Der Lohnsteuerjahresausgleich bereitet Arbeitgebern oft Kopfzerbrechen. Für die Mitarbeiter hat er jedoch positive finanzielle Auswirkungen und kann so die Bindung an den Betrieb fördern. Ob für Sie als Arbeitgeber eine Pflicht zum Lohnsteuerausgleich besteht und wie Sie ihn berechnen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Lohnsteuerjahresausgleich:
Pflicht für Arbeitgeber?
Lohnsteuerjahresausgleich: Was ist das eigentlich?
Beim Lohnsteuerjahresausgleich geht es darum, dass der Arbeitgeber einen Ausgleich vornimmt, falls von einem Arbeitnehmer im Laufe des Jahres zu viel Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abgeführt wurde. Dieser Ausgleich kann beispielsweise notwendig sein, wenn sich das Gehalt des Arbeitnehmers im Laufe des Jahres verändert oder wenn er Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld erhalten hat.
Der Lohnsteuerjahresausgleich erfolgt in der Regel mit der Dezember-Lohnabrechnung, wenn der Arbeitgeber das gesamte Jahr als Betrachtungszeitraum für die geleistete Lohnsteuer zugrunde legen kann. Der Arbeitgeber vergleicht dabei die Summe der innerhalb eines Jahres monatlich tatsächlich abgeführten Lohnsteuer mit der Jahreslohnsteuer, die rückblickend eigentlich auf das gesamte Jahr gesehen angefallen wäre.
Liegt die tatsächlich abgeführte Lohnsteuer über der eigentlichen Jahreslohnsteuer, behält der Arbeitgeber im Dezember zum Ausgleich entsprechend weniger Lohnsteuer ein und der Nettolohn des Mitarbeiters erhöht sich um die Differenz. Liegt sie unter der eigentlichen Jahreslohnsteuer, muss dies allerdings nicht korrigiert werden – sofern der Lohnsteuerabzug während des Kalenderjahres zutreffend erfolgte.
Lohnsteuerjahresausgleich vs. Einkommensteuererklärung
Der Begriff „Lohnsteuerjahresausgleich“ wird oft als Synonym für die Einkommensteuererklärung verwendet. Das ist aber falsch. Während die Einkommensteuererklärung durch den Arbeitnehmer erfolgt, wird der Lohnsteuerjahresausgleich vom Arbeitgeber vorgenommen. Außerdem umfasst die Einkommensteuererklärung nicht nur die Lohneinkünfte eines Arbeitnehmers, sondern alle Einkunftsarten (also beispielsweise auch Kapitaleinkünfte oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung).
Ist es Ihre Pflicht als Arbeitgeber einen Lohnsteuerjahresausgleich vorzunehmen?
Ob Sie die Pflicht haben, einen Lohnsteuerjahresausgleich für Ihre Mitarbeiter durchzuführen oder nicht, hängt davon ab, wie viele Arbeitnehmer Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigen:
- Bei weniger als 10 Mitarbeitern sind Sie als Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich vorzunehmen. Sie sind in diesem Fall aber dazu berechtigt.
- Beschäftigen Sie 10 Mitarbeiter oder mehr, besteht für Sie die Pflicht, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen.
Wichtig: Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter freiwillig einen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen oder dazu verpflichtet sind, müssen Sie allerdings beachten, dass Sie für bestimmte Mitarbeiter keinen Lohsteuerjahresausgleich durchführen dürfen.
Für welche Mitarbeiter darf ich keinen Lohnsteuerjahresausgleich machen?
Als Arbeitgeber müssen Sie bei jedem Mitarbeiter zuerst prüfen, ob Sie für ihn einen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen dürfen oder nicht. In folgenden Fällen darf z. B. kein Lohnsteuerjahresausgleich erfolgen:
- wenn der Arbeitnehmer es beantragt
- wenn der Arbeitnehmer nicht das ganze Kalenderjahr in Ihrem Unternehmen beschäftigt war
- wenn der Arbeitnehmer nur beschränkt steuerpflichtig ist
- wenn der Mitarbeiter für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV besteuert wurde
- wenn der Arbeitslohn der Steuerklasse V oder VI unterlag
- wenn ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag bei der Lohnsteuerberechnung zu berücksichtigen war
- wenn das Faktorverfahren angewandt wurde
- wenn der Arbeitnehmer Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld, Kurzarbeitergeld o. Ä. bezogen hat
- wenn der Arbeitnehmer an mindestens 5 aufeinanderfolgenden Tagen kein Entgelt erhalten hat (im Lohnkonto steht der Eintrag „U“)
Fristen für den Lohnsteuerjahresausgleich
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern monatlich Lohn zahlen, ist der betriebliche Lohnsteuerausgleich frühestens mit der Dezember-Lohnabrechnung des Ausgleichsjahres und spätestens mit der Abrechnung für Februar des Folgejahres möglich.
