeiter eines Unternehmens, sondern die Bezeichnung für ein unmissverständlich formuliertes und verbindliches Regelwerk, das ausnahmslos alle Mitarbeiter betrifft und sich an den Werten und der Ausrichtung Ihres Unternehmens orientiert.

Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK)

“Der Deutsche Corporate Governance Kodex stellt wesentliche gesetzliche Vorschriften zur Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften dar und enthält in Form von Empfehlungen und Anregungen international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. […]Da der Kodex Ausdruck einer Selbstverpflichtung der Wirtschaft zu guter Corporate Governance ist, findet die Überprüfung nicht nur innerhalb der Kommission statt, sondern im Dialog mit den Unternehmen und ihren Stakeholdern, der Politik und der Öffentlichkeit.“ https://www.dcgk.de/de/

Doch auch kleinere und mittelständische Firmen, die nicht zur Einhaltung gesetzlicher Compliance-Regelungen verpflichtet sind wie besagte börsennotierte Firmen, profitieren von verbindlichen Richtlinien.

Compliance: Einfacher und zugleich komplexer, als es klingt

Compliance orientiert sich einerseits an gesetzlichen Vorgaben und andererseits an internen Richtlinien, die Sie selbst aufstellen und die für Ihr Unternehmen stehen. Dabei genügt es nicht, wenn Sie als Arbeitgeber eine Compliance-Verordnung aufschreiben und diese ans Team kommunizieren. Sie müssen immer auch sicherstellen, dass es ausnahmslos allen Mitarbeitern inhaltlich und organisatorisch möglich ist, die Richtlinien zu verstehen, zu verinnerlichen und jederzeit einzuhalten.

Das beginnt damit, dass die Information über alle vorhandenen Guidelines und Compliance Richtlinien bereits im Onboarding-Prozess bereitgestellt werden.

Es betrifft einerseits allgemeine Vorsorgemaßahmen wie die Beantwortung von Fragen, Klärung von Feedback und generell Aufklärung, Information und Schulung von Mitarbeitern – aber auch andererseits die Überwachung unternehmensinterner Vorgänge und gelegentlich ein Abgleich, ob alles noch zeitgemäß ist.

Rechtliche Sanktionen, finanzielle Verluste oder Imageschäden

Rechtliche Sanktionen, finanzielle Verluste oder Imageschäden können ausgelöst werden, wenn Unternehmen gegen Gesetze, industriespezifische Vorschriften, interne Richtlinien oder vorgeschriebene Best Practices verstoßen. Außerdem, und das ist vielleicht der wichtigste Punkt: Wer als Mitarbeiter*in „compliant“ ist, hält sich nicht nur an Gesetze, sondern idealerweise auch an die Leitlinien und das Wertesystem Ihrer Organisation und trägt damit zu einer tollen internen Kultur und gesundem Wachstum bei.

Damit alles klappt, müssen Compliance-Regelungen zunächst festgelegt und dann alltagstauglich kommuniziert werden.

Compliance – mit diesen Themen sollten sich Arbeitgeber auseinandersetzen

Das Themengebiet Compliance lässt sich sehr weit fassen, doch gibt es auch ein paar Sachgebiete, bei denen es heute gar nicht mehr verhandelbar ist, ob Sie Regeln dafür aufstellen, wenn Ihre Firma größer wird und immer mehr Menschen zum Team stossen. Dazu gehört der Umgang mit Wettbewerbsrechten und mit Datenschutz allgemein, dazu gehört die Vermeidung von Haftungsrisiken und immer wieder ganz vorne in der Rangliste steht Korruption bzw. Korruptionsprävention.

Korruption ist nicht nur im öffentlichen Dienst ein Problem, sondern überall dort, wo Ermessensspielraum von Entscheidern durch Gefälligkeiten beeinflusst werden kann.

Unrechtmäßige Vorteile und wie sie ausfallen können

Wenn Sie jetzt denken, dass es doch so komplex nicht sein kann – Geschenke dürfen weder angenommen noch verteilt werden und fertig – dann dürften Sie dieses 46-seitige Behörden-PDF sehr anregend finden: „Eine Sammlung von Fragen und Antworten zum Thema Annahme von Belohnungen, Geschenken und sonstigen Vorteilen soll Mitarbeitern aus Verwaltung und Wirtschaft den richtigen Umgang mit Zuwendungen erklären.“

Bereits nach kurzem Blättern werden Sie feststellen, wie vielschichtig Integrität oder eben ihre unauffällige Korrosion aussehen kann, wenn keine einheitlichen Regelungen eingeführt werden. Hier mal nur ein Getränk, da mal schnell eine kleine Eintrittskarte – ab welchem Betrag muss der Arbeitgeber informiert werden und gilt die Obergrenze pro Vorfall oder pro Empfänger … und was ist, wenn stattdessen die Verwandtschaft bedacht wurde? Die Möglichkeiten sind endlos und solche akribisch-bürokratischen Vorgaben wahre Augenöffner.

