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Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Erfolgreiches Onboarding

Als Arbeitgeber haben Sie eine Chance, einen guten ersten Eindruck zu machen und ganz viele Möglichkeiten etwas für eine gute Zusammenarbeit zu tun.

Der erste Tag, die erste Woche sind nicht nur für neue Mitarbeiter*innen spannend. Auch Sie als Arbeitgeber haben nur diese einzige Chance, einen tollen ersten Eindruck zu machen und an den wichtigsten Stellen die Weichen für eine reibungslose Zusammenarbeit zu stellen. Onboarding verläuft jedoch nicht von selbst erfolgreich – wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Aller Anfang ist schwer. Für Sie, weil im Arbeitsalltag die Zeit für sorgfältige Einarbeitung knapp ist – vor allem aber für die neue Person im Team. Auch wenn Sie das Glück hatten, für die neue Stelle jemanden zu finden, der oder die perfekt passt und keine Kompromisse eingehen mussten: Eine faire Chance auf einen guten Einstieg muss sein: In das Umfeld, in die Arbeitsumgebung und natürlich auch in die Arbeitsweise des Teams.

Als Chef oder Chefin mit dem ersten Mitarbeiter ist es Ihre Aufgabe, zwischen Ihnen beiden von Anfang an sehr bewusst für eine Atmosphäre zu sorgen, in der sich gut arbeiten lässt:

Augenhöhe trotz Weisungsbefugnis, Autorität trotz Duzen oder was immer wichtig ist, damit Sie miteinander arbeiten können statt nebeneinander oder aneinander vorbei.

Die Chemie muss stimmen, denn die Situation zwischen (nur) zwei Personen ist so komplex wie andere Beziehungen auch.

Egal wie die Zeit drängt, Sie sollten sich also unbedingt Zeit fürs Kennenlernen nehmen, um ein Gefühl für die fremde Mentalität zu bekommen und den Menschen kennen zu lernen, der ab jetzt wichtige Aufgaben übernehmen wird.

Wenn Sie bereits ein Team aus mehreren Mitgliedern sind, gibt es ein paar Kleinigkeiten, mit denen Sie der oder dem „Newcomer“ den Start sehr erleichtern können: Beschriften Sie beispielsweise für eine Woche alle mit einem Post-it, auf dem jeweils gut lesbar Name und Job-Title stehen. Das nimmt den Druck aus der Anforderung, sich gleich am ersten Tag alle Gesichter und Namen merken zu müssen.

In besonders lockeren Teams darf ein Newbie vielleicht sogar ausdrücklich ein Foto von jedem schießen, der sich beschriftet hat – das ist nämlich auch eine Möglichkeit, auf einer völlig neuen Schiene ins Gespräch zu kommen und frische Synapsen in der entstehenden Mannschaft zu erzeugen.

Onboarding ab der offiziellen Begrüßung

Ernennen Sie außerdem unbedingt mindestens einen Ansprechpartner für die erste Woche, der den Neuankömmling unter die Fittiche nimmt und dafür auch ausreichend Zeit gestellt bekommt. Vom Rundgang bis zur Routine in der Kaffeeküche, von der Beschaffung des Büromaterials bis zur Lunch-Regelung ist schließlich alles erklärungsbedürftig, wenn man noch nichts und niemanden kennt. Auch im Coworking Space oder dort besonders:  Jeder Start in einem neuen Team ist wesentlich einfacher, wenn kein verlegenes Herumdrucksen erforderlich ist, um sich in der Arbeitsumgebung zurecht zu finden.

Planen Sie außerdem ein, sich nach ein paar Tagen darüber zu unterhalten, ob es noch offene Fragen gibt: Nicht nur zu den Projekten oder Aufgaben, sondern für die Orientierung in der Team-Umgebung, am Arbeitsplatz oder im Gebäude. Erstaunlich oft sind Menschen zu verlegen, um sich nach banalen Dingen zu erkundigen, die eigentlich selbsterklärend sein müssten, oder zumindest so wirken.

