Kann man ein Privatkonto als Geschäftskonto nutzen?

Für Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen stellt sich vor oder während der Unternehmensgründung die Frage, ob das Privatkonto auch als Geschäftskonto genutzt werden darf. Schließlich kann man sich so den Aufwand einer Kontoeröffnung ersparen. Es gibt aber Pflichten und Vorteile bezüglich eines Geschäftskontos. Welche das sind, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Der Unterschied zwischen Geschäftskonto und Privatkonto

Im Grunde unterscheiden sich Geschäftskonten und Privatkonten nicht sonderlich voneinander. In beiden Fällen handelt es sich um ein Girokonto bei einer Bank. Sie können Beträge davon abheben, darauf einzahlen oder auf andere Konten überweisen, Geld am Automaten abheben und damit im Geschäft bezahlen, sofern dort Kartenzahlung möglich ist. Das Geschäftskonto enthält also alle Funktionen, die auch das private Girokonto beinhaltet.

Allerdings müssen Sie ein Geschäftskonto bei der Bank als solches ausweisen, da die Verbraucherschutzbestimmungen für ein Geschäftskonto andere sind, als für ein Privatkonto. Bei einem Privatkonto besteht für die Banken eine höhere Transparenzpflicht.

Außerdem gibt es bestimmte Funktionen, die Sie mit einem Privatkonto nicht nutzen dürfen. Mit einem Geschäftskonto können Sie Lastschriftverfahren erstellen, um Beträge von ihren Kund:innen direkt einzuziehen. Oder Sie können Gutschriften für Ihre Kund:innen über Ihr Geschäftskonto tätigen.
Betreiben Sie direkten Handel, dürfen Sie mit einem Geschäftskonto in Ihrem Geschäft auch die Möglichkeit zur Kartenzahlung anbieten, bei der die Transaktion direkt vor Ort vom Kund:innenkonto auf Ihr Konto erfolgt. Mit einem Privatkonto ist das nicht erlaubt.

Haben Sie Mitarbeiter:innen, denen Sie Löhne und Gehälter zahlen müssen, gestaltet sich das mit einem Geschäftskonto einfacher. Natürlich können Sie jedes Gehalt von einem Privatkonto manuell überweisen, aber ein automatisierter Prozess vom Geschäftskonto aus, nimmt Ihnen viel Arbeit ab.

Der wichtigste Unterschied für Sie als Unternehmer:in liegt sicher in den Kontoauszügen. Bei einem Geschäftskonto unterliegen die Auszüge einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Diese Frist gilt für alle Dokumente, Rechnungen, Belege und sonstige Schriftstücke, die zur Buchhaltung gehören. Kontoauszüge sind quasi ein Teil davon und müssen somit ebenfalls solange aufbewahrt werden.

Ist ein Geschäftskonto teurer als ein Privatkonto?

Die Zeiten, in denen jede Transaktion zwischen zwei Konten von Bankangestellten persönlich bearbeitet werden mussten, sind mehr oder weniger vorbei. Obwohl auf einem Geschäftskonto in der Regel mehr Zahlungsverkehr herrscht, als auf einem Privatkonto, sollte man also annehmen, dass die Kosten gleich sind. Dem ist aber nicht so.

Während bei einem privaten Konto die Kosten für Überweisungen und die Bankkarte in den Kontogebühren inkludiert sind, können die Kosten bei einem Geschäftskonto durchaus in die Höhe schießen. Bei manchen Banken müssen Sie zum Beispiel bei der Eröffnung eines Geschäftskontos die zugehörige Girokarte für den Geldautomaten bezahlen.

Die höheren Kosten für ein Geschäftskonto liegen daran, dass Geschäftskonten für Geldinstitute in den meisten Fällen sozusagen ein Verlustgeschäft sind. Banken erzielen ihren Gewinn überwiegend aus zusätzlichen Angeboten an ihre Kund:innen. Wertpapierdepots oder Bausparverträge werden aber selten bis nie in Verbindung mit einem Geschäftskonto abgeschlossen.

