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Essenszuschuss für Mitarbeiter

Das müssen Arbeitgeber beachten

Arbeitgeberzuschüsse zur Verpflegung sind ein immer beliebteres Mittel, um die Mitarbeitermotivation zu fördern. Als zusätzlicher Benefit zum Arbeitslohn können sie außerdem bei der Gewinnung neuer Fachkräfte helfen. Bei der Ausgestaltung des Essenzuschusses müssen Arbeitgeber jedoch ein paar Dinge beachten, damit der Zuschuss steuerfrei bleibt.

Was ist ein Essenzuschuss?

Um Arbeitnehmer bei der Lebenshaltung zu unterstützen, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Essenszuschuss (auch Verpflegungszuschuss genannt) gewähren. Mit diesem Zuschuss erhalten die Beschäftigten kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten – entweder in der firmeneigenen Kantine oder außerhalb des Betriebs, z. B. in einer Gaststätte oder einer fremdbewirtschafteten Kantine. Für die allermeisten kleineren Unternehmen wird es sich dabei allerdings wahrscheinlich nicht rentieren, eine eigene Kantine zu betreiben.

Wichtig: Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen Anspruch auf einen Essenszuschuss. Dieser kann sich jedoch durch betriebliche Übung ergeben oder muss dann gewährt werden, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen entsprechenden Zuschuss im Arbeitsvertrag zugesagt hat.

Auf welche Weise kann der Arbeitgeber das Essen bezuschussen?

Gewährt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen Essenszuschuss für Mahlzeiten außerhalb des eigenen Betriebs, kann dieser entweder in Form von Essenmarken oder als Geldleistung gegenüber dem Betreiber der externen Gaststätte erfolgen. Unter einer Essensmarke versteht man dabei einen Gutschein oder Restaurantcheck, den der Arbeitnehmer in einer Gaststätte, einer Metzgerei o. Ä. für eine Mahlzeit einlösen kann.

Waren Essensmarken früher zumeist klassisch aus Papier, so kommen heutzutage immer öfter sogenannte „digitale Essensmarken“ zum Einsatz. Dieser Begriff ist ein wenig irreführend, da hierbei keine Essensmarken im eigentlichen Sinn zum Einsatz kommen. Stattdessen zahlt der Mitarbeiter das Essen zunächst selbst und erhält den Essenszuschuss im Nachgang. Die Abrechnung erfolgt zumeist über einen Dienstleister.

Was ist steuerlich beim Essenszuschuss zu beachten?

Beim Essenszuschuss sind für die steuerliche Beurteilung zu beachten:

  1. der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit
  2. der eigentliche Zuschuss durch den Arbeitgeber
  3. die Zuzahlung des Arbeitnehmers

(1) Der amtliche Sachbezugswert

Der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit wird durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) vorgegeben und jedes Jahr angepasst. Er ist grundsätzlich steuer- und abgabenpflichtig.

Die amtlichen Sachbezugswerte 2019 sind:

  • Frühstück: 1,77 EUR
  • Mittagessen: 3,30 EUR
  • Abendessen: 3,30 EUR

2020 steigen die Sachbezugswerte voraussichtlich auf diese Beträge an:

  • Frühstück: 1,80 EUR
  • Mittag- und Abendessen: 3,40 EUR.

(2) Zuzahlung durch den Arbeitnehmer

Bei der Versteuerung des amtlichen Sachbezugswertes kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer einen Teil der Mahlzeit selbst bezahlt oder nicht. Zahlt der Mitarbeiter nicht den vollen Sachbezugswert aus eigener Tasche, ist die verbleibende Differenz (= amtlicher Sachbezugswert – Zuzahlung des Arbeitnehmers) ein geldwerter Vorteil. Dieser Differenzbetrag ist lohnsteuer- und abgabenpflichtig. Allerdings kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil mit 25 Prozent pauschal versteuern. Ein großer Vorteil hierbei: Bei der pauschalen Versteuerung fallen keine Sozialabgaben an.

Zahlt der Mitarbeiter mindestens den Sachbezugswert selbst, liegt kein geldwerter Vorteil vor.

(3) Zuschuss durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann zusätzlich zum amtlichen Sachbezugswert bis zu 3,10 EUR steuer- und abgabenfrei hinzuschießen.

Das bedeutet, dass der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter insgesamt einen Essenszuschuss von maximal 6,40 EUR pro Mahlzeit gewähren kann (3,30 EUR Sachbezugswert + 3,10 EUR Arbeitgeberzuschuss). Zu beachten ist dabei, dass Arbeitgeber pro Arbeitstag nicht mehr als eine Mahlzeit bezuschussen können. Außerdem darf der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.

Für jeden Arbeitnehmer, der einen Essenszuschuss erhält, sind jeden Monat die Tage festzuhalten, an denen er abwesend war (z. B. durch Urlaub oder Krankheit). Eventuell zu viel ausgegebene – und nicht eingelöste – Essensmarken oder gezahlte Zuschüsse muss der Arbeitgeber zurückfordern oder für den folgenden Monat reduzieren.

Ausnahme: Auf diese Regelung kann verzichtet werden, wenn ein Arbeitnehmer im Kalendermonat an nicht mehr als 15 Tagen einen Essenszuschuss erhält und monatlich im Durchschnitt maximal 3 Tage dienstlich unterwegs ist.

