Personalbedarfsplanung

Die qualitativen Methoden ermitteln, welche Anforderungen an die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen gestellt werden, um die entsprechenden Aufgaben im Unternehmen zu verrichten.

Der quantitative Personalbedarf hingegen fokussiert sich rein auf die Menge an Arbeitskräften, die benötigt werden.

Außerdem wird zwischen summarischen Methoden und analytischen Methoden unterschieden.

Summarische Methoden

Die summarischen Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs konzentrieren sich auf konkrete Zahlen und Kennzahlen. Sie sind in der Regel einfach durchzuführen.
Zu den wichtigsten summarischen Methoden gehören diese:

• Analogie – dabei stehen Verhältnisse im Fokus, die in der Vergangenheit bestanden und von denen man ausgeht, dass sie auch in Zukunft noch bestehen werden. Beispielsweise das Verhältnis vom Umsatz des Unternehmens zur Qualifikation der Angestellten zur Größe der Abteilungen im Unternehmen.
• Führungsspanne – sie beschreibt die Anzahl der Mitarbeiter:innen, die einer Führungskraft unterstellt sind.
• Statistik – Zahlen und Einblicke in die Entwicklung von Abläufen und Strukturen.
• Schlüsselzahlen – das sind unter anderem Zahlen, die besagen, wie viele Mitarbeiter:innen von einer Führungskraft geleitet werden sollten, damit die Arbeitsabläufe möglichst effizient sind.

Analytische Methoden

Die analytischen Methoden in der Personalbedarfsplanung bedienen sich sauber geführten Protokollen, die über die Aufgabendurchführung der derzeitigen Beschäftigten Auskunft geben.

Zu den analytischen Methoden gehören diese:

• Analytisches Schätzverfahren – vereint analytische und summarische Methoden miteinander, indem vorhanden Aufzeichnungen Einschätzungen gegenübergestellt werden. So werden Fehleinschätzungen vermieden, da sie immer mit den Aufzeichnungen abgeglichen werden.
• Selbstbeobachtung – Mitarbeiter:innen halten selbst fest, wie viel Zeit sie für Aufgaben benötigen. Dadurch entsteht ein Eindruck davon, wo Überbelastung herrscht.
• Laufzettelmethode – auch hier halten Mitarbeiter:innen die Zeiten fest, die sie für Aufgaben brauchen. Allerdings ist meistens noch eine Unterteilung in gesamte Projekte und Themen vorzunehmen.
• Zeitaufnahme – die Zeiten für Aufgaben werden von dritten Personen – manchmal auch von externen Unternehmen – vorgenommen.

Quantitative Personalbedarfsplanung

Die quantitative Personalbedarfsplanung fokussiert sich wie gesagt darauf, die Menge an Arbeitskräften zu bestimmen, die notwendig ist, um Aufgaben im Unternehmen nach Plan zu erledigen.

Dabei gibt es entweder ein positives oder ein negatives Ergebnis. Bei einem positiven Ergebnis ist zu wenig Personal vorhanden. Bei einem negativen Ergebnis sind es zu viele.
Je nach Ergebnis ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen, um den Personalbedarf so genau wie möglich abzudecken.

Die Maßnahmen bei zu wenigen Arbeitskräften sind unter anderem diese:

• Automatisierung von Prozessen
• Beschäftigung von Leiharbeiter:innen oder Teilzeitkräften
• Förderungen von Neueinstellungen
• Interne Versetzungen
• Konzentration auf wesentliche Aufgaben
• Steigerung der Teameffizienz

Bei zu vielen Arbeitskräften sind folgende Maßnahmen denkbar:

• Einführung anderer Arbeitszeitmodelle
• Entlassungen
• Frühzeitige Pensionierungen
• Interne Versetzungen
• Neue Aufgabenverteilung
• Sabbaticals

Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf

Der Bruttopersonalbedarf legt fest, welche Bereiche im Unternehmen wie viel Arbeitsleistung und in welcher Qualität benötigen.

Hier wird vor allem auf analytische Methoden zurückgegriffen, die durch Kennzahlen unterstützt werden. Beispiele sind die Arbeitsproduktivität und der Pro-Kopf-Umsatz.