Consultants, Trainings und Compliance Experten

Die geplanten Compliance Richtlinien müssen individuell zu Ihrem Unternehmen passen, aber das heißt ja nicht, dass Sie sich nicht inspirieren oder professionell schulen lassen können, wenn Sie nun eigene Regeln aufstellen. Denn „eine Hand wäscht die andere“ bekommt schnell einen gefährlichen Beigeschmack, wenn solche Vorgehensweisen in den unternehmerischen Bereich abwandern – und wirklich kein Chef kann ohne Unterstützung so kreativ um die Ecke denken wie die schlauen Regelverbieger.

Vielleicht buchen Sie daher ein Führungskräftetraining oder einen Crashkurs zur Unterstützung bei der Etablierung einer eigenen Compliance Roadmap – oder holen sich externe Beratung ins Haus.

Wichtig ist übrigens auch, dass Sie verbindlich festlegen, was überhaupt geschieht, wenn jemand die Regeln bricht.

Probleme und Risiken in Sachen Compliance

Compliance kann nur erfolgreich sein, wenn sie von Mitarbeiter*innen verinnerlicht und umgesetzt wird. Wie lässt sich dies durchführen, umsetzen und überprüfen, wenn das halbe Team dank digitaler Möglichkeiten „remote“ arbeitet – und was ist mit kulturellen Unterschieden, wenn es sich sogar um ein international arbeitendes Team handelt? Das ist eine der größeren Herausforderungen.

Ein überbürokratisierter Compliance-Prozess ist bei so vielen Richtlinien ebenfalls ein Risiko – weil die Regelungen dann nicht auf Akzeptanz treffen werden oder die Mitarbeitenden schlicht nicht verstehen werden, worum es überhaupt geht.

Wichtig ist also, klare und einleuchtende Richtlinien zu kommunizieren, die kein ausführliches Studium von vielen Seiten mit Regelungen voraussetzen – aber auch, dass die Detailinformationen dort bereitstehen, wo sie dann doch benötigt werden.

Auch wesentlich: Die Compliance der anderen

Außerdem, und das wird häufig vergessen, ist auch die Compliance der Geschäfts- und Vertragspartner ein Thema. Denn Ihr Team sollte nicht nur keine Regeln biegen und keine „Geschenke“ annehmen, sondern auf der anderen Seite ebenfalls darauf achten, niemanden in Gewissenskonflikte zu bringen und die Richtlinien anderer Firmen zu respektieren:  Nicht alles was legal ist, ist auch legitim!

Die Werte von Compliance leben außerdem davon, dass Führungskräfte sie integrieren: Das Vorleben einer integren Haltung durch das Management ist von genauso großer Bedeutung wie klare Ziele und Definitionen.

Verglichen mit dem Projekt, Compliance zu einem Teil der Firmenkultur zu machen, sind Social Media Guidelines eine überschaubare Aufgabe, aber nicht weniger wichtig.

Social Media Guidelines – warum?

Social Media Guidelines regeln, wie ein Unternehmen sich in den sozialen Netzwerken darstellt und wie Mitarbeiter*innen sich auf Facebook, Twitter, LinkedIn und Co benehmen. Präsenzen in den sozialen Netzwerken sind heute fester Teil der Unternehmenskommunikation, Unternehmen nutzen sie zum Marketing oder Employer Branding, zum Verkauf oder für den Aufbau von Communities – von Blog bis Instagram hat jedes Medium eine eigene Tonalität und abweichende Spielregeln.

Dazu kommt noch, dass andere Menschen auf Ihren Online-Inhalt reagieren werden, Ihre Mitarbeiter aber auch privat auf diesen Kanälen unterwegs sind und sich jederzeit wohlmeinend ins Gespräch mischen könnten – aber wie, darauf kommt es an. Weder möchten Sie vermutlich, dass es unseriös wirkt, wenn unter lustigen Nicknames im Namen Ihrer Firma kommuniziert wird, noch wollen Sie den Eindruck erwecken, Mitarbeitende unter falschen Accounts vorgeschickt zu haben, wenn es um kritische Diskussionen geht.

Das Schleichwerbungsgesetz, das in Deutschland transparente Informationen rund um Produkt- und Dienstleistungsangebote zwingend vorsieht, ist auch ein Risikofaktor: Mitarbeiter, die sich nicht eindeutig zu erkennen geben, sich aber positiv äußern, könnten diese Vorgaben unwissentlich verletzen.

Kompakte Leitlinien, eindeutig und praxistauglich

Gute Social Media Guidelines sind übersichtlich bis kompakt und in einleuchtend klarem Deutsch verständlich formuliert.

Sollten Sie Fachbegriffe nutzen müssen, ergänzen Sie die Guidelines um ein Glossar. Es ist wesentlich, dass die SMG gut lesbar sind und sowohl gedruckt als auch elektronisch jederzeit zur Verfügung stehen. Wichtig: Nennen Sie in den Richtlinien Ansprech- und Kontaktpartner für Mitarbeiter für Fragen, aber auch für Krisen.