Dadurch bleibt den Banken höchstens noch der Verdienst durch die Zinsen auf ihre Kredite. Einen Kredit nimmt aber logischerweise auch nicht jede:r Geschäftskund:in auf.

Die Gebühren auf Geschäftskonten sind also höher, damit die Banken einen Gewinn damit machen können. Das bezieht sich aber nicht nur auf die Kontoführungsgebühren, sondern auch auf viele Funktionen des Geschäftskontos.

Überweisungen kosten in jedem Fall Geld, wenn sie von einem Geschäftskonto abgehen. Alle anderen Transaktionen sind natürlich auch nicht umsonst. Es gibt Banken, bei denen zumindest eine bestimmte Anzahl an Überweisungen monatlich kostenlos sind oder eine feste Anzahl an Transaktionen zu Beginn der Kontoführung umsonst getätigt werden dürfen. Ist das Kontingent aufgebraucht, fallen aber immer Kosten für Sie an.

Die Kosten für ein Geschäftskonto im Überblick

Wie hoch die Kosten sind, ist von der Bank abhängig, bei der Sie Ihr Geschäftskonto eröffnen. Eine ungefähre Übersicht wollen wir Ihnen aber trotzdem bieten. Bedenken Sie nur, dass die Beträge je nach Geldinstitut höher oder niedriger ausfallen können:

  • Beleglose Transaktionen – zwischen 0,10 Euro und 0,60 Euro pro Transaktion
  • Beleghafte Transaktionen – zwischen 0,30 Euro und 2,50 Euro pro Transaktion
  • Bargeldauszahlungen – zwischen 1,00 Euro und 2,00 Euro pro Auszahlung
  • Bargeldeinzahlungen – zwischen 3,00 Euro und 6,00 Euro pro Einzahlung
  • Girokarte – zwischen 10,00 und 15,00 Euro monatlich
  • Kreditkarte – um die 100,00 Euro jährlich

Sie sehen also, dass sich je nachdem, wie Sie das Konto nutzen, schnell eine recht hohe Summe ansammeln kann. Viele Banken bieten deshalb für Geschäftskonten verschiedenen Modelle an, die dann unterschiedliche Vorteile bringen. Das können beispielsweise mehr Freibeträge für Transaktionen im Monat sein oder bestimmte Transaktionen sind sogar komplett kostenlos. Die Grundgebühr kann je nach Modell allerdings ziemlich hoch ausfallen. Zwischen 5,00 Euro und 50,00 Euro im Monat ist dabei alles möglich. Wenn Sie 600,00 Euro Grundgebühr im Jahr für Ihr Geschäftskonto bezahlen, sollten sich die Vorteile aber auch lohnen. Hier müssen Sie selbst abwägen, was für Sie am sinnvollsten ist.

Worauf Sie unbedingt achten sollten, ist der Dispozins, der bei jeder Bank anders ausfällt. Eine Überziehung Ihres Saldos ist vor allem in der Gründungsphase Ihres Unternehmens immer möglich. Dabei sollten die Zinsen möglichst gering sein, damit Sie dadurch keine großen Verluste machen. Der Dispozins eines Girokontos liegt in der Regel irgendwo zwischen 6 und 12 Prozent. Es gibt aber auch Geldinstitute, bei denen der Prozentsatz weit unter diesem Richtwert liegt.

Ein vorheriger Vergleich der Banken bietet sich mit Blick auf die Kosten definitiv an. Am Ende können Sie hier sowohl Geld sparen als auch unnötig verlieren, wenn Sie sich zu voreilig entscheiden.

Für wen ist ein Geschäftskonto Pflicht?

Ob Sie für Ihr Unternehmen ein Geschäftskonto eröffnen müssen, hängt von der gewählten Rechtsform ab.

