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Vom Anforderungsprofil zur Stellenausschreibung

Der erste Eindruck, den Bewerber*innen von Ihnen und Ihrem Unternehmen erhalten, wird durch die Jobanzeige bestimmt.

Wer heute eine Stelle sucht, schaut im Internet nach geeigneten Positionen – ebenso wie laut einem Stepstone Survey bereits über 80% der Firmen online inserieren. Das sind gute Voraussetzungen, um Recruiting zu steuern: Wenn Ihr frisches Jobangebot einige wesentliche Kriterien erfüllt, landen nur Bewerber*innen bei Ihnen, die auch wirklich zu Ihrem Unternehmen passen. Das erreichen Sie, indem Sie zunächst ein richtig gutes Anforderungsprofil erstellen.

Manche Stellenanzeigen lesen sich fast wie Einkaufszettel. An der Idee ist natürlich auch etwas Wahres dran: Als zukünftiger Arbeigeber haben Sie Wünsche und Erwartungen, möchten gerne eine gute Auswahl treffen können: Schließlich liegt die unternehmerische Verantwortung bei Ihnen, wenn Sie Menschen einstellen.

Doch um die Voraussetzungen zu schaffen, dass spannende Bewerber*innen gerne überhaupt in Ihre Auswahl kommen möchten, ist hochwertige Vorarbeit nötig

Damit das auf Anhieb klappt, haben wir praxistaugliche Hinweise, eine Checkliste für Ihre Stellenanzeige und fünf wichtige Tipps für Sie.

Der wichtigste Hinweis zuerst: Füllen Sie nicht einfach irgendwelche Infos in die Formularfelder der Jobportale – setzen Sie sich hin und machen Sie ein Konzept. Denn in jedem Fall sollten Sie die Aufgabenbereiche genau abgrenzen und beschreiben, welche Kandidat*innen Ihrer Meinung nach gut darauf passen. Die Tätigkeitsschwerpunkte müssen vollständig und allgemeinverständlich ausformuliert sein, ebenso wie Ihre Erwartungen: Welche Hard Skills, welche Soft Skills setzen Sie voraus und welche können im Job erworben werden?

Wenn Lernprozesse vorausgesetzt werden, weil das Aufgabengebiet gerade erst entsteht oder eine Nachwuchskraft eingestellt wird: Welche Ziele sollen in ein, zwei oder fünf Jahren erreicht werden können? Wie fördern Sie dies? Wichtig ist, dass Sie ganz klar erkennen lassen, auf welche Fähigkeiten keinesfalls verzichtet werden kann und welche „nice to have“ wären.

Mit unserer Checkliste konzipieren Sie Schritt für Schritt eine wirksame Stellenausschreibung.

Checkliste: Vom Anforderungsprofil zur Stellenausschreibung

Die perfekte Stellenanzeige muss diverse Voraussetzungen erfüllen. Sie muss unbedingt positive Aufmerksamkeit erregen, informativ sein und dann auch noch alle relevanten Angaben enthalten. Legen Sie zunächst fest, welche Zielgruppe angesprochen werden soll und nutzen Sie ein Wording in der passenden Ansprache.

Das gehört in eine Stellenausschreibung:

  • Firmenprofil: Mitarbeiterzahl, Gründungsjahr, Branche, Standort(e), Produkt- bzw. Dienstleistungspalette, besondere Meilensteine
  • Jobtitle: Die Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle
  • Anforderungen: Beschreibung der Tätigkeit bzw. der Aufgabenbereiche
  • Art der Anstellung: Vollzeit/Teilzeit, dauerhaft/befristet, ggfs. Bereichszugehörigkeit, Position in der Unternehmenshierarchie
  • Standort: Arbeitsplatz, Home-Office ganz oder teilweise
  • Kompetenzanforderungen: Vorausgesetzte Qualifikationen und Ausbildung, Studium, berufliche Erfahrung, Sprachkenntnisse, soziale und methodische Kompetenzen etc. (aufgeteilt nach Muss- und Kann-Anforderungen)
  • Verantwortung: Vollmacht oder Befugnisse, ggf. MItarbeiterführung
  • Angebot des Unternehmens: Fortbildungsmöglichkeiten, weitere Perspektive im Unternehmen
  • Besondere Arbeitsbedingungen: Reisetätigkeit, Schichtdienst etc.
  • Besondere Leistungen des Unternehmens: Dienstwagen, Kantine, Sportstudio, Kinderbetreuung etc.

