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GoBD Umstellung

Was Ihr Mandant wissen sollte

Was steckt hinter der GoBD Umstellung?

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Grundsätze definieren wie die Buchführung und ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten – elektronisch oder in Papierform – erfolgen muss.

Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums im November 2014 veröffentlicht und sind seit Januar 2015 gültig. Ab Januar 2017 uneingeschränkt.

Was bedeutet das für Mandanten?

Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Das bedeutet, dass steuerrelevante Ausgangsbelege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, …) so aufbewahrt werden müssen, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können. Bei Betriebsprüfungen rückt die Kontrolle formeller Aspekte, z. B. ob eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, deshalb immer stärker in den Vordergrund.

1. Folgen

Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden in dem sie empfangen wurden.
Beispiele:

  • Digitale Eingangsrechnungen
  • Digitale Ausgangsrechnungen

die der Unternehmer erhält oder verschickt müssen in digitaler Form 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden.

2. Betroffen

Betroffen sind alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, insbesondere Einnahmen/Überschuss-Rechner.

Insbesondere für letzere Kleinunternehmer kann die GoBD Umstellung eine besondere Hürde darstellen.

3. Verantwortlich

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).

Die komplexen Vorgaben der GoBD bedürfen in vielen Fällen jedoch eine kompetente Beratung durch den Steuerberater. Denn werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden. Es droht der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Steuerschätzung. Beraten Sie Ihren Mandanten deshalb umfassend zum Umgang mit den GoBD.

Wir haben Ihnen hierfür einige Informationen zusammengestellt

Papierbeleg oder elektronischer Beleg?

Für Ihre Mandanten ist diese Frage oft entscheidend – und knifflig. Denn je nach Erstellung ordnen die GoBD Belege als Papierbelege oder elektronische Belege ein. Und für elektronische Belege gilt: Eine Aufbewahrung einer Rechnung nur in Papierform ist nicht mehr zulässig. Denn die Vorschriften über die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeigerechtheit, Ordnung und insbesondere Unveränderbarkeit sind hier nicht erfüllt.

Elektronischer Beleg

  • Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Jede Rechnung wird gedruckt und separat abgespeichert.
  • Rechnungserstellung im DV-System mit Druck und Archivierung

Papierform

  • Rechnungserstellung per Hand oder Schreibmaschine
  • Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck wird die verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben

Bedeutung für Word- und Excel Nutzer

Besonders betroffen sind Kleinunternehmer, die ihre Ausgangsbelege noch häufig mit Word und Excel oder vergleichbaren Textverarbeitungssystemen erstellen. Denn hierbei ist folgendes zu beachten:

  1. Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) sind regelmäßig nicht GoBD-konform.
  2. Word und/oder Excel können nur dann weiter verwendet werden, wenn der Steuerpflichtige ggf. mit Hilfe seines Steuerberaters zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit einführt und dokumentiert. Erforderlich sind sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.

Folgende Maßnahmen müssen ergriffen werden

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    Häufig gestellte Fragen

    weitere Fachinformationen

    Fachartikel zur Umstellung bei Haufe
    Papier und Elektronik – Belege und deren Handhabung
    Elektronische Ablage – was Sie dabei beachten müssen
    Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen

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    Häufig gestellte Fragen zu GoBD