Damit deckt sich der Zeitraum mit der Frist für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.
Wie mache ich den Lohnsteuerjahresausgleich?
Wenn Sie sich an die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs für Ihre Mitarbeiter machen, sollten Sie zuallererst für jeden einzelnen prüfen, ob Sie für ihn auch wirklich einen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen dürfen. Sonst machen Sie sich die Arbeit unnötigerweise.
Dürfen Sie den Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor:
1. Jahresarbeitslohn ermitteln
Ermitteln Sie zunächst den im Lohnkonto aufgezeichneten Jahresarbeitslohn. Hierzu gehören alle laufenden und sonstigen Bezüge, die Ihrem Arbeitnehmer im Laufe des Ausgleichsjahres zugeflossen sind. Steuerfreie Bezüge und pauschal versteuerte Bezüge können Sie außer Betracht lassen.
Bei Mitarbeitern, die vor Beginn des Ausgleichsjahres das 64. Lebensjahr vollendet haben und noch in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis stehen, müssen Sie die für die aktive Tätigkeit gezahlten Arbeitslöhne um den Altersentlastungsbetrag kürzen.
Gehören zum Jahresarbeitslohn steuerbegünstigte Versorgungsbezüge, müssen Sie diese außerdem um den Versorgungsfreibetrag sowie den Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag kürzen.
2. Jahreslohnsteuer ermitteln
Ermitteln Sie im zweiten Schritt die Lohnsteuer für das gesamte Jahr. Hierfür können Sie die amtliche Lohnsteuertabelle verwenden, einen Brutto-Netto-Rechner oder auch den Lohn- und Einkommensteuerrechner des BMF.
3. Lohnsteuerjahresausgleich berechnen
Stellen Sie die Jahreslohnsteuer der Summe der tatsächlich einbehaltenen und an das Finanzamt abgeführten monatlichen Lohnsteuer gegenüber. Ist die Summe der ausgerechneten Jahreslohnsteuer niedriger als die tatsächlich abgeführte Lohnsteuer, können Sie einen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen. Die Differenz zwischen beiden Summen ist die Höhe des Lohnsteuerjahresausgleichs.
4. Lohnsteuerjahresausgleich abziehen
Verringern Sie die einbehaltene Lohnsteuer in der Dezember-Lohnabrechnung um die Höhe des Lohnsteuerjahresausgleichs und führen Sie die entsprechende Summe an das Finanzamt ab. In der Lohnsteuerbescheinigung sind nur die verminderten Beträge auszuweisen.
Wichtig: Zeichnen Sie die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs, die Berechnungen, das Ergebnis sowie die erstatteten Steuerbeträge im Lohnkonto auf.
Aufzeichnungspflichten
Die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs, die Berechnungen, das Ergebnis sowie die erstatteten Steuerbeträge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen. In der Lohnsteuerbescheinigung sind nur die um den Erstattungsbetrag verminderten Beträge auszuweisen.
Jahresausgleich auch für Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
Neben dem Jahresausgleich für die Lohnsteuer müssen Sie als Arbeitgeber auch für den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer einen Jahresausgleich vornehmen. Maßgebend sind hierfür die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge, die für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Kalenderjahr angewendet wurden.
Die Jahreskirchensteuer ist mit dem Prozentsatz zu berechnen, der am Unternehmensstandort gilt (8 oder 9 Prozent).
Der Ausgleich von Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ist jeweils ein eigenständiges Ausgleichsverfahren.
Veranlagung zur Einkommensteuer
Hat der:die Arbeitgeber:in den Lohnsteuerjahresausgleich nicht durchgeführt, ist den Arbeitnehmer:innen zu empfehlen, beim Finanzamt eine Veranlagung zur Einkommensteuer zu beantragen, sofern er:sie nicht bereits von Amts wegen zu veranlagen ist. Diese Antragsveranlagung ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn bei den Mitarbeitenden Änderungen der persönlichen Verhältnisse (z. B. Heirat) oder Steuerermäßigungsgründe (z. B. höhere Werbungskosten), die beim Lohnsteuerabzug nicht oder nicht vollständig berücksichtigt wurden, zum Tragen kommen.
Permanenter Lohnsteuerjahresausgleich
Der permanente Lohnsteuerjahresausgleich ist ein besonderes Verfahren zur Ermittlung des Lohnsteuerabzugs vom laufenden Arbeitslohn bereits während des Kalenderjahres und darf nicht mit dem betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleich am Ende des Kalenderjahres verwechselt werden.
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