Im Kampf um die begehrten Fachkräfte wird es für Arbeitgeber immer wichtiger, Mitarbeitern neben dem Arbeitslohn weitere Benefits zu bieten. Ein wirksamer Anreiz, um Mitarbeiter langfristig zu binden und neue Talente zu gewinnen, ist die Unterstützung bei den Lebenshaltungskosten. Neben Zuschüssen zur Verpflegung können Arbeitgeber auch Kindergartenzuschüsse und Internetzuschüsse gewähren. Wie beide Seiten hiervon am meisten profitieren, erfahren Sie hier.
Kindergartenzuschuss und Internetzuschuss
Mitarbeiter wirksam binden
So bleibt der Kindergartenzuschuss steuerfrei
Was ist ein Kindergartenzuschuss?
Unterstützt ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter finanziell bei der Unterbringung und Betreuung ihrer nicht schulpflichtigen Kinder, spricht man von einem Kindergartenzuschuss. Der Arbeitgeber kann den Zuschuss entweder an den Arbeitnehmer oder direkt an die Einrichtung zahlen.
Gut zu wissen: Der Arbeitgeber darf den Kindergartenzuschuss auch an den bei ihm beschäftigten Elternteil geben, wenn dieser gar nicht die Kosten für die Kinderbetreuung trägt, sondern der andere Elternteil, der nicht beim Arbeitgeber angestellt ist.
Wie bleibt der Kindergartenzuschuss steuerfrei?
Der Kindergartenzuschuss für Mitarbeiter ist grundsätzlich steuerfrei. Allerdings müssen hierfür verschiedene Punkte beachtet werden:
(1) Der Zuschuss muss zusätzlich zum geschuldeten Lohn erbracht werden.
Der Kindergartenzuschuss ist nur dann steuerfrei, wenn die Arbeitgeberleistung zusätzlich zum geschuldeten Lohn erbracht wird. Der reguläre Arbeitslohn darf hierfür nicht umgewandelt werden. Aber: Der Kindergartenzuschuss bleibt steuerfrei, wenn dafür eine freiwillig erbrachte Sonderleistung, wie z. B. das Weihnachtsgeld, teilweise oder ganz umgewandelt wird.
(2) Der Zuschuss muss für Kinder erbracht werden, die noch nicht schulpflichtig sind.
Sobald die Kinder schulpflichtig sind, ist keine steuerfreie Arbeitgeberleistung in Form eines Kindergartenzuschusses mehr möglich. Aus Vereinfachungsgründen gelten Kinder seit 2015 in diesem Sinne als „nicht schulpflichtig“, so lange sie noch nicht eingeschult sind. Der genaue Zeitpunkt der Einschulung variiert dabei je nach Bundesland und Zeitraum der Sommerferien.
(3) Der Zuschuss darf nur für die Unterbringung und Betreuung gewährt werden.
Ob der Kindergartenzuschuss des Arbeitgebers steuerfrei bleibt, hängt auch maßgeblich davon ab, zu welchem Zweck er gewährt wird. Steuerfrei ist die Arbeitgeberleistung nur, wenn sie für die Unterbringung und Betreuung erbracht wird. Zur Unterbringung zählen dabei auch Unterkunft und Verpflegung.
Nicht steuerfrei ist der Zuschuss allerdings, wenn er auch den Unterricht eines Kindes ermöglicht oder wenn er einem anderen Zweck als der unmittelbaren Betreuung dient, wie z. B. der Beförderung zwischen Wohnort und Kindertagesstätte.
Ebenfalls nicht steuerfrei sind Leistungen des Arbeitgebers zur Vermittlung einer Unterbringungs- oder Betreuungsmöglichkeit.
Für welche Einrichtungen darf der Arbeitgeber einen Zuschuss zahlen?
Man spricht zwar in der Regel von einem „Kindergartenzuschuss“, allerdings ist der Zuschuss nicht auf einen betrieblichen oder außerbetrieblichen Kindergarten beschränkt. Gefördert werden darf auch die Unterbringung und Betreuung in einer vergleichbaren Einrichtung. Voraussetzung dafür ist, dass die Einrichtung sowohl zur Unterbringung als auch zur Betreuung der Kinder geeignet ist.
Hierzu gehören:
- Schulkindergärten
- Kindertagesstätten (KiTas)
- Kinderkrippen
- Tagesmütter
- Wochenmütter
- Ganztagespflegestellen
- Internate, die auch nicht schulpflichtige Kinder aufnehmen
Werden Kinder lediglich im eigenen Haushalt betreut – z. B. durch Familienangehörige oder Pflegerinnen – liegen die Voraussetzungen für einen Kindergartenzuschuss nicht vor.