    • Häufig gestellte Fragen zu GoBD
      In welchem Format müssen Belege GoBD konform aufbewahrt werden?
      Die Aufbewahrung muss im Ursprungsformat erfolgen. Sind Dokumente elektronisch entstanden, sind diese im ursprünglichen Dateiformat digital aufzubewahren (Tz 132 GoBD). Digital entstandene Dokumente können zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden – die digitalen Daten dürfen nicht gelöscht werden. Die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat beschränkt werden (Tz 129 GoBD). Bei Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) darf keine Inhaltliche Veränderung vorgenommen (Tz 133 GoBD) oder Verdichtung vorgenommen werden(Tz 135 GoBD). Wenn Daten in ein anderes Format umgewandelt worden sind, müssen beide Versionen aufbewahrt werden (Tz 135 GoBD).
    • Häufig gestellte Fragen zu GoBD
      Wann ist ein Beleg in Papierform und wann elektronisch aufzubewahren?
      Je nach Erstellung ordnen die GoBD die generierten Belege als Papierbelege oder elektronische Belege ein. Wird beispielsweise eine Rechnung in Word erstellt, ausgedruckt und anschließend mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, gilt Papierform. In diesem Fall muss gewährleistet werden, dass die Rechnung in Papierform in die Buchführung eingeht. (Erfassungskontrolle). Wird die Rechnung hingegen ausgedruckt und separat abgespeichert, dann gilt die Rechnung als elektronischer Beleg. In diesem Fall ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig. Auch durch die Speicherung als PDF-Format kann keine Konformität zu den GoBD hergestellt werden. Denn auch wenn die generierte Datei an sich unveränderbar ist, können doch durch Nachspeichern unprotokollierte Änderungen vorgenommen werden. Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben.
    • Häufig gestellte Fragen zu GoBD
      Welche Folgen haben die Nichterfüllung der GoBD?
      Defizite in
      • Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (Tzn. 30 ff. GoBD, § 145 Abs. 1 AO)
      • Vollständigkeit (Tzn. 36 ff. GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
      • Richtigkeit (Tzn. 44 GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
      • Zeitgerechtheit (Tzn. 45ff GoBD; § 146 Abs. 1 AO)
      • Unveränderbarkeit (Tzn. 58 ff. GoBD, § 146 Abs. 4 AO)
      können zu Zuschätzungen oder Nichtanerkennen (Vollschätzung) der Buchungsgrundlagen führen.
    • Häufig gestellte Fragen zu GoBD
      Was muss bei der Verwendung von Word & Excel beachtet werden?
      Solange Word-Dokumente oder Excel-Tabellen die Funktion nicht aufzeichnungspflichtiger und aufbewahrungspflichtiger Aufzeichnungen haben, ist der Einsatz der Programme unbedenklich. Gelten sie jedoch als Beleg (z. B. eine Rechnung), werden die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden. Denn Text- oder Tabellenkalkulationsdokumente werden i. d. R. im normalen Dateisystem abgelegt. Sie entsprechen daher nicht den Ordnungsmäßigkeitskriterien und erfüllen nicht den geforderten Belegzwang i. S. der GoBD.
    • Häufig gestellte Fragen zu GoBD
      Was sind die GoBD relevanten Geschäftsvorfälle?
      Bei jedem Geschäftsvorfall muss sichergellt sein, dass er in der Buchführung oder den Aufzeichnungen GoBD konform erfasst wird. Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts
      • den Gewinn bzw. Verlust oder
      • die Vermögenszusammensetzung
      in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern. Betroffen sind demnach:
      • Belegwesen
      • Finanzbuchhaltung
      • Vor und Nebensysteme (z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fakturierung)
    • Häufig gestellte Fragen zu GoBD
      Besteht immer eine Ordnungswidrigkeit, wenn Rechnungen, die mit Word geschrieben und im Dateisystem abgelegt wurden, nicht in DMS oder in dem von Ihnen angebotenen Produkt gespeichert werden?
      Ja, sofern nicht der o.g. Sonderfall der ungespeicherten „Masken-Rechnung“ vorliegt.
    • Häufig gestellte Fragen zu GoBD
      Sind von der GoBD Umstellung nur Ausgangsrechnungen betroffen, die auch elektronisch (z.B. als Word-Anhang per Mail) versandt werden?
      Nein. Einschlägig ist hier das in Tz 120 der GoBD genannte Beispiel: Wird eine WORD- oder EXCEL-Rechnung als solche in einem „File-System“ (z.B. WINDOWS – Dateimanager) gespeichert, gilt sie als elektronisches Dokument, welches unveränderbar abgespeichert werden muss. Auf den weiteren Verfahrensweg – Versand per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an. Damit gilt folgendes: Es existiert eine im Dateisystem abgespeicherte Maske oder Vorlage (z.B. Word oder Excel). Wird eine Rechnung mit einer solchen Word oder Excel-Maske erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert, liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden darf und muss. Wird diese Rechnung zusätzlich – „intern“ –  abgespeichert, liegt ein digitaler Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.
    • Häufig gestellte Fragen zu GoBD
      Ist die Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder die von Ihnen angebotene Online-Archivierung wirklich der einzige Weg, die Unveränderbarkeit sicher zu stellen?
      Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens genügt die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Insoweit muss im täglichen Geschäft von einer liebgewordenen Gewohnheit an dieser Stelle Abschied genommen werden. Im normalen Dateimanager (z.B. WINDOWS) kann eine unveränderbare Historisierung mit irgendwelchen Maßnahmen nicht hergestellt werden. Würde man z.B. einen Datumsstempel anbringen, käme man einer Historisierung sehr nahe. Diese Historisierungs-Datei selbst wäre aber wieder veränderbar. Die Ablage der elektronischen Belege muss daher zwingend in ein DMS erfolgen, welches die Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert.

    Zusammenfassung GoBD Umstellung

    GoBD-Umstellung

    GoBD-Umstellung für WORD oder EXCEL-Nutzer

    Solange Word-Dokumente oder Excel-Tabellen die Funktion nicht aufzeichnungspflichtiger und aufbewahrungspflichtiger Aufzeichnungen haben ist der Einsatz der Programme unbedenklich.

    Gelten sie jedoch als Beleg (z.B. eine Rechnung), werden die o.g. Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt um negative Folgen zu vermeiden.

     

    GoBD Umstellung – Abgespeicherte Rechnungen

    Überprüfen Sie, ob die abgespeicherten Rechnungen den GoBD entsprechen.  Ggf. ist eine mit dem Buchführungssystem korrespondierende Rechnungserstellung sinnvoll.

     

    GoBD Umstellung – Abspeichern von Excel-Tabelle im PDF-Format

    Auch wenn die generierte Datei an sich unveränderbar ist, können doch durch Nachspeichern unprotokollierte Änderungen vorgenommen werden. Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben.

    GoBD Umstellun – Unveränderbarkeit
    Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sind (Tz 92 GoBD). Änderungen oder Löschungen sind durch Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich zu machen (Tz 93 GoBD).

    GoBD Umstellung – Unvollständige Verfahrensdokumentation
    Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (Tz 155 GoBD im Umkehrschluss).

    Weitere relevante Informationen zur GoBD Umstellung

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