Kapitalgesellschaften wie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder die Unternehmensgesellschaft (UG) müssen ein Geschäftskonto führen. Das liegt mitunter daran, dass bei einer Kapitalgesellschaft nicht mit dem Privatvermögen der Gesellschafter:innen gehaftet wird, sondern ausschließlich mit dem Firmenvermögen.

Für Personengesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) muss kein Geschäftskonto eröffnet werden. Personengesellschaften haften auch mit dem Privatvermögen der Gesellschafter:innen. Es darf also alles auch über ein Privatkonto laufen. Empfehlenswert ist das allerdings nicht, da so Privates und Geschäftliches auf dem Konto vermischt wird. Das ist schon für Sie alleine nicht sinnvoll, wenn Sie aber mit Ihrem privaten Konto für eine Personengesellschaft mit mehreren Gesellschafter:innen einstehen, wird es schnell unübersichtlich und ist einfach nicht zweckmäßig. Deshalb untersagen die meisten Banken prinzipiell die Nutzung eines Privatkontos für eine Personengesellschaft.

Selbstständige, Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen und Kleingewerbetreibende sind nicht dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Wenn Sie kein Gewerbe anmelden und somit keine Gewerbeanmeldung besitzen, können Sie bei manchen Banken nicht mal ein Geschäftskonto eröffnen, da die Gewerbeanmeldung dafür vorgelegt werden muss. Wobei dazu gesagt werden muss, dass das nur Richtlinien und keine Gesetze sind. Freiberufler:innen ohne Gewerbeanmeldung beispielsweise können ebenfalls ein Geschäftskonto eröffnen.

Welche Unterlagen und Voraussetzungen Sie für die Eröffnung eines Geschäftskontos benötigen bzw. erfüllen müssen, können Sie in unserem Artikel zu dem Thema nachlesen.

Wann ist es sinnvoll, ein Geschäftskonto zu eröffnen?

Vorweg: grundsätzlich ist es immer eine gute Idee, den privaten Zahlungsverkehr vom geschäftlichen Zahlungsverkehr zu trennen. Vermischen sich private und geschäftliche Einnahmen und Ausgaben, führt das zwangsläufig zu Chaos auf Ihrem Konto. Das ist zum einen unübersichtlich und kann zum anderen auch zu Problemen mit dem Finanzamt führen, wenn Sie selbst nicht mehr im Blick haben, welche Einnahmen und Ausgaben eigentlich wohin gehören.

Ein Geschäftskonto ist also jederzeit sinnvoll. Allerdings müssen Sie natürlich bestimmte Dinge wie die anfallenden Kosten beachten. Ein Geschäftskonto nutzt Ihnen schließlich nichts, wenn Ihre Einnahmen so niedrig sind, dass Sie sich das Konto gar nicht leisten können oder Ihnen dadurch Kosten entstehen, die Sie zu Beginn besser an anderer Stelle investieren.

Am Anfang können Sie also durchaus Ihr Privatkonto auch für Ihre Geschäfte verwenden. Auf lange Sicht sollten oder besser gesagt müssen Sie aber ein Geschäftskonto eröffnen. Die Banken haben nämlich ihre eigenen Vorschriften und Richtlinien, was die Nutzung eines Privatkontos als Geschäftskonto zu nutzen.

Erlaubt die Bank die Nutzung eines Privatkontos als Geschäftskonto

In der Praxis gilt bei den meisten Banken, dass Privatkonten nicht auch als Geschäftskonten genutzt werden dürfen. In den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Banken gibt es häufig einen Absatz, der die Vermischung von privatem und geschäftlichem Konto untersagt.

Sie können wie bereits erwähnt trotzdem erstmal Ihr Privatkonto auch als Geschäftskonto verwenden. Meistens sind die Banken dabei bis zu einem gewissen Punkt kulant und schreiten nicht ein. Früher oder später greift aber jede Bank ein, wenn sich die geschäftlichen Bewegungen auf dem Privatkonto häufen.