Formalien, die bei Jobanzeigen eingehalten werden sollten

Nicht vergessen: Nennen Sie den gewünschten Antrittstermin und listen Sie unbedingt die formalen Anforderungen auf: Soll die Bewerbung per Mail erfolgen, über die Job-Plattform oder per Post? Legen Sie Wert auf Anschreiben und  klassischen Lebenslauf oder werden Sie lieber formlos adressiert und machen sich anhand der mitgeschickten Dokumente ein Bild? Eine Kurzbewerbung kann sinnvoll sein, wenn die restlichen Dokumente zum Vorstellungsgespräch mitgebracht werden sollen.

Verzichten Sie auf intern entstandene Kürzel für Abteilungen und Aufgaben, geben Sie die Ansprechpartner*innen für Rückfragen an und denken Sie daran, dass Stellenausschreibungen vollständige Kontaktdaten enthalten sollten, die auf die Website ebenso verweisen wie auf die Anschrift.

Fertig? Dann legen Sie Ihre Stellenausschreibung ein paar Tage weg und lesen Sie alles noch einmal frisch, diesmal unter dem Gesichtspunkt, dass die Jobanzeige zwischen Zehntausend anderen bundesweit online stehen wird. Vielleicht haben Sie auch die Gelegenheit, jemand anderen noch einmal querlesen zu lassen oder ein Lektorat in Anspruch zu nehmen, das sich um Flüchtigkeitsfehler in der Rechtschreibung und Grammatik kümmert, Bandwurmsätze aufschlüsselt und logische Zusammenhänge im Text herstellt.

Die Ausschreibung ist ein Unternehmenstext wie jeder andere auch, Fehler sind peinlich und wirre Infos kosten Zeit und Geld.

Stellenanzeigen, die wirklich wie erhofft wirken

Stellenanzeigen im Internet funktionieren am Ende dann auch nicht anders als andere „Landingpages“ auch: Eine zielgruppengerechte Ansprache, das passende Wording mit Call-to-Action und die professionelle Aufmachung bringen Bewerbungen der richtigen Kandidaten in Ihren Mail-Eingang.

Achten Sie beim Texten der Stellenanzeige unbedingt auf folgende fünf Punkte:

Jobtitle sinnvoll aufbohren

Bei Bewerber*innen beliebt sind knackige englische Titel, die speziell und innovativ wirken.  Suchmaschinen aber mögen traditionelle Jobtitel lieber, weil nach diesen auch gesucht werden kann – und Sie als Ausschreibende*r fahren am besten, wenn Sie einen schicken Image-Namen vergeben, der dann um die klassische Bezeichnung ergänzt wird: Ein „Top Level Marketing Web Wizard“ ist schließlich auch nur ein „erfahrener Produktmanager im Bereich Social Media Marketing“.

Anforderungsprofil sinnvoll halten

Stellenausschreibungen sind kein Wunschzettel. Sie entmutigen gut passende Kandidaten und ziehen Hochstapler an, wenn Sie die Anforderungen an neue Team-Mitglieder mit überzogenen Ansprüchen vollstopfen. Wir haben das Zeitalter der digitalen Quereinsteiger, der flexiblen Autodidakten und souveränen Multitasker, dem sollte die Anzeige Rechnung tragen: Studium mit Abschluss wäre fein, praktische Erfahrung geht auch. Lernbereitschaft ist wichtiger als ein Zeugnisstapel und wenn Sie das Aufgabengebiet möglichst detailliert schildern, werden sich die Richtigen melden.

