Informationen zu Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand (Nach Reisekostenreform 2014)

Reisekosten dürfen Sie steuerlich geltend machen, der Steuerberater spricht von “abziehbaren Reisekosten”. Bis zu welcher Höhe das Finanzamt Reise-, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten anerkannt werden, haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt. Bitte beachten Sie, dass die nachfolgenden Informationen mit der Reisekostenreform 2014 per 01.01.2014 in Kraft treten.

Aus der regelmäßigen Arbeitsstätte wurde die erste – und einzige – Tätigkeitsstätte

Bis vor der Reisekostenreform 2014 gab es im Kontext Steuer eine bzw. mehrere regelmäßige Arbeitsstätten. Seit dem 1.1.2014 gibt es nur noch keine oder eine (= erste) Tätigkeitsstätte pro Dienstverhältnis haben. Wird diese aufgesucht, gibt es dafür keine Erstattung des  Verpflegungsmehraufwand und nur ein eingeschränktes Kilometergeld (= Abzug der Entfernungspauschale).

Bei der ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, welche man dauerhaft zugeordnet ist. Daher kann z.B. das häusliche Arbeitszimmer keine Tätigkeitsstätte darstellen.

Verpflegungspauschalen für den Verpflegungsmehrwaufwand

Die bis zum 31.12.2013 geltende dreistufige Staffelung für Verpflegungspauschalen wurde im Zuge der Reisekostenreform 2014 auf eine zweistufige Staffel reduziert. Bei der Gewährung von Verpflegungspauschalen für den Verpflegungsmehraufwand gibt es drei Möglichkeit:

Eintägige Reise. Bei einer Abwesenheit von mehr als (bisher ab) 8 Stunden kann eine steuerfreie Verpflegungspauschale für den Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro (bisher 6 Euro) gezahlt werden. Für eintägige Reisen gibt es also entweder 0 oder 12 Euro.
Reise über Nacht (Nachtreise/ Brummi-Regelung). Bei einer Reise, die zwar zwei Tage dauert, aber ohne Übernachtung durchgeführt wird, werden die Zeiten zusammengezählt. Dauert eine solche Reise mehr als 8 Stunden kann eine steuerfrei Verpflegungspauschale von 12 Euro angesetzt werden. Im Gegensatz zu früher spielt es keine Rolle, wann diese Nachtreise begann (früher nach 16 Uhr am ersten Tag und Ende am zweiten Tag vor 8 Uhr) und am nächsten Tag endet. Aber auch hier gilt, es kann entweder 0 oder 12 Euro an Verpflegungspauschale für den Verpflegungsmehraufwand ergeben, auch wenn die Reise mehr als 24 Stunden dauern sollte.
Mehrtägige Reise. Eine mehrtägige Reise liegt vor, wenn es sich mindestens um eine zweitägige Reise mit Übernachtung handelt. Es spielt dabei keine Rolle, ob für die Übernachtung Kosten entstanden sind. Für den Anreisetag gibt es dann immer 12 Euro, egal wann die Reise begann. Für den Abreisetag gibt es ebenfalls immer 12 Euro, egal wann die Reise beendet wird. Bei einer mindestens drei Tage dauernden Reise gibt es für die sogenannten Zwischentage 24 Euro.

Diese neuen Regelungen gelten auch für Reisen ins Ausland. Aufgrund der nun nur noch zweitägigen Staffelung werden durch das BMF für Auslandsreisen ab 1.1.2014 neue Auslandspauschalen veröffentlicht.

Gegenüberstellung der Verpflegungspauschalen-Regelungen bis und ab 2014

Ab dem 01.01.2014 Nach Reisekostenreform 2014Bis zum 31.12.2013 Vor Reisekostenreform 2014
AbwesenheitPauschaleAbwesenheitPauschale
Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger0 EuroWeniger als 8 Stunden0 Euro
Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden12 EuroMindestens 8 Stunden und weniger als 14 Stunden6 Euro
Mehrtägige Reise: Anreisetag ohne Zeitvorgaben12 EuroMindestens 14 Stunden und weniger als 24 Stunden12 Euro
Mehrtägige Reise: Abreisetag ohne Zeitvorgaben12 Euro24 Stunden24 Euro
Zwischentag: 24 Stunden24 Euro  

Verpflegungspauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Diese neuen Regelungen der Reisekostenreform 2014 gelten auch für Reisen ins Ausland. Aufgrund der nun nur noch zweitägigen Staffelung wurden durch das BMF für Auslandsreisen ab 01.01.2014 neue Auslandspauschalen veröffentlicht. Die Übersicht kann hier heruntergeladen werden.

Mahlzeiten als Sachbezug oder Verpflegungskürzung bei Ihren Arbeitnehmern

Erhielt der Arbeitnehmer auf seiner Reise von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit, wurde diese in der Regel mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und entweder von der Reisekostenerstattung einbehalten oder lohnversteuert. Dies ist künftig so nicht mehr möglich.

