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Von Abmahnung bis Kündigung: Was tun, wenn es nicht (mehr) passt?

Konflikte sind nie angenehm. Oft bleibt nur, sich so fair und friedlich wie möglich von Mitarbeitern zu trennen.

Angenehm ist das nicht immer, doch zu Ihren Pflichten als Arbeitgeber gehört es auch, für ein tragfähiges  Betriebsklima zu sorgen. Weder können Sie auf Dauer unmotivierte Mitarbeiter*innen durchschleppen noch ständig Reibereien ausgleichen oder sich mit Übergriffen abfinden.

Wo gehobelt wird, fallen Späne – und wo Menschen miteinander arbeiten, fallen manchmal Abmahnungen, Aufhebungen von Arbeitsverträgen und Kündigungen an. Lesen Sie unsere Empfehlungen für ein faires und sinnvolles Konfliktmanagement bis hin zur Kündigung als Arbeitgeber.

Was tun, wenn die Stimmung sinkt, Konflikte vorprogrammiert sind oder Sie als Arbeitgeber enttäuscht von Benehmen und Performance einer Person in Ihrem Team sind? Als Arbeitgeber haben Sie sich bereit erklärt, Verantwortung zu übernehmen: Mit dem beidseitig vereinbarten Arbeitsvertrag hängt das Einkommen eines anderen Menschen – vielleicht sogar einer Familie – davon ab, wie es Ihrer Firma geht.

Das kann eine erdrückende Pflicht sein, wenn die Chemie oder Leistung nicht mehr stimmen. Doch gerade weil sich Mitarbeitende auf Sie als Chef*in verlassen, ist weder Abwarten noch Verdrängen eine Option, wenn grundsätzliche Dinge nicht (mehr) passen: Denn nur eine Firma, die nicht in Schieflage gerät, kann ihre Angestellten langfristig ernähren.

Eine Kündigung ist im Normalfall der letzte Schritt, wenn alle anderen Vorgehensweisen nicht zu der erforderlichen Verbesserung geführt haben. Sie können …

  • das Einzelgespräch für eine Klärung suchen,
  • das Team-Gespräch mit allen anbieten,
  • eine professionelle Mediation zubuchen,
  • jemanden zum Auslüften freistellen,
  • eine Abmahnung aussprechen,
  • sich auf einen Aufhebungsvertrag einigen,

… oder, wenn die Situation sich nicht verändern oder auflösen lässt, tatsächlich auch als Arbeitgeber kündigen. Es gibt viele Gründe, die zu einem Konflikt führen können, manche basieren auf Missverständnissen, andere auf Kommunikationslücken oder persönlichen Differenzen, die nicht rechtzeitig geklärt wurden.

Bevor Sie verzweifeln oder Ihre Führungsqualitäten in Frage stellen, denken Sie daran, dass es vor dem großen Knall noch viele Möglichkeiten gibt, eine Situation zu bereinigen, wenn alle Parteien daran interessiert sind. Manchmal reicht ein klärendes Gespräch.

Unter vier Augen: Das Einzelgespräch suchen

Denken Sie daran: Was für Sie ein Konflikt ist, fühlt sich für das Team-Mitglied aufgrund des Machtgefälles vielleicht wie Mobbing an. Das muss dann sehr dringend geklärt werden – natürlich auch, wenn tatsächlich solche Vorfälle in Ihrer Firma aufgetreten sind.

Menschen, die sich unter Druck gesetzt fühlen, reagieren nicht mehr nett oder logisch, sondern machen dicht, wehren ab oder werden aggressiv, werden sogar traurig oder krank.

Das ist eine Situation, in der niemand auftrumpfen, sich durchsetzen oder „gewinnen“ kann, alle Beteiligten und das Unternehmen leiden.

Konflikte an sich sind etwas völlig Normales, kleinere Unstimmigkeiten meist schnell wieder vergessen. Nur entscheiden Sie nicht, was für einen anderen Menschen ein wichtiges Thema ist: Während Sie schon drei Quartalsberichte weiter sind in Gedanken, kaut er oder sie vielleicht noch an einem Spruch auf der Weihnachtsfeier, der quer stecken geblieben ist und sich zu einer großen Geschichte gebauscht hat, die jetzt alles Denken beeinflusst.