Der Bruttopersonalbedarf berechnet sich nach dieser Formel:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

Der Nettopersonalbedarf bedient sich der Aufzeichnung von Abgängen und der Aufgaben, die dadurch betroffen sind. Er wird anhand dieser Formel berechnet:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand – Neueinstellungen + Abgänge

Qualitative Personalbedarfsplanung

Die qualitative Personalbedarfsplanung setzt die nötigen Qualifikationen der Angestellten in den Fokus. Dabei sind vor allem einzelne Faktoren zu ermitteln und zu definieren, um ein genaues Bild der Lage zu bekommen.

• Definition der Leistungen, die in Zukunft erbracht werden müssen
• Festlegung von Anforderungen, die sich aus diesen Leistungen ergeben
• Ableitung von Qualifikationen, um diese Anforderungen zu erfüllen

Dabei sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Qualifikationen, die in Zukunft nicht mehr gebraucht werden
• Anzahl der Angestellten, mit denselben Qualifikationen für Vertretungen
• Notwendige Entwicklungsmaßnahmen für bestehende Angestellte
• Qualifikationen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind
• Qualifikationen, die durch neue Angestellte ergänzt werden müssen
• Aufgaben, die von externen Dienstleister:innen übernommen werden können
• Notwendigkeit von internen und externen Expert:innen

Personalbedarf berechnen

Um den Personalbedarf zu berechnen, reicht ein Weg nicht aus. Es sind mehrere Berechnungen der einzelnen Teile notwendig. Für die einzelnen Faktoren innerhalb des Personalbedarfs gibt es Formeln zur Berechnung.

Personalbedarf berechnen: Formel

Zuerst wird der Einsatzbedarf berechnet. Dafür gilt diese Formel:

Einsatzbedarf = (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit

Anschließend folgt der Verteilzeitfaktor mit dieser Formel:

Verteilzeitfaktor = (Fehlzeiten x 100) / reale Arbeitstage

Der Reservebedarf ermittelt sich mit dieser Formel:

Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor / 100

Für den Bruttopersonalbedarf verwenden wir diese Formel:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

Und für den Nettopersonalbedarf diese Formel:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand

Personalbedarfsplanung Beispiel

Angenommen, Ihr Unternehmen will ein neues Produkt herstellen und dazu soll eine neue Abteilung eröffnet werden.
Die Ausgangssituation ist wie folgt:

• Geplant ist die Herstellung von 4.000 Aktenschränken.
• Die Herstellung eines Aktenschrankes dauert 3 Tage.
• Das Unternehmen hat 35 Mitarbeiter:innen.
• Alle Mitarbeiter:innen arbeiten 40 Stunden in der Woche an 5 Tagen, also in 8-Stunden-Schichten.
• Gearbeitet wird in 52 Wochen im Jahr.

Einsatzbedarf

Der Einsatzbedarf nach der uns bekannten Formel entsteht aus der Menge und der Zeit.

Einsatzbedarf = (4.000 x 3 x 8) / (52 x 40) = 46,2

Der Einsatzbedarf liegt also bei 46,2 Arbeitskräften.

Verteilzeitfaktor

Der Verteilzeitfaktor ist ein wenig komplexer, da dafür die Fehlzeiten einberechnet werden müssen. Wir gehen für dieses Beispiel davon aus, dass jede:r Mitarbeiter:in im Durchschnitt 64 Tage im Jahr fehlt. Dadurch bleiben 197 Arbeitstage übrig.

Verteilzeitfaktor = (64 x 100) / 197 = 32,4

Der Verteilzeitfaktor liegt bei 32,4 Prozent.

Der Reservebedarf ist wieder verhältnismäßig simpel zu berechnen, da wir jetzt die beiden Zahlen haben, die wir dafür benötigen.

Reservebedarf = 46,2 x 32,4 / 100 = 15

Der Reservebedarf liegt bei 15 Arbeitskräften.

Bruttopersonalbedarf

Auch für den Bruttopersonalbedarf haben wir jetzt alle Zahlen verfügbar:

Bruttopersonalbedarf = 46,2 + 15 = 61,2

Wir runden ab auf 61 Arbeitskräfte.

Nettopersonalbedarf

Für den Nettopersonalbedarf gehen wir davon aus, dass 2 der bereits angestellten Mitarbeiter:innen in die neue Abteilung wechseln werden. Also berechnen wir anhand des Bruttopersonalbedarfs den Nettopersonalbedarf:

Nettopersonalbedarf = 61 – 2 = 59

Sie müssen also 59 Arbeitnehmer:innen einstellen, damit Ihr Unternehmen die 4.000 Aktenschränke herstellen kann.