Ab 2014 sind die Verpflegungspauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer eine teilentgeltliche oder unentgeltliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Das ist in folgenden Fällen denkbar:

Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg, erhält daher keine Verpflegungspauschale und hat eine oder mehrere Mahlzeiten erhalten.
Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder der Arbeitnehmer ist länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig (Dreimonatsfrist).
Arbeitnehmer ist mehr als 8 Stunden weg, erhält daher eine Verpflegungspauschale und hat eine oder mehrere Mahlzeiten erhalten.

Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg.

Die neue Vorschrift orientiert sich an den Verpflegungspauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Ist der Arbeitnehmer höchstens 8 Stunden auf der Reise, gibt es jedoch keine Verpflegungspauschalen und ohne Pauschale auch keine Kürzung. In diesem Fall wird der amtliche Sachbezugswert herangezogen, wenn eine Mahlzeitgestellung vorliegt. Die amtlichen Sachbezugswerte betragen ab 01.01.2014 für ein Frühstück 1,63 Euro und 3,00 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen. Der amtliche Sachbezugswert gilt jedoch „nur“, wenn die Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro (bis 2104 nicht mehr als 40 Euro) gekostet hat. Kostet die Mahlzeit über 60 Euro ist sie mit ihrem tatsächlichen Betrag als Arbeitslohn zu versteuern. Soll die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn versteuert werden, kann die Lohnversteuerung mit 25 % pauschal erfolgen.

Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder die Dreimonatsfrist ist abgelaufen

. Wenn der Arbeitgeber keine Aufzeichnungen über die Reisen führt und somit auch keine Pauschalen erstattet, ist ebenfalls der amtliche Sachbezugswert heranzuziehen, wenn eine Mahlzeitgestellung (unter 60 Euro) vorliegt. Das Gleiche gilt, wenn der Dreimonatszeitraum überschritten wurde und daher keine Verpflegungspauschalen mehr erstattet werden dürfen.<

Arbeitnehmer ist mehr als 8 Stunden weg.

Ist der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs oder auf einer mehrtägigen Reise (mit oder ohne Übernachtung) und erhält dafür eine steuerliche Verpflegungspauschale, ist diese um erhaltene Mahlzeiten zu kürzen. Folgende Kürzungsbeträge sind dafür festgeschrieben:
Frühstück: Für ein Frühstück werden 20 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland also 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) angesetzt.
Mittag- oder Abendessen: Bei einem Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland 40 % von 24 Euro = 9,60 Euro) angesetzt.
Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt dabei tagesgenau. Erhält der Reisende bei einer zweitägigen Reise am ersten Tag keine Mahlzeit und dafür am letzten Tag Frühstück, Mittag- und ein Abendessen, so wird nur die Verpflegungspauschale für den Verpflegungsmehraufwand des zweiten Tages gekürzt. Die Kürzung kann die (Tages-) Verpflegungspauschale für den Verpflegungsmehraufwand maximal auf 0,00 Euro reduzieren.

Änderungen bei Übernachtungskosten

Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur noch bis zu 48 Monate lang uneingeschränkt in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen werden. Danach dürfen monatlich nur maximal 1.000 Euro (wie bei der doppelten Haushaltsführung) angesetzt werden.

Übernachtungskosten im Hotel. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die gesamten (dienstlichen) Kosten für die Übernachtung steuerfrei erstatten. Der Selbstständige kann die Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen.

Ist beim Arbeitnehmer in der Hotelrechnung ein Frühstück enthalten spielt es keine Rolle, ob dies in einer Service-Pauschale enthalten ist oder offen ausgewiesen wird. Die Mahlzeiten werden entsprechend von den Verpflegungspauschalen gekürzt.

Beim Unternehmer wird nur dann die Kürzung von den Verpflegungspauschalen vorgenommen, wenn das Frühstück nicht offen ausgewiesen wird. Denn er kann im Gegensatz zum Arbeitnehmer keinen Sachbezug geltend machen.

Laut BMF-Schreiben ist es unerheblich, ob die Kürzung von der Hotelrechnung oder den Verpflegungspauschalen vorgenommen wird.

Dreimonatsfrist

Auch nach der Reisekostenreform 2014: Es gilt immer noch, dass die Zahlung von steuerfreien Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt ist. Vereinfacht wurden die Regelungen, wann die Dreimonatsfrist unterbrochen wird. Zukünftig gibt es nur noch eine zeitliche Komponente (ob Urlaub/Krankheit) spielt keine Rolle mehr. Wird die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mehr als vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist wieder von vorne.

lexoffice unverbindlich testen!

Keine Installation notwendig, automatisch immer die neusten Weiterentwicklungen, automatische Backups und den freundlichsten Support erhalten. Jetzt in weniger als 20 Sekunden loslegen!