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Das Vorstellungsgespräch aus Arbeitgebersicht: Echter Nutzen statt Blabla

Die Frage nach den Plänen für „in fünf Jahren“ kann kaum garantieren, dass jemand gut zu Ihrem Unternehmen passt.

Es bleibt eine Herausforderung, bereits in der Kennenlernphase durch das Vorstellungsgespräch den größtmöglichen Erkenntnisgewinn über potenzielle Mitarbeiter*innen zu ziehen – um zu sehen, ob Bewerber*innen nicht nur von den Fachkenntnissen, sondern auch von der Persönlichkeit her zu Ihrer Firma passen, muss der Termin schließlich ein Gesamtbild dieses Menschen vermitteln. Damit dies klappt,  haben wir für Sie wertvolle Tipps für Ihr Recruiting und für wirklich erfolgreiche Vorstellungsgespräche.

Gute Vorbereitung ist auch in jeder Recruiting-Phase für den Ausbau Ihres Unternehmens das bewährte Erfolgsgeheimnis. Wenn es um das Vorstellungsgespräch geht, in dem Sie möglichst viel über die Ihnen gegenübersitzende Person erfahren müssen, fängt dieses interne Warm-up jedoch viel früher an, als Sie es vielleicht vermutet haben: Beim Konzipieren und Texten der Stellenausschreibung nämlich.

Wer heute eine Stelle sucht, schaut im Internet nach geeigneten Positionen, ebenso wie Firmen zu über 80% online inserieren (laut einem Survey von Stepstone). Gute Voraussetzungen, um die Vorauswahl der Bewerber*innen zu steuern: Wenn Ihr frisches Jobangebot einige wesentliche Kriterien erfüllt, landen nur jene Bewerber*innen bei Ihnen im Gespräch, die auch wirklich gut passen.

Stellenanzeigen online funktionieren nicht anders als andere „Landingpages“ auch: Eine zielgruppengerechte Ansprache und professionelle Aufmachung bringen die Bewerbungen der richtigen Kandidaten in Ihren Mail-Eingang. Wie das geht, lesen Sie in unserem Artikel „Vom Anforderungsprofil zur Stellenausschreibung“ >>

Das Vorstellungsgespräch aus Arbeitgebersicht

Wenn Ihr Traumkandidat oder die perfekte potenzielle Mitarbeiterin sich beworben haben und das Vorstellungsgespräch vereinbart wurde, geht die Vorbereitung in die zweite Phase: Planen Sie Zeit ein.

Rechnen Sie damit, dass locker zwei Stunden aus einem Termin werden können, wenn man miteinander in die richtige Sorte Gespräch kommt: Wie ärgerlich es wäre, wenn Sie dann abbrechen und zum nächsten Termin hetzen müssten!

Der Gedanke ist vielleicht zunächst verblüffend, wenn man aus den normalen Abläufen gerissen wird, aber stellen Sie sich doch einfach vor, welches Signal Sie senden:

Top Kandidat*in oder einer von vielen Terminen?

In Zeiten des Fachkräftemangels muss man sich auch für Sie entscheiden, nicht nur umgekehrt. Es ist ein minimaler Aufwand, das Vorstellungsgespräch so zu legen, dass Sie im Recruiting nicht wie am Fließband die verschiedensten Personen nacheinander zügig abarbeiten müssen.

Ebenfalls wichtige Signale setzen der gewählte Ort, die vorgeschlagene Uhrzeit und die Zusammenstellung der Teilnehmer am Gespräch. Vielleicht klingt es schick und spontan, sich im Café zu treffen, doch klug ist das nicht. Das Vorstellungsgespräch ist eine vertrauliche und auf einem Vertrauensverhältnis basierende Situation und benötigt einen passenden, ungestörten Rahmen wie Ihr Büro oder einen Conferencing Space im Coworking.

Welche Uhrzeit passt, überlassen Sie doch einfach den Bewerbern: Wenn Sie sich ein paar Vorschläge machen lassen, können Sie sicher gehen, dass niemand für diesen Termin mitten in der Nacht aufstehen oder eine Fehlzeit bei einem anderen Arbeitgeber in Kauf nehmen muss. Auch das ist „neues Denken“, aber unterm Strich wahrscheinlich praktischer für alle.

