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Urlaub & Erholung

Was Arbeitgeber über das Urlaubsrecht wissen müssen

Die Urlaubszeit ist wichtig, um sich vom Arbeitsalltag zu erholen und um Kraft zu schöpfen für die kommenden Herausforderungen. Damit für Sie als Arbeitgeber beim Urlaubsmanagement auch nichts schiefläuft und sich Ihre Angestellten richtig entspannen können, sollten Sie sich mit den zentralen Punkten des Urlaubsrechts auskennen. Welche Urlaubsregelungen für Sie als Arbeitgeber wichtig sind, erfahren Sie hier.

Urlaubsrecht – hier steht’s geschrieben:

Alle Regelungen und Vorschriften zum Erholungsurlaub für volljährige Arbeitnehmer finden sich im Bundesurlaubsgesetz (BurlG). Für bestimmte Personengruppen wie bspw. Jugendliche und Schwerbehinderte gibt es Sondergesetze.

Wer hat einen Urlaubsanspruch?

Alle Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Arbeitnehmer sind im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes:

  • Arbeiter und Angestellte
  • Beschäftigte in Berufsausbildung: Auszubildende, Praktikanten, Volontäre
  • Arbeitnehmerähnliche Personen, die von einem Auftraggeber wirtschaftlich abhängig sind, z.B. Handelsvertreter oder Heimarbeiter

Eine weitere Voraussetzung, die erfüllt sein muss: Ein voller Urlaubsanspruch entsteht in einem neu begründeten Arbeitsverhältnis erst, wenn eine Wartezeit von 6 Monaten verstrichen ist. Während dieser Wartezeit hat ein neuer Arbeitnehmer nur einen Teilanspruch. In einem laufenden Arbeitsverhältnis entsteht der volle Urlaubsanspruch hingegen mit jedem neuen Kalenderjahr.

Wer Arbeitnehmer ist und 6 Monate oder länger in einem Unternehmen arbeitet, hat einen regulären, vollen Urlaubsanspruch.

Haben auch Minijobber einen Urlaubsanspruch?

Minijobber bzw. geringfügig Beschäftigte und Aushilfen, haben den gleichen gesetzlichen Urlaubsanspruch wie alle anderen Arbeitnehmer auch. Die Berechnung des Urlaubsanspruchs erfolgt nach demselben Prinzip wie bei Teilzeitbeschäftigten. Wie der Urlaubsanspruch berechnet wird, erfahren Sie weiter unten.

Auch Minijobber haben selbstverständlich einen Urlaubsanspruch. Mehr zum Thema Minijob und den häufigsten Missverständnissen, lesen Sie hier.

So viel Urlaub müssen Arbeitgeber gewähren

Der durch das BUrlG gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechstagewoche und 20 Werktage bei einer Fünftagewoche.

Der gesetzliche Mindesturlaub darf vom Arbeitgeber nicht verkürzt, sondern nur verlängert Wenn Sie als Arbeitgeber nichts festlegen, gilt für Ihre Arbeitnehmer der gesetzliche Mindesturlaub.

Die Urlaubsformel – Urlaubsberechnung leicht gemacht

Besonders bei Teilzeitbeschäftigten stellt sich für Arbeitgeber die Frage, wie der gesetzliche Mindesturlaub gemäß BUrlG berechnet werden kann. Diese Formel hilft dabei:

⇒ Gesamtdauer des Urlaubs eines Vollzeitbeschäftigten / regelmäßige Wochenarbeitstage eines Vollzeitbeschäftigten * Wochenarbeitstage des Teilzeitbeschäftigten

Zu beachten ist, dass für die Berechnung nicht die wöchentlichen Arbeitsstunden entscheidend sind, sondern die Wochenarbeitstage. Dabei ist die Durchschnittszahl der Arbeitstage pro Woche maßgebend.

Beispiel

Urlaubsberechnung eines Teilzeitbeschäftigten mit 3 Wochenarbeitstagen bei vertraglich festgelegten 30 Urlaubstagen für Vollzeitbeschäftigte: 30 (Vollzeit-Urlaubstage) / 5 (Vollzeit-Arbeitstage) * 3 (Teilzeit-Arbeitstage) = 18 Urlaubstage des Teilzeitbeschäftigen

Müssen Arbeitnehmer einen Urlaubsantrag stellen?

Für den Urlaubsantrag gibt es keine Formerfordernis. Er kann also sowohl schriftlich oder auch mündlich gestellt werden. Es ist aber für beide Parteien, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zu empfehlen, den Urlaubsantrag schriftlich einzureichen. Der Arbeitgeber kann so dokumentieren, wie viel Urlaubstage er bereits gewährt hat. Der Arbeitnehmer hat hingegen einen Beleg für seinen eingereichten und gegebenenfalls gewährten Urlaub.

