Übungsleiter sind ein zentraler Bestandteil des Vereinslebens. Sie geben den Vereinen durch ihre meist nebenberuflich ausgeübte Tätigkeit den nötigen Rückhalt und sind Dreh- und Angelpunkt eines gut funktionierenden Vereins. Der besonderen Rolle von Übungsleitern wird deshalb mit der Übungsleiterpauschale Tribut gezollt. Bei der Betriebsprüfung im Verein kann sie allerdings zum Problem werden und bei falscher Einschätzung zu erheblichen Nachzahlungen führen. Wir zeigen, was es zu beachten gibt.
Die Übungsleiterpauschale
Was steckt dahinter?
Hinweis: Artikel aktualisiert im Januar 2021 auf Basis der gesetzlichen Änderungen zum Jahreswechsel.
Was ist die Übungsleiterpauschale?
Die Übungsleiterpauschale (auch Übungsleiterfreibetrag genannt) ist eine steuerbefreite Vergütung bei sozialem Engagement, die bis zu einer Höhe von 3.000 EUR gewährt wird. Der Staat belohnt damit die Leistung, die Übungsleiter für das Vereinsleben erbringen, und möchte gleichzeitig bürgerschaftliches Engagement fördern.
Die Übungsleiterpauschale ist an diese Voraussetzungen geknüpft:
- Die Tätigkeit als Übungsleiter darf nicht im Hauptberuf ausgeübt werden, sondern muss nebenberuflich erfolgen. Eine nebenberufliche Tätigkeit setzt dabei keinen Hauptberuf voraus! Eine Tätigkeit gilt vielmehr dann als nebenberuflich, wenn sie zeitlich nicht mehr als 1/3 eines vergleichbaren Vollzeitberufs in Anspruch nimmt.
- Die Übungsleitertätigkeit muss für eine öffentliche oder öffentlich-rechtliche Institution im Inland oder EU-/EWR-Ausland oder für eine von der Körperschaftssteuer befreite, gemeinnützige Organisation ausgeübt werden.
- Die Einnahmen als Übungsleiter gelten bis zu einem Jahresbetrag von 3.000 EUR als steuerfreie Aufwandsentschädigungen. Der Jahresbetrag stellt aber keine Grenze für die Höhe des Einkommens dar, nur muss über den Jahresbetrag hinausgehendes Einkommen normal versteuert werden.
Beispiele für Übungsleitertätigkeiten
Typische Tätigkeiten eines Übungsleiters sind:
- Trainer bei Fußballvereinen
- Dozententätigkeit an Volksbildungswerken
- Chorleiter oder Dirigent bei Musik- oder Gesangsvereinen
- Pfleger oder Erzieher
- Künstlerische Tätigkeiten wie Musizieren oder Singen
- Rettungssanitäter, wenn die Voraussetzungen nach § 3 Nr. 26 EStG erfüllt sind
Die Alternative zur Übungsleiterpauschale: der Freibetrag für ehrenamtliche Tätigkeit
Für andere nebenberufliche Tätigkeiten im öffentlichen oder gemeinnützigen Dienst gibt es den Ehrenamtsfreibetrag (auch Ehrenamtspauschale genannt) in Höhe von 840 EUR jährlich (70 EUR monatlich). Die steuerfreie Ehrenamtspauschale gehört nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. Der Freibetrag ist im Gegensatz zur Übungsleiterpauschale ein allgemeiner Freibetrag, der an keine bestimmten Tätigkeiten gebunden ist.
Können Pauschalen kombiniert werden?
Ist jemand bei zwei verschiedenen Vereinen tätig, kann der Übungsleiterfreibetrag beider Vereine kombiniert bzw. steuerfrei erhalten werden, solange der Freibetrag von 3.000 EUR nicht überschritten wird. Der Mehrbetrag muss dann normal versteuert werden.
Die Ehrenamtspauschale und die Übungsleiterpauschale können nicht beide gleichzeitig für dieselbe Tätigkeit in Anspruch genommen werden. Bei verschiedenen Tätigkeiten besteht aber die Möglichkeit beide Pauschalen zu kombinieren. Der Verein sollte dann aber darauf achten, beide Entgelte getrennt zu überweisen. Beispiel: Eine Person ist zusätzlich zu seiner Tätigkeit als Chorleiter im gleichen Verein auch als Sänger tätig. Beide Pauschalen können dann beansprucht werden.