Handelt es sich um Ihren ersten Mitarbeiter, sind Sie natürlich zu zweit. Ist das Team noch klein, haben Sie die Möglichkeit, alle an einen Tisch zu holen und dann später auf einen Einzeltermin zu wechseln. Sollten Sie bereits über Personalverantwortliche verfügen, gehört HR mit in den Termin und Bewerber*innen sollten das auch vorher erfahren – statt unerwartet mit mehreren Personen konfrontiert zu werden, wird bereits in der Terminbestätigungsmail kommuniziert, wer sich wo mit wem trifft.

Vom klassischen Zwiegespräch über Team Recruiting bis zum Speed-Dating: Formate für das Vorstellungsgespräch

Auch Recruiting durch das Team selbst  – auch „Collaborative Hiring“ genannt – gibt es bereits in einigen Unternehmen: Die bereits vorhandenen Arbeitnehmer*innen werden beteiligt, wenn neue Teammitglieder oder sogar wenn Führungskräfte frisch eingestellt werden. Das Ausmaß kann variieren: Es gibt Teams, die die Stelle selbst ausschreiben und auch das gesamte Folgeprozedere von der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen bis zum Interview selbst übernehmen. In anderen Fällen sind alle oder einzelne Team-Mitglieder im Vorstellungsgespräch dabei und äußern später ihre persönliche Einschätzung.

Wichtig ist dabei, die Objektivität der Team-Mitentscheider im Blick zu behalten und darauf zu achten, dass sie nicht eigene Ziele mit einfließen lassen – ob Bevorzugung attraktiver Mitmenschen unabhängig von der Qualifikation oder das Vermeiden starker Führung oder interner „Konkurrenz“ oder die Auswahl netter Bekannter – es gibt viele Möglichkeiten, die Entscheidung unbewusst oder bewusst zu schwächen.

Gut Ding will Eile haben: Job Speed Dating

Je nach Suchsituation bietet sich auch Speed Dating als Format für das Vorstellungsgespräch an. Kurze Bewerbungsgespräche mit einer Dauer von ca. 8-10 Minuten, bei denen der erste Eindruck über Erfolg oder Misserfolg entscheidet, sparen Zeit und kitzeln kompakte Selbstdarstellung aus den Bewerber*innen heraus. Einen Vorteil hat dieses Bewerbungsgespräch auf alle Fälle: Es wird sofort ersichtlich, wer sich gut vorbereitet hat, wie gut das geklappt hat – und wer dann anschließend zu einem „richtigen“ Vorstellungsgespräch geladen wird. Denn mehr als ein erster Schritt kann Speed Dating im Jobverhandlungsgespräch naturgemäß nicht sein.

Phasen des Vorstellungsgespräch: Der empfohlene Ablauf

Wenn die Zeit für das Vorstellungsgespräch gekommen ist, sollten Sie wieder gut vorbereitet starten.

Es versteht sich von selbst, dass Sie die Unterlagen eingesehen und sich Fragen aufgeschrieben haben – ebenso wie Sie sich überlegt haben, welche offenen Punkte für die Kandidaten noch auftauchen könnten. Notieren Sie sich den gewünschten Ablauf oder orientieren Sie sich an unserem Leitfaden für eine gelungene Unterhaltung mit Bewerbern:

Start: Smalltalk

Eröffnen Sie mit einer freundlichen Unterhaltung, bei der alle Beteiligten zu Wort kommen, das lockert die Atmosphäre auf, gibt die Möglichkeit zu einer ersten Einschätzung und löst die Anspannung. Fragen Sie nach der Anreise, die wird ja immer wichtig sein auch später, wenn der Arbeitsplatz besetzt wird – und bieten Sie unbedingt ein Glas Wasser und Tee oder Kaffee an. Fünf Minuten oder fünfzehn, folgen Sie Ihrem Bauchgefühl, bis Sie merken: Das Gegenüber ist „angekommen“ und entspannt sich.

Phase 2: Die Firma vorstellen

Wenn alle gut sitzen und versorgt sind, stellen Sie Ihr Unternehmen vor und erläutern, wie die zu besetzende Stelle aussieht. Wiederholen Sie ruhig das, was in der Ausschreibung steht und ergänzen Sie Infos wie den Anfangstermin, den Arbeitsplatz, die anderen Team-Mitglieder – zeigen Sie durch Wortwahl und Ausdrucksweise die Kultur der Firma auf (hier sind Notizen immer hilfreich) und fragen Sie anschließend, ob zum Unternehmen selbst noch Fragen bestehen.

