Gründung einer GmbH

Das ist bei der Gründung einer GmbH zu beachten

Sie möchten ein Unternehmen gründen und haben sich bei der Wahl der Gesellschaftsform für eine GmbH entschieden? Wir erklären Ihnen, welche wichtigen Faktoren Sie dabei zu beachten haben.

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) bietet, wie der Name schon sagt, den Vorteil, dass die Haftung beschränkt ist. Eine GmbH haftet stets nur mit dem Gesellschaftsvermögen für Verbindlichkeiten. Das bedeutet, dass das private Vermögen der Gesellschafter unberührt bleibt.

Für wen ist die Gründung einer GmbH besonders geeignet?

  • Geschäftsvorhaben mit hohem Risikowert, da die Haftung auf das Vermögen der GmbH beschränkt bleibt
  • Unternehmen, deren Geschäftsführer wahrscheinlich häufig wechseln bzw. ein Wechsel nicht ausgeschlossen ist. Dieser ist bei einer GmbH leicht möglich.
  • Wenn Sie allein ein Unternehmen gründen wollen, weil Sie – etwa im Gegensatz zur Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) – keinen Partner brauchen.
  • Familienunternehmen, da die Gesellschafter nicht zugleich auch Geschäftsführer sein müssen
  • Gesellschafter, die zugleich Geschäftsführer sind, da ihr Gehalt als Betriebsausgabe zählt und den zu versteuernden Gewinn somit mindert

Welche Voraussetzungen gelten für die Gründung einer GmbH?

Jede natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person kann eine GmbH gründen. Geschäftsfähig ist, wer mindestens 18 Jahre als ist und keiner medizinischen oder gerichtlich festgestellten Einschränkung unterliegt (bspw. durch Demenz, oder Alkoholkrankheit). Eine GmbH kann auch allein, als eine Ein-Personen-GmbH, gegründet werden. Auch juristische Personen (bspw. Stiftungen, Vereine, GbR) können eine GmbH gründen.

Eine weitere Voraussetzung ist das Stammkapital. Dieses muss mindestens 25.000 € betragen, um eine GmbH zu gründen, und kann entweder durch Barleinlagen oder Sacheinlagen erbracht werden. Sacheinlagen sind bspw. Maschinen oder die Einrichtung eines Geschäfts bzw. einer Werkstatt.

Wie wird eine GmbH gegründet?

Zunächst muss von den Gründern und den Namen, Sitz und Gegenstand der GmbH entschieden werden. Sie müssen vorab prüfen und sicherstellen, dass der Name Ihrer GmbH noch nicht in dieser Form für ein ähnliches Unternehmen existiert. Der Name muss sich außerdem zur „Kennzeichnung“ und „Unterscheidung“ Ihres Unternehmens im Rechtsverkehr eignen. Zudem wird die Zahl der Gesellschafter und der Geschäftsführer bestimmt und in welcher Form und Höhe das Stammkapital erbracht werden soll.

Diese Punkte werden dann im Gesellschaftsvertrag festgehalten. Dieser wird von den Gesellschaftern unterzeichnet und notariell beglaubigt. Für eine unkomplizierte Gründung mit maximal drei Personen oder einer Ein-Personen-GmbH stellt der Gesetzgeber Musterprotokolle zur Verfügung. Das beurkundungspflichtige Musterprotokoll fasst drei Dokumente (Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste) in einem zusammen. Danach erfolgt die Anmeldung bei Ämtern und Kammern

Anmeldung der GmbH bei Ämtern und Kammern

Anmeldung der GmbH beim Amtsgericht

Der Notar trägt die Gesellschaft ins Handelsregister ein, wenn:

  • insgesamt mindestens 12.500 Euro (inklusive Sacheinlagen) Stammkapital als Einlage geleistet wurden,
  • alle Sacheinlagen vollständig geleistet wurden,
  • bei Bareinlagen auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel der Stammeinlage geleistet wurde und dem Geschäftsführer zur freien Verfügung steht,
  • keine strafrechtlichen Gründe vorliegen, die der Bestellung des Geschäftsführers entgegenstehen,
  • alle erforderlichen Unterlagen (s.u.) vorliegen.

Dazu müssen folgende Unterlagen vorliegen

  • Musterprotokoll oder Gesellschaftsvertrag,
  • Legitimation der Geschäftsführer, sofern diese nicht bereits im Gesellschaftsvertrag genannt sind,
  • eine unterschriebene Liste der Gesellschafter mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter sowie der Betrag der übernommenen Stammeinlage jedes Gesellschafters,
  • Bei Sachanlagen: Alle Verträge, die dazu geschlossen wurden, der Sachgründungsbericht und weitere Unterlagen über den Wert der Sacheinlagen (z. B. Wertgutachten).

Das Handelsregister, das die Amtsgerichte führen, ist ein Verzeichnis, das alle Kaufleute (Einzelunternehmen), GmbHs und UGs, OHGs, KGs und AGs mit ihren Unternehmensdaten aufführt. Kleingewerbetreibende sind von dieser Pflicht ausgenommen, dürfen sich jedoch freiwillig eintragen lassen.

Da die Anmeldung nur über einen Notar möglich ist, fallen neben den Gebühren des Amtsgerichts (richtet sich nach dem Geschäftswert des Unternehmens) auch Notarkosten an. Die Einträge im Handelsregister können Interessierte im Internet einsehen.

