Die Entgeltbescheinigung
Wofür Arbeitgeber sie brauchen

Was ist eine Entgeltbescheinigung?

Die Entgeltbescheinigung ist ein Dokument, dass der Information über das Arbeitsentgelt dient. Darauf ist die Zusammensetzung des Entgelts angegeben inklusive der Abgaben. Meistens handelt es sich dabei um einen Kalendermonat.

Für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen ist die Entgeltbescheinigung der offizielle Nachweis über ihr Einkommen. Dieser Nachweis ist nicht nur für sie wichtig, sondern auch für die Vorlage bei Behörden oder Banken, falls diese einen Nachweis über das Einkommen sehen wollen.

Gesetzliche Vorgaben in der Entgeltbescheinigung

Für die gesetzlichen Vorgaben bei der Erstellung der Entgeltbescheinigung ist die Gewerbeordnung (GewO) verantwortlich. Die Entgeltbescheinigung muss in schriftlicher Form vorliegen. Das bedeutet aber nicht, dass sie unbedingt auf Papier ausgehändigt werden muss. Sie muss aber von den Angestellten ausgedruckt werden können. Meistens wird ein PDF dafür verwendet.

Die Pflichtangaben hingegen gehen aus der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) hervor. Dabei handelt es sich um diese:

• Entgeltabrechnungszeitraum
• persönliche Daten der Arbeitnehmenden
• Angaben zum Arbeitgeber beziehungsweise zur Arbeitgeberin
• Steuer– und Sozialversicherungsmerkmale
• detaillierte Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inklusive Angaben zu Höhe und Art von Zuschlägen, Zulagen, geldwerter Vorteile, Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüssen

Außerdem ist folgender Vermerk Pflicht: „Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 Gewerbeordnung“

Arbeitnehmer:innen dürfen den Verweis auf eine Religionszugehörigkeit auf der Entgeltbescheinigung unkenntlich machen, wenn sie diese bei einer Behörde oder anderswo vorlegen müssen. Allerdings muss durch das Kirchensteuermerkmal erkenntlich sein, dass Kirchensteuer bezahlt wird, wenn das für den entsprechenden Grund der Vorlage von Bedeutung ist.

Für die Sozialversicherung: Die elektronische Entgeltbescheinigung

Eine andere Funktion hat die Sozialversicherungs-Entgeltbescheinigung: Um unter anderem das Krankengeld und das Mutterschaftsgeld zu berechnen, benötigen die Sozialversicherungsträger eine Entgeltbescheinigung, auf der die notwendigen Angaben zum Beschäftigungsverhältnis aufgeführt sind. Diese wird nur elektronisch übermittelt.

Für die Übermittlung der Daten an den Sozialversicherungsträger ist dabei das Verfahren „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ (kurz: DTA EEL) vorgeschrieben. Die Übertragung einer Entgeltbescheinigung an die Sozialversicherungen kann entweder mit einem systemgeprüften Programm (Software mit Zertifikat) oder mit einer systemgeprüften Ausfüllhilfe (sv.net) erbracht werden.

In welchen Fällen eine elektronische Entgeltbescheinigung notwendig ist, haben wir im Folgenden für Sie zusammengetragen:

Entgeltbescheinigung für Mutterschaftsgeld

Für den Zeitraum unmittelbar vor und nach der Geburt eines Kindes erhalten Schwangere und Mütter Mutterschaftsgeld. Konkret: In den letzten 6 Wochen vor der Geburt und bis zum Ablauf von 8 Wochen, bei Früh- und Mehrlingsgeburten bis zum Ablauf von 12 Wochen nach der Entbindung.

Das Mutterschaftsgeld soll der wirtschaftlichen Absicherung dienen und wird durch die gesetzliche Krankenversicherung gezahlt. Arbeitgeber zahlen als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld den Differenzbetrag zum Nettolohn. Der Zuschuss wird im Rahmen der Umlagekasse U2 aber vollständig von der Krankenkasse erstattet.