Phase 3: Bewerber*in stellt sich vor

Die Antwort können Sie als Überleitung nehmen zu der Phase des Gesprächs, in dem Kandidat*innen von sich erzählen sollen. Stellen Sie eine Frage aus dem Lebenslauf und bitten Sie Ihr Gegenüber, von sich zu erzählen. Fallen Sie ihm oder ihr nie ins Wort, geben Sie Gelegenheit zum Überlegen und begegnen Sie sich auf Augenhöhe. Fragen Sie aber auch, wieso er oder sie sich beworben hat, sich für geeignet hält und wieso Ihre Firma in Frage kam für eine Bewerbung.

Phase 4: Das “Eingemachte”

Anschließend werden die offenen Fragen der Kandidat*innen geklärt, Rückfragen beantwortet und über Konditionen und Gehalt gesprochen. Seien Sie darauf vorbereitet (in Form von real vorbereiteten Antworten), dass Ihre Vorstellungen in Bereichen wie Gehalt, Aufgabendetails oder Arbeitsort und Arbeitszeit eventuell auch schon einmal weit auseinander klaffen und angepasst werden müssen. Oft fehlen nur eine Bedenkzeit und weitere Informationen und man wird sich trotzdem einigen können, wenn fast alles passt – aber nur, wenn Sie auf Diskrepanzen in der Erwartungshaltung spontan fair und offen reagieren.

Phase 5: Vereinbarung Follow-up

Legen Sie noch am gleichen Tisch sitzend verbindlich fest, wann und wie Sie wieder voneinander hören. Wissen Sie bereits sehr sicher, dass Sie mit Ihrem Traumkandidaten sprechen, fragen Sie doch einfach, ob Sie am übernächsten Tag anrufen dürfen. Drängen Sie auch die optimalsten Kandidat*innen nie, denn das wirkt bestenfalls unseriös. Entscheiden auch Sie erst, nachdem Sie die sprichwörtliche Nacht über jedes Gespräch geschlafen haben, aber vereinbaren Sie in jedem Fall, wie das Follow-up aussieht – und halten Sie das dann auch ein.

Noch ein Aspekt, den Sie nicht vergessen sollten: Die souveränen Selbstdarsteller unter den Bewerber*innen sind nicht automatisch die besten Fachkräfte. Dafür gibt es reichlich introvertierte herausragende Experten, die nie gelernt haben, sich in Vorstellungsgesprächen sauber zu vermarkten. Diesem Phänomen kommen Sie entgegen, wenn Sie die ausgeleierten Pfade veralteter Empfehlungen verlassen und den angelernten Standardantworten den Hahn abdrehen.

Typische Fragen in Vorstellungsgesprächen und wie Sie es als Arbeitgeber besser machen

Die Frage „Wo sehen Sie sich in fünf Jahren“ ist fast ein Running Gag, so abgenudelt sind solche Klassiker der Standard-Gespräche, die in erster Linie Ideenmangel beweisen. Wenn Sie wirklich wissen wollen, wie die Zukunftswünsche der Bewerber*innen aussehen, fragen Sie einfach danach, ohne künstlich ein Zeitfenster aufzustülpen.

Spannender sind aber Fragen wie „welche App hätten Sie gerne erfunden (und warum)?“ oder „wenn Sie unsere Firma aufgrund der Ihnen bisher bekannten Informationen beschreiben müssten, wie wäre der Elevator Pitch/das Mission Statement/das Alleinstellungsmerkmal?“ um zu sehen, ob man sich mit Ihrer Existenzgrundlage bisher überhaupt näher beschäftigt hat.

Langweilige Fragen, die oft gestellt werden und auf die man sich daher auch viel zu glatt vorbereiten kann: Nennen Sie Ihre Stärken. Nennen Sie Ihre Schwächen. Beschreiben Sie sich mit drei Eigenschaften. Würden Sie sich selbst als durchsetzungsfähig beschreiben? Was würden Sie auf eine einsame Insel mitnehmen? Arbeiten Sie gerne im Team und warum?