Ob Sie etwas als wichtig oder als Mobbing einordnen würden, ist also nicht so relevant wie die Tatsache, dass der andere Mensch es tut: Sie stehen vor sehr aktuem Handlungsbedarf, wenn sich Mitarbeiter dementsprechend äußern. Aber zunächst sollte es die Gelegenheit geben, sich ohne Zeitdruck oder Publikum einfach mal zu äußern, ohne dass es eine Diskussion gibt oder sofort eine Lösung herbeigeführt werden muss. Unterhalten Sie sich an einem ungestörten Ort – fragen Sie sachlich, was los ist und hören Sie sich alles ohne Wertung an, was Ihr Gegenüber gerade stört.

Manchmal reicht es schon, dass jemand aus dem Team sich den Frust von der Seele reden kann und sich dabei ernst genommen fühlt. Fragen Sie, was Sie ändern können – und sagen Sie, welche Änderung an der Verhaltensweise Sie konkret erwarten. Je nachdem, wie das Konfliktpotenzial aussieht, kann auch das ganze Team mit ins Gespräch geholt werden, sofern alle uneingeschränkt einverstanden sind.

Auf Team-Spirit setzen: Gemeinsame Klärung antesten

Wenn alle an einem Tisch sitzen und einer hat die Rolle des „Problemkinds“, so kann das schnell zum Gegenteil der gewünschten Auflösung führen. Machen Sie also nicht eine Person zum Thema des Meetings, sondern Ihre Erwartungen, Ihre Anspruchshaltung und von Ihnen beobachtete Veränderungen in der Leistungsbereitschaft und in der Arbeitshaltung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, vielleicht auch im Sozialverhalten. Fragen Sie nach Meinungen, nach Input, nach offenen Punkten und Problemen.

Lassen Sie alle zu Wort kommen und sagen, was gut läuft und was nicht und auch konkrete Wünsche äußern. Bevor Sie jedoch ein so spannendes Teamgespräch moderieren, sollten Sie in sich gehen und prüfen, ob Sie zu den Auslösern der problematischen Situation gehören. Waren Sie gestresst, haben Sie Druck nach unten abgegeben, Ihre Erwartungshaltungen ans Team ständig höher geschraubt, ohne das praktisch Machbare abzufragen?

Nicht selten haben Führungskräfte ganz erheblichen Anteil an der Entstehung und der Eskalation von Konflikten, ohne das zu wollen oder zu bemerken.

Damit Sie nicht unbewusst und ungewollt in die Rolle eines „schwierigen“ Vorgesetzten geraten, überlegen Sie vor einem Teamgespräch, ob Sie mit den Veränderungen bei sich beginnen sollten: Räumen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Entscheidungs- und Handlungsfreiheit ein? Haben Sie Kompetenzen und Zuständigkeiten sauber und für die Mitarbeiter/-innen transparent geregelt? Haben Sie die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter/-innen richtig aufeinander abgestimmt? Begründen Sie Ihre Entscheidungen oder servieren Sie diese einfach?

Es ist keine Schande, als Führungskraft Entwicklungsprozesse zu durchlaufen, die eigenen Blind Spots zu erforschen und beispielsweise Fortbildungen zum Thema Führung und Konfliktmanagement zu besuchen – im Idealfall bevor es knallt und nicht erst dann.

Konfliktmediation durch eine*n Profi

Wenn es zu spät ist und Sie etwas für die Stimmung im Team tun müssen, bevor aus einer ansteigenden Eskalation ein richtig großes Problem wird, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf die Unterstützung durch eine professionelle Konfliktmediation zurück zu greifen. Am besten sofort. Wirtschaftsmediatorin Kirstin Nickelsen sagt dazu:

Professionelle Mediation hilft Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen dabei, Klarheit über Lösungswege zu erlangen und liefert auch gleich die Werkzeuge mit. Umsetzen müssen Sie Ihr internes Krisenmanagement dann zwar immer noch selbst, aber immerhin kennen Sie dann den Weg.