Praxisbeispiel Essenzuschuss

Ausgangssituation

Der Freiburger Unternehmer U. hat mit der benachbarten Gaststätte eine Vereinbarung darüber geschlossen, dass seine Mitarbeiter mittags eine Mahlzeit für 6 Euro erhalten. Die Mitarbeiter müssen dafür nur 2,90 EUR bezahlen, die restlichen 3,10 EUR übernimmt U. Die Gaststätte rechnet dies am Monatsende entsprechend mit U. ab. Mitarbeiter M. isst an 20 Arbeitstagen im Monat in der Gaststätte zu Mittag.

Ergebnis

Der eigentliche Zuschuss des Arbeitgebers ist in diesem Fall nicht steuer- und beitragspflichtig, da er bei 3,10 Euro liegt – und damit genau dem steuerfreien Maximalbetrag entspricht. M. nimmt an 20 Arbeitstagen im Monat das bezuschusste Essen in Anspruch. Somit gewährt U. dem Mitarbeiter im Monat einen Essenszuschuss in Höhe von insgesamt 62 EUR.

Da die Zuzahlung des Mitarbeiters in Höhe von 2,90 EUR unter dem Sachbezugswert von 3,30 EUR liegt, muss allerdings die Differenz (0,40 EUR) versteuert werden. Der Arbeitgeber übernimmt die pauschale Versteuerung mit 25 Prozent, wodurch keine Sozialabgaben anfallen. Im Monat werden so 2 Euro an Lohnsteuer fällig.

25 Prozent von 0,40 EUR = 0,10 EUR

0,10 EUR x 20 Mahlzeiten = 2 EUR

Hinzu kommen auf den Betrag noch die pauschale Kirchensteuer (in Baden-Württemberg: 5,5 Prozent) und 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag. Das führt zu einer Steuerbelastung von insgesamt 2,22 EUR.

Der monatliche Gesamtaufwand für U. liegt also bei 64,22 EUR.

Konkrete Vorteile gegenüber einer Gehaltserhöhung

Erhöht ein Arbeitgeber den Lohn für seine Mitarbeiter, ist dies normalerweise mit einer hohen zusätzlichen Steuerbelastung für den Arbeitgeber verbunden. Dabei kommt nur ein Bruchteil der Lohnerhöhung überhaupt beim Arbeitnehmer an. Im Gegensatz dazu können Essenszuschüsse je nach Ausgestaltung den Benefit an den Mitarbeiter weitergeben, ohne dabei die Steuerlast zu erhöhen.

Zahlt der Arbeitnehmer den vollen Sachbezugswert von 3,30 EUR und schießt man als Arbeitgeber den steuerfreien Maximalbetrag in Höhe von 3,10 EUR pro Mahlzeit zu, bleibt die Lohnerhöhung durch den Essenszuschuss für beide Seiten komplett steuerfrei. Bei durchschnittlich 20 Arbeitstagen im Monat kommt das einer Gehaltserhöhung von netto 62 EUR im Monat oder 744 EUR im Jahr gleich. Dabei steigen die Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber nicht.

Selbst wenn der Arbeitgeber den Maximalbetrag von 6,40 EUR zuschießt und den Sachbezugswert mit 25 Prozent pauschal versteuert, fallen deutlich weniger Lohnnebenkosten an als bei einer klassischen Lohnerhöhung – und der Mitarbeiter profitiert von kostenlosem Essen. Das ist ein sehr starkes Mitarbeiterbindungsinstrument und kann ein wirkungsvolles Mittel im Kampf um begehrte Fachkräfte sein.

Sonderfall: Umwandlung von Barlohn zugunsten von Essensmarken

Der Essenszuschuss muss nicht unbedingt zusätzlich zum eigentlichen Lohn gewährt werden. Es ist auch möglich, dass die Mitarbeiter für Essenmarken oder Restaurantchecks auf einen Teil ihres Lohns verzichten. Damit sich das für die Beschäftigten rentiert, sollte diese Entgeltumwandlung aber unbedingt im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Denn dann wird steuerlich zum reduzierten Lohn nur der Sachbezugswert (3,30 EUR) hinzugerechnet. Hierbei ist allerdings darauf zu achten, dass der Wert der Essensmarke den Betrag von 6,40 EUR nicht übersteigt.

Wird die Entgeltumwandlung dagegen nicht im Arbeitsvertrag festgehalten, wird zum reduzierten Lohn der tatsächliche Wert der Essensmarke hinzugerechnet, der i.d.R. deutlich höher als der Sachbezugswert ist.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 3.500 EUR brutto im Monat. Nun verzichtet er zugunsten von Essensmarken auf 100 EUR Barlohn. Dafür erhält er 20 Essensmarken im Wert von 5,50 EUR, die er in der benachbarten Gaststätte einlösen kann. Insgesamt erhält er so einen monatlichen Sachbezug von 66 EUR (20 * 3,30 EUR). Dieser Betrag wird zum reduzierten Lohn hinzugerechnet. So kommt der Mitarbeiter auf einen zu versteuernden Bruttolohn von insgesamt 3.466 EUR (3.400 EUR + 66 EUR).

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