Checkliste Betriebsprüfung wenn der Betriebsprüfer vom Finanzamt kommt

Jeder Unternehmer wird zunächst einmal nervös, wenn sich ein Betriebsprüfer des Finanzamtes zu einer Betriebsprüfung ankündigt. Im besonderen Fokus stehen hierbei in der Regel das Kassenbuch, Privatentnahmen und die Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Darüber hinaus geht es bei Kleinunternehmern im Rahmen der Betriebsprüfung sehr häufig um Fahrtenbücher und Belege.

Finden Sie hier eine Checkliste mit Expertentipps zu den häufigsten Fragestellungen bei einer Betriebsprüfung.

PS: Damit es bei der Betriebsprüfung schneller geht! Bringen Sie Ordnung in den nervigen Bürokram – schauen Sie sich doch unverbindlich und kostenlos die lexoffice Rechnungsprogramme von Lexware an. In wenigen Sekunden anmelden und kostenlos testen. Sie wollen mehr erfahren? Bitte klicken Sie hier.

Die 3 Phasen – Ablauf einer Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung durch einen Prüfer des Finanzamts kann grob in 3 Phasen unterteilt werden. In jeder Phasen haben Sie als Unternehmer besondere Rechte und Pflichten. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Er kennt den Ablauf genau und kann Sie unterstützen und weitere Tipps geben.

Phase 1 Der Prüfer meldet sich an:

Bevor der Betriebsprüfer des Finanzamts Ihnen eine offizielle Prüfungsanordnung zuschickt, wird er in der Regel erst einmal bei Ihnen anrufen, Termine persönlich absprechen und Ihnen mitteilen, wo genau geprüft wird und welchen Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Jahre) die Prüfung betrifft.

Bis zum postalischen Eingehen der Prüfungsanordnung durch das Finanzamt könnten Sie bei wissentlichen Unregelmäßigkeiten noch Selbstanzeige einreichen. Wichtig: Selbst bei Selbstanzeige: Sprechen Sie zunächst mit Ihrem Steuerberater. Für eine Straffreiheit müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Bis zum Start der Betriebsprüfung sollten Sie die Unterlagen, Belege und Verträge alle auf Vordermann bringen. Gegen einzelne Regelungen in der Prüfungsanordnung (Beginn der Betriebsprüfung, Ort der Betriebsprüfung) können Sie im Extremfall juristisch vorgehen.

Phase 2 Die eigentliche Prüfung erfolgt:

Legen Sie innerhalb Ihres Unternehmens genau fest, wer Auskünfte dem Betriebsprüfer oder generell dem Finanzamt erteilen darf. Liefern Sie die geforderten Unterlagen dem Betriebsprüfer immer zeitnah. Lassen Sie sich die Feststellungen durch das Finanzamt schriftlich mitteilen.

Mögliche Folgen bei fehlenden oder unvollständigen Unterlagen:

• Der Betriebsprüfer kürzt Ihre Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
• Der Betriebsprüfer schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz Ihres Unternehmens bestimmte Beträge dazu.
• Der Betriebsprüfer setzt ein Verzögerungsgeld in Höhe von mindestens 2.500 EUR fest. Nachteil: Sogar wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld unverändert bestehen. Eine Rückzahlung durch das Finanzamt ist leider ausgeschlossen.

Phase 3 Schlussbesprechung

Fordern Sie eine Schlussbesprechung mit dem Betriebsprüfer und versuchen Sie, im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden. Wichtig: Eventuelle Steuernachzahlungen sind verhandelbar.

An der Schlussbesprechung muss auch der Vorgesetzte des Betriebsprüfers teilnehmen. Dieser ist häufig an einer schnellen Beendigung der Betriebsprüfung interessiert und deshalb Kompromissen oftmals gegenüber meist aufgeschlossener als der Betriebsprüfer selbst.
In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen und noch nicht aufgelösten) neu aufgerollt und abschließend verhandelt. In der Schlussbesprechung kann auch der Steuerberater seine Kompetenz ins Spiel bringen und so manche Feststellung mit gezielten Argumenten aus dem Weg räumen. Sprechen Sie vor der Schlussbesprechung mit Ihrem Steuerberater über die Strategie im Gespräch mit dem Betriebsprüfer.