Homeoffice einrichten:

In der Corona-Krise hatte das Homeoffice viele Vorteile

Jeder Arbeitgeber hat gegenüber seinen Arbeitnehmern eine Schutz- und Fürsorgepflicht. In Corona-Zeiten bedeutet dies, dass Sie dafür sorgen müssen, dass die Erkrankungsrisiken und die Gesundheitsgefahren für Ihre Beschäftigten so gering wie möglich sind.

Deshalb ist es momentan noch immer naheliegend, so viele Mitarbeiter wie möglich ins Homeoffice zu schicken und von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Dadurch reduzieren Sie nicht nur das Risiko der Ansteckungsgefahr unter den Mitarbeitern, sondern entlasten auch deren häusliche Situation. Da viele Mitarbeiter aufgrund der krankheitsbedingten Mitarbeiterausfälle von Schulen, Kindertagesstätten und Kindergärten ihre Kinder nun selbst betreuen müssen, können sie dank Homeoffice und freier Zeiteinteilung Kinderbetreuung und Arbeit unter einen Hut bekommen. Auch für Ihr Unternehmen bedeutet dies einen großen Vorteil, denn so fallen Ihre Mitarbeiter mit Kindern wenigstens nicht komplett aus.

Gleiches gilt, wenn Ihr Firmengebäude aufgrund einer Corona-Infektion geschlossen werden sollte oder wenn sich Mitarbeiter in Quarantäne begeben. In beiden Fällen können Ihre Mitarbeiter produktiv im Homeoffice weiterarbeiten, sofern ihre Position es zulässt. Dies kann Ihnen helfen, den wirtschaftlichen Schäden in Ihrem Betrieb durch die Corona-Krise vorzubeugen oder sie zumindest etwas abzumildern.

Homeoffice kann weder angeordnet noch eingefordert werden

So attraktiv Homeoffice für Sie als Arbeitgeber und ihre Beschäftigten sein kann, müssen Sie jedoch auch in Corona-Zeiten die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten. Der allererste Punkt dabei ist, dass Sie als Arbeitgeber Homeoffice nicht einfach anordnen können. In Deutschland und Österreich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Das gilt aber genauso für Ihre Beschäftigten: Auch in Corona-Zeiten hat kein Arbeitnehmer das Recht, einfach von sich aus ins Homeoffice zu wechseln.

Wo ein Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich allein nach dem Arbeitsvertrag. Ist dort kein Homeoffice vorgesehen, gilt die Betriebsstätte als zentraler Arbeitsort. Andererseits aber ist das Arbeiten im Homeoffice aufgrund einer einvernehmlichen Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihren Beschäftigten jederzeit möglich.

Praxistipp: Setzen Sie eine Zusatzvereinbarung auf

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, empfiehlt es sich, eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag aufzusetzen und von Ihren Mitarbeitern unterschreiben zu lassen. In der Zusatzvereinbarung sollten auch weitere Details zum Homeoffice (z. B. Ausstattung, Zugangsrecht, Arbeitszeit oder Arbeitszeitaufzeichnung) festgelegt werden. Außerdem sollte eine Datenschutzklausel enthalten sein. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sollte ergänzend auch eine entsprechende Betriebsvereinbarung getroffen werden.

Arbeitszeit im Homeoffice

Im Homeoffice gelten grundsätzlich die gleichen Arbeitszeiten wie sonst auch. Allerdings können und sollten Sie flexible Regelungen vereinbaren, die Ihren Beschäftigten die Möglichkeit geben, Corona-bedingte familiäre Ausnahmesituationen besser bewältigen zu können. Denkbar wären z. B. bestimmte Zeitfenster oder eine Kernzeit, in der Ihre Beschäftigten arbeiten und erreichbar sind, ansonsten aber ihre Arbeitszeit frei einteilen können.

Ein etwas heikler Punkt ist, dass Sie als Arbeitgeber auch bei Homeoffice-Tätigkeit Ihren Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) nachzukommen haben. Das bedeutet, dass Sie im Prinzip kontrollieren müssen, dass der Arbeitsplatz angemessen ausgestattet und die Gesundheit Ihrer Beschäftigten nicht gefährdet ist. Um dies tun zu können, benötigen Sie ein Zugangsrecht zum Heimarbeitsplatz, das Sie sich über die Zusatzvereinbarung geben lassen sollten. Besuchen dürfen Sie Ihre Beschäftigten aber natürlich nicht unangemeldet, sondern nur nach vorheriger Ankündigung.

Versicherungsschutz und Kosten der Ausstattung

Ihre Beschäftigten sind während der Arbeit im Homeoffice über die gesetzliche Unfallversicherung und die Berufsgenossenschaft abgesichert. Allerdings ist in der Praxis die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit oft nur schwer zu treffen. Rutscht ein Beschäftigter im Flur aus und bricht sich ein Bein, kommt es darauf an, ob er auf dem Weg zum Drucker (dienstlich) oder zur Toilette (im Homeoffice privat) war. Handelt es sich um eine private Tätigkeit, greifen die privaten Versicherungen des Beschäftigten.