Beispiele für Social Media Guidelines:

Verschiedene Zielgruppen, verschiedene Inhalte

Worüber Sie sich ebenfalls vorab im Klaren werden müssen: An wen richten sich die Guidelines? Sollen sie Mitarbeiter informieren, die über die Unternehmenskanäle posten, die als Corporate Influencer wahrgenommen werden oder die keinen offiziellen Auftrag haben?

Je nach Zielgruppe sind einige zusätzliche Punkte zu ergänzen, anzupassen oder wegzulassen. Natürlich können Sie auch alles in ein Dokument packen. Kennzeichnen Sie jedoch in diesem Fall, welche Abschnitte für wen wichtig sind.

Was sollte in den Social Media Guidelines stehen?

Abläufe in den sozialen Medien sind unberechenbar. Deswegen sind Social Media Guidelines einerseits konkrete Vorschläge, wie sich verhalten werden kann – andererseits Handlungsempfehlungen zur Kommunikation, damit diese professionell verläuft. Das heißt: Bestimmte Vorgehensweisen sollten fest geregelt werden, ohne Interpretationsspielräume.

In Social Media Guidelines könnte beispielsweise geregelt werden, welche Kernbotschaft, welche grundsätzliche Aussage sich durch die gesamte Kommunikation ziehen soll und auf welche professionelle Ansprache sich alle einigen.

Das klingt sehr abstrakt, aber wenn Sie sich Kanäle großer Unternehmen anschauen, erkennen Sie schnell einen bestimmten Kommunikations-Style. Unerschütterliche Freundlichkeit auch bei schroffesten Kritiken oder eine klare Kommunikationslinie, die Service-Fragen aufnimmt oder an den Kundendienst verweist sind häufig vertreten, aber auch Community Manager, die sich auf den typischen Tonfall der Zielgruppe einlassen. Ein sehr lebhaftes Beispiel: Die Berliner BVG zelebrieren auf ihrem Account „Weil wir dich lieben“ das kumpelhafte Veräppeln ihrer Zielgruppe und schaffen damit das Kunststück, eine sehr schwierige Customer Service Situation in einen Social Media Vorteil zu verwandeln.

Wichtig ist, dass Ihr Auftritt zu dem passt, was Sie sonst auch tun: Das Auftreten in Social Media ist eng mit Ihrer Eigenmarke verwoben und das sollte sich auch in den Guidelines spiegeln.

Mögliche Inhalte:

  • Welcher Werte sollten alle bei der Kommunikation immer im Hinterkopf haben – welche Botschaften möchten Sie als Unternehmer mit Ihrem Auftritt und dem Ihrer Mitarbeiter streuen?
  • Was ist mit den privaten Accounts der Mitarbeiter*innen, dürfen sich diese auf den Unternehmens-Accounts beteiligen und wie ist sicher gestellt, dass sie sich eindeutig zu erkennen geben und Transparenz gewährleistet bleibt?
  • Gibt es, ähnlich wie beim Corporate Design, in Schrift- oder Bildform einheitliche Formulierungen oder Vorgaben, die beachtet werden müssen?
  • Welche privaten Postings sollten gegebenenfalls als die von Mitarbeitern und damit als Werbung gekennzeichnet werden, welche nicht? Schaffen Sie Klarheit.
  • Authentische Aussagen, Klarheit, Respekt und Anstand sollten die Grundpfeiler der Kommunikation stellen – wichtig ist außerdem, dass ganz klar ist, an wen genau sich die Guidelines richten und wer als Ansprechpartner für weitere Fragen bereit steht.

Außerdem von Bedeutung für die Guidelines: Die Vorbereitung auf den Ernstfall. Jedes Unternehmen kann heute in einen Shitstorm geraten. Dann ist es wichtig, sich an einen bereits fest stehenden Verantwortlichen wenden zu können oder festgelegt zu haben, wessen Expertenrat eingeholt wird. Außerdem benötigen die Mitarbeiter Ihres Teams klare Anweisungen, was getan wird, was gesagt werden darf, wie eine Deeskalation angestrebt und wie der Vorfall dokumentiert wird. Es kann nicht schaden, wenn Sie einen kritischen Zwischenfall einmal beispielhaft durchspielen und dafür sorgen, dass jeder weiß, was er oder sie zu tun hat.

Social Media Guidelines funktionieren am besten und werden am gründlichsten verinnerlicht, wenn Sie die wesentlichen Punkte zusammen mit Ihrem Team erarbeiten und gemeinsam festlegen.

Fazit

Welche Guidelines von Ihnen für Ihre Firma benötigt werden, entscheiden Sie als Inhaber und Arbeitgeber. Sie wissen am besten, wo es Probleme geben kann, wo Regelungen von Nöten sind und wer von Ihren Mitarbeitenden sich als Partner bei der Erstellung eignet. Wichtig ist, dass Sie Compliance und Social Media Guidelines dann bereits ab dem Onboarding Prozess integrieren.