Fragen, die Ihnen wahrscheinlich einen besseren Einblick geben: Sind Sie online mit einer eigenen Website oder Fanpage aktiv? Wenn Sie einen Hashtag auf ein Shirt drucken würden, der Sie beschreibt, welcher wäre das? Sie können ein Macbook haben und ein Androidphone oder einen Windows PC und ein iPhone – wie entscheiden Sie und warum? Welche App fehlt, um das Leben besser zu machen? Wie viele Bewerbungen haben Sie bisher geschrieben und welchen Job hätten Sie wirklich gern gehabt?

Bewerberfragen: Das möchten potenzielle Mitarbeiter wissen

Auch Bewerber*innen werden unerwartete Fragen haben, aber naturgemäß nicht so viele wie Sie als „Moderator“. Das Vorstellungsgespräch wird in der Regel von grundlegenden Fragen begleitet:

  • Wieso ist der Job unbesetzt, ist es eine neue/weitere Stelle oder ist jemand gegangen?
  • Welche Karriereoptionen gibt es?
  • Wie sieht es mit bezahlter Fort- und Weiterbildung aus?
  • Wie viele Mitarbeiter gibt es und ist Wachstum geplant?
  • Was wird in diesem Job erwartet?
  • Wie viele Stunden werden vorausgesetzt, wo wird gearbeitet und was wird gezahlt?
  • Wie viele Urlaubstage gibt es und wie werden Überstunden ausgeglichen?

Da all diese Punkte wichtig und von Interesse sind, sollten Sie übrigens auch dann auf diese Fragen antworten, wenn nicht alle an Sie herangetragen werden.

Unzulässige Fragen: Das gehört nicht in ein Vorstellungsgespräch

Einige Fragen dürfen Sie als potenzielle*r Arbeitgeber auch nicht stellen bzw. da die Nichtbeantwortung einer solchen unzulässigen Frage immer eine Benachteiligung im Bewerbungsprozess zur Folge haben kann, gibt es hier das Recht zur Lüge: Bewerber*innen dürfen dann also tatsächlich falsche Aussagen wider besseres Wissen machen.

Der absolute Klassiker ist die Frage nach einer Schwangerschaft einer Bewerberin. Das dürfen Sie nur fragen, wenn sich die Dame auf eine Stelle bewirbt, die einzig und allein zur Schwangerschaftsvertretung eingerichtet wurde. Wenn das nicht der Fall ist, handelt es sich um eine unzulässige Diskriminierung aufgrund des Geschlechts: Als Arbeitgeber haben Sie kein rechtlich legitimiertes Interesse daran, diese Information einzuholen. Dies gilt selbst dann, wenn die Bewerberin auf eine befristete Stelle für wesentliche Zeit das Arbeitsverhältnis aufgrund von Schwangerschaft nicht antreten kann, so der EuGH.

Ein ähnlicher Sonderfall ist die Frage nach Vermögensverhältnissen, insbesondere Schulden, und Vorstrafen. So etwas darf nur gefragt werden, wenn die Antwort jobrelevant ist, weil zum Beispiel jemand als Kassierer arbeitet oder Beamtenstatus anstrebt.

Tabu sind Fragen zur gesundheitlichen Situation, vorhandenen Behinderungen und zu vergangenen Erkrankungen inklusive Dauer und sogar zu schweren Krankheiten in der Familie.

Ebenso untersagt sind Fragen zur sexuellen Neigung, zum Familienstand, zum Kinderwunsch, zur Arbeit des Partners oder anderer Verwandter, zur Religionszugehörigkeit, zu einer Parteizugehörigkeit oder zur Gewerkschaftszugehörigkeit.

Glücklicherweise handelt es sich im Normalfall bei keiner dieser Informationen um eine, die jemanden bei der professionellen Ausübung eines Jobs disqualifiziert. Orientieren Sie sich also lieber an Ihrer individuell angepassten Version der häufigsten Fragen an Bewerber und bleiben Sie dabei freundlich, fair und authentisch.

Wenn Sie von Stellenanzeige bis Follow-up auf Transparenz und ausgezeichnete Vorbereitung setzen, kann beim Vorstellungsgespräch selbst nicht mehr viel schiefgehen.