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Steuerfreie Arbeitgeberleistungen

So fördern Sie die Motivation und senken die Personalkosten

Manchmal heißt es leider „weniger Netto vom Brutto“: Bei einer Gehaltserhöhung bleibt beim Arbeitnehmer oft weniger hängen und der Arbeitgeber muss mehr zahlen, als ursprünglich ausgehandelt wurde. Wer seine Angestellten für gute Leistungen angemessen entlohnen oder sein Lohnmodell optimieren möchte, sollte daher so genannte steuerfreie Arbeitgeberleistungen in Betracht ziehen. Wir erklären, was diese sind, welche Vorteile sie bieten und welche Arten es gibt.

Was ist eine steuerfreie Arbeitgeberleistung?

Eine steuerfreie Arbeitgeberleistung ist eine Zuwendung an den Arbeitnehmer, die von der Lohnsteuer befreit ist. Das kann zum Beispiel ein Tankgutschein, eine Internetpauschaule oder ein Fahrtkostenzuschuss sein. Solche besonderen Arbeitgeberleistungen werden auch oft geldwerte Vorteile, Gehaltsextras oder Sachbezüge genannt. Da diese allerdings nicht immer von der Lohnsteuer befreit sind, sollten sie nicht per se gleichbedeutend mit dem Begriff „steuerfreie Arbeitgeberleistungen“ verwendet werden.

Welche Vorteile bieten steuerfreie Arbeitgeberleistungen?

Nicht nur eine Gehaltserhöhung kann motivieren: Auch mit steuerfreien Zuwendungen können Arbeitgeber ihre Angestellten für besonderen Einsatz und treue Dienste belohnen, dadurch die Motivation steigern und sie an das Unternehmen binden. Der größte Vorteil, den steuerfreie Arbeitgeberleistungen gegenüber Gehaltserhöhungen haben, ist nämlich, dass mit ihnen die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Belastung beider Parteien optimiert wird.

Beispiel: Eine Gehaltserhöhung von 100 EUR für einen Angestellten, der 3.000 EUR verdient und der Steuerklasse I zugeordnet ist, kostet den Arbeitgeber aufgrund seines Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung tatsächlich 119 EUR. Der Arbeitnehmer hingegen erhält durch die erhöhte Steuerbelastung von den 100 EUR nur 53 EUR.

Im Unterschied zur klassischen Gehaltserhöhung werden steuerfreie Arbeitgeberleistungen im Kontext einer Gehaltserhöhung genutzt, um die Steuerbelastung beim Arbeitnehmer sowie die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers nicht zu erhöhen. Der Wert der steuerfreien Zuwendung bleibt so wie ursprünglich angedacht.

Wie funktioniert eine Gehaltsumwandlung?

Steuerfreie Zuwendungen sind aber mehr als eine Alternative zu Gehaltserhöhung: Sie können auch zur Optimierung des Gehalts verwendet werden. Mit steuerfreien Gehaltsextras kann der Lohn durch eine Gehaltsumwandlung beispielsweise so optimiert werden, dass der Bruttolohn niedriger aber der Nettolohn höher ausfällt als vor der Umstellung. So wird einerseits die Steuerbelastung, andererseits die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge reduziert. Und Sie als Arbeitgeber sparen Personalkosten.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Eine solche Vergütungsoptimierung ist zulässig und wird auch von der Finanzverwaltung akzeptiert, wenn die steuerfreie Arbeitgeberleistung die folgenden Voraussetzungen erfüllt:

  • Die Zuwendung muss vor der Fälligkeit der Lohnzahlung vereinbart worden sein.
  • Sie muss zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Nur dann ist sie steuerfrei und auch nicht sozialversicherungspflichtig.
  • Sie muss ernsthaft gewollt und langfristig wirksam
  • Sie muss arbeitsrechtlich zulässig
  • Sie darf nicht an eine Rückfallklausel gekoppelt Ein solcher Rückfall würde eintreten, wenn bei Wegfall der Zusatzvergütung der Arbeitnehmer statt des Gehaltsextras einen entsprechend erhöhten Bruttolohn erhält. Die Arbeitgeberleistung wird dann nicht zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt und die Bedingungen der Steuerfreiheit sind nicht mehr gültig.

Welche Arten von Arbeitgeberleistungen gibt es?

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten von Arbeitgeberleistungen, von denen aber nicht alle für eine steuerfreie Gehaltsumwandlung genutzt werden können:

  • Arbeitgeberleistungen mit Zusätzlichkeitserfordernis: Diese Leistungen müssen zusätzlich zum normalen Lohn ausgezahlt werden. Nur dann erfüllen sie die Voraussetzungen der Steuerfreiheit. Hierunter fallen Jobtickets, der Kindergartenzuschuss, Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, Betreuungsleistungen, die Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern, die pauschalbesteuerte PC-Übereignung sowie der pauschalbesteuerte Fahrtkostenzuschuss.
  • Problemlos umwandelbare Vergütungsbestandteile: Diese Leistungen können mit dem normalen Lohn verrechnet werden, d.h. der Arbeitslohn wird zugunsten dieser Gehaltsextras herabgesetzt. Für die Steuerfreiheit müssen keine besonderen Voraussetzungen erfüllt sein. Hierunter fallen die betriebliche Altersvorsorge, die Privatnutzung von PC & Co., Essensmarken, Erholungsbeihilfen, Sachzuwendungen bis 44 EUR, Personalrabatte bis 1.080 EUR, Gestellung eines (Elektro-)Fahrrads, Werkzeuggeld, Berufskleidung sowie eine Vermögensbeteiligung am Kapital des Unternehmens.
  • Nicht umwandelbare Lohnbestandteile: Arbeitgeberleistungen, die im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse sind, zählen prinzipiell nicht zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Lohn. Die Finanzverwaltung erachtet Gehaltsumwandlungen zugunsten solcher Leistungen als unzulässig. Zu den nicht umwandelbaren Leistungen zählen die unentgeltliche oder verbilligte Parkplatzgestellung für Privatfahrzeuge des Arbeitnehmers sowie anlassbezogene Aufmerksamkeiten bis 60 EUR.

In unserer Serie zum Thema Arbeitgeberleistungen stellen wir die einzelnen Gehaltsextras im Detail vor. Hier erfahren Sie alles Wichtige und können abschätzen, welche Leistung sich für Sie als Arbeitgeber anbietet. Die Benefits haben wir unterteilt in: