Sie befinden sich auf einer lexoffice-Website für Lohn & Gehalt.

Hier kommen Sie zur lexoffice-Hauptseite →

Wissenstransfer in Communities, Gruppen und Netzwerken

Persönlicher Austausch ist der Schlüssel zu frischem Wissen, hilfreichen Erkenntnissen und großartigen neuen Lösungen

Eins steht fest: Networking und Austausch sind wesentlich für den unternehmerischen Erfolg. Denn weder fachliche Vorträge noch Webinare oder Fachbücher können die Kommunikation mit anderen Unternehmer*innen oder den Wissenstransfer zwischen Mitarbeiter*innen ersetzen. Ein Mix aus internen und externen Communities, Gruppen und Netzwerken bringt Sie als Chef und Unternehmer voran und unterstützt Ihr Team durch tragfähige Workflows und die Weitergabe von Fachwissen und Erkenntnissen. Wir zeigen, wie das in der Praxis aussehen kann.

„Gut, dass wir mal darüber gesprochen haben!“ Was auf Barcamps funktioniert, wenn Experten spontan über einzelne Aspekte ihrer Lieblingsthemen referieren, bringt auch Ihr Unternehmen strategisch voran. Die interne Weitergabe von Wissen ist nicht nur wichtig, wenn Urlaubsvertretungen oder Jobübergaben anstehen: Es ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, dass Workflows sinnvoll ineinandergreifen und jeder weiß, was die anderen tun, warum und wann. Arbeit ergibt außerdem mehr Sinn für die einzelnen Beteiligten, wenn sie im Zusammenhang abgebildet wird. Die Herausforderung: Die Kenntnisse (und Erkenntnisse!) aus den Köpfen holen und weitergeben.

Denn wie man etwas von anderen etwas lernt, das ist ein ganz eigener Lernprozess: Wer kommuniziert intern bereits welche Kenntnisse, wie findet der Wissenstransfer statt, wie wird er dokumentiert und wie sinnvoll ist es, Details festzuhalten, wenn Prozesse flexibel bleiben müssen und sich ständig ändern?

Bei der Bestandsaufnahme für bereits stattfindenden Wissenstransfer stellen Chefs immer wieder fest: Eine der größten Herausforderungen besteht darin, Mitarbeiter*innen mitten in den alltäglichen Arbeitsabläufen zur Beteiligung zu motivieren.

Social Intranets für Austausch und Wissenstransfer

Ein klassisches Social Intranet für die Information des Teams sowie für Interaktion und Kollaboration bringt herkömmliche redaktionelle Inhalte und eine Dateistruktur für die Dokumentenverwaltung mit. Es dokumentiert Prozesse und bietet allen Schreibberechtigten die Möglichkeit, eigene Inhalte zu erstellen und sich mit den anderen Mitgliedern des Teams zu vernetzen. Nutzer haben die Möglichkeit, Projektteams, Communities, Gruppen oder virtuelle Arbeitsräume zu gründen und dort gemeinsam ihr Wissen zu vertiefen.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist in Echtzeit möglich, mobile Arbeitsplätze lassen sich nahtlos und niedrigschwellig vernetzten.

Tatsächlich heißt das aber nicht, dass Sie ein Social Intranet nur installieren müssen und schon füllt es sich auch mit Fragen vom Team, frischen Ideen und Vorschlägen.

Ganz im Gegenteil gibt es weit mehr verwaiste Intranets als aktiv betriebene. Damit Ihr eigenes Kollaborations-Tool dieses Schicksal nicht erleiden soll, wählen Sie es am besten gemeinsam mit Ihrem Team aus.

Erstens passt es dann zum Status der digitalen Affinität und wird auch eingesetzt, zweitens ist die Schwelle zur Akzeptanz dann niedriger und drittens kann es sein, dass Sie sehr viel Geld sparen. Denn vielleicht wird es dann ein Slack-Channel oder ein Trello-Bord und gar keine wartungsintensive teurere Lösung – funktioniert aber trotzdem besser und wird auch wirklich genutzt.

Durch das Verteilen von regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben und die Einbindung in Meetups oder Besprechungen als Ablageort für gemeinsame Dokumente halten Sie Ihr „Intranet“ lebendig, auch wenn es sich eventuell nur um eine gemeinsam verwaltete Tabelle oder Präsentation handelt. Nutzen erzielen Sie immer dann, wenn nicht nur der Bedarf an Wissenstransfer kommuniziert wird, sondern dieser auch gleich in einen Prozess gegossen wird.