Aufmerksamkeit der Bewerber binden

Innovativ, team-freundlich und kundenorientiert sind sie alle, die Unternehmen am Markt – zumindest, wenn man den Ausschreibungen glauben darf. Seien Sie freundlich bis unerwartet. Schreiben Sie in Ihre Anzeige auch die Dinge, die Ihr Unternehmen einzigartig machen und arbeiten Sie dabei mit starken Emotionen. Erzeugen Sie Bilder im Kopf: Ein Familienbetrieb kann Neuankömmliche „adoptieren“, ein Start-up kann sie „mit auf die Erfolgsreise nehmen“.

Klartext das Gehalt betreffend

Buchstäblich nichts wird lieber angenommen in einem Job-Inserat als erholsamer Klartext über die Konditionen. Branchenüblicher Lohn sollte kein Geheimnis sein, das es diskret zu verstecken gilt. Nennen Sie Zahlen. Sollten diese selbst Ihnen etwas niedrig vorkommen, zählen Sie unbedingt auf, welche Benefits das Gehalt ergänzen: Home-Office, Betriebsfahrrad, Event-Tickets oder monatlich die größte Team-Pizza, die der Bringdienst herankarren kann.

Formvorgaben einhalten

Text in Stellenanzeigen darf frisch und frech sein, so lange die wichtigen Angaben in verständlicher ironiefreier Sprache ebenfalls aufgeführt werden. Wichtig ist, dass alle wichtigen und gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden: Das dritte Geschlecht als Option angeben und sauber aufgeschlüsselte Kontaktinformationen inklusive Ansprechpartner*in nennen – und immer schreiben, dass Sie sich über interessierte Fragen freuen!

Stellenausschreibungen zeigen Ihr Profil als Arbeitgeber

Nicht vergessen sollten Sie, dass von Ihnen veröffentlichte Annoncen auf Ihre gesamte Eigendarstellung online einzahlen und eventuell noch nach Jahren irgendwo gefunden werden können, wenn jemand nach dem Firmennamen googelt. Stellenbörsen werden oft querverwertet von Bots, die mit Aggregatoren Inhalte regional oder pro Fachgebiet einlesen, die Ergebnisse lassen sich nicht immer entfernen oder verstecken sich in Suchmaschinenergebnissen auf den hinteren Plätzen.

So wie jede Pressemitteilung, jeder Blogbeitrag und jedes Posting auf einer Social Media Plattform und jede Bewertung im Internet trägt auch Ihre Stellenausschreibung zu Ihrem Image bei.

Denken Sie also an die Anpassung der Anzeige an das Corporate Design (Farben, Schrift etc.), an einige ansprechende Fotos oder Illustrationen, im Idealfall sogar von Team oder Ansprechpartner*in und natürlich an das Firmenlogo.

Reputationsmanagement ist immer ein Teil der Eigendarstellung

Wichtig ist deshalb auch, dass Sie nach Möglichkeit auf jede Bewerbung reagieren, auch wenn es mit einer Absage ist. Jobsuchende heute werden mit einer unfassbaren Abgestumpftheit abgefrühstückt, einige schreiben Hunderte von Bewerbungen, ohne jemals eine Reaktion zu erhalten. Umso wichtiger ist es, eine klar und freundlich-neutrale Absage an jede*n zu senden, der oder die nicht in Frage kommt: Auch das ist Teil des Employer Branding  im Internet, vor allem aber ist es fair und guter Stil.

Der leidige Nebeneffekt der schlechten Manieren vieler Personalabteilungen oder teils vielleicht auch der Auslöser dafür: Bewerber*innen schreiben schnell, digital und viel auf Annoncen, ohne diese richtig gelesen zu haben.

Da kommt dann wieder Ihr eigener Text für die Jobanzeige ins Spiel: Jobtitel und auch die ersten Sätze können ganz klar wie Filter funktionieren, die wirkungsvoll verhindern, dass sich Menschen pauschal und gedankenlos bewerben. Wenn Sie also vom Anforderungsprofil zur Stellenausschreibung schrittweise feinschleifen, wer in Ihr Team passt, stehen die Chancen auf erfolgreiches Recruiting gut.