Sagen Sie von Anfang an, dass es am Ende der ersten Woche oder des ersten Monats die Gelegenheit für Fragen jeder Art geben wird, das nimmt viel Druck aus der Kennenlernphase.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist ein Prozess

Eins haben alle Expert*innen gemeinsam: Jede und jeder sind betriebsblind für die eigenen Abläufe und vergessen, dass sich Projekte und Jobs nicht mit wenigen Querverweisen erlernen lassen, sondern immer betriebsinterne Besonderheiten aufweisen.

Stolpern Sie nicht in die Falle, davon auszugehen, dass jemand keine Einarbeitung benötigt, weil die Qualifikation so gut zur Aufgabe passt. Fachwissen fällt immer dann an Ort und Stelle und ist mühelos abrufbar, wenn der gesamte Rest keinen Erklärungsbedarf mehr aufweist.

Zum Onboarding gehört daher auch, die Abläufe einzeln durchzugehen, Erwartungshaltungen abzuklären und an praktischen Beispielen die typischen Fehlerquellen und Erfolgs-Knotenpunkte durchzugehen.

Scheuen Sie auch dabei nicht vor den Möglichkeiten der Digitalisierung zurück, nutzen Sie Screenrecordings für aufwändige Einarbeitung am PC, digitale To-do-Listen und Checklisten und Projektmanagement-Tools für das Einsammeln offener Punkte und weiterer Fragen.  Auch scheinbar selbstverständliche Abläufe profitieren von vorab oder gemeinsam erstellten Checklisten und Arbeitshilfen – wenn nicht für den Mitarbeiter in der Onboarding-Phase, dann für seine erste Urlaubvertretung.

Hilfreich ist außerdem eine Liste aller Unterlagen und Angaben, die das neue Team-Mitglied noch beibringen muss und nach der persönlichen Begrüßung zeit- und nervensparend überreicht bekommt. So besteht auch nicht die Gefahr, dass in dieser stressigen Phase eine Info untergeht, die Liste durcharbeiten reicht.

Einstiegshilfen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Alle Beteiligten sparen in Unternehmen jeder Größenordnung Zeit und Nerven, wenn die Newcomer mit folgenden Informationen und Dokumenten begrüßt werden:

  • Zugangscodes oder Mitarbeiterausweis
  • Merkblatt zu Arbeitszeiten, Zeiterfassung und Pausenregelung
  • Dokument mit Kontaktdaten aller relevanten Ansprechpartner im Betrieb
  • Parkplatzzugang oder Info über Anfahrt/Parkmöglichkeit
  • Information über die beste Anfahrt mit den Öffentlichen oder dem Rad
  • Eine Arbeitsliste mit allen Dingen, die noch vorgelegt werden müssen

Das persönliche Gespräch gehört ebenfalls ausnahmslos zur Begrüßung – ebenso wie die Tour rund um den Arbeitsplatz, die Teeküche, Toiletten und Sanitärräume, die Vorstellung der Kolleg*innen und die Vereinbarung des Termins für ein weiteres Kennenlernen, das Beantworten von Fragen und den ersten Erfahrungsaustausch.

Ob Sie dafür eine Pizza ordern oder sich ins Restaurant setzen: Am gedeckten Tisch ist es noch viel einfacher, ins echte Gespräch zu kommen.

Ein Tipp: Feedback-Zeitplan für die ersten Monate erstellen

Da Onboarding naturgemäß am Anfang einer Probezeit stattfindet, profitieren außerdem alle Beteiligten von einem groben Zeitfahrplan, der am besten gemeinsam festgelegt wird: Was bis wann erlernt, was bis wann besprochen sein sollte … und wann man sich zum authentischen Feedback wieder trifft, um sicher zu gehen, dass auch langfristig alles passt.