Show and tell –  interne Wissensbotschafter

Wenn Sie möchten, dass Ihr Team versteht, wie die einzelnen Mitglieder arbeiten, sollten Sie diese Aufgabe an die Mitarbeiter*innen zurückdelegieren. Nehmen Sie beispielsweise einen „Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin des Monats“, der oder die einen Impulsvortrag hält und die aktuellsten Herausforderungen, Errungenschaften und offenen Fragen vorstellt, um niedrigschwelligen Austausch zu ermöglichen. Es gibt bewährte Formate für interne Communities, die reizvoll für alle Beteiligten sind und meist gerne angenommen werden:

Projektaufgaben, für die sich die Mitglieder eines Teams oder einer Projektgruppe organisieren, um anhand einer eindeutig definierten Struktur oder in einem klar abgegrenzten Zeitraum bzw. an einer gemeinsamen Aufgabe zu arbeiten (Beispiel: „Azubi-Recruiting auf Fachmesse XYZ, Februar 2020“).

Oder „Best Practice Botschafter“, wenn sich Interessierte verschiedener Abteilungen oder Aufgaben zusammenfinden und ein gemeinsames Thema vertiefen, Wissen zusammentragen und Prozesse verbessern. (Beispiel: Bewährte Vorgehensweisen im Recruitung mit Hilfe von Messeauftritten und Social Media).

Erwartungsmanagement und Beteiligung Wissenstransfer

Es fällt nicht allen leicht, plötzlich mit einer eigenen Meinung im Unternehmen sichtbar zu werden. Damit alle Mitarbeitenden Kollaborationstools mit großer Selbstverständlicheit nutzen, gehen Sie als Chefin oder Chef am besten mit gutem Beispiel voran, ermöglichen konkrete Anwendungsfälle und geben den anderen die Möglichkeit, sich Schritt für Schritt in den Austausch mit Hilfe digitaler Werkzeuge zu finden. Druck bewirkt das Gegenteil. Dialog auf Augenhöhe und ein kultureller Wandel zum vernetzten agilen Arbeiten sind nötig. Erst wenn klar wird: „Davon profitiert man ja wirklich!“ ziehen alle mit.

Wissenstransfer unter Führungskräften

Für interne Themen und Prozesse funktionieren die Team-Tools gut, wenn sie einmal akzeptiert wurden. Vorgesetzte müssen mangels eines großen Pools an Mitstreitern häufig  ins „große“ Intranet, um sich ergiebig auszutauschen: Dank Social Media Plattformen ist es kein Problem, sich mit anderen Führungskräften zu vernetzen und allgemeine Fragestellungen zu vertiefen, Learnings zu tauschen und vom Wissenstransfer zu profitieren. In allen relevanten Netzwerken finden sich Gruppen zu den Themen Agiles Arbeiten, New Work, Karriere und Future Work, Arbeit 4.0 und so weiter.

Wie bei herkömmlichen Unternehmerverbänden auch kann die Kultur einer solchen Community sehr unterschiedlich ausfallen und die Qualität steht und fällt mit der Moderation. Auch hier heißt es also, sich zunächst umzuschauen, teilzunehmen und dann zu entscheiden, welche Community für Austausch und Wissenstransfer am besten geeignet scheint.

Vergessen Sie dabei nicht, dass auch diese Netzwerke davon profitieren, sich persönlich an einen Tisch setzen zu können. Vielleicht fangen Sie ja sogar mit einem regionalen Unternehmerverband an und wechseln dann neben den regelmäßigen Treffen für den Austausch mit den Kontakten ins Virtuelle.

Eine weitere Möglichkeiten bieten Events wie Barcamps oder Workshops in Coworking Spaces, Business Retreats und Workations, zu denen Führungskräfte fahren, um gezielt an bestimmten Themen zu arbeiten und ein gutes Netzwerk aufzubauen.

Auch gemeinsames Lernen verbindet – wer auf eine Weiterbildung zu einem Herzensthema fährt, kommt heute mit neuen spannenden Kontakten wieder heim.

Fazit

Wissenstransfer kann online und offline stattfinden, mit einfachen oder komplexen Tools, wöchentlich oder monatlich. Wichtig ist nur, dass sich alle darüber einig sind, wie wichtig Austausch ist, dass alle davon profitieren – und ihn als festen Punkt auf die Agenda im Arbeitsalltag setzen.