⇒ Es ist zu empfehlen, einen schriftlichen bzw. elektronischen Urlaubsantrag von Ihren Arbeitnehmern einzufordern. Idealerweise stellen Sie Ihren Arbeitnehmern eine Vorlage zur Verfügung.

Was bei der Erteilung von Urlaub beachtet werden muss:

Der Arbeitnehmer darf Urlaub nicht auf eigene Faust antreten, denn: Als Arbeitgeber bestimmen Sie wann und wie lange der Arbeitnehmer Urlaub nehmen kann. Das BUrlG sieht aber bestimmte Einschränkungen des Weisungsrechts von Arbeitgebern vor, die Sie bei der Urlaubserteilung einhalten müssen:

  • Die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers müssen berücksichtigt Nur unter zwei Bedingungen können die Wünsche des Arbeitnehmers überstimmt werden:
    • Dringende betriebliche Belange: Diese liegen vor, wenn es im Betrieb zu personellen Engpässen kommt, sich die Auftragslage plötzlich ändert oder Abschluss- und Inventurarbeiten für den Jahresabschluss anfallen.
    • Urlaubswünsche sozial vorrangiger Arbeitnehmer: Sozial vorrangige Arbeitnehmer sind bei der Urlaubsplanung in der Regel mit Priorität zu berücksichtigen. Entscheidend sind bei der Prüfung der Vorrangigkeit, die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Alter der Arbeitnehmer, der Familienstand und die Zahl der schulpflichtigen Kinder.
  • Der Urlaub muss zusammenhängend gewährt Eine Ausnahme ist nur bei dringenden betrieblichen Belangen oder bei in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründen möglich. Einer der Urlaubsteile muss mindestens 12 Werktage zusammenhängend gewährt werden (bei einer Sechstagewoche). Auf eine Woche mit fünf Arbeitstagen heruntergerechnet, sind das mindestens 10 zusammenhängende freie Arbeitstage.
  • Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. In den meisten Unternehmen ist der Stichtag der 31. März. Nur in Ausnahmefällen ist eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr möglich.

Kann der Urlaub gekürzt werden?

Der gesetzliche Mindesturlaub darf aufgrund von Fehlzeiten wegen Mutterschutz oder krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit nicht gekürzt werden. Möglich ist dagegen eine Urlaubskürzung um 1/12 des Urlaubs für jeden Kalendermonat der Elternzeit, des Wehrdienstes oder der Pflegezeit. Für den Arbeitnehmer muss aber deutlich sein, dass der Arbeitgeber den Urlaub kürzen möchte. Er muss ihm diese Kürzung daher deutlich vermitteln.

Der Arbeitgeber muss bei einer Urlaubskürzung eine empfangsbedürftige rechtsgeschäftliche Erklärung abgeben.

Was ist bei vertraglichem Mehrurlaub zu beachten?

Möchten Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer mehr als den gesetzlichen Mindesturlaub gewähren, sollten Sie dies vertraglich festhalten. Wichtig ist für Sie, dass solcher freiwillig gewährter Mehrurlaub grundsätzlich nicht unter die Schutzvorschriften des BUrlG fällt: Es können für den Mehrurlaub daher andere Regelungen vereinbart werden, die für den Arbeitnehmer ungünstiger ausfallen. Möglich wäre bspw. eine Kürzungsregelungen des Mehrurlaubs bei Fehlzeiten aufgrund von Krankheit.

Das gilt bei Krankheit im Urlaub

Wenn ein Arbeitnehmer während seines bezahlten Erholungsurlaubs krank wird, werden die Krankheitstage nicht von seinen Urlaubstagen abgezogen. Dies gilt aber nur, wenn er dem Arbeitgeber ein ärztliches Attest vorlegt.

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, den wegen der Krankheit nicht verbrauchten Urlaub zu gegebener Zeit nachzuholen. Den Urlaub selbstständig um die Krankheitstage verlängern darf der Arbeitnehmer aber nicht.

Urlaubsverfall – der Arbeitgeber muss informieren

Als Arbeitgeber müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Beschäftigten in der Lage sind, den ihnen zustehenden Urlaub zu nehmen. Das bedeutet, Sie müssen Ihre Beschäftigten förmlich dazu auffordern Urlaub zu nehmen. Nur wenn der Arbeitgeber seine Beschäftigten über noch ausstehenden Urlaub informiert hat und sie aufgefordert hat diesen zu nehmen, verfällt der Urlaub zum Jahresende bzw. zum 31. März des Folgejahres.

Der Arbeitgeber muss seine Beschäftigten über die Anzahl der noch ausstehenden Urlaubstage informieren. Ansonsten verfällt der Resturlaub nicht.