Weitere Anmeldungen

Neben der Eintragung der GmbH ins Handelsregister, muss die GmbH im Gewerberegister der Stadt eingetragen werden. Zudem müssen Gewerbetreibende beitragspflichtige Mitglieder in der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer werden. Die GmbH muss außerdem beim Finanzamt angemeldet werden, da Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer anfallen. Die Geschäftsführer unterliegen der Einkommensteuer und eventuell auch der Kapitalertragsteuer.

Das ist bei der Gründung einer GmbH zu beachten:

Die GmbH entsteht mit dem Eintrag ins Handelsregister. Vorher werden zwei Gründungsphasen unterschieden, die sich vor allem im Umfang der Haftung von der eigentlichen GmbH unterscheiden.

1. Gründungsphase: Vorgründungsgesellschaft
Sobald die Verhandlungen über die Gründung einer GmbH ihren unverbindlichen Charakter verloren und die Personen eine Vereinbarung über den Zweck und die Ausgestaltung der zu gründenden GmbH sowie über die Höhe der Einlagen getroffen haben, beginnt die erste Gründungsphase. Sie endet mit Abschluss des Gesellschaftsvertrags. Man bezeichnet die GmbH in dieser Phase als „Vorgründungsgesellschaft“.
Haftung: Eine Vorgründungsgesellschaft ist mit einer GbR gleichzusetzen. In dieser Phase haften die Gesellschafter persönlich mit ihrem Vermögen. Es sollten deshalb keine zu hohen und riskanten Verbindlichkeiten eingegangen werden.

2. Gründungsphase: Vor-GmbH
Mit dem Abschluss des Gesellschaftsvertrags beginnt die zweite Gründungsphase, die bis zur Eintragung der GmbH in das Handelsregister dauert. In dieser Phase wird das Unternehmen als „Vor-GmbH“ oder „GmbH in Gründung“ bezeichnet. Für ihre Verbindlichkeiten haften die Gesellschafter zwar auch in dieser Phase persönlich, doch sobald die GmbH entstanden ist (mit dem Eintrag ins Handelsregister), gehen die Verbindlichkeiten der Vor-GmbH automatisch auf die GmbH über. Die Folge: Die Haftung ist dann automatisch auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt.

3. Gründungsphase: GmbH
Die GmbH selbst entsteht erst mit dem Eintrag ins Handelsregister.
Haftung: Die Gesellschafter haften mit dem Gesellschaftsvermögen.

Ausschluss von der Bestellung zum Geschäftsführer
Personen, die wegen einer vorsätzlichen Straftat (z.B. Insolvenzverschleppung, Betrug oder Untreue) verurteilt wurden, dürfen für die Dauer von fünf Jahren nicht als Geschäftsführer bestellt werden.

Abgrenzung der GmbH von der Mini-GmbH (Unternehmergesellschaft)
Seit Ende des Jahres 2008 steht Existenzgründern eine neue Variante der GmbH zur Verfügung. Die Mini-GmbH bietet den Vorteil, dass das Mindestkapital trotz Haftungsbeschränkung nur einen Euro betragen muss. Die Gesellschaft muss jedoch so lange 25 Prozent des Jahresgewinns zurücklegen, bis diese Rücklage 25.000 Euro beträgt (also die Höhe des Stammkapitals). Dann kann die Gesellschaft als GmbH weitergeführt werden.

Beispiel aus der Praxis: Entstehung einer GmbH

Fall: Paul und Hans sitzen am Stammtisch im „Grünen Baum“ zusammen. Sie sind genervt von ihren Chefs und fachsimpeln darüber, eine eigene Werkstatt zu gründen. Paul ist Kfz-Mechatroniker, Hans ist Ingenieur und gelernter Kaufmann. Dabei kommt die Idee auf, eine GmbH zu gründen.

Ergebnis: Paul und Hans haben sich zwar ernsthafte Gedanken darüber gemacht, eine GmbH zu gründen, doch diese Möglichkeit haben sie bisher nur erörtert. Auch haben sie noch keine Details festgelegt, etwa zu den Einlagen oder zur genauen Ausgestaltung der GmbH. Sie haben sich deshalb noch nicht rechtlich gebunden. Eine Vorgründungsgesellschaft ist somit noch nicht entstanden.

Fall: Während ihrer nächsten Treffen legen sie mögliche Zuständigkeiten fest und machen sich Gedanken über die Finanzierung von Werkstatt, Maschinen und Werkzeugen. Die Idee nimmt Gestalt an, indem sie verschiedene Ausgestaltungen der GmbH durchsprechen und mögliche Kunden und Gewinne errechnen. Am Ende sind sie sich einig, die Sache weiter zu verfolgen.

Ergebnis: Es wird konkreter, die Gespräche haben ihren unverbindlichen Stammtischcharakter verloren. Paul und Hans sind in die erste Gründungsphase eingetreten.

Fall: Die Gespräche werden verbindlich; dabei merken Paul und Hans, dass sie sehr oft einer Meinung sind, gut zusammenarbeiten können und immer Kompromisse finden. Deshalb schließen sie einen Gesellschaftsvertrag und kündigen bei ihren Arbeitgebern.

Ergebnis: Mit dem Abschluss des Gesellschaftsvertrags nimmt das Unternehmen Form an. Paul und Hans sind nun in die zweite Gründungsphase eingetreten. Sobald sie alle Unterlagen und Anmeldungen bei Ämtern und Kammern eingereicht haben und im Handelsregister eingetragen sind, wird ihre Vor-GmbH zur vollwertigen GmbH.

Autoren: Cecilia Hardenberg, Diplom-Wirtschaftsjuristin, M.I.Tax und Fachjournalistin, Ravensburg