Wird es dem Geldinstitut zu viel, wird es Maßnahmen ergreifen. Diese Maßnahmen reichen von einer Ermahnung bis hin zur Kündigung des Kontos. Folgende Maßnahmen sind denkbar, wenn Ihre Bank handelt:

  • Ermahnung – die Bank schreibt Ihnen einen Brief oder eine E-Mail, in der Sie aufgefordert werden, die geschäftliche Nutzung des Privatkontos zu unterlassen
  • Aufforderung – die Bank fordert Sie auf, ein separates Geschäftskonto zu eröffnen und droht bei weiterer geschäftlicher Nutzung Ihres Privatkontos mit der Kündigung
  • Umstellung – die Bank stellt Ihr Privatkonto automatisch auf ein Geschäftskonto um, dabei kann die Bank auch Nachzahlungen für die Gebühren fordern, die seit der geschäftlichen Nutzung des Privatkontos für die doppelte Kontoführung angefallen wären
  • Kündigung – die Bank kündigt das Konto mit sofortiger Wirkung

Wann kann eine Bank ein Konto kündigen?

Natürlich muss sich die Bank bei allen Maßnahmen ebenfalls an gewisse Vorgaben halten. Zum Beispiel muss sich die Bank laut dem Bundesgesetzbuch (BGB) bei einer Kündigung an eine Kündigungsfrist von zwei Monaten halten. Im Gegensatz zu Ihnen selbst, denn Sie können ein Konto jederzeit ohne eine Frist kündigen und löschen lassen.

Außerdem sind Banken in der Regel dazu verpflichtet, einen Grund für die Kündigung eines Kontos anzugeben. Ein Grund ist beispielsweise ein Konto, das bereits auf unbestimmte Zeit geschlossen ist oder nicht mehr genutzt wird.

Ist im Kontovertrag aber ein Kündigungsrecht für die Bank festgehalten, kann sich die Bank als Grundlage auf dieses Recht berufen.
Die zweimonatige Frist muss die Bank aber bei der Kündigung immer einhalten, es sei denn, es treten Gründe ein, die für eine fristlose Kündigung in den AGB der Bank festgelegt sind. Laut dem BG müssen diese Gründe es der Bank unzumutbar machen, ein Konto weiterzuführen. Das ist vor allem bei Falschangaben der Identität oder bei Straftaten wie Geldwäsche auf dem Konto der Fall.

Die Nutzung eines Privatkontos als Geschäftskonto ist keine Straftat, aber es verstößt gegen die AGB der Banken. Deshalb ist es strittig, ob eine fristlose Kündigung in dem Fall rechtlich gesehen korrekt wäre.

In den meisten Fällen greifen die Banken aber ohnehin zur Ermahnung oder zur Umstellung und gehen nicht direkt den endgültigen Weg der Kündigung. Das ist eher die Folge, wenn Sie nicht auf eine Mahnung reagieren und weitermachen wie bisher.

Darf eine Bank ohne Zustimmung ein Privatkonto auf ein Geschäftskonto umstellen?

Kurz gesagt: Ja. Wie gesagt, ist in den AGB jeder Bank die Nutzung eines Privatkontos als Geschäftskonto untersagt. Da diese AGB für Sie als Nutzer:in des Kontos gelten und Sie diese selbstverständlich „gelesen“ und unterschrieben haben, müssen Sie sich daran halten und die Bank hat bei einem Verstoß gegen die AGB das Recht angemessen zu reagieren.

Wenn Sie Ihr Privatkonto wie ein Geschäftskonto nutzen, ist es also eine angemessene Reaktion, das Konto in ein Geschäftskonto umzuwandeln. Wird Ihr Privatkonto in ein Geschäftskonto umgewandelt, haben Sie wiederum ebenfalls die Möglichkeit, zu reagieren.