Eine Frage, die in Vereinen oft gestellt wird, ist: Kann ein Übungsleiter, der als Minijobber auf 520-Euro-Basis angestellt ist, auch für die Übungsleiterpauschale qualifiziert sein? Da die Pauschale kein Gehalt, sondern eine Aufwandsentschädigung darstellt, ist die Kombination mit dem Minijob möglich. Die Übungsleiterpauschale kann zusätzlich gezahlt werden: Ein Verein kann Übungsleitern also insgesamt 770 EUR (520 EUR + 250 EUR) steuerfrei zahlen.
Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale für Helfer in Corona-Impfzentren
Freiwillige Helfer in Corona-Impfzentren, die direkt an der Impfung beteiligt sind, d. h. in Aufklärungsgesprächen oder direkt beim Impfen, haben Anspruch auf die Übungsleiterpauschale.
Helfer, die nebenberuflich in der Verwaltung und Organisation von Impfzentren aktiv sind, erhalten die Ehrenamtspauschale. Teilweise wird die Ehrenamtspauschale auch für ehrenamtliche Helfer in Corona-Testzentren gewährt.
Wie bestimmt man, ob ein Übungsleiter Angestellter oder freier Mitarbeiter ist?
Für die Übungsleiterpauschale an sich ist es egal, ob die Übungsleitertätigkeit selbstständig ausgeübt wird oder nicht. Wichtig wird die Frage, ob der Übungsleiter Angestellter oder freier Mitarbeiter ist, allerdings bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung. Vereine beschäftigen Übungsleiter oft im Irrglauben, diese seien freie Mitarbeiter, obwohl sie tatsächlich als normale Angestellte einzustufen sind und dann auch unter anderem versichert werden müssten.
Im Falle einer Betriebsprüfung kann es dann zu empfindlichen Nachzahlungen für betroffene Vereine führen. Vereine müssen daher individuell prüfen, welchen Status Übungsleiter haben. Bei der Einschätzung des Übungsleiters ist der Grad der Abhängigkeit vom Verein ausschlaggebend. Diese Fragen können bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung helfen:
- Findet das Training in eigener Verantwortung statt? Merkmale für die eigene Verantwortung sind, dass der Übungsleiter zum Großteil selbst festlegt, wie lange und wo das Training stattfindet und auch die Inhalte selbst bestimmt. Außerdem stimmt er sich wegen der Nutzung von Sportanlagen mit anderen im Verein Tätigen ab.
- Wie ist der zeitliche Aufwand und wie fällt die Vergütung des Übungsleiters aus? Je geringer beides ausfällt, desto mehr spricht für seine Selbstständigkeit.
- Gibt es vertraglich vereinbarte Ansprüche? Ansprüche auf durchgehende Bezahlung bei Urlaub oder Krankheit sowie Ansprüche auf Weihnachtsgeld oder ähnliche Sonderzahlungen sprechen für ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis.
Tipp: Zur Sicherheit kann man sich bei den regional zuständigen Stellen des Steuer- und Sozialversicherungsrechts Rat einholen oder ein Statusanfrageverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund beantragen.
Welche Folgen hat der Status des Übungsleiters auf die Versicherungspflicht?
Hat die Überprüfung ergeben, dass der Übungsleiter ein Angestellter in einem Minijob-Arbeitsverhältnis ist, dann muss der Arbeitgeber für den Minijob pauschale Sozialversicherungsbeiträge zur Krankenversicherung in Höhe von 13 % und zur Rentenversicherung in Höhe von 15 % entrichten.
Aber: Nur, weil ein Übungsleiter nicht Angestellter, sondern selbständig tätig ist, bedeutet das nicht automatisch, dass für ihn keine Rentenversicherungspflicht gilt.
Selbstständige Übungsleiter unterliegen immer der Rentenversicherungspflicht, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer selbstständigen Tätigkeit keine Arbeitnehmer beschäftigen.
Welche arbeitsrechtlichen Folgen hat der Status?
Wenn der Übungsleiter als Angestellter einzustufen ist, sind verschiedene Regelungen für Arbeitsverhältnisse zu beachten:
- Der Kündigungsschutz sowie Kündigungsfristen sind einzuhalten.