Freistellung als Deeskalationsmaßnahme oder nach Kündigung

Haben Sie schon mal dieses gewisse  „Das Gesicht kann ich nicht mehr ertragen“-Gefühl gehabt in einem Konflikt? Einige Mitarbeiter bestimmt auch, aber denen steht als Mittel zur Flucht meist nur eine Krankschreibung zur Verfügung. Sie als Chef können ihn oder sie auch heimschicken.

Die Rechtschreibung sagt dazu: „Freistellung von der Arbeit (auch Suspendierung) ist die Entbindung des Arbeitnehmers von der Pflicht zur Erbringung seiner Arbeitsleistung. Sie kann dauerhaft oder für eine begrenzte Zeit sowie durch einseitige Anordnung des Arbeitgebers oder im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer erfolgen.“ Sie kann außerdem in feindlicher oder freundlicher Absicht erfolgen, möchten wir hier noch ergänzen, denn wer hat noch nie eine Pause gebraucht, um sich zu sortieren und frisch durchzustarten?

Wenn es Ihnen darum geht, dass Sie durch örtlichen Abstand und vorübergehende Freistellung eine konkrete Verhaltensänderung erwarten, sollten Sie diese kristallklar formulieren – der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sollte es definitiv wissen, wenn die Chance noch gegeben ist, wieder vollwertig und gut integriert an den Ort des ehemaligen Konflikts zurückzukehren.

Denn in den allermeisten Fällen wird jemand freigestellt, der entweder bereits gekündigt wurde, gekündigt hat oder gekündigt werden wird. Freistellung kann dann widerruflich oder unwiderruflich erfolgen, doch tun Sie sowieso gut daran, solche Schritte vorab mit dem Anwalt Ihres Vertrauens abzuklären.

Die Abmahnung als Vermerk auch in der Personalakte

Bevor Sie jemanden kündigen und deshalb freistellen, sollten Sie die Möglichkeit prüfen, ob eine Abmahnung zur gewünschten Verhaltensänderung führen kann. Das ist beispielsweise immer dann der Fall, wenn jemand bestimmten Pflichten nicht nachkommt und auf Ermahnungen bisher nicht reagiert, vielleicht nur den sprichwörtlichen „Schuss vor den Bug“ benötigt, um sich wieder einzureihen.

Abmahnungen sind aber mehr als Ermahnungen, sie sind auch die Rechtsgrundlage für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Wenn Sie beispielsweise einem Mitarbeiter wegen Dauertrödelns oder unentschuldigten Fehlens kündigen wollen, müssen Sie ihn vorher dafür abgemahnt haben. Wichtig ist, dass in der Abmahnung ganz konkret genannt wird, welche Art von Pflichtverletzung begangen wurde, sonst ist sie ungültig.

Ebenfalls muss sie eine klare und nachvollziehbare Anweisung enthalten, wie denn pflichtgetreues Verhalten aussehen soll. Mitarbeiter sollen verstehen, was falsch war und wie es in Zukunft aussehen muss. Außerdem muss darin ausdrücklich stehen, dass eine vergleichbare Pflichtverletzung weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann. Sie können auch nicht einfach pauschal abmahnen, weil sie undefinierbar genervt sind, sondern müssen konkret nennen, was vorgefallen ist.

Bei einer Eskalation im Team besteht dann die Gefahr, dass Sie eine ganze Liste an „Fehlverhalten“ in die Abmahnung stecken, doch Vorsicht: Dann gilt sie nur, wenn jeder einzelne Vorwurf nachweislich und haltbar ist, ein nicht nachweisbarer Vorwurf entsaftet die komplette Abmahnung. Sie dürfen auch nicht ein halbes Dutzend mal abmahnen und dann plötzlich kündigen, denn bei zu vielen folgenlosen Abmahnungen für die immer gleiche Pflichtverletzung verliert die Abmahnung rechtlich ihre Warnfunktion.

Egal wie erbost Sie gerade sind, die Abmahnung muss auch verhältnismäßig sein und das Verhalten wirklich schwerwiegend genug, um gegebenenfalls eine Kündigung rechtfertigen. Im Zweifelsfall geht es dann vor Gericht: Ein guter Grund, sich entweder selbst fortzubilden oder auch hier wieder die Hilfe eines oder einer Profi in Anspruch zu nehmen, wenn Sie eine Abmahnung in Erwägung ziehen.