Die Übermittlung einer Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld an die Krankenversicherung muss erfolgen, sobald die Bescheinigung eines Arztes oder einer Hebamme für den Geburtstermin vorliegt. Zu beachten ist, dass die Bescheinigung nicht nach der Entbindung ausgestellt sein darf.

Welche Angaben für eine Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld relevant sind, können Sie hier nachlesen.

Entgeltbescheinigung für Krankengeld

Arbeitnehmer haben für 42 Kalendertage im Jahr einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Sobald ein Angestellter die Grenze von 42 Kalendertagen krankheitsbedingtem Ausfall überschreitet, erhält er Krankengeld von der Krankenkasse und der Arbeitgeber leistet keine Entgeltfortzahlung mehr.

Daher muss in solch einem Fall eine Entgeltbescheinigung Krankengeld an die Krankenkasse übermittelt werden. Die entsprechende Entgeltbescheinigung muss also erfolgen, sobald es ersichtlich ist, dass die Entgeltfortzahlung während der attestierten Arbeitsunfähigkeit enden wird.

Zu beachten: Vorerkrankungen wegen derselben Krankheit sind ggf. auf die 42 Kalendertage anzurechnen.

Welche Angaben eine Entgeltbescheinigung Krankengeld enthalten muss, können Sie hier im Detail nachlesen.

Entgeltbescheinigung für Krankengeld bei Erkrankung des Kindes

Arbeitnehmer haben Anspruch auf sogenanntes Kinderkrankengeld, wenn sie nicht arbeiten können, weil sie ein erkranktes Kind beaufsichtigen, betreuen oder pflegen müssen. Voraussetzung ist, dass eine ärztliche Feststellung vorliegt, keine andere im Haushalt lebende Person die Pflege übernehmen kann und das Kind nicht älter als 12 Jahre alt ist. Die Entgeltbescheinigung muss erfolgen, sobald ein Elternteil wegen der Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege eines kranken Kindes der Arbeit fernbleiben muss.

Die notwendigen Angaben können der letzten Lohnabrechnung und dem ärztlichen Attest entnommen werden. Wie eine Entgeltbescheinigung für Kinderkrankengeld konkret aussieht, können Sie hier nachlesen.

Entgeltbescheinigung für Übergangsgeld

Mit einer stufenweisen Wiedereingliederung kann arbeitsunfähigen Arbeitnehmern erleichtert werden, wieder in den Arbeitsalltag zurückzukehren. Als unterhaltssichernde Leistung übernehmen dann Sozialversicherungsträger (oft Rentenversicherungen) die Zahlung eines Übergangsgeldes. Es wird im Zusammenhang mit Leistungen zur medizinischen Rehabilitation oder Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben gezahlt. In solchen Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, die notwendigen Daten per Entgeltbescheinigung den Krankenkassen zu übermitteln.

Für die Entgeltabrechnung: Die Entgeltbescheinigung

Eine etwas andere Funktion hat die Entgeltbescheinigung für die Entgeltabrechnung. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, seinen Angestellten eine Entgeltabrechnung in Textform zu geben. In dieser wird der Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts dokumentiert. Diese Entgeltabrechnung wird auch Entgeltbescheinigung genannt und hat einerseits den Zweck, die Beschäftigten zu informieren, andererseits dient sie als Nachweis des Entgelts gegenüber öffentlichen Stellen oder Dritten.

In der Entgeltbescheinigung müssen mindestens Angaben zum Gesamtbruttoentgelt und den geldwerten Vorteilen enthalten sein. Standardmäßig ist auch die Religionszugehörigkeit vermerkt, diese kann aber von Arbeitnehmern bei der Vorlage gegenüber Dritten geschwärzt werden. Näheres zum Thema Lohnabrechnung können Sie nachlesen in unserem Artikel
Muster Lohnabrechnung