- Es besteht ein Anspruch auf bezahlten Urlaub und Entgeltfortzahlung.
- Der Beschäftigtendatenschutz ist zu beachten.
- Der gesetzliche Mindestlohn muss gezahlt werden.
- Bei Minijobs und kurzfristigen Beschäftigungen muss zudem die Arbeitszeit aufgezeichnet werden (die Aufzeichnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden).
Außerdem muss ein Minijob-Arbeitsvertrag abgeschlossen werden. Für angestellte Übungsleiter ist der „Freie Mitarbeiter-Vertrag als Übungsleiter/Sport“ des Deutschen Olympischen Sportbundes zu empfehlen. Dies gilt, sofern die Einnahmen des Übungsleiters nicht 700 EUR (Summe aus Minijob und Übungsleiterpauschale) übersteigt.
Welche steuerrechtlichen Folgen hat der Status?
Der Freibetrag bis 3.000 EUR zählt nicht als Arbeitsentgelt. Ist der Verdienst aber höher, fällt Lohnsteuer an. Außerdem sind dann die Vorschriften über geringfügig entlohnte Beschäftigungen anzuwenden. Falls das Honorar 700 EUR (450 EUR und 250 EUR) monatlich nicht übersteigt, ist die Pauschalsteuer von 2 % vom Verein an die zuständige Bundesknappschaft zu entrichten. Falls der Verdienst aber höher als 700 EUR ist, muss der Angestellte nach den gespeicherten Lohnsteuermerkmalen besteuert werden. Der steuerpflichtige Lohn ist dann um den Pauschalbetrag von 250 EUR monatlich zu vermindern.
Was droht bei einer falschen Zuordnung?
Wenn der Übungsleiter vom Verein fälschlicherweise als freier Mitarbeiter und nicht als Angestellter eingestuft wurde, so hat das bei einer Betriebsprüfung schwerwiegende Folgen. Im Rahmen von Verjährungsvorschriften müssen dann rückwirkend entsprechende Beiträge gezahlt werden.
Tipp: Wenn das für den Übungsleiter gezahlte Entgelt monatlich 250 EUR übersteigt, sollte der Verein sicherheitshalber zunächst davon ausgehen, dass es sich um ein Angestelltenverhältnis handelt und im besten Fall eine Statusfeststellung vornehmen lassen. In der Praxis sind Übungsleiter nämlich meistens nicht selbstständig, sondern gelten als geringfügig Beschäftigte.
FAQ: Fragen und Antworten zur Übungsleiterpauschale
Wie viel Stunden darf ein Übungsleiter arbeiten?
Die Tätigkeit als Übungsleiter muss nebenberuflich erfolgen. Eine Tätigkeit gilt dann als nebenberuflich, wenn sie zeitlich nicht mehr als 1/3 eines vergleichbaren Vollzeitberufs in Anspruch nimmt. Geht man von 40 Stunden als Vollzeit-Job aus, darf die Übungsleitertätigkeit die 13h pro Woche nicht überschreiten.
Was passiert, wenn Sie die Übungsleiterpauschale überschritten haben?
Die Übungsleiterpauschale ist keine Einkommensgrenze. Über den Jahresbetrag hinausgehendes Einkommen muss dann nur normal versteuert werden.
Kann man in mehreren Vereinen eine Übungsleiterpauschale beantragen?
Ist jemand bei zwei verschiedenen Vereinen tätig, kann der Übungsleiterfreibetrag beider Vereine kombiniert bzw. steuerfrei erhalten werden, solange der Freibetrag von 3.000 EUR nicht überschritten wird. Der Mehrbetrag muss dann normal versteuert werden.
Wie wird Übungsleiterpauschale versteuert?
Die Übungsleiterpauschale ist bis zum Freibetrag von 3000 € pro Jahr steuerfrei.
Was muss der Verein bei der Übungsleiterpauschale beachten?
Wichtig ist Klarheit bei der Einstufung des Übungsleiters als Angestellter oder freier Mitarbeiter, da diese Einstufung relevant für die versicherungsrechtliche Beurteilung ist. Bei falscher Einstufung drohen im Falle einer Betriebsprüfung empfindliche Nachzahlungen. Im Zweifelsfall lassen Sie eine Statusfeststellung durchführen.
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