Tipp: Wenn die Themen Abmahnung und Kündigung bei Ihnen eine große Rolle spielen, empfehlen wir Ihnen die Schulungsaufzeichnung „Abmahnung und verhaltensbedingte Kündigung: Grundlagenwissen mit Praxisbeispielen“ von den Kollegen von Lexware. Mehr erfahren >>

Einigung auf einen Aufhebungsvertrag als Option

Ein Aufhebungsvertrag zu einem bestehenden Arbeitsvertrag ist das Mittel der Wahl, wenn alle Bemühungen zum Scheitern bestimmt sind oder man aus ganz anderen Gründen getrennte Wege gehen möchte. Rechtlich gibt es für beide Seiten einiges zu beachten (Checkliste, noch eine Checkliste) und je nachdem, wer das Arbeitsverhältnis dringend beenden möchte, werden Sie sich gegebenfalls auch über eine Abfindung unterhalten müssen, wenn Sie den Vorschlag gemacht haben.

Als Arbeitgeber kündigen

Manch­mal ist eine Kün­di­gun­g nicht zu ver­mei­den, weil Teams aus wirt­schaft­li­chen oder be­trieb­li­chen Grün­den ver­klei­nert wer­den müs­sen oder Mitarbeiter ihre Pflichten verletzen, über Jahre krank sind oder die Zusammenarbeit verweigern.

In sol­chen Fäl­len soll­ten Sie als Ar­beit­ge­ber vor Aus­spruch ei­ner Kün­di­gung über­prü­fen, ob der je­wei­li­ge Mit­ar­bei­ter über­haupt or­dent­lich ge­kün­digt wer­den kann oder ob nur ei­ne au­ßer­or­dent­li­che Kün­di­gung mög­lich ist. Die außerordentliche Kündigung ist die Erklärung des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers, das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung beenden zu wollen. Im Sprachgebrauch wird sie auch fristlose Kündigung genannt.

Wel­che Kün­di­gungs­frist Sie be­ach­ten müs­sen, ob noch andere Faktoren berücksichtigt werden müssen wie die Abstimmung mit dem Betriebsrat oder einer Schwerbehinderten- oder Integrationsvertretug, ob und wie sie „unkündbare“ Mitarbeiter*innen kündigen können und vieles mehr muss geklärt werden, am besten mit Hilfe eines auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalts, denn nichts ist unangenehmer als aufgrund eines Formfehlers einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin weiterhin beschäftigen zu müssen, die quer im Getriebe stecken.

Wichtig: Ei­ne Kündi­gung müssen Sie schrift­lich erklären, ei­ne Kündi­gung per SMS, E-Mail oder Fax wäre un­wirk­sam. Das er­gibt sich aus § 623 BGB. Außer­dem muss der­je­ni­ge, der die Kündi­gung erklärt, die Erklärung persönlich und gut leserlich un­ter­schrei­ben und sie muss dem gekündig­ten Ar­beit­neh­mer persönlich aus­gehändigt wer­den oder, am bes­ten durch ei­nen Bo­tendienst,  in sei­nen Haus­brief­kas­ten ein­ge­wor­fen wer­den.

Wenn der Mitarbeiter mit der Kündigung nicht rechnet oder sich dagegen sperrt, steigt die Möglichkeit, dass er oder sie vors Arbeitsgericht zieht. Oft wird aber jemand „nur“ deswegen nicht kündigen wollen, weil damit eine Sperre für das Arbeitslosengeld eintritt. Ein gemeinsam vereinbarter Aufhebungsvortrag senkt dann das Risiko eines Prozesses, geht dafür eventuell mit einer Forderung nach Abfindung einher.

Wenn Gespräche, Vorschläge, Entgegenkommen, Mediation und Abmahnungen nicht helfen, befinden Sie sich allerdings in der Phase von „besser ein Ende mit Schrecken als Generv ohne Ende“ und sind mit einer Abfindung fein raus, wenn danach wieder Frieden und erfolgreiche Produktivität herrscht.