Wie hoch darf der Kindergartenzuschuss sein?
Steuerfreie Kindergartenzuschüsse sind betragsmäßig nicht begrenzt. Allerdings darf der Zuschuss die tatsächlichen Kosten der Kinderbetreuung nicht übersteigen.
Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber einen Nachweis über die Zahlungen an die Betreuungseinrichtung erbringen. Das kann z. B. der jährliche Bescheid über die Kindergartenbeiträge sein. Den Originalbeleg muss der Arbeitgeber zusammen mit den anderen Lohnunterlagen aufbewahren.
Kindergartenzuschuss und Sozialversicherung
Wird der Kindergartenzuschuss zusätzlich zum eigentlichen Lohn gezahlt, ist er nicht nur steuerfrei, sondern auch in der Sozialversicherung beitragsfrei.
Zuschüsse für ältere Kinder
Auch die Betreuung von älteren Kindern kann der Arbeitgeber steuerfrei bezuschussen. Allerdings nur, wenn es sich um eine kurzfristig erforderliche Betreuungsleistung handelt, die beispielsweise deshalb nötig wird, weil bei den Eltern Überstunden anfallen. Arbeitgeber dürfen für diese kurzfristig erforderliche Betreuung bis zu 600 EUR im Jahr steuerfrei hinzuschießen.
Wichtig: Dieser Zuschuss kann nur für Kinder gewährt werden, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
Das müssen Arbeitgeber beim Internetzuschuss beachten
Was kann konkret bezuschusst werden?
Neben dem Kindergartenzuschuss ist auch ein Zuschuss zur privaten Internetnutzung ein attraktiver Benefit, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gewähren können, wenn eine berufliche Nutzung erforderlich ist. Hierbei können sowohl die laufenden Kosten für die Internetnutzung als auch die Kosten für die Einrichtung des Internetzugangs bezuschusst werden.
Pauschalierung ist möglich
Steuerlich ist der Internetzuschuss als Arbeitgeberleistung deshalb vorteilhaft, da er mit 25 Prozent pauschal versteuert werden kann (zuzüglich Kirchensteuer und ggf. Solidaritätszuschlag). Voraussetzung ist hierbei, dass die Zuwendung des Arbeitgebers zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Wie beim Kindergartenzuschuss ist aber auch hier die Anrechnung auf freiwillig erbrachte Arbeitgeberleistungen möglich.
Die 50-Euro-Vereinfachungsregel
Übersteigt der Betrag für die laufende Internetnutzung nicht 50 EUR im Monat, kann der Arbeitgeber den Zuschuss ohne weitere Prüfung pauschalieren. Einzige Bedingung ist, dass der Arbeitnehmer eine Erklärung abgibt, aus der hervorgeht
- dass er einen Internetzugang besitzt und
- in welcher Höhe monatlich Kosten dafür anfallen.
Diese Erklärung muss der Arbeitgeber als Beleg aufbewahren.
Hinweis: Der Arbeitgeber geht mit der Anwendung der Vereinfachungsregel kein Risiko ein. Falls sich herausstellen sollte, dass der Arbeitnehmer die Unwahrheit gesagt hat, droht dem Arbeitgeber keine Haftung. Möglicherweise anfallende Mehrsteuern muss der Arbeitnehmer begleichen.
Internetzuschüsse, die über 50 Euro liegen
Möchte der Arbeitgeber einem Mitarbeiter mehr als 50 EUR monatlich zuschießen und pauschal versteuern, muss der Arbeitnehmer die konkreten Aufwendungen, die ihm durch die Internetnutzung entstehen nachweisen. Dafür muss er die Abrechnungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten vorlegen. Der Durchschnittsbetrag dieser drei Monate wird dann künftig der Pauschalierung zugrunde gelegt. Und zwar solange, bis sich die Verhältnisse grundlegend ändern.
Fazit: Kindergartenzuschuss und Internetzuschuss sind attraktive Benefits
Die Unterstützung der Mitarbeiter bei den Lebenshaltungskosten durch Kindergartenzuschüsse und/ oder Internetzuschüsse ist ein attraktiver Benefit. Beachten Arbeitgeber die hier beschriebenen steuerlichen Regeln, erhalten die Mitarbeiter durch die Leistungen im Prinzip eine Lohnerhöhung, die sie im Gegensatz zu dieser aber nicht versteuern müssen. Auch für den Arbeitgeber fallen dabei wenig bis gar keine Lohnnebenkosten an. Bietet ein Unternehmen diese Arbeitgeberleistungen an, kann es seine Ausgangsposition im Kampf um die begehrten Fachkräfte definitiv verbessern.
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