Als Kleinunternehmer mit wachsendem Auftragsvolumen macht man sich Gedanken um den künftigen Personalbedarf. Dabei ist es sinnvoll, die Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern gegenüber der Einstellung von Aushilfen und Teilzeitkräften (zum Beispiel als Minijob) abzuwägen.
Freier Mitarbeiter
Wann ist der Einsatz freier Mitarbeiter im Vergleich zu Aushilfen und Minijobbern sinnvoller?
Was unterscheidet einen freien Mitarbeiter von angestellten Mitarbeitern?
Freie Mitarbeiter werden für einen (oder mehrere) Aufträge für ein Unternehmen tätig. Basis ist hier kein Arbeitsvertrag, sondern ein Werkvertrag oder Dienstvertrag. Daher kommen keine arbeitsrechtlichen Bestimmungen zum tragen.
Die Vorteile eines freien Mitarbeiters im Vergleich zu einem Angestellten (aus Unternehmersicht)
Die besten Argumente für die Beschäftigung von Freien liegen auf der Hand: Sie als Unternehmer vergeben nur dann Aufträge, wenn wirklich Arbeit anliegt. In Zeiten mit schwächerer Auslastung besteht kein Drang zur künstlichen „Arbeitsbeschaffung“. Sie bezahlen also auch nur bei vorhandener Arbeit und i.d.R. nur bei Zufriedenheit mit dem Ergebnis. Sie genießen einen hohen Grad an Flexibilität und können auf Auftragsschwankungen schnell reagieren. Es gibt i.d.R. keine Kündigungsfristen, Sozialleistungen oder Abfindungen. Sie verlagern das wirtschaftliche Risiko an den Freien und konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft; Mitarbeiterführung oder Mitarbeitermotivation muss sie nicht kümmern.
Gibt es auch Nachteile bei der Beauftragung von Freien im Vergleich zur Beschäftigung von Aushilfen oder Teilzeitkräften wie Minijobbern?
Freie Mitarbeiter genießen natürlich auch ihre Freiheiten. Sie sind Ihnen gegenüber nicht weisungsgebunden, sie sind nicht Teil ihres Unternehmens. So fehlen oft die Identifikation mit den Unternehmenswerten und -zielen. Freie arbeiten natürlich auch wann und wo sie wollen. Und da sie auch Aufträge anderer annehmen, sind sie nicht unbedingt dann verfügbar, wenn Sie eine Auftragsspitze abfangen müssen. Das erlangte (Erfahrungs-)Wissen bleibt selbstverständlich auch extern, es erfolgt kein Transfer ins eigene Unternehmen.
Bei unklaren Regelungen besteht bei einer Betriebsprüfung die Gefahr von Strafen für eine eventuelle Scheinselbstständigkeit. Die damit einhergehenden Nachzahlungen können ein kleines Unternehmen schnell ins Straucheln bringen.
Kleine Entscheidungshilfe: Checkliste „Freier Mitarbeiter, eigene Teilzeitkraft oder Aushilfe“
Bei der einfachen Checkliste wählen Sie die Aussagen aus, die auf Ihre Situation zutreffen und zählen dann die Kreuze pro Spalte zusammen. Rechts sehen Sie ein entsprechendes Beispiel.
Beispiel für eine ausgefüllte Checkliste.
Wenn diese einfache Checkliste für Sie zu kurz greift, können Sie auch mit einer Gewichtung nach Punkten arbeiten. Hier ergibt sich ggf. ein differenzierteres Bild.
Rechts wieder ein Beispiel. Im Vergleich zu oben zeigt sich, dass die Entscheidung zwischen einem freien Mitarbeiter und einer Teilzeitkraft enger ausfällt als die einfache Checkliste oben suggeriert.
Beispiel für eine ausgefüllte Checkliste.
Vorbereitung: Was muss geklärt sein, wenn Sie einen freien Mitarbeiter beschäftigen möchten?
Für welchen Auftrag / für welches Projekt bzw. für welche Tätigkeiten wird der Freie beauftragt? Je nach Größe ihres eigenen Unternehmens muss klar sein, wer bzw. welche Abteilung mit dem freien Mitarbeiter zusammenarbeitet und den Auftrag überwacht. Braucht es eine detaillierte Aufgabenbeschreibung oder ein Pflichten- und Lastenheft? Gibt es einen definierten zeitlichen Endpunkt für das Projekt? Darf der Freie nach eigenem Ermessen weitere Personen einsetzen und wenn ja in welchem Umfang? Wie soll die Vergütung gestaltet sein (Festpreis, Pauschale, nach Aufwand)? Wie erfolgt der Leistungsnachweis? Nach welchen Kriterien werden Erfolg bzw. Zufriedenheit mit dem Ergebnis bemessen?
Welchen Vertrag kann man für die Beschäftigung eines freien Mitarbeiters wählen?
Im Grunde gibt es zwei Möglichkeiten: Den Werkvertrag und den Dienstvertrag. Bei einem Dienstvertrag, zu dem auch der Arbeitsvertrag zählt, steht die Erbringung bestimmter Dienste ohne Verpflichtung zum Erfolg im Mittelpunkt. Im Gegensatz dazu steht der Werkvertrag, der die Verpflichtung zur Schaffung bzw. Herstellungen eines bestimmten Werkes vertraglich regelt. Dabei garantiert der Auftragnehmer den Erfolg.
Bei der Beschäftigung eines freien Mitarbeiters sollten Sie bereits beim Vertrag das Risiko einer Einstufung zur Scheinselbstständigkeit vermeiden. Hier einige (nicht rechtsverbindliche) Tipps:
- Wählen Sie einen Dienstvertrag statt eines Arbeitsvertrages.
- Definieren Sie sowohl die Tätigkeit (Routineaufgaben sind ein Indiz für abhängige Beschäftigung) als auch das Entgelt. Der Auftragnehmer kümmert sich um freiwillige Beiträge zu den Sozialversicherungen. Da der Auftragnehmer das unternehmerische Risiko trägt, sollte er mehr verdienen als ein vergleichbarer Angestellter.
- Regelung maximaler Freiheiten für den Auftragnehmer: Die Annahme weiterer Aufträge von anderen Auftraggebern (ggf. Wettbewerber ausschließen), Arbeitszeit & -ort, den Einsatz Dritter zur Erledigung der Aufträge (ggf. nach Rücksprache).
- Keine „Insignien“ der Eingliederung schaffen, wie zum Beispiel Visitenkarten oder eine Firmen-Emailadresse.
Bei der rechtlichen Absicherung helfen zum einen ein Fach-Anwalt als auch die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund weiter.
Online Seminare „Aushilfen, Teilzeitkräfte und freie Mitarbeiter: Tipps und Tricks für Planung, Einsatz und Koordination“ & „Risiko Scheinselbstständigkeit: So stufen Sie freie Mitarbeiter richtig ein!“
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