Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware

Sind Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware verbunden, ist das die perfekte Voraussetzung für schnell und einfach erledigten Bürokram.

Die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer wollen und müssen sich gerade beim Start in ihr Geschäft stürzen. Sie müssen Umsätze generieren, Kunden anwerben, etwas für die Eigenwerbung tun oder Mitarbeiter finden. Der ganze Bürokram wird dann häufig am letzten Wochenende im Monat erledigt, wenn plötzlich die Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird.

Dabei muss die Buchhaltung weder lästig noch stressig sein. Selbst ohne große Vorkenntnisse lassen sich die meisten Schritte für eine ordentliche Buchführung schnell und einfach und quasi nebenbei erledigen. Voraussetzung dafür ist nicht zwingend die Hilfe einer Steuerkanzlei, sondern vielmehr einer geeigneten Buchhaltungssoftware und natürlich die strikte Trennung von privatem und geschäftlichem Zahlungsverkehr.

Wickeln Sie also ihren gesamten geschäftlichen Zahlungsverkehr über Ihre Geschäftskonto ab, lassen sich sämtliche Bank-Buchungsdaten automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen. Auf Wunsch und nach der sicheren Identifizierung bei der Bank importiert das Buchhaltungsprogramm Umsätze von der Bank und ordnet sie automatisch buchhalterisch richtig zu. Das funktioniert meist auch dann, wenn mehrere Geschäftskonten geführt und abgeglichen werden. Zudem erfasst das richtige Buchhaltungsprogramm auch Umsätze verschiedener Konto-Typen wie Paypal-, Tagesgeld- oder Kreditkarten-Konten.

So landen die Daten der Mietzahlungen für die Büroräume, der Mitarbeitergehälter ebenso wie die Abrechnungen der Firmen-Kreditkarte ohne weiteres Zutun im Buchhaltungsprogramm. Von Kunden bezahlte Rechnungen werden ebenso automatisch erfasst wie Kredite oder Überbrückungshilfen. Statt also sämtliche Buchungen händisch in die Buchhaltungssoftware einzugeben, lässt sich im Buchhaltungsprogramm ein automatischer Zugriff auf das Geschäftskonto einrichten, so dass die Buchungen ohne weiteres Zutun in der Software weiter bearbeitet werden können.

Das funktioniert nicht nur, wenn der Solopreneur selbst digital bucht. Vielmehr kann auch die Steuerkanzlei auf die Buchungsdaten des Mandanten zugreifen. Nimmt also der Kleinunternehmer seine Buchungen selbst vor, kann er digitale und vorkontierte Buchungen und Belege an den Steuerberater übertragen. Dazu sollte das Buchhaltungsprogramm gängige Formate wie zum Beispiel Datev unterstützen. Durch diesen Automatismus werden Arbeitsabläufe schneller und effizienter und vor allem weniger fehleranfällig.

Praktisch sind automatische Buchungen vor allem dann, wenn als Ergänzung für das Buchhaltungsprogramm eine App verfügbar ist. Mit der passenden App gehört das Chaos um unauffindbare oder nicht zuzuordnende Belege definitiv der Vergangenheit an. Schließlich erfasst und erkennt die App via Smartphone Belege genau dann, wenn sie ausgestellt werden und der Solopreneur sein Mobiltelefon für die Erfassung bemüht. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um eine Tankquittung, den Kassenzettel für das Druckerpapier oder die Rechnung für die Hotelübernachtung auf der Geschäftsreise handelt. Die digitalisierten Belege werden in der Cloud gespeichert und liegen dort für die Buchhaltungssoftware bereit. Sie werden automatisch den Buchungen auf dem Geschäftskonto zugeordnet.

Auch Betriebsausgaben, die mit der Kreditkarte des Firmenkontos getätigt werden, können über die Buchhaltungssoftware immer genau zugeordnet und verbucht werden. Das gilt natürlich auch für die Kreditkarten, die an Mitarbeiter ausgegeben werden.

Bei vielen Banken gibt es zudem beim Online-Banking die Möglichkeit, die verschiedenen Einnahmen und Ausgaben zu kategorisieren. So lassen sie sich übersichtlich in eine grafische Darstellung bringen, um jederzeit verfolgen zu können, wie sich Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum hinweg entwickeln. Ob und wann der richtige Zeitpunkt für Investitionen oder für zusätzliche Kredite ist, lässt sich besser erkennen.

Auf den Kontoauszügen, für die es im geschäftlichen Umfeld eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gibt, tauchen keine privaten Ausgaben aus. So muss das Finanzamt auch nicht erfahren, welche Geschenke die Ehefrau zum Geburtstag erhalten hat.

Wer viele Banktransaktionen zu bewältigen hat, kann bei manchen Banken sogar ein Unterkonto zu seinem Geschäftskonto einrichten. Mit diesem Zwei-Konten-Modell lassen sich dann sogar Einnahmen und Ausgaben getrennt voneinander abwickeln. Das erleichtert unter anderem am Ende des Quartals die Abgabe der Umsatzsteuererklärung.

Bei vielen Banken, die Geschäftskonten anbieten, gibt es darüber hinaus noch die Möglichkeit, eine Software einzusetzen oder die verschiedenen Buchungsdaten für die eigenen Buchhaltung oder für den Steuerberater aufbereitet zu exportieren. Die einzelnen Buchungen werden dann automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen. Der Steuerberater oder der Soloselbstständige kann daraus zum Beispiel die Umsatzsteuererklärung generieren und aus der Software heraus an das Finanzamt weiterleiten.

Vorteile der Anbindung eines Geschäftskontos an eine Buchhaltungssoftware:

  • vereinfacht die Buchhaltung und vermeidet Fehlbuchungen
  • einfacheres Budgetieren und verfolgen von Engpässen beim Firmenkapital
  • automatisches Abgleichen von Angeboten, Rechnungen und Zahlungseingang
  • digitalisierte Belege lassen sich sichern und Zahlungen zuordnen
  • Einrichten des Lastschriftverfahrens
  • einfacher Export der Buchungsdaten in die Buchhaltungssoftware
  • einfacher Export über Datev zum Steuerberater
  • kein Vermischen privater und geschäftlicher Einnahmen und Ausgaben
  • Belege für private Ausgaben müssen nicht gesammelt werden
  • eigene Giro- oder Kreditkarte für geschäftliche Ausgaben

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