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Geschenke und Gutscheine für Mitarbeiter

Was Arbeitgeber wissen müssen

Eine beliebte Arbeitgeberleistung sind Geschenke oder Gutscheine. Mit ihnen lassen sich Mitarbeiter unkompliziert belohnen oder motivieren. Solche Zuwendungen sind für Arbeitgeber besonders dann von Vorteil, wenn sie nicht lohnsteuerpflichtig oder beitragspflichtig in der Sozialversicherung sind. Wir zeigen, worauf Sie achten müssen, damit Sie Ihre Mitarbeiter steuer- und beitragsfrei belohnen können.

Ab wann müssen Geschenke an Mitarbeiter versteuert werden?

Prinzipiell gehören Geschenke des Arbeitgebers zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, denn sie werden letztlich aufgrund des Arbeitsverhältnisses gewährt. Gleiches gilt auch in Bezug auf die Sozialversicherung: Geschenke sind grundsätzlich beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

In der Praxis müssen aber nur Geldgeschenke immer versteuert werden: Für Geldzuwendungen gilt die Steuer- und Beitragspflicht – egal, wie gering der Betrag ist. Auch Geburtsbeihilfen oder Heiratsbeihilfen sind immer lohnsteuerpflichtig. Unentgeltliche Sachgeschenke können dagegen steuer- und beitragsfrei sein. Für die Besteuerung ist entscheidend, wie hoch der objektive Wert, d.h. der tatsächliche Geldwert, des Sachgeschenks ist.

Wie können Arbeitgeber steuerfreie Geschenke gewähren?

Eine Zuwendung ist steuerfrei und nicht beitragspflichtig in der Sozialversicherung, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind. Erstens muss sie als Aufmerksamkeit anlässlich eines persönlichen Ereignisses des Angestellten gewährt werden.

Solche Ereignisse sind zum Beispiel der Geburtstag, die Hochzeit oder der Abschied eines Angestellten. Als Geschenke sind solche vorstellbar, die im gesellschaftlichen Austausch üblich sind, beispielsweise Blumen, Pralinen oder Bücher.

Eine weitere Voraussetzung ist, dass der objektive Wert des Geschenks den Betrag von 60 EUR (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreitet. Vorteilhaft ist, dass die 60-EUR-Freigrenze für jeden Arbeitnehmer mehrfach beansprucht werden kann. Der Arbeitgeber kann demnach zu mehreren Anlässen Geschenke verteilen.

Neben den anlassbezogenen Aufmerksamkeiten sind auch solche Sachzuwendungen steuerfrei, die im ganz überwiegend betrieblichen Interesse erbracht werden, wenn der Wert nicht die 60-EUR-Freigrenze pro Mitarbeiter übersteigt. Hierzu zählen auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber im Betrieb kostenlos oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt. Verpflegung, die der Arbeitgeber anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes kostenlos oder bezuschusst zur Verfügung stellt, ist ebenfalls von der Lohnsteuer- und Beitragspflicht befreit, wenn die 60-EUR-Grenze pro Mitarbeiter nicht überschritten wird.

Beispiel

In einem Unternehmen steht ein dreitägiger außergewöhnlicher Arbeitseinsatz (Inventur) an. Der Arbeitgeber bestellt an jedem der drei Tage für alle Mitarbeiter Essen und Getränke, die im Unternehmen konsumiert werden. Die Verpflegungskosten belaufen sich pro Tag auf 20 EUR pro Person. Da die Kosten nicht die Grenze von 60 EUR pro Mahlzeit und Tag übersteigen und die Mahlzeiten anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gewährt werden, sind die Bedingungen für eine steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeit erfüllt.

Von den steuerfreien Aufmerksamkeiten abzugrenzen sind Sachbezüge für Mitarbeiter. Diese müssen nicht anlässlich eines persönlichen Ereignisses gewährt werden. Entscheidend ist, dass ihr Wert nicht höher als 44 EUR ausfällt. Aber: Hierbei handelt es sich um eine monatliche Freigrenze, das bedeutet, die Kosten für die Sachbezüge dürfen pro Mitarbeiter im Monat die 44-EUR-Grenze nicht übersteigen. Das Jahressteuergesetz 2019 regelt zudem, dass Gutscheine und Geldkarten nur dann als steuerfreie 44 EUR-Sachbezüge gelten, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Änderungen Jahressteuergesetz 2019: Das Jahressteuergesetz 2019 formuliert eine klare Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug:

Nicht als Sachbezug, sondern explizit als Geldleistung einzustufen sind zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Auch Geldkarten sind als Geldleistung zu behandeln, sofern sie über eine Barauszahlungsfunktion oder eine eigene IBAN verfügen oder sonst generell für Überweisungen oder für den Kauf von Devisen benutzt werden können.

Geldkarte und Gutscheine gelten dann als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigt.

Wie hoch dürfen Gutscheine für Mitarbeiter sein?

Ob ein Warengutschein steuerfrei ist oder nicht, hängt zunächst davon ab, ob dieser zum Einkauf beim Arbeitgeber selbst berechtigen oder aber zum Einkauf bei einem Dritten genutzt wird.

Wenn der Gutschein beim Arbeitgeber einzulösen ist, dann handelt es sich immer um einen Sachbezug. Mit dem Jahressteuergesetz 2019 gelten Gutscheine dann als Sachbezüge, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Als Belegschaftsrabatt sind solche arbeitgeberbezogenen Gutscheine bis zu 1.080 EUR pro Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei.

Dies ist aber nur der Fall, wenn es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die nicht überwiegend für den Bedarf der Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht werden.

Gutscheine, die der Arbeitnehmer kostenlos oder ermäßigt erhält und die zum Einkauf bei einem Dritten berechtigen, z. B. einem Kaufhaus, können als Sachbezug gelten. Wenn der Wert des Einkaufsgutscheins nicht höher als 44 EUR pro Kalendermonat ist und die Voraussetzungen für einen Sachbezug erfüllt sind, ist er steuer- und beitragsfrei.

Hinweis: Bei der Vergabe eines Gutscheins an den Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug, da eine unentgeltliche Wertabgabe nicht umsatzsteuerpflichtig ist.

Beispiel

Ein Benzingutschein, den der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern monatlich aushändigt, ist ein steuer- und beitragsfreier Sachbezug, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Der Arbeitnehmer kann eine bestimmte Sachleistung (Benzin) an einem entsprechenden Ort (Tankstelle) in Anspruch nehmen.
Er hat keinen Anspruch auf Geld, d.h. er kann sich den Betrag nicht auszahlen lassen.
Der Betrag des Gutscheins übersteigt nicht die Freigrenze von 44 EUR.

Achtung: Durch betriebliche Übung können auch Gutscheine und Geschenke des Arbeitgebers Anspruchscharakter bekommen. Das bedeutet, sie müssen in Zukunft regelmäßig gewährt werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitgeber seit mehreren Jahren allen Mitarbeitern ein Geburtstagsgeschenk gewährt. Das Geschenk hat in diesem Fall aufgrund der Kontinuität und der kollektiven Leistung Anspruchscharakter bekommen und kann nicht ohne Weiteres eingestellt werden.

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