Normalerweise müssen Sie als Arbeitgeber für sämtliche Kosten aufkommen, die für die Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes (Mobiliar, Material und Geräte) entstehen. Das gilt auch für laufende Kosten wie Strom, Telefon und Arbeitsmaterial. Außerdem haften Sie in einem Versicherungsfall, es sei denn Arbeitsmittel wurden vorsätzlich beschädigt. Abweichende Regelungen sollten Sie in der Homeoffice-Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag schriftlich vereinbaren.

Praxistipp: Homeoffice-Arbeitsplatz steuerlich geltend machen

Ihre Beschäftigten können ihren häuslichen Arbeitsplatz normalerweise nur in den wenigsten Fällen steuerlich geltend machen. Nur wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das Heimbüro ein eigens eingerichtetes Arbeitszimmer ist, können die Aufwendungen dafür bis zu einer Höhe von 1.250 EUR als Werbungskosten geltend gemacht werden. Im besonderen Fall der Corona-Krise sind einige Finanzverwaltungen allerdings bereit, den Jahresbetrag anteilig für die Zeit der Corona-bedingten Heimarbeit zu berücksichtigen, auch wenn ein regulärer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Datenschutz im Homeoffice

Datenschutz im Homeoffice ist ein wichtiges Thema. Ihre Beschäftigten arbeiten schließlich auch hier mit den betrieblichen Daten und tauschen diese über die Kommunikationsmittel mit Ihnen und anderen Mitarbeitern aus. Dies muss auf möglichst sichere Weise geschehen. Als Arbeitgeber müssen Sie dabei sicherstellen, dass der Datenschutz, den die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fordert, auch im Homeoffice gewährleistet ist und es nicht zu einer Vermengung von betrieblichen und privaten Daten und Informationen kommt. Im Zweifelsfall haften Sie und nicht Ihre Beschäftigten, sofern diese nicht grob fahrlässig gehandelt haben.

In jedem Fall sollten Sie dafür sorgen, dass Schutzvorkehrungen für den Datenverkehr getroffen werden. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeiter dafür sensibilisieren, dass es zu keiner Vermengung von betrieblichen und privaten Daten kommt, dass keine Privatgeräte eingesetzt werden und dass Familienmitglieder keinen Zugriff auf Unternehmensdaten haben dürfen. Jeder Mitarbeiter sollte zudem wissen, dass WhatsApp und Facebook nicht für die interne betriebliche Kommunikation genutzt werden sollten.

In sechs Schritten zum Homeoffice für Ihre Mitarbeiter

Doch wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie Ihren Mitarbeitern kurzfristig die Möglichkeit zum Homeoffice einräumen möchten? Um möglichst schnell startklar zu sein, empfehlen sich die folgenden 6 Schritte für den Einstieg:

Selbst einrichten oder externen Dienstleister beauftragen?

Bevor Sie mit der Einrichtung der nötigen Infrastruktur (Hardware und Software) für die Arbeit im Homeoffice beginnen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie oder evtl. Mitarbeiter in Ihrem Betrieb das nötige technische Wissen dafür besitzen. Lautet die Antwort auf diese Frage „Nein“ oder Sie sind sich nicht sicher, empfiehlt es sich, einen externen IT-Dienstleister mit ins Boot zu holen. Dieser kann Sie umfassend beraten.

Firmen-Notebooks mit VPN-Verbindung

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Firmen-Notebooks mit allen Programmen zur Verfügung, die sie zum Arbeiten benötigen. Sorgen Sie dafür, dass sich die Notebooks über eine VPN-Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden können. Dies lässt sich bei den meisten Routern einfach realisieren. Konkrete Anleitungen hierfür finden sich im Internet.

Netzwerklaufwerk für Daten

Lassen Sie ein Netzwerklaufwerk einrichten, das für Ihre Mitarbeiter freigegeben wird. Sie schaffen dadurch eine sichere Plattform zum Speichern und Laden von Daten. Durch zusätzliche Freigaben im Firmennetzwerk können Sie Ihren Mitarbeitern weitere Ressourcen zur Verfügung stellen.

Rufumleitung einrichten

Lassen Sie eine einfache Rufumleitung vom Diensttelefon auf das Privattelefon (Festnetz oder Smartphone) des jeweiligen Mitarbeiters einrichten, um dessen telefonische Erreichbarkeit zu garantieren.

Kostenlose Videokonferenzsysteme für die Zusammenarbeit

Videokonferenzsysteme wie Zoom oder Microsoft Teams werden zu Corona-Zeiten auch für den Unternehmenseinsatz vorübergehend kostenlos angeboten. Damit können Ihre Mitarbeiter mit den anderen Teilnehmern im Firmennetzwerk telefonieren, virtuelle Termine abhalten und Daten austauschen.

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter

Damit Ihre Mitarbeiter in der Lage sind, effektiv im Homeoffice zu arbeiten, sollten Sie sie entsprechend im Umgang mit der Technik schulen. Hierbei helfen auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen, in denen die technischen Grundlagen zusammengefasst sind (z. B. „Wie verbinde ich mich mit dem Firmennetzwerk?“, „Wie organisiere ich eine Videokonferenz mit den Kollegen?“ oder „Wie sende ich eine verschlüsselte E-Mail?“). Außerdem sollten die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei technischen Problemen wenden können.