Wie bereits erwähnt, dürfen Sie jederzeit ein Konto fristlos kündigen und löschen lassen. Sind Sie also mit den Konditionen des Geschäftskontos bei Ihrer Bank nicht zufrieden, können Sie bei einer anderen Bank ein Geschäftskonto eröffnen und das alte kündigen.

Alternativ können Sie natürlich auch bei Ihrer Bank bleiben. Dann behalten Sie das Geschäftskonto und eröffnen einfach ein neues privates Konto.

Welche Banken in der Praxis auf welche Weise vorgehen, ist schwer zu sagen. Im besten Fall lassen Sie es gar nicht erst darauf ankommen und kümmern sich rechtzeitig darum, neben Ihrem Privatkonto ein Geschäftskonto zu eröffnen.

Die Vorteile und Nachteile eines Geschäftskontos

Im Grunde haben wir bereits alle Vor- und Nachteile in diesem Artikel herausgearbeitet, die bei der Trennung von privatem und geschäftlichem Konto entstehen. Hier wollen wir Sie aber noch einmal kurz zusammenfassen und auf einen Vorteil noch einmal detaillierter eingehen:

  • Nachteile – Sie müssen die Zeit aufbringen, ein zweites Konto zu eröffnen und haben anschließend Kontoführungsgebühren für zwei Konten zu zahlen
  • Vorteile – Sie trennen Ihre privaten und beruflichen Finanzen, verschaffen sich dadurch einen besseren Überblick, erleichtern sich sowohl die Buchführung als auch die Erstellung der Steuererklärung und haben eine bessere Kontrolle über Ihr vorhandenes Budget; zusätzlich ersparen Sie sich Probleme mit dem Finanzamt, falls Ihnen durch das Chaos auf einem einzelnen Konto Fehler unterlaufen und auch mit der Bank werden Sie keine Probleme bekommen

Die Buchführung mit dem Geschäftskonto

Einer der größten Vorteile hinsichtlich des Überblicks bei doppelter Kontoführung ist der, dass Sie die Buchführung viel einfacher handhaben können, als wenn Sie sich auf einem Konto die wichtigen Posten für Ihr Geschäft heraussuchen müssen.
Sie können Buchungen direkt zuordnen. So vermeiden Sie, dass Sie wichtige Zahlungen übersehen oder lange danach suchen müssen, weil diese sich zwischen mehreren privaten Posten verstecken.

Sie haben auf Ihrem Geschäftskonto jederzeit einen direkten Überblick über die finanzielle Situation Ihres Geschäfts.

Als Selbstständige:r sind Sie dazu verpflichtet, Nachweise für das Finanzamt immer zur Verfügung zu haben, damit Sie diese auf Nachfrage an das Finanzamt übermitteln können. Dazu gehören wie bereits erwähnt auch Kontoauszüge. Auf dem Geschäftskonto mischen sich auf den Kontoauszügen keine privaten Angelegenheiten unter, die das Finanzamt nichts angehen und auch nicht interessiert.

Je nach Auswahl Ihres Geschäftskontomodells können Sie Belege direkt zuordnen, indem Sie auf dem Konto Einnahmen und Ausgaben mit einem Label versehen.

Es gibt auch Modelle, die es Ihnen ermöglichen, Unterkonten anzulegen oder die integrierte Buchhaltungstools beinhalten. In dem Fall sind die Gebühren natürlich entsprechend höher.

Welche Funktionen Sie am Ende nutzen wollen, müssen Sie natürlich selbst entscheiden. Ein Geschäftskonto mit integriertem Buchhaltungstool benötigen Sie natürlich nicht, wenn Sie lexoffice für Ihre Buchhaltung nutzen. Dann übernimmt lexoffice alle Aufgaben der Buchhaltung und Sie müssen nur das Geschäftskonto zur niedrigsten Grundgebühr erstellen.

Übrigens können Sie die Kosten für das Geschäftskonto als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

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